淺談醫院檔案信息化管理

李碧玉

摘 要：隨著醫療體制改革的不斷深入發展，對醫院的全面管理工作提出了更高的要求。特別是在檔案管理方面，作為醫療衛生系統重要資料、數據來源的醫院檔案部門，檔案管理信息化成為現代化醫療衛生管理工作的重要手段之一，本文針對目前醫院檔案管理信息化的必要性進行分析，并提出了實現醫院檔案管理信息化的建議。

關鍵詞：醫院檔案；信息化技術 檔案信息化建設

隨著醫療體制改革的不斷深入發展，對醫院的全面管理工作提出了更高的要求。特別是在檔案管理方面，作為醫療衛生系統重要資料、數據來源的醫院檔案部門，必然要面臨一場劃時代的變革。而檔案管理信息化建設做為醫院發展管理體系中不可或缺的組成部分，必然占有越來越重要的地位，發揮越來越重要的作用。

檔案管理正面臨著現代技術的挑戰和難得的發展機遇。信息資源在管理模式上正在實現向網絡動態的改變，在網絡環境下進行醫院檔案管理能使檔案管理標準化和規范化，并提高勞動效率和工作質量。因此，如何將現代信息處理技術、網絡技術與醫院檔案管理相結合，加快檔案信息化、網絡化建設，實現檔案管理現代化，是醫改形勢下大數據時代必不可少的一部份。

1 院檔案信息化的內容

1.1 檔案信息化的概念

醫院檔案是由管理文件、會議記錄、各類報表、病歷檔案 化驗單據以及各種影像資料等構成。醫院檔案系統是醫院領導決策支持和科研人員科研工作的重要參考依據，也是反映醫院醫療質量、管理水平，為病人健康提供具有法律效應的有效司法依據。

1.2 檔案信息化的內容

（1）數據資料信息化。應用掃描儀、計算機和網絡把應當存檔的文件、資料信息等以統一規范的數據格式錄入計算機，以備處理。

（2）工作流程信息化。通過應用信息技術對檔案信息系統集成、有序分類、便于查詢、開發應用，對檔案的鑒定分類、編目、排序、檢索、歸檔保存等進行高效的管理，為此首先需要規范管理流程、確定崗位員工的工作標準，減少人為調控和干預。為保證文檔一致性，醫院辦公自動化系統要與檔案管理系統兼容。

（3）檔案檢索信息化。在施行分級檢索制度的前提下，通過醫院網絡和互聯網可隨時準確地檢索到所需要的存檔文件、資料、原始記錄、文獻等。

2 醫院檔案信息化管理的必要性

2.1 知識經濟的快速發展重新定義了醫院檔案信息化建設的概念和地位

Internet的崛起，給檔案工作帶來更多機遇，也同時存在著更多的挑戰。知識經濟時代的核心是信息產業，如何把檔案事業發展成一種信息產業，這是進入知識經濟時代檔案工作者首先面臨的問題？檔案的收集、整理、存貯、利用，本質上就是信息的生產、加工、傳播和利用，也是一個完整的信息產業體系。

2.2 實現醫院檔案管理信息化是解決自身存在問題，提升管理水平的根本途徑

近年來，各級醫院在實現檔案管理信息化方面雖然做了一些工作，但總體來看，現代化程度仍不高，有些單位還比較落后，主要是管理意識，設備和技術方法比較落后，檔案管理和利用水平較低。解決這些問題的唯一辦法，就是不斷更新管理意識，改革管理方法，運用先進的技術設備，從手工勞動中解脫出來，提高工作效率，完全實現管理現代化，從根本上提高檔案的管理利用水平。

2.3 實現醫院檔案管理信息化是確保醫療事業可持續發展和自身發展的需要

醫療事業需要發現、培養和造就大批的建設人才，而只有詳實全面地掌握人事檔案材料，才能合理使用人才，充分發揮人才的作用，確保實現醫院事業的可持續發展。實現檔案管理信息化就顯得十分迫切和必要。實現檔案管理信息化不僅有利于發現、培養和造就大批人才為醫院事業發展服務，而且將會使檔案信息資源得到更加充分的開發利用，同時可以延長檔案壽命。

3 加強醫院檔案信息化系統的建設

3.1 醫院檔案信息化存在的問題

（1）網絡基礎設施不完善。大部分醫院的基本上建設了局域網建設，但還有待完善，有的辦公自動化系統尚未實施，形成不了醫院檔案專業體系，或且在設計時不考慮檔案的收集，因此檔案信息化管理也由此受到制約。

（2）檔案信息化建設意識不足，檔案管理人員的思想觀念落后。

檔案部門在醫院各部門中長期處于比較弱勢地位，單位領導檔案工作重視不夠，特別是對檔案信息化作用的認識更不到位，也沒有將其納入醫院崗位責任和考核內容中。在檔案信息化建設總體設計上還處于初級狀態，檔案信息化還普遍停留在簡單的錄入，查詢等階段，沒有考慮建設能滿足部門和醫生護士更多用戶對檔案信息的利用需求。

（3）人力資源力量薄弱，政策支持不夠。

信息化建設離不開軟、硬件的大力建設和開發，然而上級沒有統一的醫療檔案信息化建設標準，相關法律、法規、規章和標準的引導，電子文件的法律地位尚未確立。另外信息安全技術問題也缺乏明確的管理性、業務性和技術性標準。醫院基本上根據自己的能力和技術條件自行規劃和建設，造成了醫院的檔案信息化水平參差不齊，大多數醫院還處于原始的手工操作或單機歸檔階段，軟硬件都不到位。另外，檔案信息化覆蓋的廣度和深度不夠，并且檔案信息管理系統大多獨立于醫院的整個業務信息系統之外，沒有能有效的進行資源整合，系統也缺乏對檔案信息的再加工和自行處理能力。

（3）相關體系規范有待健全。檔案信息化建設的前提和必要條件是檔案工作的標準化、規范化。目前雖然已有一些標準規范出臺，但還不能滿足檔案信息化快速、有序的發展。制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設的步伐。

3.2 醫院檔案信息化建設的思路和措施

（1）加強基礎網絡建設。醫院普遍建立了單位局域網絡，但局域網的建立沒有按規范和系統的總體要求建設，不僅要方便內部信息的交流，還應配備快速掃描、復制、打印等系列化配套設備來方便信息的輸出利用。醫院檔案部門在規范的基礎上建立局域網，將文書、病案、人事和圖書檔案納入其中，統一納入醫院信息中心，并在中心網絡平臺上編制一套系統的，包含文秘、病案、人事和圖書檔案管理的自動化軟件，也就是醫院信息中心檔案管理網絡。

（2）加大檔案管理人才培養力度。掌握現代化信息技術的檔案管理人才是實現檔案信息化管理的保證。

信息化技術的發展，特別是網絡技術的應用改變著傳統的檔案管理模式，這就要求檔案管理人員能夠在網上進行收集、整理、編目、檢索、借閱、統計工作。加強對人才的專業化培養，將醫療工作者與信息技術工作者整編入列。醫療信息的精準關乎健康與生命，檔案信息化工程是一項結合專業知識與職業技能的系統工程。要不斷提高檔案工作者的知識水平和業務技能，逐步改變現有業務人員隊伍專業結構。滿足檔案信息化建設工作的需要。

（3）加強信息系統安全管理。檔案信息要有區別地分類、應用和公布。在信息與公眾分享上，要考慮到醫療問題不能一概舉一反三，病癥存在個體和治療的差異性，為避免以偏概全地應用，就要從信息等級分類方面進行甄選。其次，在整個醫院的信息化系統中，包括檔案信息網絡，必須要加強信息安全保障，特別是檔案具有原始性，不得被篡改，由于電子信息應用會受到來自能源、病毒和黑客等問題的影響。

一方面要制定嚴格的檔案信息化安全保密制度，強化從業人員的安全保密意識和安全防范技能，另一方面要完善檔案管理系統和嚴密的流程化處理機制，引入科學實用的網絡安全應對策略，加強監控。