淺論檔案整理與鑒定保存

劉維勇

檔案是十分重要的信息資源，而且是任何資源都不可替代的，是不可再生的，也是一個社會進(jìn)步發(fā)展的原動力和精神原材料。只有抓好檔案的整理和檔案的鑒定工作，才能充分發(fā)揮檔案這種特殊的知識產(chǎn)品服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)，服務(wù)政務(wù)建設(shè)，服務(wù)文化建設(shè)，服務(wù)社會建設(shè)。

1 抓好檔案整理基礎(chǔ)，是提高檔案質(zhì)量和效率的關(guān)鍵

檔案的整理工作，包括機(jī)關(guān)文件的平時歸卷與調(diào)整，文件組卷、案卷排列、案卷目錄的編制、檔號的編寫、局部案卷或保管單位的調(diào)整等項(xiàng)工作內(nèi)容。在一般情況下，上述工作主要由機(jī)關(guān)文件處理部門與檔案室共同完成，其大部分工作由文件處理部門或有關(guān)業(yè)務(wù)部門來完成，作為綜合性的檔案室只負(fù)責(zé)對有關(guān)具體工作的指導(dǎo)和業(yè)務(wù)檢查以及進(jìn)行局部的加工處理工作，有時檔案室也接收和征集到一些比較零散的文件，這就需要開展全過程的整理工作。

檔案的整理，是檔案管理工作中的一個相對獨(dú)立的工作環(huán)節(jié)。有些檔案來源復(fù)雜，形式多樣，往往是零散雜亂，規(guī)格不一，并且常常因材料的增減要進(jìn)行重新整理。保存檔案的目的就是要充分利用檔案，向社會提供檔案的利用價值。因此，它的整理就要求達(dá)到完整系統(tǒng)，編排有序，查找起來方便快捷的這樣一個實(shí)際效果。如果檔案不經(jīng)過整理，檔案就顯的雜亂無章，沒有連續(xù)性，缺乏檔案的價值，檔案保管部門無法進(jìn)行有效的保管，更無法進(jìn)行有效利用，通過檔案的整理，我們就可以進(jìn)一步了解和檢查檔案收集工作的質(zhì)量，對檔案的收集工作有一定的促進(jìn)作用，檔案通過系統(tǒng)整理，才能便于檔案管理部門的有效管理和提供社會服務(wù)，發(fā)揮檔案服務(wù)的功能作用。

2 注重檔案整理的系統(tǒng)性、完整性、是發(fā)揮檔案資源利用的保證

檔案收集工作的質(zhì)量高低直接影響檔案館和檔案室各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的水平。整理檔案的過程也就是鑒選檔案的過程，只有把有保存價值的檔案集中在檔案館和檔案室，就能為開發(fā)利用檔案信息資源奠定一個良好的基礎(chǔ)，檔案質(zhì)量高，材料收集齊全，才能豐富檔案資源，提高檔案工作的質(zhì)量，更好地為社會經(jīng)濟(jì)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。在做好檔案整理工作的同時，檔案的正確分類管理是資源利用高低的體現(xiàn)，檔案的分類要根據(jù)檔案的數(shù)量、內(nèi)容、分類層次，實(shí)際工作的需要，檔案管理的原基礎(chǔ)等情況進(jìn)行具體的比較，綜合分析，客觀公正的選擇符合實(shí)際情況的最佳分類標(biāo)準(zhǔn)。檔案整理工作的第一個步驟就是區(qū)分全宗，這也是檔案整理工作中的重要內(nèi)容，由于全宗是檔案管理的核心單位，所以區(qū)分全宗就成為檔案整理乃至整個檔案管理工作的首要任務(wù)。全宗是檔案的基本組成單位，具有整體性。

如何正確地判定檔案的所屬全宗，根據(jù)我所學(xué)習(xí)掌握的知識，結(jié)合自己平時的工作，一般要掌握三個方面，就能夠基本解決檔案所屬全宗的“歸屬”問題。（一）從文件、發(fā)文和收文等方面著手，查形成者，立檔單位的內(nèi)部文件及發(fā)文的存本和原稿之上均有本單位的名稱，只要明確了這兩種類型文件的作者，就可判定所屬的全宗也就是它們的作者是檔案的形成者。（二）在特殊情況下，如文件上沒有標(biāo)明作者或其受理者的名稱，則應(yīng)對原有文件內(nèi)容和形式特征，進(jìn)行細(xì)致的分析和考證。如文件上保留的各種原始標(biāo)記，包括有關(guān)人員的簽字和標(biāo)準(zhǔn)，歸檔章和其日期等，均可作為判定檔案所屬全宗的依據(jù)。（三）由幾個立檔單位共同辦理的文件，判定這類文件的歸屬，主要看其最后的承辦單位，一般應(yīng)將其歸人最后的承辦機(jī)關(guān)單位的檔案全宗。

總之，在判斷檔案文件的所屬全宗，一定要認(rèn)真細(xì)致，不可粗心。另外，還要切實(shí)做好全宗內(nèi)檔案的分類以及卷內(nèi)文件的系統(tǒng)整理等具體環(huán)節(jié)，只有注重檔案工作的具體細(xì)節(jié)，使檔案形成系統(tǒng)性、完整性、全面性、才能使檔案為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供借鑒作用，不斷滿足人民群眾的需求，顯示檔案工作服務(wù)社會，造福人民的作用。

3 強(qiáng)化業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)是檔案鑒定工作的前提

社會的不斷發(fā)展，促進(jìn)了檔案數(shù)量的增長。一個單位、部門、企業(yè)要進(jìn)行正常的工作、生產(chǎn)等等活動，這一切都會形成大量的文件檔案。它們的發(fā)展每時每刻都在產(chǎn)生或形成檔案，單位、部門、企業(yè)的擴(kuò)大，人員的增加、設(shè)備的更新?lián)Q代、職能的擴(kuò)大都在形成大量的檔案，檔案的劇增給檔案鑒定工作提出了新要求，一部分檔案將成永久保管，一部分沒有可存價值的，這就要求檔案工作人員要根據(jù)檔案有關(guān)規(guī)定，進(jìn)行全面地鑒定，檔案鑒定的正確與否，關(guān)系至關(guān)重要，檔案工作者要不斷強(qiáng)化業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，掌握有關(guān)知識政策，不斷提高鑒別能力，使真正有價值的東西成為檔案，為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展提供服務(wù)，對于無價值的檔案進(jìn)行及時銷毀，以便減輕檔案館（室）庫存壓力。因此，各級檔案機(jī)構(gòu)要通過鑒定工作培訓(xùn)會，對從事檔案工作的人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，通過現(xiàn)場觀摩、學(xué)習(xí)、交流等多種形式，提高鑒別能力，改變長期以來，困擾檔案部門過期檔案銷毀難的現(xiàn)狀，通過加強(qiáng)實(shí)施檔案的鑒定工作，推動檔案健康快速發(fā)展。

4 逐步實(shí)現(xiàn)檔案鑒定理論與實(shí)踐的統(tǒng)一，是檔案工作良性循環(huán)的途徑

檔案鑒定是檔案管理的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，它關(guān)系到檔案的銷毀館藏的優(yōu)化以及檔案質(zhì)量與檔案效益的發(fā)揮。檔案鑒定包括鑒定檔案保存價值，鑒定檔案的真?zhèn)巍Ｔ跈n案館和檔案室的業(yè)務(wù)工作中經(jīng)常進(jìn)行的鑒定工作屬于檔案的保存價值，也就是對檔案保存價值的大小進(jìn)行鑒定，來確定檔案的存放時間，一般來說，大部分檔案保存部門都注重檔案的“存”而對于“毀”往往是不為的，這就有一個鑒定檔案的關(guān)鍵。檔案保存價值鑒定工作難度較大，人們一般不便輕易銷毀，這樣長期以來就會形成大部分無用檔長期存在，如果對檔案的價值判斷不準(zhǔn)確，輕視檔案的存在，錯誤的銷毀了有用之檔，將難以挽救，因此，檔案銷毀是一個薄弱壞節(jié)，開展這項(xiàng)工作要慎重而認(rèn)真。

隨著社會的發(fā)展和進(jìn)步，檔案這一特殊的資源所起的作用越顯重要，檔案質(zhì)量的高低如何來衡量，這就要求我們對檔案的價值予以定期鑒定，只有通過鑒定工作才能不斷提高檔案的質(zhì)量。在現(xiàn)實(shí)工作中許多檔案工作人員沒有經(jīng)過嚴(yán)格的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，缺乏系統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識，對于檔案鑒定工作更覺得吃不準(zhǔn)，根據(jù)多年來自己基層工作的實(shí)踐，我認(rèn)為從目前基層檔案館（室）藏的情況看， 80年代以前各種檔案程度不同的存在著保管期限錯定，案卷標(biāo)題擬寫不規(guī)范，不嚴(yán)密，組卷標(biāo)準(zhǔn)不清，卷內(nèi)紙張質(zhì)量低劣，書寫潦草，欠規(guī)范；二是一部分檔案已超過了保存期限，而仍然處于保存階段，這也有當(dāng)時判定不準(zhǔn)原因；三是基層立檔單位大多數(shù)沒有把檔案鑒定工作列入檔案工作的內(nèi)容，只建只存，很少對檔案作出正確地鑒定。

總之，檔案的整理及檔案的鑒定工作是檔案管理工作的基本環(huán)節(jié)，是檔案的重要內(nèi)容，也是檔案事業(yè)的基礎(chǔ)來源。endprint