高校教學(xué)評估與檔案建設(shè)研究

●趙靜竹

(武警學(xué)院訓(xùn)練部，河北廊坊 065000)

高校教學(xué)評估對高校的改革和發(fā)展起著積極的推動作用，能有效地促進高校建立、健全質(zhì)量保證體系，形成自我發(fā)展、自我約束的良性循環(huán)機制。［1］高校檔案是隨著院校的建立而產(chǎn)生、隨著院校的發(fā)展而逐步積累起來的，是對高校教學(xué)、科研等重大活動的原始記錄，對于教學(xué)評估起著重要的支撐作用。高校教學(xué)評估與檔案建設(shè)相輔相成，密切相關(guān)。為了進一步推動高校教學(xué)質(zhì)量的提升，筆者就高校教學(xué)評估與檔案建設(shè)之間的關(guān)系，以及高校檔案建設(shè)在教學(xué)評估中遇到的問題進行了分析，并就以高校檔案建設(shè)促進教學(xué)評估的策略進行了探討。

一、檔案在教學(xué)評估中的角色定位

(一)檔案是教學(xué)評估材料的來源

在教學(xué)評估中，專家組除了采取實地考察、現(xiàn)場聽課、召開座談會等方式外，查閱評估材料是一項重要的工作。不管哪種形式的評估活動，都會有一個評估指標(biāo)體系。例如，教育部本科教學(xué)工作水平評估指標(biāo)體系包含7個一級指標(biāo)、19個二級指標(biāo)，以及44個主要觀測點。對于每個指標(biāo)體系和觀測點，高校都需要提供大量的材料加以佐證。而這些佐證材料大多直接來自于高校的原始檔案，或是來自于在原始檔案基礎(chǔ)上加工形成的二次文獻(xiàn)。［2］由此可見，高校檔案是教學(xué)評估的基石，是評估材料的重要來源，檔案的管理水平和質(zhì)量高低必然會對評估結(jié)果產(chǎn)生直接的影響。

(二)檔案是專家組作出評價的重要依據(jù)之一

檔案是高校在教學(xué)、科研、行政管理及其他各項活動中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它是高校建設(shè)與發(fā)展的歷史見證，是高校教學(xué)過程的客觀記錄和真實反映，是最可靠的第一手材料。在教學(xué)評估工作中，檔案是衡量高校教育教學(xué)質(zhì)量、科研學(xué)術(shù)水平和管理水平的重要指標(biāo)，是評估專家組對高校辦學(xué)水平和教育質(zhì)量作出評價的重要依據(jù)。毋庸置疑，如果缺少了系統(tǒng)全面的檔案資料作為支撐和佐證，高校很難在教學(xué)評估中獲得客觀、公正、全面的評價。本科教學(xué)評估中所涵蓋的師資隊伍、實踐教學(xué)、課程考核、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控等多項指標(biāo)都必須由原始的檔案材料來提供支撐。專家組憑借高校提供的完整系統(tǒng)的檔案材料，再輔之以通過調(diào)查、座談等活動獲取的信息，就可以對高校的教學(xué)管理水平作出基本的評價。

二、教學(xué)評估對檔案工作的促進作用

(一)教學(xué)評估增強了人們的檔案意識

盡管教學(xué)評估是對高校教學(xué)水平、教學(xué)質(zhì)量進行的檢查評估，但從另一方面來說，也是對高校檔案工作的一次全面檢閱。通過教學(xué)評估，教職員工能夠看到檔案資料發(fā)揮的重要作用，從而進一步提高對檔案工作重要性的認(rèn)識。可見，評估驗收也為檔案工作提供了一個很好的宣傳平臺。同時，由于教學(xué)評估的需要，檔案工作不再僅僅是一項檔案管理部門和專兼職檔案人員的工作，而被提升為全校性的工作。隨著檔案工作的具體要求在教職員工日常工作中的滲透，教職員工的檔案意識潛移默化地得以提高。［3］

(二)教學(xué)評估加快了檔案規(guī)范化建設(shè)進程

教育部決定從2003年開始，建立5年為一期的高等教育本科教學(xué)工作評估制度。除此之外，平時還有一些單項評估活動，如重點實驗室評估、兩課教學(xué)評估、實驗室評估等。這些評估活動都會設(shè)定一些評估指標(biāo)和具體評價標(biāo)準(zhǔn)，都需要有針對性地準(zhǔn)備評估材料，而評估材料的主要來源就是檔案。雖然教學(xué)評估指標(biāo)體系和觀測點并沒有對檔案管理工作提出具體的建設(shè)要求和標(biāo)準(zhǔn)，但在客觀上加快了檔案規(guī)范化建設(shè)的進程。一方面，教學(xué)評估對高校的教育教學(xué)和教學(xué)管理工作提出了更高的規(guī)范化、制度化要求。這在客觀上會促進高校有關(guān)管理部門改變重教學(xué)管理、輕檔案建設(shè)的思想，更加重視教學(xué)檔案和其他業(yè)務(wù)檔案建設(shè)。另一方面，教學(xué)評估也給檔案管理部門帶來了壓力和機遇。通過教學(xué)評估，既能全面展示高校檔案建設(shè)的巨大成就，也不可避免地暴露出一些問題和不足(如，檔案材料收集不夠全面、管理不夠規(guī)范等)。這將促使高校進一步完善檔案工作機制、加快檔案管理的現(xiàn)代化進程，推動檔案工作向科學(xué)化、制度化和規(guī)范化的目標(biāo)邁進。［4］

三、檔案建設(shè)在教學(xué)評估中遇到的問題

(一)評估指標(biāo)與歸檔范圍不一致

高校檔案按照《高等學(xué)校檔案實體分類法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》，把高校教學(xué)、科研、管理等活動中直接形成的對教職員工、學(xué)校和社會有保存利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄歸檔保存起來。其具有原始性、單一性。而評估檔案則按照評估指標(biāo)體系和數(shù)據(jù)采集平臺信息進行整理。其最主要的整理原則是便于專家查閱，能說明觀測點信息，同一材料可重復(fù)放置在不同的觀測點。［5］可見，高校檔案不等同于評估檔案，兩者的形成背景不同、目的不同，僅憑高校業(yè)已形成的檔案無法完全滿足評估工作要求。此外，有些數(shù)據(jù)是動態(tài)的，只能反映某一階段、某一時刻存在的事實，對于這些不斷發(fā)展變化的數(shù)據(jù)很難及時歸檔。因此，為了保證評估材料的系統(tǒng)性和完整性，在整理評估檔案時，往往需要在已有檔案的基礎(chǔ)上進一步整理、充實新的數(shù)據(jù)和資料。［6］

(二)部分教職員工對檔案重要性的認(rèn)識不足

雖然教學(xué)評估工作使教職員工對檔案工作有了更多的了解和認(rèn)識，檔案意識有了很大提高。但是，教職員工對于檔案重要性的認(rèn)識還存在著認(rèn)識水平不平衡問題。一些教職員工對于與檔案相關(guān)的法律法規(guī)的認(rèn)知度依然比較低。不少人不知道《檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律法規(guī)，不了解檔案對社會政治、經(jīng)濟、文化所產(chǎn)生的重要作用，不清楚院校檔案工作的重要性，更不知道違反檔案法規(guī)所要承擔(dān)的責(zé)任。由于部分教職員工對檔案工作的性質(zhì)和職能認(rèn)識不到位，在一定程度上阻礙了高校檔案工作的建設(shè)與發(fā)展，也給教學(xué)評估工作帶來了不利影響。

四、以檔案建設(shè)促進教學(xué)評估的策略

(一)加強對檔案工作的宣傳與管理

高校要以教學(xué)評估為契機，大力宣傳檔案在評估中的地位與作用，提高教職員工對檔案工作重要性的認(rèn)識。通過卓有成效的宣傳，增強教職員工的檔案意識，調(diào)動全校教職員工關(guān)心檔案、積累檔案、保護檔案的積極性，大力營造人人關(guān)心檔案的良好氛圍，使檔案工作從默默無聞變得有聲有色。

教學(xué)檔案是在一線教學(xué)過程中形成的，記錄高校教學(xué)情況的原始資料，是教學(xué)評估的重要依據(jù)。因此，為了更好地完成教學(xué)評估任務(wù)，高校還要有針對性地加強對教學(xué)檔案重要性的宣傳力度，切實做好教學(xué)檔案的管理工作。不僅要向教職員工明確歸檔內(nèi)容和歸檔要求，還要做好每個階段的檢查工作，對于發(fā)現(xiàn)的問題及時予以解決，確保檔案材料的收集、整理、編目都統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、整齊劃一，達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求。

(二)注重教學(xué)評估與檔案建設(shè)的相互促進

檔案管理部門和教學(xué)管理部門要認(rèn)真分析教學(xué)評估指標(biāo)體系和觀測點的內(nèi)容要求，修訂調(diào)整檔案歸檔范圍，處理好平時檔案建設(shè)與評估材料建設(shè)的關(guān)系，使檔案建設(shè)與教學(xué)評估指標(biāo)體系相適應(yīng)。高校要注意參照評估指標(biāo)體系有針對性地充實檔案內(nèi)容，以教學(xué)評估促進檔案建設(shè)，以完整、準(zhǔn)確的檔案信息支撐教學(xué)評估工作，實現(xiàn)教學(xué)評估與檔案建設(shè)相互促進，提升高校教學(xué)和檔案管理工作的整體水平。

(三)加強檔案信息資源的整合

高校要充分利用計算機管理和校園網(wǎng)絡(luò)資源的優(yōu)勢，加強檔案工作的信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。在檔案信息系統(tǒng)建設(shè)過程中，要著重注意以下兩個方面問題。首先，要確保檔案信息系統(tǒng)功能的完善強大，力爭把檔案工作的全部環(huán)節(jié)納入其中，實現(xiàn)辦公自動化、程序化，提高工作效率。其次，要重視和加強對文書管理的前端控制，在其形成之初就介入檔案管理，進行全程跟蹤管理，實現(xiàn)文檔一體化管理。［7］高校要充分利用校園網(wǎng)等平臺，開發(fā)各種專題檔案數(shù)據(jù)庫(如，科研成果數(shù)據(jù)庫、重點學(xué)科建設(shè)數(shù)據(jù)庫等)，將檔案信息與辦公自動化融為一體。通過檔案工作的信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，使檔案信息的產(chǎn)生、傳遞、存儲與利用形成一個全面、完整、合理的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，把信息及時提供給利用者，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，以更好地為教學(xué)評估工作服務(wù)。

(四)提升檔案工作服務(wù)水平

服務(wù)是檔案工作的根本目的和永恒主題，是檔案工作發(fā)展的強大動力和努力方向。圍繞中心，服務(wù)大局是檔案工作的基本原則，也是高校檔案的價值所在。因此，高校檔案管理部門要強化服務(wù)意識，不斷提升服務(wù)水平。首先，增強檔案工作服務(wù)的主動性。檔案管理部門要認(rèn)真了解和研究檔案利用者的需求，找準(zhǔn)檔案工作服務(wù)的切入點、結(jié)合點，增強為教學(xué)、科研和管理工作服務(wù)的主動性、預(yù)見性和前瞻性;要注重對檔案信息資源進行深層次、全方位整合，通過總結(jié)提煉和深度分析，建立健全運轉(zhuǎn)高效、方便快捷的檔案利用體系，使之成為高校教學(xué)科研工作的資源庫。其次，拓展檔案工作服務(wù)功能。一是健全檢索系統(tǒng)，編制目錄、索引、指南等檢索工具，全面提高檔案管理部門業(yè)務(wù)建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和信息化水平。二是積極開展編研工作，編輯文件匯編、大事記、年鑒等編研成果。三是對于重大活動、重要項目的建檔工作，檔案管理部門要認(rèn)真做好指導(dǎo)和跟蹤服務(wù)，不斷提高檔案工作服務(wù)的及時性、針對性和有效性。

檔案可以為教學(xué)評估提供真實、完整、系統(tǒng)的信息和原始數(shù)據(jù)，是高校順利通過教學(xué)評估的基礎(chǔ)和依據(jù)。教學(xué)評估工作能夠促進檔案工作的發(fā)展，提高檔案建設(shè)的層次和水平。高校檔案建設(shè)與教學(xué)評估工作密不可分，相互促進。高校要以教學(xué)評估工作為動力，抓住機遇，“以評促建、以評促改”，推動高校檔案建設(shè)，促進教學(xué)管理的規(guī)范化、制度化，進一步提高教學(xué)水平。

［1］易朝暉，熊婷．探討高校教學(xué)評估對高校檔案管理的作用［J］．湖北廣播電視大學(xué)學(xué)報，2013，(10)．

［2］俞笑春．本科教學(xué)工作水平評估視閾下的地方高校教學(xué)檔案建設(shè)［J］．新課程研究(中旬刊)，2013，(8)．

［3］蔡光輝．迎評工作對檔案管理的促進作用初探［J］．辦公室業(yè)務(wù)，2013，(5)．

［4］張予宏．本科教學(xué)評估與高校教學(xué)檔案建設(shè)［J］．鄭州大學(xué)學(xué)報:哲學(xué)社會科學(xué)版，2006，(4)．

［5］康艷俠．學(xué)校檔案管理與評估工作的關(guān)系［J］．河南職工醫(yī)學(xué)院學(xué)報，2013，(1)．

［6］陸蘇榕．從“教學(xué)水平評估檔案”看高校檔案的日常管理［J］．教育與職業(yè)，2007，(12)．

［7］王立新．淺議高校檔案管理在高校評估中的作用［J］．科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2012，(4)．