淺談檔案數(shù)字化的路徑建設

劉曉珊

目前，信息是比能源、資產更為重要的資源，檔案儲存著各種信息的資源，它與人們的活動密切相關，所以檔案這種資源引起了人們的關注。也正因為這個信息豐富的時代，傳統(tǒng)檔案管理已無法滿足信息時代的需要，與之相應的就是檔案的數(shù)字化，數(shù)字化的檔案管理明顯提高了工作的效率，進而為人們提供有價值的信息。

1 檔案數(shù)字化的概念

檔案數(shù)字化是指依靠計算機技術，把不同紙質、聲像、圖片等資料的轉化為數(shù)字化的檔案信息，進而完成檔案的基本建設。檔案數(shù)字化是一種資源共享，主要是通過計算機信息與高速網絡相連接。它的本質是傳統(tǒng)化走向現(xiàn)代化的檔案管理工作的過渡，所以檔案數(shù)字化是以現(xiàn)代社會的多元化、國際化與科技化等特征為建設目標的。

檔案數(shù)字化是檔案管理工作中的一個創(chuàng)新，它不但能在傳統(tǒng)檔案管理的基礎上發(fā)揮它的信息優(yōu)勢，及時為利用者提供準確、系統(tǒng)性、權威性、具有參考意義的檔案信息外，還能滿足科學家研究的復雜課題需要。檔案數(shù)字化使計算機的技術、網絡技術、多媒體技術等在檔案管理的工作中廣泛應用，進而有助于檔案管理技術的發(fā)展，實現(xiàn)檔案信息的共享，發(fā)揮檔案數(shù)字化管理的增值作用，實現(xiàn)檔案事業(yè)的進一步發(fā)展，提升檔案工作在社會上的地位。檔案數(shù)字化管理是一個創(chuàng)新與發(fā)展的過程，它的本質是適應信息時代的需要，但它還實現(xiàn)了對現(xiàn)代社會的超越。以檔案數(shù)字化管理的軟件與硬件進行考慮，建設檔案的數(shù)字化還需要系統(tǒng)的規(guī)劃，應充分與現(xiàn)代化和未來化相結合，并區(qū)別于傳統(tǒng)的檔案管理。因為傳統(tǒng)檔案管理的儲存空間很小，在搜索資料的時候比較費時，在進行信息儲存時，也需要耗費大量的人力與物力，而檔案數(shù)字化管理就可以避免這種缺點，檔案數(shù)字化管理都是通過掃描儀把紙質的檔案信息錄入計算機的數(shù)據(jù)庫中的。它的優(yōu)點是維護方便、方便同時備份、檢索快捷、儲存空間大、安全。

2 檔案數(shù)字化對檔案管理工作的重要意義

2.1 檔案數(shù)字化為檔案管理工作提高了工作效率

檔案對于科學的發(fā)展發(fā)揮著重要作用，所以，檔案數(shù)字化對于檔案管理部門而言，主要在傳統(tǒng)的檔案走向現(xiàn)代開放檔案起著重要的作用。它可以在眾多復雜的信息中，進行合理分配與科學管理，進而為社會提供優(yōu)質而高效率的服務。數(shù)字化的檔案管理，讓資料更加及時地回歸到檔案中，并在短時間內提供利用。因為傳統(tǒng)的檔案一般都保存在檔案室或者是檔案館，而且大部分是以紙質保存的，這就直接造成用戶在利用時不方便。這些負面影響在數(shù)據(jù)化檔案管理這一方式中，都得到了解決，因為用戶在這種數(shù)字化管理的方式中，查找很便捷，而且使用戶跨越空間的距離，輕松地找到自己需要的檔案信息，大大提高了檔案的利用效率。換句話說，檔案的數(shù)字化，可以改變文件實體的保管基地，換成信息控制中心。

2.2 檔案數(shù)字化使檔案管理的工作更加規(guī)范、標準

目前，檔案的標準化與規(guī)范化都存在著一定程度的滯后性，這些嚴重影響了檔案系統(tǒng)水平的提升。檔案，作為社會信息資源的重要組成部分，已經逐漸成為了國家經濟建設與發(fā)展科學文化的核心資源。而檔案數(shù)字化本身就是思想上的飛躍，它促使我們的思維能力從計算機的系統(tǒng)延伸到檔案的信息管理當中。檔案數(shù)字化的內涵覆蓋了檔案工作的每個方案，所以，人們在積極研究檔案資源的同時，還要以檔案的規(guī)范化為核心，從這點去提升檔案信息的價值。

2.3 有效保護了實物檔案的原件

檔案數(shù)字化之后，它替代了原件的應用，把檔案的原件保留在檔案庫中，并以數(shù)字化的形式提供給使用者利用。在非必要的情況下，使用者不可以隨意翻閱檔案的原件，這種檔案的數(shù)字化可以降低原件的損傷程度，使檔案原件延長它的使用壽命。除此之外，檔案管理的工作人員還可以把數(shù)字化的檔案與原件檔案分開保存，以輸出微縮膠片的方式，使檔案進行永久性的保存，這種檔案保存方式即使遇到了不可抗拒的因素時，也不會對檔案造成毀滅。

2.4 改變傳統(tǒng)檔案空間的分布

在信息日益增多的今天，其實有很多檔案信息是無需長久保存的，而檔案數(shù)字化在檔案管理工作中就可以代替事物原件的管理，減少檔案庫的保存空間，使檔案空間最大化。但對于國家的檔案館或者是檔案典藏的機構中，紙質的檔案都實現(xiàn)數(shù)字化處理之后，紙質的檔案依然屬于國家保存的文化資產，是原件保存的長期對象。

2.5 提高管理工作的質量

在傳統(tǒng)的工作管理中，主要存在著儲存空間大、查找費時、備份檔案費力耗時、保存檔案限制多、歸檔程序工作繁瑣、維護不方便等問題，導致無法適應時代的發(fā)展。而數(shù)字化卻可以解決這些問題。檔案是通過把紙質的檔案信息掃描進入計算機的，利用者只要檢索詞條就可以查找到相關信息。檔案數(shù)據(jù)化在檔案管理工作中，不僅檢索快捷方便，還容易實現(xiàn)同步備份。因為檔案的數(shù)字化，它的儲存空間很小，維護也方便、安全，可以大大提高管理的質量。只有發(fā)展檔案數(shù)字化，才能走出傳統(tǒng)檔案管理工作的各種限，也能在檔案管理工作效率提高的同時，提高檔案管理工作的質量。從傳統(tǒng)的封閉轉向現(xiàn)代的開放，從檔案管理和服務職能轉變實現(xiàn)檔案信息資源的共享，對檔案信息的資源進行合理分配，為社會提供更優(yōu)質的服務。

2.6 提高檔案管理工作的經濟效益

傳統(tǒng)的檔案管理中，一直是用粗放型的模式去解決檔案管理難題的，也就是說，增加管理工作的辦公人員與管理費用這些手段解決管理難題，這種解決管理工作難題的手段明顯導致管理檔案的費用增高。如今實現(xiàn)了檔案管理的數(shù)字化，都以數(shù)字的記錄方法，把傳統(tǒng)保存的光盤、計算機硬盤、磁帶等通過計算機網絡，把這些信息再現(xiàn)，將傳統(tǒng)時用的紙質檔案信息對象向機讀檔案轉化。這種方式，不僅節(jié)約了管理工作花費的資金，還節(jié)約了檔案信息的占地空間，利用者查找的的方法也更加方便、迅速。從這些方面看，檔案管理工作中減少了資料反復印制的人員、紙張的浪費。把紙質的檔案進行數(shù)字的轉變，檔案的使用也比傳統(tǒng)檔案更加安全，特別是相對一些歷史悠久的資料而言，檔案數(shù)字化無疑是一種更好的保護，另外，傳統(tǒng)的檔案經過數(shù)字化處理后，可以在很大程度上防止被人惡意修改。

3 結語

檔案數(shù)字化的管理工作改變了傳統(tǒng)檔案的管理觀念，增加了館藏的保存方式，現(xiàn)在，館藏除了檔案原件后，還包括數(shù)字檔案。另外，檔案數(shù)字化的管理工作是把檔案進行長期保存的。長期保存的數(shù)字檔案，為檔案的檢索服務提供了簡便的服務，成為檔案管理機構的關注問題。這些都告訴我們檔案數(shù)字化的重要性，面對信息時代的挑戰(zhàn)，檔案的數(shù)字化工作，要不斷創(chuàng)新、掌握信息技術，為檔案工作提高優(yōu)質的服務。