水利工程技術檔案管理與資料整理探究

摘 要：隨著水利工程技術的迅速發展，水利工程技術的檔案和資料對水利建設和管理工作日益重要，檔案管理和資料整理工作的好壞，直接影響水利工程的管理工作、建設質量和進度。本文根據水利工程技術檔案管理與資料整理工作現狀，探討如何做好水利技術檔案管理與資料整理工作。

關鍵詞：水利工程技術；檔案管理；資料整理；探究

水利工程檔案和資料對水利工程的管理和建設來說，是具有巨大價值的文件材料，這些檔案和資料不僅是是建設成果的記錄，還是工程建設的依據。很多水利工程在檔案管理與資料整理環節存在了一些問題，下面，就此談談水利工程技術在檔案管理與資料整理過程中存在的問題，解決方法。

1 水利技術檔案管理

水利技術檔案管理存在的問題

水利工程檔案是水利工程建設的全程記錄，對水利工程的建設起著重要的作用，是工程建成之后，管理與運行中不可或缺的重要條件和依據。現在，工程建成后，有關單位需要終身對它的質量負責，檔案的重要性更加突出。如果對檔案管理不當，會影響檔案發揮它的相關作用。所以，水利工程技術的領導們對檔案管理工作日益重視。檔案工作做得不好，將來需要負歷史責任，但現在，水利技術檔案管理工作還存在了一些問題。

1.1 思想上不夠重視檔案管理工作

水利工程技術人員，思想上都不夠重視檔案管理工作。水利工程技術大部分的都不是檔案專業或情報學專業，所以，對檔案整理的要求比較低。一般只要求整理規章制度內和上級領導需要的檔案，制度之外的珍貴檔案材料收集不全，致使水利工程很多方面的信息反映不全。水利工程的檔案資料一般都是由水利工程技術人員收集、提交。雖然，水利工程技術人員是工程的前端人員，他們所接觸掌握的信息，更能真實準確的反映關于水利工程建設的全部資料，但是，他們在收集資料過程中，僅對他們的分內工作負責，不對整個檔案負責。

1.2 技術檔案管理不嚴謹

檔案保存管理的配套設施和系統指示有限，導致檔案保存管理不系統、不嚴謹。單位將工程技術的檔案和其他類型的檔案混合管理，容易造成資料缺失。不及時提交檔案資料，或者是提交的形式、內容有錯誤，將有效的資料和無效的資料不成系統的放在一起，會加大工作人員到工作量，降低工作效率。

1.3 檔案管理信息化水平低

有些水利檔案存儲管理部門為了提高辦公效率，節省設施費用，將電子檔案存管數據與辦公計算機重疊使用，造成數據傳輸和存管不安全，甚至，可能造成數據外漏或者缺失。而大多數數據是沒辦法恢復的。另外，還依然采用傳統的通訊軟件或者郵箱遞交電子材料，造成檔案材料時效性和安全性低。

1.4 檔案管理人員業務素質低

很多的檔案管理人員都屬于兼職，缺乏管理經驗，會做的工作只是保存資料，對檔案建設和加固、以及檔案管理的要求都不是很熟悉了解。還有一些缺乏驗收檔案資料的實踐經驗，導致整理資料不全面。還有一些人員管理經驗不足，不知道如何檢驗檔案資料是否齊全，只是被動接收資料，導致整理的資料不符合規范。

2.如何做好水利技術檔案管理工作

近年來，我國對水利投資工作的加大，加快水利建設步伐，也加重了水利檔案管理人員的工作任務，必須進一步做好水利技術檔案管理工作。

2.1 加強水利檔案存管意識

水利檔案工作質量受水利檔案的存管意識決定，要提高水利檔案的存管質量，就要提高水利檔案的存管意識。可以通過發放文件，會議強調等形式，加強檔案管理員的檔案收集和存管意識，另外，還需要完善檔案提交和存管體系、規章制度。建立合理、科學的電子檔案提交和保存管理的系統，用制度和固定機器強制約束檔案存管意識。相關領導需用行政手段對檔案管理過程進行監督和管束，由上及下，強化存檔意識。

2.2 強化水利檔案存管的行政職能

在相應的行政部門完善建立檔案存管和提交制度。工程技術人員在進行資料整理和提交時，應該嚴謹、細心、及時。不斷強化完善相關部門的行政職能，從制度上杜絕檔案資料上交和存管不及時、不嚴謹的弊病。隨時對手里工程的檔案管理工作進行檢查，并對檢查中出現的毛病和問題進行原因分析，制定改正措施。

2.3 加大硬軟件設施的投入

要做好水利管理工作，軟硬件配套設施是必不可缺的。硬件方面，加大硬件設施建設，避免工作人員辦公硬件設施與檔案管理硬件設施疊加使用的現象，同時還要做好數據備份。軟件方面，要購入或者開發系統嚴謹、功能齊全的數據管理保存系統，保證檔案管理人員可以及時提交檔案還可以保證檔案安全，推進檔案信息化發布工作。

2.4 加強水利工程項目檔案管理

水利系統工程的基礎是項目，所以，做好項目管理工作非常重要。根據項目的特點制定相關的管理方案和管理索引，檔案管理人員查閱檔案、做項目總結和項目驗收的效率會更高。

2.5 提高技術檔案管理人員的專業素養

加大對檔案管理人員專業素質的培養，建設一支優秀的檔案管理隊伍，使檔案實現規范化、標準化管理。水利檔案管理人員具備了一定的管理知識和專業知識才可以制定出更合理、更細致、更符合工程特點的管理體系，要求水利檔案管理人員及時歸檔。

3 水利技術資料整理

3.1 水利技術資料整理的現狀和意義

水利技術資料是在工程管理過程中形成的文字、表格、報告等不同載體和形式的記錄，這些記錄具有保存價值，是對項目進行設計、考察、改造、維護、運行的重要依據。工程資料是工程管理的重要組成部分。

水利工程大多處于偏遠地帶，工作環境比較惡劣，工程歷時偏長，工程師在保存原有的資料上，還需要對新增的資料進行整理保存，容易造成數據缺失、不完整或者是損壞，從從而造成工程損失。很多工程由于冬季不能開工和工期等原因，導致工程資料整理不及時，從而造成工程資料不完整，準確性低的現象。

3.2 如何做好水利技術資料整理工作

（1）建立合理編碼程序。合理的編碼程序是管理和建立水利工程資料的基礎。合理編碼程序為資料管理和查閱帶來了很大的便利，提高了水利工程資料管理和查閱的效率。可根據資料的類型不同，而建立相對應的數據庫對資料進行管理。

（2）建立資料庫。要做好資料管理工作，需要用編碼程序編寫資料目錄，用超連接的方法對目錄、子目錄進行分類查找。資料目錄應該根據資料類型的不同而進行文件夾分類，從而方便對資料的查找。

（3）資料庫的管理。要做好資料庫管理工作，首先要及時對資料進行登記、分類、歸檔和連接。對于不能修改的資料應該設置成只讀或進行保護。同時還要及時做好資料備份，以免數據遺失。實時監控計算機，以免計算機受病毒侵擾，而遺失數據。

4 結束語

水利工程檔案管理和資料整理工作有些復雜，只有不斷的創新、改進才能跟上時代的腳步，做好這項工作。

參考文獻

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[2]周學成.水利工程技術檔案管理探討[J].甘肅水利水電技術， 2014

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[4]黃冠球.淺談水利工程技術資料的整理[J].企業科技與發展， 2008

作者簡介

鄭小燕（1986-），女，廣東中山，助理館員，本科，研究方向：檔案基礎理論。