高校院系辦公室協調職能淺析

◆楊士花 張吟松 李永強

(1.云南農業大學外語學院;2.云南農業大學食品科學技術學院)

高校院級辦公室是一個直接為教學、科研服務的基層行政管理、綜合辦事機構和對外聯系的“窗口”，起承上啟下、聯系左右、協調各方的橋梁和紐帶作用。其中協調是高校系辦公室工作的重要職能，它貫穿于院系的各項管理工作之中。了解其協調的特點，掌握協調的方法和技巧，及時解決工作中的矛盾，對于提高辦公室工作效率，推動高校院系教學、科研及各項工作的發展，具有十分重要的意義。

一、高校院系辦公室協調工作的特點

(一)工作任務重、難度大、要求高

1.工作任務重。高校院系辦公室既要參與政務:從起草院系各種重要文件、規章制度，到協助黨群、學生工作;又要忙于日常管理事務:從辦文、辦會，到管理院系檔案、負責文印;還要做好服務:從為院系領導服務到為各辦公室、廣大師生員工服務。

2.工作難度大。首先，是滿足各方面的要求難;其次，是協調關系難;再次，是被人理解難。

3.領導要求高。由于高校院系辦公室的職能決定其工作影響面大，因而各各方面對辦公室工作的期望值很高，尤其院系領導對辦公室人員的單項素質、綜合能力等要求比較高。

(二)工作矛盾難協調

1.院系領導之間在工作中出現矛盾和分歧時難協調。高校院系領導之間在工作中出現矛盾和分歧時，除了通過上級主管領導做協調工作外，還需要通過院系辦公室出面做領導之間的溝通工作。上級領導做下級的溝通工作好做，而下級做上級領導的溝通工作可就難了。往往使辦公室在具體執行任務時小心翼翼，顧慮重重，擔心一旦把握不好分寸，不但得罪了某個領導，而且還會增加領導之間的矛盾，給協調工作增加更大的難度。

2.院系辦公室之間在工作中出現矛盾時難協調。辦公室與辦公室之間，因角度、觀點、利益等影響，常會遇到這樣或那樣的矛盾。一是有的辦公室認為他們與其他辦公室是同級關系，不買你的帳;二是辦公室多，工作關系錯綜復雜;三是有些辦公室之間平時就潛藏著矛盾，當工作交叉時，經常會出現互相推諉、扯皮現象;四是有的辦公室本位主義嚴重，過于強調本辦公室工作特殊性和局部利益。這些情況的出現，使辦公室的協調工作難度系數增大，直接或間接地影響到院系全局性工作。

3.院系同一辦公室人員之間在工作中出現矛盾時難協調。現有高校院系辦公室工作人員整體素質不是很高，缺乏服務意識和全局觀念，處理問題能力差，工作沒有系統性、科學性和全局性，如果同一辦公室人員之間不團結，或缺乏科學分工，自我協調能力本身就差，因此在具體工作中就會出現許多矛盾，增加了協調工作的難度。

(三)崗位職責劃分不清，工作難協調

如果高校院系辦公室之間崗位職責劃分不清，尤其當工作出現交叉時，往往會將大量本辦公室的工作都推給別的辦公室去管，致使辦公室許多工作成了“沒人管”，在管理職能上有時被動地“棄權”“越權”“過線”了，增加了協調工作的難度。

二、高校院系辦公室協調工作策略

(一)加強辦公室隊伍建設

高校院系辦公室的重要地位和職能，對辦公室的各項工作都提出了很高的要求，必須加強辦公室隊伍建設。要切實抓好辦公室人員的思想、組織、業務、作風建設，使高校院系辦公室人員成為一支政治強、業務精、作風正，具有開拓精神、團結協作、一專多能的團隊。一是加強思想建設，努力提高自身素質;二是加強組織建設，優化人員結構;三是加強業務建設，提高工作水平和辦事能力;四是加強作風建設，培養敬業勤業精神。

(二)注意協調工作的“四性”

高校院系辦公室在工作中要注意協調工作的“四性”。一是協調的全局性。堅持從大局、從長遠的利益、從中心任務出發，協調好各種復雜關系。二是協調的平等性。協調工作大多是在同級各辦公室之間進行，不要簡單下達命令，而要平等協商，以謙虛、謹慎、積極的態度，努力尋找解決問題的途徑。三是協調的公正性。要從實際出發，實事求是，公正合理，做到不偏不倚，只有這樣，才能在協調中才有說服力，才可能化干戈為玉帛，將消極因素轉為積極因素，達到協調的目的，取得協調的效果。四是協調的主動性。協調工作要超前謀劃，努力在問題、矛盾可能出現之前做好預防工作和協調工作，這樣可以達到事半功倍的效果。

(三)劃清崗位職責，理順工作關系

高校院系要根據各院系實際情況，劃清各辦公室崗位職責，明確辦公室人員的具體職責，不斷完善崗位職責和各種規章制度，用崗位職責和規章制度去規范和約束各辦公室的工作，不斷理順工作關系。對有工作交叉的辦公室，解決問題必須明確負責人是誰，相關人員如何協作，以防止辦公室之間互相推諉、久拖不決的“踢皮球”。

(四)科學協調

1.疏導說服與行政手段。協調要注重疏導說服，通過引導、勸導、啟發、激勵等手段，使協調對象識大體、惜大局，發揚風格，不要在一些非原則性的枝節問題上斤斤計較。但當疏導說服難以奏效時，就要運用行政手段，通過命令、指示等指令性方式解決。

2.堅持原則與適度靈活。協調必須堅持原則，離開了原則就失去了協調的意義。在協調過程上要按照實事求是、服從大局、平等協商、依法辦事的原則進行。但是，在某些情況下，對一些非原則性問題，則要運用機動靈活的辦法來淡化彼此間的抵觸情緒，營造和諧的協調氣氛，促使雙方作出適當的讓步或妥協，使問題得到解決。

3.治療與預防。高校院系辦公室作為院系領導的綜合職能部門，在為領導提供參謀咨詢服務時，要統籌計劃、超前準備，要預先考慮可能產生的矛盾，并提出預防性的解決辦法，做到防患于未然。有哪些工作需要協調，涉及到哪些人員、哪些環節，先協調什么，后協調什么，都要做到心中有數。

三、結語

高校院系辦公室要真正發揮協調職能會有諸多困難，但只要我們在協調工作中采取科學的態度，掌握協調工作的特點，講究協調工作的策略，必將化困難為動力，一定能提高管理水平，更加有效地推動高校院系教學、科研及各項工作的發展。

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