淺析檔案管理的創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革研究

呂歡弟

（東莞職業(yè)技術(shù)學(xué)院 廣東 東莞523808）

0 引言

檔案對(duì)于任何個(gè)人以及單位組織而言，是記錄其參加社會(huì)活動(dòng)所產(chǎn)生的原始文件資料。因此，強(qiáng)化檔案管理工作，是當(dāng)前社會(huì)環(huán)境下的要求。所以必須使用全新的管理方法和措施，從實(shí)際情況出發(fā)，改變服務(wù)模式，以期能夠更好的符合個(gè)人以及機(jī)關(guān)單位對(duì)檔案管理工作的迫切要求。

1 檔案管理創(chuàng)新

從檔案管理的創(chuàng)新方面來分析，主要從檔案管理的體制以及檔案管理的方式入手，具體如下。

1.1 檔案管理的方式創(chuàng)新

從檔案管理的方式來分析，首先必須要實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，隨著網(wǎng)絡(luò)科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展和進(jìn)步，這些發(fā)達(dá)的技術(shù)為檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在檔案管理工作中，利用信息分享，數(shù)據(jù)庫管理以及其他方面的功能，可以在很大程度上摒棄之前滯后的檔案管理紙質(zhì)化的方式，通過數(shù)字化的檔案管理，從而能夠有效的提升檔案管理工作的整體工作效率以及質(zhì)量；其次是應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)方法，那么必須要做到利用當(dāng)前先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)方法來健全檔案管理資源化的科學(xué)配置，另外在機(jī)關(guān)單位內(nèi)部中構(gòu)建計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)。構(gòu)建數(shù)字化的管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行全面的總結(jié)和歸納，同時(shí)設(shè)立信息快速搜索系統(tǒng)，及時(shí)的對(duì)系統(tǒng)中的資源進(jìn)行更新和升級(jí)，以期更好的滿足工作需求。另外在構(gòu)建科學(xué)化的檔案管理體制之后，可以為檔案信息管理資源設(shè)置健全的保密制度。另外還可以構(gòu)建機(jī)關(guān)組織內(nèi)部和外部的檔案管理網(wǎng)站系統(tǒng)，可以向外界提供機(jī)關(guān)單位內(nèi)部的信息分享以及信息下載，咨詢等相關(guān)方面的服務(wù)，這樣不僅有利于檔案部門進(jìn)行自身宣傳，同時(shí)也能夠讓社會(huì)大眾更加充分的了解和清楚檔案管理工作[1]。

1.2 檔案管理的體制創(chuàng)新

對(duì)于檔案管理而言，只有在制度上實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，才能夠在本質(zhì)上實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新。具體來說，首先要著力構(gòu)建科學(xué)的檔案管理工作體系，其主要的基準(zhǔn)是確保檔案管理的有效性，簡(jiǎn)潔性以及互通性等其他方面的要求。這就需要在具體的檔案管理創(chuàng)新過程中，保證檔案管理工作可以較好的完成，另外使用全新的管理方法，努力提升檔案管理工作的整體水平和質(zhì)量。另外還應(yīng)該大力把握檔案管理工作的投入費(fèi)用。隨著社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)壓力的不斷加大，檔案管理工作必須全面的控制資金投入費(fèi)用，這樣才可以較好的提升相關(guān)企業(yè)以及組織的經(jīng)濟(jì)回報(bào)。所以檔案管理工作應(yīng)該科學(xué)的配置人才，物力以及其他方面的資源，以期使用較低的投入，換回較高的回報(bào)；其次是要不斷引入競(jìng)爭(zhēng)制度，檔案管理工作在工作體制上，要深入的體現(xiàn)人才資源的價(jià)值，營(yíng)造一個(gè)良好的工作條件以及發(fā)展平臺(tái)，激發(fā)檔案管理工作人員的工作的積極性，著力提升人才在企業(yè)以及機(jī)關(guān)單位發(fā)展中的重要地位。建立系統(tǒng)嚴(yán)格的員工獎(jiǎng)懲制度，以此來實(shí)現(xiàn)工作人員以及相關(guān)企業(yè)和單位組織相互之間的共贏。當(dāng)然對(duì)于在一些檔案管理工作中出現(xiàn)的不良工作習(xí)慣，必須加以教育和懲罰。可以在檔案管理工作中納入競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，采取公平的對(duì)外招聘的方法，吸納最優(yōu)秀的人才，對(duì)于一些綜合能力較低，無法勝任檔案管理工作的人員予以解聘。這樣就可以在一定程度上激發(fā)員工不斷努力前進(jìn)，消除一些不良的工作習(xí)慣，讓檔案管理工作人員可以時(shí)刻的感受到競(jìng)爭(zhēng)的壓力，從而能夠在很大程度上提高檔案管理的工作水平。除此之外，在實(shí)際的檔案管理工作過程中，相關(guān)的企業(yè)和機(jī)關(guān)組織應(yīng)該大力倡導(dǎo)員工發(fā)揮創(chuàng)新性，在檔案管理工作中提出一些自身的看法和好點(diǎn)子，以期能夠促進(jìn)檔案管理工作的不斷健全和改進(jìn)。把檔案管理工作人員的創(chuàng)新能力以及獎(jiǎng)懲機(jī)制進(jìn)行有效的融合，進(jìn)而改善檔案管理工作的不良作風(fēng)和習(xí)慣，這樣可以更加有助于實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新[2]。

2 檔案服務(wù)模式的改革

從我國(guó)目前的檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，檔案管理工作中還出現(xiàn)了諸多問題，譬如服務(wù)不完善，效果不明顯等其他方面問題。因此必須針對(duì)于這些方面的內(nèi)容進(jìn)行檔案服務(wù)模式上的改革，堅(jiān)持以人為本的理念，充分的發(fā)揮檔案管理工作自身的意義。首先必須對(duì)于檔案用戶具體要求進(jìn)行深入的分析，積極額提供相關(guān)的檔案信息服務(wù)。對(duì)用戶的類型群體進(jìn)行全面的研究，總結(jié)和整理出不同檔案用戶的基本類型，信息需求，心理特征以及其他方面的內(nèi)容，構(gòu)建用戶資料檔案，同時(shí)以此作為主要的引導(dǎo)指標(biāo)來創(chuàng)新服務(wù)模式，使用積極服務(wù)用戶，完善服務(wù)體制的模式來創(chuàng)新檔案管理內(nèi)容和方式；其次提供不同類型的檔案信息的研發(fā)和應(yīng)用方法，制定開放檔案目錄，專題目錄,同時(shí)進(jìn)行迅速的刊發(fā)，以期讓使用者能夠及時(shí)的使用。公布，印發(fā)檔案編研成果,加強(qiáng)檔案信息傳播作用，從一定程度上達(dá)到檔案管理使用人員的實(shí)際要求和目標(biāo)。另外進(jìn)行不同形式的檔案咨詢服務(wù)工作，全面的體現(xiàn)檔案工作者的積極主動(dòng)性[3]。

3 結(jié)語

綜上所述，本文主要從當(dāng)前檔案管理工作的實(shí)際內(nèi)容入手，研究檔案工作的創(chuàng)新手段和服務(wù)模式的改革方法。在當(dāng)前信息化膨脹的社會(huì)，檔案已經(jīng)開始被愈來愈多的企業(yè)以及相關(guān)的單位組織所關(guān)注。所以,為了能夠更好的加速檔案管理以及相關(guān)服務(wù)工作的發(fā)展速度，應(yīng)該從信息化時(shí)代發(fā)展的環(huán)境出發(fā)，實(shí)施一些高效的方法和手段，對(duì)常規(guī)的檔案管理以及服務(wù)模式進(jìn)行深入的創(chuàng)新。

［1］李旭華，張巧巧.企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式研究[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2014,4（15）.

［2］費(fèi)玉琪.企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新與服務(wù)模式[J].東方企業(yè)文化，2014,1（8）.

［3］張秀華.企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式研究[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2013,12（1）.