高校教學管理人員Excel辦公能力存在的問題和對策研究

劉向陽 胡海霞 姜 燕

（1.湖北醫藥學院 計算機教研室，湖北 十堰 442000；2.十堰市太和醫院 內分泌風濕病科，湖北 十堰 442000）

0 引言

近年來,隨著高校招生規模的擴大，教學管理人員的工作量成倍增加。教學工作量的核算、教學周歷的制作與合并、學生績點計算和獎學金評定等等大數據量的統計報表都需要在Excel中進行數據管理與分析。然而很多教學管理人員對Excel的認識和使用，仍停留在最初級的水平，工作效率低下，日常數據表格設計的也很粗糙。合理利用Excel電子表格的公式(函數)和數據處理功能代替手工計算,不但可避免大量復雜的數據運算過程和重復性勞動,而且計算快捷、準確,工作效率大大提高。

1 國內對提高Excel辦公能力研究現狀和分析

通過查詢中國知網(CNKI)，國內高校學者主要將視野局限在如何利用Excel解決實際問題：如課時統計、獎學金評定等等具體事務。由于受期刊形式和內容所限，普通Excel用戶鮮有通過查詢期刊獲取Excel操作知識來提升。國內Excel的教學書籍也基本與教學管理無關。以教學管理和Excel為關鍵字在圖書館和各大網上商城查詢書籍，查詢無結果。以Excel為關鍵字查詢，查詢的書籍大多數為Excel的教程和企業財務報表處理等內容。普及性質的Excel基礎的書籍，高校教學管理人員基本掌握；教程式的Excel提高書籍，高校教學管理人員鮮有精力鉆研；企業財務類的報表處理書籍，高校教學管理人員因不具備知識背景難以接受。

學習材料的缺乏，學習方法上的也同樣存在不足。傳統的Excel辦公能力的提高，基本上靠辦公室成員幫助和自己自學，學習效率和視野也很局限。面對海量的Excel辦公解決方案，高校的行政管理人員只能望洋興嘆。

2 高校教學管理人員Excel辦公能力上的主要問題和對策

通過走訪調查Excel處理數據量比較大的部門：①教務處教務管理部門；②學生管理部；③二級學院教學辦公室，發現省屬高校教學管理人員Excel辦公能力上的主要問題主要體現在以下幾個方面：

1）Excel掌握程度低。高校教學管理人員雖然學歷層次比較高，但是Excel認知能力還停留在表格的粗糙設計，僅僅懂得Excel菜單層面的簡單操作，甚至不知道函數和VBA。

2）因循守舊，不愿打破原有的工作模式。教學管理中很多同志習慣了原有非計算機工作程序，不愿意采用新技術。例如簡單的數值計算，都采用計算器，而不采用表格。

3）想用Excel提高辦公能力，卻無從下手。教學管理中的同志都抱怨Excel報表的工作繁瑣，也想提高自己的Excel辦公能力，但是始終不成功。通過書籍學習，按部就班的操作，常常因為對日常工作見效慢和枯燥而放棄學習。

針對上述問題，論文將研究重點放在提升高校教學管理人員Excel辦公能力上的對策研究上。經過摸索總結了如下經驗：

1）建立QQ群，朋輩互助中完成Excel的互助學習。提高教學管理人員的Excel的辦公能力需要大家的共同的參與：完善的團隊服務，建立QQ群，群策群力，隨時與眾多高手聯系互動，及時幫助教學管理同志一起解決實際工作中遇到的問題和難題，在項目學習中提高Excel辦公能力。

2）鼓勵QQ群成員收集實際案例。一方面，收集高校教學管理過程中，通過Excel解決大量復雜的數據運算過程和重復性勞動的表格處理的經典案例；另一方面，結合查閱到的Excel操作案例，進行本土化的改造，使之易于被本高校教學管理人員接受并使用。

3）建立教學項目Excel庫。在提高教學管理人員Excel辦公能力中，收集和整理高校教學管理常用的Excel辦公項目，供教學管理人員學習和模仿。項目最終目的是使得高校教學管理人員，以Excel辦公項目庫為參考，多種途徑學習，互幫互助，通過分享的項目共同提高，進而能夠高效使用Excel的基本理念和思路解決實際辦公中大批量的數據處理，提高辦事效率，從而真正意義上的減負。Excel辦公項目庫的建立需要注重以下幾個方面：

1）實用性：注重Excel在教學管理中的實際應用，項目內容緊密結合實際案例。精選源自高校教學管理和分析的典型案例模版，極具代表性和實用價值，反映了教學管理需要解決的問題，具有更強的針對性。

2）項目實例本土化：收集的項目一部分來源于我校教學管理具體實踐，另一部分來源于期刊和網絡中的優秀項目的本地化（場景更換或數據更換等等）。

3）示范性：注重強調動手實踐，及時解決學習中的問題。針對復雜操作，錄制視頻，在進行實例分析時一步一步地遞進，清晰易懂，既便于了解管理決策分析過程，又使教學管理人員真正掌握Excel的強大功能。

3 結論

論文在把立場和視角建立在了教學管理人員的基礎上，通過隨訪調查分析教學管理人員Excel辦公能力的提升的困難，給其提供合理的學習方法和合適的學習案例。在教學管理人員朋輩學習過程中，QQ群成員收集各種實際教學管理中Excel復雜表格處理的問題，推薦合理的解決方案，建立一個共享的Excel辦公項目庫。教學管理人員通過在QQ群中問題陳述，群內同袍群策群力，指點或者補充項目庫。為眾多受困于Excel無邊苦海中的數據工作者們提供一條高效辦公的生存之路。最終，使得高校教學管理人員，樹立正確的Excel管理應用理念；掌握日常數據處理的實用技巧和技能；掌握常用Excel數據管理和分析工具和掌握最常用的數據管理和處理函數等。

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