如何加強(qiáng)研究生檔案利用之我見

龐 軍 林俊英 宋 斐 徐 方

（寧夏醫(yī)科大學(xué)檔案館，寧夏 銀川750004）

檔案是歷史的真實記錄,是歷史的真憑實據(jù),是人們從事各項活動的第一手資料,是不可再生、不可替代的重要信息資源,具有真實準(zhǔn)確的憑證。這些記錄中含有大量的自然科學(xué)和人文科學(xué)的智力成果。隨著我國改革開放的不斷深入發(fā)展以及社會主義市場經(jīng)濟(jì)體系的建立，檔案以其重要的憑證價值和參考價值以及不可代替的作用，在經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用。檔案管理的模式也逐漸由傳統(tǒng)向現(xiàn)代轉(zhuǎn)變,管理方式由原始封閉型向創(chuàng)新開放型轉(zhuǎn)變。在現(xiàn)代化管理手段的帶動下，檔案開放利用的范圍和檔案信息資源開發(fā)利用的力度加大,如何科學(xué)有效的利用高校研究生檔案為社會發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)及個人提供著高效能的檔案信息服務(wù)成為檔案管理部門關(guān)注的課題。

1 研究生檔案管理的內(nèi)容

研究生檔案管理是一項政策性較強(qiáng)的工作，需要及時將各種材料進(jìn)行歸類整理。在學(xué)位與研究生教育過程中產(chǎn)生的研究生檔案有兩大類，一類屬于個人檔案，在研究生畢業(yè)時存入學(xué)生人事檔案中，并通過機(jī)要件的形式寄到研究生就業(yè)單位的人事管理部門，此類檔案主要有：攻讀碩士學(xué)位研究生報考材料（報考登記表、錄取登記表等）；研究生學(xué)籍表；研究生黨團(tuán)材料；研究生獎懲材料；研究生成績單；畢業(yè)研究生登記表；碩士學(xué)位申請書；授予碩士學(xué)位的決定；研究生派遣證白聯(lián)等。

另一類屬于學(xué)校檔案，需將相關(guān)材料及時移交學(xué)校檔案管理部門歸檔保存，此類材料主要有以下幾種：

1）文件類：上級下達(dá)的學(xué)位與研究生教育相關(guān)文件；學(xué)校發(fā)布的學(xué)位與研究生教育管理相關(guān)文件、規(guī)章制度；研究生管理部門、學(xué)位辦公室發(fā)布的正式文件、通知等。

2）招生類：研究生錄取名冊；招生簡章和招生專業(yè)目錄；研究生入學(xué)考試自命題；委培（聯(lián)合）或定向培養(yǎng)合同、協(xié)議書及其他重要函件等。

3）學(xué)籍類：研究生新生入學(xué)名冊；研究生學(xué)籍表；學(xué)籍異動材料；獎懲材料；畢業(yè)資格審核表等。

4）培養(yǎng)教學(xué)類：各專業(yè)培養(yǎng)方案；研究生個人培養(yǎng)計劃；開題報告書；中期考核表；專業(yè)實踐報告書；研究生課程學(xué)習(xí)成績單等。

5）學(xué)位類：碩士學(xué)位申請書；論文評閱書；論文答辯會議記錄；論文答辯決議書；學(xué)位論文；授予碩士學(xué)位的決定；學(xué)位評定委員會紀(jì)要、決定等。

6）畢業(yè)及就業(yè)類：畢業(yè)生就業(yè)去向材料、報到證存根等。

2 研究生檔案利用的主要價值

研究生檔案利用價值主要涉及兩個方面：一方面是為高校培養(yǎng)和選拔特殊人才服務(wù)；另一方面，研究生檔案成為社會及用人單位、國外機(jī)構(gòu)選聘優(yōu)秀人才的重要依據(jù)。

1）《中華人民共和國學(xué)位實施條例暫行辦法》明確了無論是申請碩士學(xué)位的人員，都必須通過學(xué)位考試，并在校期間各項考核合格，才能參加論文答辯。研究生檔案含蓋了研究生在校期間的所有的學(xué)術(shù)活動與各課考試成績。因此，研究生檔案在學(xué)校管理中起著舉足輕重的作用。

2）研究生檔案是企事業(yè)單位選聘人員的一項重要指標(biāo)。研究生檔案在高校向社會輸送合格人才是起著明顯的中介作用。用人單位可通過研究生檔案了解應(yīng)聘學(xué)生在校所修的課程、所具備的專業(yè)知識情況以及研究生的學(xué)習(xí)能力、科研能力等。為最終確定人選提供充分的依據(jù)。

3）研究生檔案是辦理留學(xué)及移民審核的必備材料之一。隨著高等教育國際化進(jìn)程的加快，我國出國留學(xué)生不斷增加，但無論申請哪個國家或地區(qū)的大學(xué)，提供在國內(nèi)高校學(xué)習(xí)期間的成績等材料是必不可少的。因此，研究生檔案在辦理留手續(xù)過程中起著非常重要的作用。

3 如何改善和提升高校研究生檔案利用服務(wù)能力

3.1 加大資金投入，構(gòu)建數(shù)字化檔案館

在數(shù)字化信息高速發(fā)展的今天，實現(xiàn)檔案數(shù)字化，不僅是檔案工作發(fā)展的必然趨勢和推進(jìn)高校研究生檔案管理事業(yè)現(xiàn)代化的必由之路，而且還是學(xué)校提高辦公效率和實現(xiàn)檔案信息資源共享最大化的根本保證。學(xué)校應(yīng)該加大檔案管理資金的投入，購買新的、先進(jìn)的管理設(shè)備，完善檔案保存和查詢的硬件基礎(chǔ)設(shè)施，引進(jìn)科學(xué)的管理技術(shù)。同時，在建立研究生數(shù)字化檔案管時，需注意幾個問題，一是安全問題，實現(xiàn)檔案數(shù)字化的同時也應(yīng)該注意原紙介質(zhì)檔案的保存，做到檔案管理有兩手準(zhǔn)備；二是在紙介質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)換過程中，應(yīng)高度保持原檔案材料的原真性。

3.2 建立健全人才培養(yǎng)機(jī)制，加強(qiáng)管理隊伍素質(zhì)建設(shè)

高校研究生檔案管理人員的素質(zhì)的高低直接決定著檔案利用服務(wù)能力的高低，因此，健全人才培育機(jī)制，加強(qiáng)檔案管理隊伍的素質(zhì)建設(shè)，有力于提升檔案利用服務(wù)能力。首先，必須從思想上加強(qiáng)檔案管理人員的教育，提高他們的本位服務(wù)意識，堅持做到“為檔案利用者服務(wù)”；其次，應(yīng)該高度重視檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)素質(zhì)包括與檔案相關(guān)的基本知識、檔案管理的知識和檔案收集和處理的知識等，讓他們具有使用數(shù)字化管理設(shè)備的能力；第三，除了以上兩個方面之外，還應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理人員對與檔案管理相關(guān)的其他知識的學(xué)習(xí)，這些知識包括信息處理、計算機(jī)使用、外語等現(xiàn)代化管理知識。

3.3 豐富檔案內(nèi)容，提高檔案價值

豐富檔案內(nèi)容，提高檔案利用價值是提高高校研究生檔案利用服務(wù)能力的又一重要方面。首先，檔案材料是提供檔案服務(wù)的基礎(chǔ)，建立科學(xué)合理的檔案材料收集鏈有利于豐富檔案內(nèi)容，根據(jù)檔案材料的來源，采取按時收集、定量收集、跟蹤收集和補(bǔ)充收集等方式，以保證檔案基本材料及時歸檔；其次，在豐富檔案材料的同時，要嚴(yán)格把關(guān)好檔案內(nèi)容的審核、檢查和驗收，以確保歸檔材料真實可靠、準(zhǔn)確全面，切忌重復(fù)和遺漏；第三，在進(jìn)行完檔案材料驗收之后，檔案管理人員要準(zhǔn)確將其分類，根據(jù)檔案材料的不同科學(xué)列號排檔，方便以后檔案利用者進(jìn)行查檔。

3.4 改變服務(wù)機(jī)制，增強(qiáng)服務(wù)質(zhì)量

改變服務(wù)機(jī)制，增強(qiáng)服務(wù)質(zhì)量是提高研究生檔案利用服務(wù)能力的根本途徑和最有效方法。在服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)范圍和服務(wù)方式上面，檔案館應(yīng)該采取積極措施加強(qiáng)和提高；首先，在內(nèi)容上要順應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的需要，增加檔案載體和類型；其次，檔案管理部門應(yīng)該盡量擴(kuò)大檔案館檔案材料的開放利用范圍，讓查檔者能夠更全面、更詳細(xì)的獲得需要的檔案信息；第三，檔案館在檔案借閱服務(wù)的基礎(chǔ)上，應(yīng)該采取更多的服務(wù)方式，例如咨詢服務(wù)、定向服務(wù)和跟蹤服務(wù)等。

高校研究生檔案工作的最終目的是要提供檔案為高校學(xué)校事業(yè)發(fā)展服務(wù)，檔案不僅是學(xué)生教育教學(xué)活動的真實客觀記錄，而且是評估學(xué)校綜合辦學(xué)能力和水平的重要“窗口”，它集中反映了學(xué)校最根本和最基礎(chǔ)的教學(xué)職能活動，是學(xué)校管理、教學(xué)科研、教學(xué)活動評估和教學(xué)監(jiān)督等工作必不可少的材料；高校應(yīng)完善研究生檔案利用體系建設(shè)，提高檔案利用服務(wù)能力，發(fā)揮研究生檔案資源為學(xué)校和社會的重要作用。

［1］羅輝.檔案信息開發(fā)與利用[M].南京大學(xué)出版社,1993.

［2］關(guān)毅.淺談檔案利用工作[J].理論界,2005(06).