淺議檔案信息開發(fā)利用途徑

陳金煥

(平煤股份十二礦，河南 平頂山 467013)

檔案信息資源在國(guó)家建設(shè)中發(fā)揮了越來(lái)越重要的作用，為當(dāng)代中國(guó)社會(huì)的發(fā)展、進(jìn)步和繁榮做出了突出貢獻(xiàn)。因此，檔案信息資源日益受到國(guó)家的高度重視，大力開發(fā)利用檔案信息資源勢(shì)在必行，前途光明。

1 檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

檔案信息化建設(shè)不僅要面對(duì)資金、館藏結(jié)構(gòu)、配套設(shè)施及制度、社會(huì)檔案意識(shí)等諸多“老大難”問(wèn)題，而且也受新的環(huán)境、新的對(duì)象或新思維等制約。究其原因，主要有以下幾個(gè)方面的問(wèn)題：

一是重視程度不夠。因?yàn)闄n案不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益。可能若干年以后才發(fā)揮它的作用。也正如此，有些檔案工作者對(duì)新形勢(shì)的發(fā)展缺乏清醒的認(rèn)識(shí)，不同程度地缺乏市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)意識(shí)，思想觀念仍然停留在“重管輕用”上，依舊把管好檔案作為檔案工作的重點(diǎn)，認(rèn)為只要按時(shí)接收，按時(shí)開放，提供憑據(jù)就行了。對(duì)于如何開發(fā)檔案信息資源，提高檔案利用率想得少。沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案信息的潛在作用，致使給領(lǐng)導(dǎo)溝通少、工作匯報(bào)少，造成單位的領(lǐng)導(dǎo)、部門不重視，這樣檔案信息化工作就很難開展。

二是人才不足。檔案信息化建設(shè)對(duì)人才的需求相對(duì)廣泛，因?yàn)椴煌T類的檔案需要不同專業(yè)人員，不同的工作對(duì)象、工作內(nèi)容。為此，需要從教育、培養(yǎng)、引進(jìn)等多角度多渠道提高檔案人員的綜合素質(zhì)，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)。

三是基礎(chǔ)建設(shè)落后。一些企業(yè)檔案館用于開發(fā)利用的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。一是人、財(cái)、物難解決，主要表現(xiàn)為機(jī)構(gòu)不健全，人員不到位，經(jīng)費(fèi)不保障。二是教育培訓(xùn)制度不完善，致使檔案人員專業(yè)知識(shí)匱乏，開發(fā)能力低下。不思進(jìn)取，缺乏責(zé)任心、使命感和奉獻(xiàn)實(shí)干精神。三是檔案信息收集的渠道不暢通。四是歸檔的文件材料不完整等。從檔案信息開發(fā)利用的實(shí)踐看，沒有完善的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)，檔案信息開發(fā)利用工作舉步維艱，勢(shì)必成為無(wú)源之水，無(wú)本之木。

2 加強(qiáng)檔案信息開發(fā)利用的必要性

開發(fā)利用檔案信息是檔案工作為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)的重要途徑，是檔案工作自我完善的主要內(nèi)容。檔案工作的最終目的是有效地開發(fā)檔案信息資源，最大限度地服務(wù)大局、服務(wù)社會(huì)、服務(wù)人民。只有這樣，才能真正創(chuàng)造出最佳的效益。

(1)檔案信息是整個(gè)社會(huì)信息資源的一部分，它潛在的價(jià)值只有通過(guò)開發(fā)利用才能顯現(xiàn)出來(lái)。通過(guò)快速的信息交流，滿足社會(huì)各界日益增長(zhǎng)的對(duì)檔案信息的需求，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源在全社會(huì)范圍內(nèi)的充分共享，已經(jīng)成為當(dāng)前信息環(huán)境下檔案信息資源開發(fā)利用的發(fā)展趨勢(shì)。檔案信息資源的合理開發(fā)利用，對(duì)于推動(dòng)全社會(huì)的管理和建設(shè)、社會(huì)政治和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益的提高，無(wú)疑具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

(2)開發(fā)利用檔案信息資源是促進(jìn)社會(huì)主義精神文明建設(shè)的需要。大力開發(fā)檔案信息資源，提供豐富的檔案史料，是社會(huì)主義精神文明建設(shè)的重要步驟。檔案作為各項(xiàng)歷史活動(dòng)的記錄，是開展政治教育的重要內(nèi)容，利用檔案中的生動(dòng)素材進(jìn)行各項(xiàng)專題教育可以收到預(yù)想不到的效果。因此，從檔案文件中挖掘出具有宣傳價(jià)值的史料，可以幫助人民群眾特別是青少年認(rèn)識(shí)中華民族的悠久歷史和燦爛文化，可以使他們了解歷史進(jìn)步的軌跡，掌握時(shí)代發(fā)展的脈搏，可以使他們自覺地宣傳黨的光輝歷程和英雄人物的感人事跡，進(jìn)行生動(dòng)的革命傳統(tǒng)、愛國(guó)主義、集體主義和社會(huì)主義教育。

3 開發(fā)利用檔案信息的途徑：

3.1 更新思想觀念，確立檔案信息資源開發(fā)利用工作的地位

首先，從事檔案工作的干部職工，要解放思想，更新觀念，勇于改革，善于創(chuàng)新，明確檔案信息開發(fā)利用的好壞是衡量檔案工作優(yōu)劣的尺度和標(biāo)志。要破除“重管輕用”的觀點(diǎn)，每位檔案工作者都必須熱愛自己的工作，克服“無(wú)所作為”、“不求進(jìn)取”等消極落后的思想認(rèn)識(shí)，愛崗敬業(yè)，銳意進(jìn)取，這是做好檔案信息開發(fā)利用的前提和條件。其次，各級(jí)黨委和政府分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要重視對(duì)檔案信息開發(fā)利用工作的領(lǐng)導(dǎo)，在人、財(cái)、物等方面向檔案信息開發(fā)利用工作傾斜，使檔案信息開發(fā)利用工作能在高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上開展，真正在當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)事業(yè)發(fā)展中起到引導(dǎo)和服務(wù)作用。同時(shí)，檔案部門也應(yīng)樹立超前意識(shí)，立足于出成果，出精品。

3.2 加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，努力提高檔案管理水平

一要抓庫(kù)房基礎(chǔ)建設(shè)。檔案庫(kù)房基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)和配置，是檔案安全保管和有效利用的物質(zhì)基礎(chǔ)。因此，檔案部門要積極主動(dòng)地向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，加大對(duì)檔案庫(kù)房基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入。二要抓業(yè)務(wù)建設(shè)。落實(shí)檔案“三三四四”管理制度。(即“三集中”：檔案存放在統(tǒng)一檔案室、人員集中、統(tǒng)一管理。“三納入”：納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的工作議事日程、納入規(guī)章制度、納入崗位責(zé)任制度。“四參加”：及時(shí)參加產(chǎn)品鑒定、科研課題審定、基建項(xiàng)目驗(yàn)收、設(shè)備開箱驗(yàn)收或引進(jìn)項(xiàng)目接收。“四同步”：企業(yè)下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)與提出項(xiàng)目文件材料的歸檔要求同步、檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度與檢查項(xiàng)目文件材料積累情況同步、驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果與驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件材料歸檔情況同步、項(xiàng)目總結(jié)與項(xiàng)目文件材料完全歸檔同步)。在領(lǐng)導(dǎo)的支持下，目前我礦已建成文書、財(cái)務(wù)、科技、人事庫(kù)房分類集中檔案庫(kù)房及檔管室、閱覽室、資料室、目錄室、機(jī)要室、史志辦公室等分類集中辦公室，專職檔案員集中在檔管室辦公，全礦所有檔案統(tǒng)一歸檔案科管理，實(shí)現(xiàn)了檔案、人員、管理三集中；各級(jí)檔案部門要加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源開發(fā)利用工作，成立領(lǐng)導(dǎo)小組，實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)一把手負(fù)責(zé)制，確定了檔案工作的主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案機(jī)構(gòu)責(zé)任人。制訂檔案信息資源開發(fā)利用的計(jì)劃，爭(zhēng)取將其納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)年終報(bào)告之中。

3.3 強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)

要先徹底改變這種只重視管理而輕視服務(wù)的思想。檔案工作的最終目的是通過(guò)記錄歷史為現(xiàn)實(shí)與未來(lái)服務(wù)，管理是實(shí)現(xiàn)服務(wù)功能的手段。檔案工作必須突出“服務(wù)”主題，把工作重點(diǎn)放在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為各部門工作服務(wù)、為社會(huì)各界和人民群眾服務(wù)上，尤其要把為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)放在首位。檔案部門要始終把握大局，努力成為各級(jí)黨委和政府決策的“信息庫(kù)”，推動(dòng)檔案信息資源盡快轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)成果。檔案工作不能圍著柜子轉(zhuǎn)，檔案工作者不應(yīng)是被動(dòng)的“保管員”，而應(yīng)是主動(dòng)的“服務(wù)員”。

3.4 以多種形式宣傳檔案

一種是固定形式。即在檔案室內(nèi)設(shè)置展覽廳進(jìn)行長(zhǎng)期展覽。例如：我單位在礦慶55周年時(shí)，為宣傳企業(yè)風(fēng)雨歷程，把每年所獲國(guó)家級(jí)、省級(jí)、市級(jí)、公司級(jí)榮譽(yù)展現(xiàn)在展廳，使企業(yè)員工很直接看到企業(yè)的發(fā)展及珍惜企業(yè)所獲得的榮譽(yù)。使他們倍受鼓舞，更加努力工作。另一種是利用宣傳排牌的形式。利用每季度宣傳活動(dòng)為契機(jī)，從檔案的重要性、檔案保密性、檔案的利用性等方面進(jìn)行宣傳。增加企業(yè)職工對(duì)檔案的了解及作用。最后一種是利用競(jìng)賽的形式。分戰(zhàn)線、分類別，分別從文書、科技、人事、會(huì)計(jì)這四類檔案中出不同形式的必答題、搶答題來(lái)達(dá)到廣泛宣傳檔案法、檔案知識(shí)。

3.5 做好檔案信息的編研工作

檔案編研工作作為檔案業(yè)務(wù)建設(shè)中的一個(gè)重要組成部分,其工作的重要性、艱巨性和研究性已為廣大檔案界同仁所認(rèn)識(shí),并在檔案服務(wù)于社會(huì)的工作中發(fā)揮了積極的作用。隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立,社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)對(duì)檔案信息資源的需求日益增大，做好編研工作應(yīng)注意以下幾點(diǎn)。

第一，選題要多樣化。我們屬于煤礦企業(yè)，檔案材料種類多數(shù)量大，內(nèi)容豐富，為編研工作提供了廣泛的舞臺(tái)，但并不意味著隨手可編，想編什么就用什么，不僅僅限于“大事記”呀，“組織沿革”呀，“會(huì)議簡(jiǎn)介”呀等等。必須結(jié)合我們生產(chǎn)建設(shè)實(shí)際來(lái)選題，應(yīng)該側(cè)重于煤炭開采、科技進(jìn)步、經(jīng)營(yíng)管理等方面進(jìn)行選題匯編，為利用打好基礎(chǔ)。

第二，選材要專題性。企業(yè)檔案的編研工作素材占有量要注重其廣泛性。面對(duì)一個(gè)大企業(yè)的多種檔案，內(nèi)容多，編研時(shí)必須有一定的傾向性、專題性。要選取最能反映主題內(nèi)容的有代表性的材料，摘選有利用價(jià)值的部分來(lái)歸納、加工、綜合匯編。

第三，編寫要細(xì)。摘抄各種數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確無(wú)誤，綜合概括要忠實(shí)原文和“本來(lái)面目”，形成材料要系統(tǒng)完整無(wú)差錯(cuò)。