對新時期檔案管理現(xiàn)代化的幾點思考

吳輝

隨著科學技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理現(xiàn)代化更顯重要。辦公領域現(xiàn)代化技術(shù)設備的應用和信息管理系統(tǒng)的完善，給檔案工作帶來了更多的機遇和挑戰(zhàn)。而目前，許多單位的檔案現(xiàn)代化管理工作僅僅處于基礎建設、硬件投入、技術(shù)籌備和人才培訓階段。作為一個在社區(qū)從事檔案管理工作多年的人員，筆者對如何加強新時期檔案管理現(xiàn)代化工作，談幾點粗淺的認識：

1 目前檔案管理現(xiàn)代化工作的現(xiàn)狀

（一）檔案管理現(xiàn)代化的意識不強。檔案工作是一項默默無聞的工作，不像其他工作那樣容易引人注意，也不容易取得明顯成績。長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區(qū)，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付查找資料就行了

（二）管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。檔案管理現(xiàn)代化的前提是人才現(xiàn)代化。實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，要求檔案人員既要掌握先進的科學技術(shù)知識，能夠進行新技術(shù)、新設備的日常使用、維護和更新，同時要具有先進的管理技能，較高的文化素養(yǎng)。隨著改革向縱深推進，機構(gòu)調(diào)整、合并，人員競聘上崗，原有的檔案管理人員發(fā)生了變化，而新上崗人員大多沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，缺少現(xiàn)代化管理的基本知識，沒有掌握現(xiàn)代化設備的操作技能，日常事務往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。

（三）檔案管理的科學化、信息化程度不高。隨著科學技術(shù)手段的不斷更新，檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，計算機信息的水平也在不斷提高，但有些先進的技術(shù)手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮，計算機技術(shù)還沒有在檔案管理中廣泛運用，工作處于一種被動服務的狀態(tài)。這種重管理輕服務的現(xiàn)象，使檔案的利用價值低，功能越來越弱化。

（四）檔案標準化、規(guī)范化工作有待提高。檔案管理現(xiàn)代化的理論研究有待進一步增強。檔案管理現(xiàn)代化不是僅僅使用幾臺新設備的問題，而是一個系統(tǒng)工程，是由許多方面的因素相互協(xié)調(diào)、相互制約構(gòu)成的總體目標，需要各方面的大力支持和各級領導的高度重視，更需要相關部門和人員轉(zhuǎn)變原有觀念，通力合作，與時俱進。

筆者針對目前存在的問題以及對知識經(jīng)濟背景下檔案管理現(xiàn)代化應具有的前瞻性意識，提出以下的解決思路和途徑：

2 增強檔案管理現(xiàn)代化意識，加強人才培養(yǎng)

（一）增強現(xiàn)代化意識。在實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，發(fā)展檔案事業(yè)的過程中，檔案工作人員要更新與現(xiàn)代化建設目標、規(guī)模和方法不相適應的思想和觀念，尤其要更新依靠科技進步和科學管理的觀念。建立與時代合拍的檔案意識，切實轉(zhuǎn)變計劃經(jīng)濟時代形成的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，把檔案服務方式從傳統(tǒng)的被動式服務改變?yōu)橹鲃臃?，將封閉式服務轉(zhuǎn)化為開放式服務，使檔案工作適應知識經(jīng)濟時代的需要，適應社會發(fā)展的需要。

（二）加強對人才的培養(yǎng)。檔案管理現(xiàn)代化是不斷完善深化的過程，在這一過程中，始終要依賴于檔案工作人員素質(zhì)的提高。檔案工作人員素質(zhì)的提高，應包括思想意識、知識結(jié)構(gòu)和操作技能等內(nèi)容，還要盡快培養(yǎng)既懂專業(yè)知識，又懂信息技術(shù)，具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經(jīng)濟的到來做好充分的準備。

3 建立健全檔案管理現(xiàn)代化制度

健全檔案管理現(xiàn)代化制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學性。第二，簡明實用。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工。第四，堅持制度執(zhí)行的嚴肅性。

4 加快硬件設施建設，實現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化

現(xiàn)代技術(shù)手段在檔案管理中的應用還很不盡人意，我們要在樹立檔案信息資源共享意識的前提下，加快設施（設備）和技術(shù)現(xiàn)代化步伐，全面提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。要及時配備檔案現(xiàn)代化所必有的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯(lián)網(wǎng)設備等現(xiàn)代化辦公設備，要充分利用現(xiàn)代科技，利用縮微技術(shù)、光盤技術(shù)在檔案管理中的作用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。

5 優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)，建立一批新時代的檔案管理人員隊伍

在當今社會日益發(fā)展的今天，培養(yǎng)和造就一批懂電子技術(shù)、懂檔案管理的人員是當務之急，檔案部門應重視和加強對檔案管理人員的培養(yǎng)。一方面，要多渠道引進專業(yè)的技術(shù)和管理人員，盡量使用素質(zhì)高、思想好、責任心強的人員做文書、檔案工作。另一方面，要對現(xiàn)有的檔案人員進行專業(yè)培訓，特別是加大對現(xiàn)代科技知識和電子技術(shù)的培訓。如今檔案工作的深入發(fā)展，對檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)提出了新的更高的要求，檔案工作的現(xiàn)代化，不僅取決于工作人員原有的知識水平，更大程度上取決于他們的知識補充及更新速度。因此，檔案管理部門應盡快改變保管型人員過多、結(jié)構(gòu)單一的檔案隊伍現(xiàn)狀，建立一支具有較高素質(zhì)、結(jié)構(gòu)合理，適應信息時代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊伍。

6 提高檔案的利用率，創(chuàng)新檔案管理工作思維

檔案保管的目的是為了利用，因此，檔案管理工作者在處理好利用和保密關系前提下，要不斷完善利用工作制度和查找工具。

1、增強對檔案工作創(chuàng)新意義的理解和認識。

2、要不斷加強和優(yōu)化檔案工作管理制度。

3、積極主動提供服務，改變以往被動服務的局面。

4、要加強督促，定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題，要及時查清事實，分清責任，嚴肅處理，決不能姑息遷就。

7 加強掌握運用新技術(shù)的能力

隨著科學技術(shù)的發(fā)展，計算機技術(shù)、網(wǎng)絡信息技術(shù)等新技術(shù)已廣泛應用到檔案工作中，使檔案工作者面臨著新的挑戰(zhàn)。檔案工作者必須加強學習，熟練操作新技術(shù)產(chǎn)品。如計算機、掃描儀、無線上網(wǎng)等各類新技術(shù)產(chǎn)品，并具有能夠在交換信息的同時不丟失數(shù)據(jù)、不泄露秘密。檔案工作者要會使用檔案管理軟件，并且在使用的過程中一旦出現(xiàn)故障，能夠及時準確地分析故障發(fā)生的原因；從而保證電子文檔中的數(shù)據(jù)不丟失或者盡可能的恢復原狀。檔案工作者在計算機檔案管理系統(tǒng)的使用中要學會電子數(shù)據(jù)安全保護。在使用計算機進行檔案的編目、著錄、檢索、統(tǒng)計等工作時，通過軟件設置口令密碼，設定不同操作人員對不同內(nèi)容的訪問權(quán)。對不同密級的檔案應設置不同的保護措施，或?qū)Ω呙芗壍臋n案除設置多級密碼保護之外，還應對文件內(nèi)容進行數(shù)據(jù)加密。

8 正確處理手工操作與現(xiàn)代化管理的關系

實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，不可能一蹴而就，需要一個過程，在這個過程中，手工操作與現(xiàn)代化管理將是并存的。檔案管理的基礎工作，例如建檔管理和檔案文件搜集的鑒定、驗收，案卷整理等等，主要靠的還是手工作業(yè)。我們必須正視這個現(xiàn)實、不能講檔案管理現(xiàn)代化就放棄傳統(tǒng)的手工操作。因此，我們既要積極引進現(xiàn)代化新技術(shù)，也要重視傳統(tǒng)技術(shù)的研究和改造，使傳統(tǒng)技術(shù)與現(xiàn)代化技術(shù)有機結(jié)合起來。

9 總結(jié)

綜上所述，由于檔案管理現(xiàn)代化是一個循序漸進的過程，而各級檔案部門接收、保管的檔案數(shù)量、質(zhì)量、種類、管理水平也各有不同，經(jīng)濟條件、人員素質(zhì)、環(huán)境條件等都存在著差異，因此，在檔案管理現(xiàn)代化方面不能一哄而起，要有計劃、有步驟地根據(jù)本系統(tǒng)、本地區(qū)的實際情況，先試點，后鋪開，堅持從點到面的方針，并注重總結(jié)工作經(jīng)驗，注重開發(fā)適合我國檔案信息存貯系統(tǒng)的新技術(shù)、新產(chǎn)品，并且面對21世紀高科技和信息技術(shù)革命帶來的機遇和挑戰(zhàn)，與時俱進，那么我們有理由相信檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)指日可待。