全面提升檔案規(guī)范化管理水平——南通市通州區(qū)公安局檔案工作紀實

劉勝華 朱 杰

(南通市公安局，南通市通州區(qū)公安局，江蘇南通，226000)

近年來，南通市通州區(qū)公安局遵循“規(guī)范管理，服務發(fā)展”的理念，切實加強公安檔案規(guī)范化、信息化和效能化建設，不斷拓展公安檔案服務利用功能，實現(xiàn)了檔案管理工作服務大局、服務中心、服務一線的目標。

一、堅持轉型發(fā)展，推動檔案建設與警務發(fā)展同步，在科學謀劃、嚴密組織上下功夫

一是抓組織領導。局黨委將檔案工作作為全局公安系統(tǒng)一項重要基礎工作來抓，成立由副區(qū)長、公安局長一把手掛帥，局黨委副書記、副局長主抓，辦公室直接負責的檔案工作領導小組，及時協(xié)調解決檔案工作欠賬多、起點低、難度大等難題，每年都列入年度機關部門、大隊及基層所隊工作計劃，做到與其它公安工作同部署、同檢查、同落實、同考核，做到檔案建設全局聯(lián)動、全警參與、整體推進。二是抓責任落實。明確年度檔案工作目標、標準、完成時限、責任單位和責任人，對因工作不到位影響全局檔案工作的，實行年終評先“一票否決”。三是抓硬件到位。累計投入360萬元建成了面積1000平方米的檔案業(yè)務大樓，其中檔案庫房面積達到600平方米，安裝了50組共726立方米金屬密集架，配備了空調、除濕機、滅火器等保管設備，配備了6臺電腦、4臺高速掃描儀、2臺高速復印機等檔案專用設備。四是抓素質培訓。圍繞檔案法律法規(guī)、基礎業(yè)務、信息化知識和應用技能等重點內容，采取以會代訓、跟班學習等方式，使每個檔案工作人員都能適應崗位、熟悉業(yè)務、勝任職責。

二、堅持創(chuàng)新發(fā)展，推動檔案建設與信息化同步，在科技引領、數(shù)字管理上下功夫

一是強力推進檔案數(shù)字化加工。主動向外借力，與軟件公司合作，對檔案室?guī)觳貦n案全部進行數(shù)字化加工，并全部導入服務器，將2012年前歸檔的上級發(fā)文和本局文件進行網(wǎng)上著錄歸檔，實現(xiàn)檔案信息資源共享。二是強力推進派出所檔案信息化建設。組織人員深入基層一線，指導派出所檔案基礎工作，通過現(xiàn)場示范和指導培訓，使全局25個派出所全部完成了庫藏戶籍檔案的掃描加載工作，為社會查檔提供了便捷、高效的服務。三是強力推進檔案網(wǎng)上查詢動態(tài)化。局檔案室開通檔案信息遠程查詢平臺，按權限查詢利用公安檔案信息，為全局各部門、大隊以及基層所隊民警提供24小時的檔案信息遠程查詢服務。近3年來，網(wǎng)上查詢系統(tǒng)點擊率超過15000人次，全局檔案部門年均提供違法犯罪人員前科文書、未破案案件信息材料1000余份。四是強力推進公安檔案網(wǎng)站建設。區(qū)局完善檔案網(wǎng)站內容，設置了利用事例、工作動態(tài)、業(yè)務交流等專欄，逐步形成了全局公安檔案工作網(wǎng)上運行機制。

三、堅持服務發(fā)展，推動檔案建設與投入產(chǎn)出效益同步，在開發(fā)利用、資源共享上下功夫

一是服務實戰(zhàn)。將庫藏的刑事、行政案件以及未破案件檔案信息錄入檔案管理系統(tǒng)，保證辦案民警第一時間查到嫌疑人情況、同類未破案件情況，并能實時打印出法律文書。通過充分挖掘檔案信息資源編寫了《大要案匯編》《典型案例分析》等編研資料，為準確打擊處理違法犯罪人員提供大量信息。2013年共利用檔案3000余卷次，協(xié)助破案400余起，為兄弟單位提供遠程調檔服務100余次。二是服務民生。設立了檔案民生服務窗口，實施一窗查詢、一網(wǎng)打印、一次辦結“三個一服務”。群眾如需調閱本人戶口檔案信息，憑身份證到就近派出所檔案管理系統(tǒng)查詢即可。2013年共利用檔案為群眾辦實事600余件，受到群眾廣泛好評。三是服務基層。堅持“讓檔案多走路、讓群眾少跑腿”，掌握基層對檔案的利用動向和查閱需求，在人口管理、治安防范、典型分析、刑偵技戰(zhàn)法、警備宣傳、文化育警等方面為基層提供實時高效的查檔服務。

四、堅持長遠發(fā)展，推動檔案建設與標準化管理同步、在健全制度、規(guī)范歸檔上下功夫

一是建立檔案日常管理制度。建立了檔案收集、整理、著錄、移交、歸檔、鑒定、銷毀、利用、安全保密、保管、崗位責任制等規(guī)章制度。制訂檔案分類方案，每年發(fā)布年度收集歸檔指南。明確基層所隊檔案室建設標準，分硬件、制度、業(yè)務、臺賬、陳列室建設等5大板塊進行規(guī)范。制定《檔案信息數(shù)據(jù)質量檢查校正實施方案》和《檔案數(shù)據(jù)檢查基本方法》，將檔案7大類數(shù)據(jù)質量落實到形成單位，確保檔案歸檔各環(huán)節(jié)準確無差錯。二是提高入庫檔案質量。局檔案室結合本年度公安工作，列出各業(yè)務部門收集歸檔范圍。據(jù)此，各部門形成和辦結的文件自行收集、鑒定、著錄、掃描掛接，然后再將相關紙質文件移交檔案室核查歸檔。截至目前，區(qū)局機關室藏文書、會計、聲像、科技、實物檔案共計149680卷（件）。三是廣泛征集實物與資料。采取接受捐贈、復制、照相、借用等方式，向全局民警和離退休老同志征集檔案資料，重點征集體現(xiàn)通州公安歷史沿革的有關文件、照片等資料，收集武器警械裝備、電話機、打印機、服裝資料、帽徽、領章等物品，豐富了檔案陳列室館藏。