淺談開發利用檔案要注意做好保密工作

張淑玲

在我國各級各類檔案館（室）藏的數量巨大的檔案中，確實有一些檔案包含著涉及國家秘密的文件材料、科技成果、經濟數據等，事關國家利益和國家安全，這部分檔案也就是《中華人民共和國檔案法》所說的“保密檔案”。因此，檔案工作與保密工作有著密不可分聯系。隨著我國改革開放和現代化建設的迅猛發展，檔案資源的構成會隨之有所變化。加強檔案的管理，開放檔案信息資源向社會公開開放利用，已是大勢所趨。在新時期新形勢下，如何處理好檔案的管理、開放利用與保密的關系，不可回避地擺在了檔案部門和檔案工作人員面前。

1 精河縣檔案工作的情況

近幾年來，精河縣檔案局（館）在縣黨委、縣人民政府的正確領導下，緊緊圍繞縣黨委、人民政府的中心工作，全力加快了“依法治檔、規范用檔、方便用檔、新領域建檔”的步伐，穩步推進了檔案事業各項工作有序開展。2004年，縣檔案館在博州率先達到自治區一級檔案館；2005年又被博州團委命名為“愛國主義教育基地”，并在同年四月成立了“精河縣現行文件閱覽中心”；2008年，經縣人民政府又將縣檔案館確定為“縣人民政府政務信息公開查閱場所”【精政辦函（2008）4號】，增掛了“精河縣已公開現行文件閱覽室”和“精河縣政務信息公開查閱室”兩塊牌子。目前，縣檔案館已成為集精河縣愛國主義教育基地、精河縣檔案保管基地、精河縣檔案利用服務中心、精河縣政府信息公開中心和精河縣已公開現行文件閱覽中心的“五位一體”的綜合性檔案館。縣檔案館自2004-2009年依法接收各門類檔案進館，館藏檔案由2003年前的69個全宗8個門類的6043卷檔案，增加到目前的121個全宗13個門類的檔案36443卷；各類報刊、雜志、資料達到6250余卷（冊）。同時，還接受供老百姓查閱的現行文件379冊3961件；政務公開信息1126件。檔案館服務功能的不斷強化，也對檔案資源建設不斷提出新的要求。

2 目前檔案管理中保密問題的新特點

根據《中華人民共和國保守國家秘密法》的規定，每個公民必須保守國家秘密，這也是檔案管理人員的義務。維護檔案的完整與安全，做到不壞、不散、不亂是檔案管理人員的職責，尤其是改革開放和社會主義現代化建設的新時期，檔案管理中的保密問題，遇到了新的挑戰，涉密情況發生了新變化。具體體現在以下方面：

（一）檔案涉及范圍的變化。隨著檔案管理內容的增加，特別是檔案信息化的實行，給檔案保密帶來了前所未有的挑戰，同時，檔案管理中不僅涉及政治秘密，而且涉及經濟、科技等秘密。隨著信息化、經濟全球化時代的到來，政府信息公開和公民知情權的要求，對傳統的保密觀念提出了挑戰，要求我們必須從傳統的保密觀念向現代保密理念轉變。現代保密理念并非對傳統的保密觀念的簡單否定，而是要求在堅持和繼承好傳統、好做法的同時，不斷解放思想、更新觀念、創新思維，使保密工作充分體現時代性、把握規律性、富有創造性。既要以維護國家安全和利益為目的，也要以服務于政府信息公開，推進我國民主法制建設和政治文明進程為前提。

（二）密級文件作用的變化。原來的密級文件指導作用與現時工作不適應，隨著立檔單位涉密文件的廢除，密級自然消除了。

（三）保密期限的變化。原來檔案館所存涉密檔案，只標有密級而沒有保密期限，多數出現了超期限服役。許多文件資料隨時間的變化其作用也逐步消失。

這些新變化都給新時期的檔案管理的保密工作提出了新要求。因此，認真貫徹落實有關保密法規，適時做好檔案密級的調整工作，建立涉密檔案的各項管理制度，加強涉密檔案的科學管理，已成為檔案管理的重要內容和必然要求。

3 認真落實好檔案管理中保密工作的若干措施

（一）要準確領會并嚴格執行《檔案法》，加大對檔案法律、法規的學習和宣傳教育，提升自身素養。檔案保密工作的好與壞，檔案管理員的素質是關鍵，而提高素質最根本的途徑是進行持久和深入的學習和宣傳教育。引導檔案工作人員和社會公眾了解相關的法律、法規，明確各自權力（利）和義務以及相關法律責任。面對科學技術飛速發展，電子檔案異軍突起，應對高科技的挑戰，已是當務之急。積極構建本部門信息系統主體，與外界關聯行為約束機制。按規定做到專機專用，涉密文件不上網、上網文件不涉密，涉密計算機不聯網、涉密移動盤不上聯網計算機，凡涉密網絡一定要與互聯網實行隔離。切實保障信息化檔案的安全，使檔案工作者具有適應當今社會的復合型人才。

（二）要正確處理好檔案保密與利用的關系，加強檔案利用過程的監管。首先，要正確處理檔案保密與利用的關系。檔案管理人員要轉變傳統的保密觀念，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，搞好檔案利用工作，在工作中，檔案管理人員盡心盡職，為領導決策提供服務，機密檔案應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。保密和利用都十分重要，切不能顧此失彼。其次，要切實加強檔案利用的監管。監管能有效地發現并糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用好檔案，又能保證檔案的完整安全。具體而言：一要切實加強檔案管理人員的保密安全教育和配套管理制度建設及嚴格的落實措施。通過教育，提高其素質，增強其保密意識和責任意識，在建立檔案閱覽、外借、復印等制度的同時，應根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循，在開展好利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。通過制定嚴格的檔案管理制度，未雨綢繆，防微杜漸。確保檔案管理這一環節保密工作不出問題。二要加強隊伍建設。檔案管理部門要選拔和培養高素質的管理人員，把握和處理好“思想軟件”與“制度硬件”的關系。再好的制度和措施都是要相關人員去遵守和執行。既要重視涉密檔案管理有關“制度硬件”建設，更要加強檔案保密利用工作的“思想軟件”建設，否則，很難收到預期效果。廣泛開展宣傳教育，特別是對涉密人員、管理部門工作人員、新進和調離重要崗位的工作人員進行檔案保密和利用教育。要求全體工作人員，對不該知道的秘密不問，不向外泄露尚未公布的突發事件；不與親屬、朋友等無關人員及在公開場合談論秘密。切實加強檔案工作者的政治素質修養，提高保密意識，做到守口如瓶。既有“制度硬件”保證，又有“思想軟件”相配合，才會收到了較好的效果。

（三）切實做好開放檔案的保密工作。如何看待和處理檔案的保密性和開放性的關系是做好開放檔案管理的前提。因此，在開放檔案為社會各界所利用的同時，做好相應的保密工作十分重要。一是做好檔案的審查工作。其主要任務是科學而準確地區分、判定檔案開放和控制使用的范圍。它要求嚴格細致、層層把關審定。二是要做好到期開放檔案的審查、解密工作。審查、解密是檔案開放工作的一個重要環節，要根據檔案保密的時效性，及時準確地做好解密工作。向社會各界開放的檔案，必須是到了規定時限的檔案，要開放必須先進行劃密解密，把未解密的列入控制使用的范圍進行管理。三是做好檔案開放的基礎工作。應提高檔案案卷的內在質量，使開放檔案達到分類科學、組卷合理、編目清楚、排列系統的要求；建立健全檔案編制檢索工具，對珍貴、重要的檔案，應采取復制措施搞好檔案副本。

當然，隨著經濟社會和科學技術的發展，檔案管理中關于保密問題也會遇到一些新的矛盾。關鍵是首先要做好基本規章制度的適時調整，同時也要充分利用先進的科學手段，才能有效做好檔案管理中的保密工作。endprint