論施工企業(yè)檔案管理工作存在的問題及對策

杜 玲 （華東送變電工程公司，安徽 蕪湖 241000）

0 引 言

隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，企業(yè)想做大做強，檔案工作是社會經(jīng)濟中、企業(yè)發(fā)展過程中、工程建設(shè)過程中不可或缺的一項重要工作。一個企業(yè)的檔案記載了這個企業(yè)成長的每一步，也可以為企業(yè)發(fā)展提供第一手資料。企業(yè)檔案管理工作做的好，可以使企業(yè)揚長避短，制定企業(yè)好的發(fā)展方向。所以企業(yè)管理者充分認(rèn)識到檔案工作的重要性，對企業(yè)的生存發(fā)展尤為重要。

1 檔案管理范疇

1.1 科技檔案

①公司所承建的工程項目的合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、開竣工及驗收鑒定文件、工程結(jié)算及施工過程中形成的施工質(zhì)量記錄等；

②自身基建項目的規(guī)劃施工許可證件、勘察設(shè)計、合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、開竣工及驗收鑒定文件、竣工圖、工程結(jié)算及施工過程中形成的施工質(zhì)量記錄等；

③公司新增設(shè)備儀表的合格證、說明書、附件清單等以及公司從事的科研項目所形成的資料等。

1.2 文書檔案

公司機關(guān)黨、政、工、團活動所形成的文件以及生產(chǎn)和經(jīng)營活動中形成的財務(wù)、審計、安全、質(zhì)量方面的文件與報表等；重要的會議文件；經(jīng)營、資格證書及證書的年度審核文件。

1.3 人事檔案

公司人事檔案組織干部科主管，檔案室負(fù)責(zé)檔案的整理、歸檔、保管、利用（向組干科申請）。

2 檔案管理中存在的問題

2.1 檔案資料收集中的問題

文書檔案資料，基本來源公司各個部門和經(jīng)濟實體，相對比較好收集，但還是要采取主動方式到各個部門收集，而且應(yīng)不斷地督促移交，因為資料來源部門很容易忘記將他們應(yīng)該或者不知道是否應(yīng)該移交的資料交一份到檔案室。

科技檔案資料的收集，目前是公司檔案管理上的較困難的一個環(huán)節(jié)，公司近幾年施工項目是點多面廣，檔案資料的來源又不是同一部門。比如一個工程項目的合同協(xié)議、結(jié)算等由公司經(jīng)營部提供；施工招標(biāo)投標(biāo)文件、報價書及中標(biāo)通知書等來源于營銷部或各市場部、事業(yè)部；施工過程的質(zhì)量記錄等竣工資料和驗收簽證由施工項目部或工程處提供，這也是檔案資料中最難收集的，主動與項目部或事業(yè)部聯(lián)系是檔案室獲得資料的主要途徑，資料歸到檔案室多是通過郵寄的方式（少數(shù)是項目部順車送來或我自己到項目部提取），而郵寄來的資料往往是缺這樣少那樣，通過電話聯(lián)系等方式最終所缺的資料也很少能補齊。

2.2 整理歸檔中存在的問題

文書檔案平時收集整理齊全后，分類暫時保存，按年度統(tǒng)一組卷裝訂歸檔；科技檔案按項目劃分，每個工程項目的資料收集齊全后應(yīng)立即組卷歸檔，因資料的收集過程中各部門提供時間不一致，造成較多工程檔案資料的堆積，給檔案的歸檔工作帶來不便，且公司施工項目多，大量紙質(zhì)文件的整理和裝訂給檔案管理人員帶來很大的工作量。

2.3 檔案利用中存在的問題

公司局域網(wǎng)上創(chuàng)建了檔案資料數(shù)據(jù)庫，檔案室收進的檔案資料和己歸檔的檔案資料在數(shù)據(jù)庫內(nèi)可以查到資料的案卷目錄，利用者打開數(shù)據(jù)庫搜索到需利用資料的目錄點擊就可向檔案室發(fā)出申請，但資料的利用必須到儲存室翻閱查找再復(fù)印或借出，遠程利用只有通過電話或傳真的方式，厚重的資料無法提供遠程利用，檔案資料的利用價值打了折扣，利用便捷性也較差，如公司每年的一些資質(zhì)年審都要整理出大量的資料并進行復(fù)印。

在有針對性地進行一些檔案編研工作時，如公司在參與工程招投標(biāo)時常用的企業(yè)榮譽、各等級產(chǎn)品的施工業(yè)績等，都要翻閱大量的資料才能實現(xiàn)。

3 做好檔案工作的幾點思考

3.1 重視檔案工作

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人要從長遠的、戰(zhàn)略的眼光認(rèn)識檔案工作的重要地位和作用，完善檔案工作機制，隨時解決檔案工作中出現(xiàn)的問題，保障檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和信息化建設(shè)的資金需求。項目經(jīng)理是一個關(guān)鍵，負(fù)有對整個項目的組織、協(xié)調(diào)、管理的責(zé)任。做為一個項目經(jīng)理，應(yīng)該對工程檔案有較高的思想認(rèn)識。項目部必須建立機制，明確分工，保證工程技術(shù)資料管理工作的有序進行。

3.2 建章立制

施工企業(yè)要根據(jù)自身特點及各類檔案形成規(guī)律，制定出一整套檔案規(guī)章制度。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，進行績效考核，做到獎罰分明，體現(xiàn)規(guī)章制度的權(quán)威性。建立了科學(xué)的歸檔制度，歸檔時就要對文件、資料進行全面、認(rèn)真的檢查，檢查歸檔的文件、資料是否準(zhǔn)確、齊全、完整。只有這樣，才能保證文件、資料無論是在工程施工各階段還是在各個部門，從源頭上保證不疏忽、不丟失。

3.3 提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

檔案管理工作納入信息化發(fā)展也是必然趨勢，而企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)與新時期的檔案管理要求有點不相適應(yīng)。要解決這個問題，一是逐步引進檔案專業(yè)人才，二是提高現(xiàn)有檔案人員的業(yè)務(wù)水平。檔案管理人員要加強學(xué)習(xí)，熟悉掌握檔案工作中的各個環(huán)節(jié)和基本要求，積極掌握科學(xué)管理方法，提升工作效率，提高檔案質(zhì)量。可以分期分批選送檔案工作人員到高等院校檔案專業(yè)進修，也可以不定期的開展專題講座、觀摩學(xué)習(xí)、交流經(jīng)驗等等。由于檔案工作的連續(xù)性，還要保持檔案人員隊伍相對穩(wěn)定，不能頻繁換人，需要進行較長時間的學(xué)習(xí)，積累經(jīng)驗。同時，檔案行政管理部門也要及時了解檔案人員變動情況，抓好短期培訓(xùn)，發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)作用，互相學(xué)習(xí)、交流，提高業(yè)務(wù)水平。

3.4 建立工程項目竣工資料管理平臺

目的是為了減小檔案資料的收集難度，充分發(fā)揮檔案資料的利用價值和利用的便捷性，同時也減少檔案室對大量紙質(zhì)文件的整理和組卷工作。

以工程項目為單位，按公司《企業(yè)檔案管理規(guī)定》資料歸檔組卷劃分，施工項目部和相關(guān)部門及時填制。

①工程施工合同、協(xié)議書；安全、廉潔協(xié)議等紙質(zhì)文件交檔案室，掃描件上網(wǎng)。

②工程招標(biāo)文件、投標(biāo)報價書、施工組織設(shè)計綱要、中標(biāo)通知書紙質(zhì)文件交檔案室，中標(biāo)通知書掃描件上網(wǎng)。

③開工報審表（包括組織設(shè)計、進度計劃、工具儀表設(shè)備、作業(yè)指導(dǎo)書等），單位工程開竣工報告，分部工程開工報審表、驗收報告等紙質(zhì)文件交檔案室，掃描件上網(wǎng)。

④施工組織設(shè)計；調(diào)試大綱；安全、質(zhì)量保證措施；作業(yè)指導(dǎo)書；特殊作業(yè)方案等電子文件上網(wǎng)，施工技術(shù)、安全交底記錄掃描件上網(wǎng)。

⑤基礎(chǔ)鋼筋、水泥、砂、石等檢驗報告；水泥出廠檢驗報告；鋼筋質(zhì)保書；混凝土配合比及試塊檢驗報告等紙質(zhì)文件交檔案室，掃描件上網(wǎng)。

線路基礎(chǔ)、鐵塔、架線施工安裝記錄；變電所土建施工記錄；一、二次設(shè)備驗收與安裝記錄；試驗、調(diào)試報告；參數(shù)測試記錄等電子文件上網(wǎng)，要求簽名齊全。

線路鐵塔、導(dǎo)地線與金具等產(chǎn)品合格證與質(zhì)保書；變電所設(shè)備與控制屏柜等產(chǎn)品合格證與質(zhì)保書交檔案室，掃描件上網(wǎng)。

土地征用協(xié)議書、土地使用證；房屋拆遷協(xié)議與付款憑證；樹木砍伐許可證、協(xié)議書與付款憑證；青苗賠償協(xié)議與付款憑證等政策處理資料交檔案室，掃描件上網(wǎng)。

⑥設(shè)計變更單、業(yè)務(wù)聯(lián)系單、隱蔽工程簽證交檔案室，掃描件上網(wǎng)。

⑦工程施工總結(jié)、技術(shù)總結(jié)、工程照片、施工大事記、工程簡報等電子文件上網(wǎng)。

⑧工程竣工驗收簽證書、施工安全情況簽證書、工程質(zhì)量匯總表、移交竣工資料簽證和清冊、質(zhì)量監(jiān)督檢查報告等交檔案室，掃描件上網(wǎng)。

⑨質(zhì)量回訪記錄交檔案室，掃描件上網(wǎng)。

檔案室將收到的工程的紙質(zhì)文件資料進行組卷歸檔，并將網(wǎng)上的電子文件和掃描件刻錄于光盤保存。

4 結(jié) 語

大多數(shù)施工企業(yè)都能夠貫徹中華人民共和國《檔案法》、《檔案法實施辦法》，并且能夠結(jié)合本企業(yè)實際情況制定了《企業(yè)檔案管理辦法》，但在具體落實上力度不夠，缺乏執(zhí)行力。筆者從事檔案工作20多年，結(jié)合實踐談?wù)勔稽c心得和體會，目的是希望所有企業(yè)都能管好、用好企業(yè)檔案這筆可貴的無形資產(chǎn)，為企業(yè)創(chuàng)造出更多更好的經(jīng)濟和社會效益。