機關檔案集中管理新實踐——以無錫市機關檔案管理中心為例

華婧婧

（無錫市檔案局，江蘇無錫，214023）

2010年9月，無錫市檔案局適應黨政機關集中辦公的新形式，建立了無錫市機關檔案管理中心，實現了70余個機關的各個門類檔案的集中統一管理。無錫市機關檔案管理中心站在檔案事業科學發展的戰略高度，以前瞻性的眼光，銳意進取，改革創新，建立了全流程的機關檔案管理模式，為檔案事業注入了新的生機和活力。

一、無錫市機關檔案管理中心的基本概況

1.落實編制，組建專業化隊伍。無錫市機關檔案管理中心是由無錫市編制委員會辦公室批準正式成立的正科級處室，隸屬于無錫市檔案局。“中心”由十多位訓練有素、經驗豐富的工作人員組成，分別負責各單位的檔案收集、整理、管理、利用、信息化等工作。所有人員都經過上崗培訓并簽訂保密協議。這支高素質、專業化、穩定的隊伍為集中管理無錫市市民中心70余個行政機關的檔案提供了人才保障，是無錫市檔案管理創新模式得以順利運行的前提和基礎。

2.加強基礎設施建設，突顯規模管理效益。無錫市機關檔案管理中心庫房面積達1000平方米，由東、西兩個庫房組成，用于存放各機關的文書、實物、聲像等各類檔案。“中心”配有300平方米的檔案整理辦公用房，用于檔案整理、利用、數字化加工等工作。根據檔案管理專業化的要求，“中心”還配備了計算機、復印機、打印機、防磁柜、去濕機、掃描儀、空氣凈化器、氣體滅火器等設施設備。

3.理順關系，明確責任。無錫市機關檔案管理中心建立后，市民中心各機關不再設立檔案室，所有檔案整理、管理工作都由“中心”承擔，各單位檔案員只需負責做好文件的收集工作。機關檔案管理中心成為檔案所屬單位與檔案館之間的紐帶。它不僅延續了原先檔案室工作的所有職能，完整地接收了原檔案室的所有檔案，并在此基礎上擴大了管理內容，提升了管理水平。機關檔案管理中心的檔案受各機關委托管理，檔案的所有權仍是檔案形成單位。各單位向機關檔案管理中心授權后，機關檔案管理中心才能使用存放的檔案?！爸行摹辈荒茈S意向外界提供檔案利用，不能交叉利用各單位的檔案，檔案保管利用過程中必須確保檔案的所有權和機密性不被破壞。

二、檔案集中管理的主要做法

一是溝通合作，制定歸檔方案。機關檔案管理中心成立后，根據各機關檔案業務的具體情況，落實了各工作人員的分管單位。明確工作任務后，工作人員深入各單位調查摸底，了解各單位的檔案工作基本情況，與檔案員充分溝通協商，了解各單位的工作職能，制定分類方案、歸檔范圍和保管期限表，為做好檔案整理工作打下夯實基礎。

二是按時完成各單位年度文件歸檔整理工作。各單位每一年度的文件歸檔工作由機關檔案管理中心完成。無錫市機關檔案管理中心通過電子政務平臺采集本年度各機關的電子文件，利用“機關檔案管理中心檔案管理系統”進行分類和保管期限鑒定，對這部分文件實現即時整理預歸檔。各單位檔案員按時將收集齊全的上年度應歸檔的紙質文件送至“中心”，工作人員將這些紙質文件與采集的電子文件對照，查漏補缺，在系統中生成件號、分類號、保管期限、頁號等信息，打印出歸檔文件目錄，完成實體檔案的年度歸檔整理工作。

三是加強數據庫建設，不斷完善目錄數據庫和全文數據庫?！爸行摹睘榇娣诺乃袡n案建立了目錄數據庫，目錄數據信息詳盡，如黨員介紹信有所有人名信息，每件檔案都有庫房存放位置信息等。全文數據通過政務平臺采集、各單位電子文件收集和數字化加工等多個渠道收集，減少重復勞動，節省成本。

四是提供檔案利用，打造服務平臺。各單位的查檔利用工作都由“中心”工作人員承擔。各單位人員可以通過“機關檔案管理中心電子檔案應用系統”查詢到本單位的所有檔案目錄和電子文件，實現遠程查檔服務。有特殊要求可以通過系統提交至“中心”，由工作人員及時辦理。

五是提供檔案保管場所，負責庫房日常管理。機關檔案管理中心建成后，所有機關的未進館檔案全部存放在“中心”的庫房。工作人員按全宗、年度、保管期限有序排放現有檔案，并為以后生成的檔案預留足夠空間。庫房配有專業的防火、恒溫、恒濕、消毒等設備，庫房管理嚴格遵守“八防”要求，每天有人巡檢，定期打掃衛生。

六是定期進行檔案的鑒定和銷毀工作。按照檔案鑒定、銷毀工作的相關要求，按規定的手續和標準，定期對檔案進行鑒定，對不需要長期保管的檔案，經檔案所屬單位同意后，辦理相關銷毀手續。

七是按時完成各單位檔案移交進館工作。對到進館年限的檔案進行鑒定后，將需要永久保存的檔案按規定移交檔案館，向檔案館提供檔案數量、所需空間等各種數據，同時移交目錄數據和全文數據。

三、檔案集中管理取得的成效

1.節省庫房空間，節約管理成本。無錫市市民中心共有70余個機關集中辦公，按原來“機關檔案室”的“小而全”管理模式，至少要建立70余個檔案室，每個檔案室要配備庫房、溫濕度控制設備、防火設備、計算機等軟、硬件設備，資源利用率低，管理成本高。建立機關檔案管理中心后，檔案集中存放在市民中心的庫房中，各種設備為各單位檔案共享使用，節約了庫房空間和辦公經費，以最少的投入獲得最大程度的收益和效果，凸顯了規模化管理效益。

2.人員隊伍穩定，專業化程度高。機關檔案管理中心的工作人員都是經過層層選拔的，有一定的檔案工作經驗，有很好的溝通協調能力，熟悉檔案工作的各個環節，擁有多項技能，掌握各項專業知識，能勝任多個工作崗位。他們長期定向專管若干單位的檔案收集、整理、管理、利用，對各單位的工作職能、檔案基本情況相當熟悉。這種人員隊伍配備方式，解決了以前機關檔案工作中檔案員身兼數職、經常變動、工作延續性差的問題。而且，機關檔案管理中心是檔案局的一個處室，工作人員能在第一時間接受檔案局的業務指導。

3.檔案資源有機整合，擴大檔案利用范圍。各機關檔案集中管理后，各不同職能部門的檔案資料都存放在一起，可以在機關檔案管理中心查閱到不同單位的檔案資料，免去了要到不同部門查找的麻煩。這種服務形式打破了檔案只為本單位服務的信息封閉性，促進了更多的個人、單位共同利用檔案資源，特別是涉及一些大主題、深層次、寬范圍的檔案利用，這種優勢就更加凸顯了。

4.提高館藏質量，簡化進館程序?！爸行摹钡臋n案管理工作從文件收集環節開始，從源頭上控制檔案質量。各單位年度歸檔工作全部由“中心”工作人員整理完成，嚴格按照館藏檔案要求進行操作，提高了進館檔案質量，減少了檔案進館時的整改工作量。到期檔案直接從機關檔案管理中心進館，各種臺賬數據清晰，數據庫實現批量移交，而且“中心”為檔案館的一個處室，利于協調工作。

5.優化館藏，減少重份檔案。以“機關檔案室”模式進行檔案管理時，各機關各自為政，工作不便協調，有的文件在多個單位歸檔，造成移交進館的檔案存在大量的重復文件，這些重份文件不僅不能產生任何益，而且要消耗各種資源，增加管理費用。機關檔案管理中心彌補了這一不足，通過檔案管理系統的查重功能，檢查文件歸檔重復情況，有效地改善了館藏結構，減輕了館藏壓力。

6.有效監督文件收集情況，提高文件收齊率。檔案和文件是同一事物的不同歷史階段，文件收集是檔案工作的最初階段，如果文件收集不齊全，那么檔案工作也受其影響。機關檔案管理中心通過政務平臺收集各單位的收文和發文電子文件，實時地了解各單位文件的收發情況，并且可以通過檔案管理系統，跨單位、大范圍地查找文件的處理情況，比如請示是否有對應的批復等。通過技術手段實現檔案的前端控制，為文件收集工作提供了保障。

7.有利于現代化技術手段在檔案工作中的推廣。提升檔案工作水平需要新技術、新方法的支撐，也需要經費和技術人才的支持，因此在檔案室時代先進的技術方法很難大面積推廣使用。機關檔案管理中心建立以后，購置了掃描儀、服務器、大容量存儲等先進設備，利用檔案館的人才優勢，建成了檔案管理利用系統、目錄數據庫和全文數據庫，通過政務網絡平臺提供檔案利用。

8.促進檔案業務標準化。機關檔案管理中心實現了從文件到檔案的全程管理，對于同一類型的文件在鑒定、分類時，可以執行一致的要求和標準。在目錄數據庫建設、全文數據庫建設方面，也可以統一數據結構和技術標準。改變了以前檔案員根據自己的認識各自為政的情況。

［1］張景珍.建立文檔管理中心是優化館藏檔案的有效途徑.浙江檔案，2006（3）

［2］林紅棉.美國文件中心與我國機關文檔管理中心的異同分析.科教導刊，2011（19）