將二維條碼技術應用于檔案管理工作的設想

梁潔瀅

廣州市土地房產管理職業學校，廣東廣州 510320

二維條形碼技術自問世以來，因其數據傳輸快，信息儲存量大，安全性強，價格低廉等特性受到人們的很多關注，并逐漸被運用在了商業、物流、圖書管理等很多行業。本文中，筆者主要分析了條碼技術應用于檔案管理工作的可行性，并對此提出了自己的看法。

1 二維條碼的概念

二維條碼與一維條碼存在著很大的不同，它是用特定的幾何圖形在二位方向上有規律的分布組成的用于表示信息的符號，相對于以往的一維條碼而言，其存儲信息的容量更大，在一個小小的郵戳大小的二維條碼中可以容納數千個字符的存儲。二維條碼不僅信息存儲量強大，同時還具有著簡潔、成本低的特點，是一種非常理想的數據存儲方式。

2 將二維條碼技術應用于檔案管理工作的可行性分析

對于檔案工作人員來講，怎樣使檔案管理工作做的更好是他們一直努力的目標，在現今時代，二維條碼技術作為信息自動識別技術的一種已經得到了人們的認可，被運用在了很多行業，為人們提供了很大的方便。二維條碼作為一種信息的表現方式，如果能將其應用在檔案管理工作中定能夠方便數據的存儲以及信息的攜帶和傳遞，進而提高檔案工作人員的工作效率及檔案管理水平。

在以往的檔案管理工作中，經常存在以下幾個問題：1）檔案管理工作人員的主要工作都集中在了檔案條目方面，首先對原始檔案進行標注，然后將信息錄入數據庫，之后還需經過多次的檢查校對保證信息的準確性，在這個過程中會花費掉很多的人力和物力；2）由于檔案經常被借出，這樣在檔案借出、歸還的過程中，對于檔案由誰借出，具體借出的是哪些檔案資料，什么時間借走等此類的信息是十分繁雜的，經常會有記錯寫錯的情況出現。盡管都已經在使用計算機來進行檔案的管理，但是效果卻不是很令人滿意的。用計算機對檔案進行管理相比較于手工記錄雖然能夠有效的提高借出歸還的速度，但是在本質上并沒有改變檔案借還這一工作流程，沒有從本質上使檔案管理工作得到提升，為了更好的完善檔案管理工作，必須探索更加有效的管理方式。

從二位條碼自身的技術方面來講，二位條碼強大的數據存儲量突破了一維條碼數據存儲的局限性，同時它還能夠做到二維方向上信息的表達，一維條碼不能解決的地方，通過二維條碼都能夠做到很好的解決。拿PDF417 碼舉例，二維條碼有很多的有點：信息存儲量大，可存儲多種類型的信息，對數據庫的依賴性相比一維條碼也要小很多，同時產生無碼的幾率也大大的降低了，可靠性和安全性也很高。對于檔案管理工作來說，最重要的就是保護檔案的完整和安全。通過以上分析可以看出，二維條碼技術不僅迎合了檔案管理工作信息化的要求，同時能夠通過檔案工作的動態有序管理，確保檔案的安全，因此，二維條碼技術適用于檔案管理工作，能夠有效的提高檔案管理工作的工作效率同時保障檔案的安全。

3 二維條碼技術應用于檔案管理工作的實現方式

將二維條碼技術應用于檔案管理工作中，實質上就是將紙質的文件和電子文件以及元數據進行封裝，先將信息儲存到二位條碼中，然后將二維條碼打印到電子文件所對應的紙質文件上形成一個紙質電子檔案，然后再掃描紙質文件上的二位條碼時，能夠通過解碼二位條碼還原出對應的電子文件和元數據。

4 二維條碼技術應用于檔案管理工作的意義

將二位條碼技術應用于檔案管理工作中，能夠有效的解決電子檔案容易被更改的問題。電子檔案非常容易失真，在將實體的檔案轉換為電子檔案的過程中稍微存在一點大意和疏忽就會導致電子檔案的失真；同時電子檔案非常容易被復制，在拷貝甚至惡意更改后也不會留下修改的痕跡，如果有黑客惡意攻擊的情況發生，將造成很嚴重的后果。但是將檔案信息以二維條碼的方式時能夠有效的解決此問題，因為二維條碼一旦生成后是不能夠被改動的，因此能夠保障檔案信息的安全性和真實性，杜絕因疏忽或惡意篡改導致失真的情況發生。

將二維碼技術運用在檔案管理工作中能夠提高檔案錄入的工作效率并確保檔案信息錄入的質量。檔案信息錄入人員只需要通過掃描終端對二位條碼進行掃描即可將檔案信息錄入的計算機系統中，大大節省了錄入的時間，同時因為二維碼對應數據具有不可改動的特性，因此能夠有效避免數據錄入錯誤的情況發生，保證信息錄入的準確性。

將二維條碼技術應用于檔案管理工作中，方便于對電子檔案進行長期的保存。如何能夠將電子檔案進行長時間的保存也是檔案管理工作人員十分重視的問題。通過二位條碼技術的運用，將電子形式的檔案信息轉換為二維碼存儲形式固化在紙質的實體介質上，能夠進行長久時間的保存。這就相當于電子檔案和紙質檔案具有相同的載體，紙質的檔案不怕折疊，同時攜帶起來也非常的方便，能夠進行長時間的保存，而且可以通過復印和傳真的方式進行大量的備份，更加有效的延長了檔案信息保存的時間。而且，二維條碼還具有著其它信息存儲方式不具備的錯誤信息修復的能力，哪怕是在載體破損的情況下，只要破損面積不超過整個條碼符號的一半，都能夠通過采用一定的技術進行數據的修復。

將二維條碼技術應用于檔案管理工作中，形成紙質的電子檔案技術，能夠方便檔案管理工作人員對于電子檔案和紙質檔案的同步管理。紙質檔案管理方式由來已久，檔案管理人員都這種管理方式也有著很多的工作經驗和很多行之有效的管理辦法，二位條碼的運用相當于將電子檔案與紙質檔案的管理工作連接了起來，使得工作人員能夠結合紙質檔案的管理方式做好電子檔案的管理，實現兩者的統一管理。

5 將二維條碼技術應用于檔案管理工作的設想

5.1 在計算機檔案著錄方面的應用

網絡技術的發展，信息量在以爆炸式的速度膨脹著，如何有效的對這些檔案信息資源進行開發利用，更好的服務于廣大的用戶，是檔案部門首先要解決的問題，檔案著錄是解決這個問題有效的方式。只要能做到高效、標準的著錄工作，就能夠滿足對檔案信息資源有效、方便利用的要求。然而在著錄的工作過程中，其工作量是非常大的，同時對技術的要求也比較高。因為不同的工作人員其觀點看法以及工作經驗和技能知識等方面都存在著很多不同，因此對于同一份檔案經常在選取檢索關鍵詞的時候會存在一定的差異和不同，甚至對于同一個工作人員在不同的時間段也會存在選取檢索詞不一樣的問題。這種情況給檔案檢索工作帶來了結果就是很容易造成檔案信息沒辦法實現資源的共享。在檔案工作的不同環節，同一份的檔案資料有時候不是在同一個館所來保存的，如果著錄的資源沒辦法實現共享，那么每個單位都要做份自己的著錄。不僅增加了勞動量，同時也嚴重的影響到檔案利用的效益。如果將二維條碼技術應用于著錄工作中，能夠避免不必要的重復性的著錄工作。通過基于二維條碼技術的檔案管理系統的運用，能夠將采集到的信息資源生成二維條碼，這樣在對二維條碼進行掃描時又可以解碼生產著錄信息。這樣在著錄一份檔案時，就能夠很方便的按照一定的規范和標準進行著錄，將載有著錄信息的條形碼粘貼在檔案信息上，只要對條碼進行掃描工作，就可以獲得檔案的著錄信息，避免對此檔案重復的進行著錄工作，不僅節約了工作人員的時間，同時還能夠提高工作效率和工作質量。

5.2 在檔案上交、匯交工作中的應用

在檔案數量比較少的情況下，通過人工清點，手工記錄或填寫電子表格等方式能夠將檔案的上交、匯交工作完成，但是在檔案數量比較大的情況下，此種方式就非常不合適了，不僅需要花費大量的時間，同時還不能夠確保信息的準確性。通過二維條碼技術的運用，只需要對粘貼在檔案上的二維條碼進行掃描，就可以獲取到檔案的詳細信息。依照單位既定的規則從掃描到的信息中提取合適的字段編制成清單交由上級領導進行審批即可，在審批完將檔案交給接收方的時候，接收方也不用再次對檔案進行逐一的核對，只要在清點的過程中用掃描設備掃描二維條碼就可以生成同樣規則的清單，節省了交接的時間，提高了工作效率。

5.3 在檔案借閱工作方面的應用。

人們對于檔案資源最基本的利用形式就是檔案的借閱。就目前來看，檔案節約工作主要存在兩種方式，一是手工借閱的方式，二是通過一維條碼加數據庫的方式。很多單位現在已經不再使用手工方式，但是因為一維條碼信息載量的限制以及對數據庫依賴性極強，一旦發生數據庫損壞或網絡故障時，一維條碼就失去了意義，而且一維條碼如果存在磨損或污染時，很難被讀取出來，造成了一維條碼使用時的很多弊端。而二維條碼信息存儲容量是非常大的，能夠方便的實現對信息多種屬性的描述，對于數據庫的依賴性幾乎可以忽略掉，因此將二維條碼技術應用于檔案借閱工作中可行性是非常強的，不僅能夠承載大量的信息，同時能夠脫離數據庫和網絡來使用，而且其獨特的糾錯能力，都能夠方便與檔案的借閱工作。

6 結論

據相關文獻中記載，在20 世紀90 年代初期，檔案界就對檔案管理工作中引入條碼技術做了一定的研究。在21 世紀的今天，二維條碼技術已得到了人們的廣泛認可，被應用在了很多行業，不斷的方便在人們的生活和工作。二維條碼技術在檔案一體化管理工作中的應用前景和市場空間都是非常可觀的。二維條碼因其成本較低，對數據庫和網絡依賴性較小，方便攜帶轉移等特點，非常適合將其應用在我國的檔案管理工作中。但是因為二維條碼在生產和識讀方面存在一定的技術難度，所以它在目前的檔案管理中的應用沒有做到很完善，真生實現二維條碼在檔案管理工作中的應用，凸顯出二維條碼技術的優勢，還需要依靠科技的不斷進步以及人們的不斷努力。

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