淺談事業單位如何做好檔案管理工作

摘要：檔案管理工作是事業單位各項管理工作的基礎和前提，但是由于種種原因，檔案管理工作的重要性在事業單位往往被忽視。本文結合檔案工作實踐經驗，就當前形勢下如何做好事業單位的檔案管理工作進行了探討。

關鍵詞：事業單位；檔案管理

隨著事業單位改革提上日程，檔案管理作為一個重要部門也日漸被重視。檔案管理工作是事業單位各項管理工作的基礎和前提，那么事業單位如何做好檔案管理工作呢？我從以下幾個方面論述一下：

一、現階段事業單位檔案管理工作存在的問題

（一）對檔案管理工作重視程度不夠

在事業單位，很多領導干部對檔案管理重視不夠，缺乏檔案意識，不明白檔案管理是怎么回事，甚至有人認為檔案就是各種紙質材料的集合，沒有必要存在專門部門管理檔案。這種認識上的偏差，導致很多事業單位檔案管理工作混亂，甚至有的事業單位根本就未設立檔案室，沒有專門人員管理檔案。其實檔案是各種具有保存價值的歷史記錄，它具有保密性、機要性，它是單位領導決策的重要依據，是社會了解一個單位的重要窗口，對事業單位各項工作的開展都起到指導作用。

（二）缺乏規范的制度化管理

當前事業單位檔案管理不規范主要表現在：一是檔案管理人員素質不高。檔案管理人員專業素養參差不齊，造成歸檔工作不按規范進行，更有的檔案管理人員政治素質不高，造成保密檔案資料的泄露；二是沒能規范檔案收集工作。在收集過程中，時有漏交、虛報現象發生，給檔案工作的進一步開展造成困難；三是沒有對檔案進行集中統一管理，即綜合管理。很多單位各部門內部設立資料庫，依然進行分散管理，沒有對檔案進行綜合管理，造成檔案工作的混亂。四是沒有規范檔案利用工作。有的單位沒處理好利用與保密的關系，該提供利用的不能提供利用，該保密的卻沒能嚴格限制使用范圍，造成檔案資料的泄密。

（三）檔案管理技術落后

隨著計算機技術的應用，很多檔案本身已經發生了變化，由原來紙質檔案轉變為電子檔案，而很多事業單位的檔案管理技術落后，已經遠遠適應不了檔案數字化、網絡化發展的需要。檔案管理手段的落后，影響著檔案工作的開展，導致檔案工作滿足不了日益增長的檔案利用的需求。

二、對做好檔案管理工作的建議

（一）制定規范的檔案管理相關制度

沒有規矩不成方圓，行之有效的制度規范，是做好檔案管理工作的基礎和前提。在日常工作中，要依據《國家行政機關公文處理辦法》，從公文處理程序的全過程入手，加強對各部門文書立卷工作的檢查、監督和指導，以保證歸檔文件的齊全、完整。還要結合實際工作，制定本單位的公文處理辦法、文書檔案管理辦法、聲像檔案管理辦法等規章，做到有章可循，用制度約束工作行為。

（二）培養高素質的檔案管理隊伍

檔案管理工作是政治性、業務性極強的工作，檔案管理工作的不斷發展，對檔案管理人員提出了更高的要求。檔案人員必須具有堅定的政治立場和高度的政治責任感，具有良好的檔案管理職業道德，嚴格按照檔案的規章制度辦事，遵守檔案法，做到依法治檔。同時要有較高的業務素養，熟知檔案管理專業知識，并熟練掌握新技術在檔案管理中的應用。

（三）作好收集、分類、存檔工作

1、做好檔案的收集工作。在日常工作中，收發文要坐好記錄，可避免因記憶失誤而產生的漏記、漏發問題。在進行檔案資料收集時，可以按照收發文登記薄收集。同時還要注意對“帳外”文件（比如會議記錄、大事記、調查報告、規章制度等）、電子文件和聲像文件的收集。

2、做好檔案材料的分類工作。一般采用年度-機構-保管期限分類法。即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下再按機構（問題）分類，不同保管期限的檔案集中排列，便于實體的查閱。

3、做好存檔工作。在實際工作中，可以每季度或半年做一次備案表，根據記錄內容進行打印。年終時，將做好的備案表裝訂成冊，形成檔案明細。

歸檔文件排列可按事由排列和最低一級類目排列的原則。事由原則，即同一事由的相關文件應當排列在一起的原則。按事由原則來排序反映了文件之間的有機聯系。事由可指一件事，或一個具體的問題，或一段較緊密的工作過程。例如：一次請示或報告，批復收到后，就可以視為一個事由辦理完畢；一項工程、一次活動或一次會議，可以視為一個事由。最低一級類目原則是指分類時所確定的類目體系中設在最后的類目。如按照“年度—機構—保管期限”分類時，“保管期限”就是最低一級類目。按照“保管期限—年度—機構或問題”分類時，“機構或問題”為最低一級類目。

（四）著力推進電子檔案建設

隨著計算機網絡技術的不斷發展，檔案管理工作面臨著新的挑戰。在檔案管理中，要充分利用微機、掃描儀等現代設備和現代技術整理輸入檔案資料，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉換為數據格式，實現檔案資料紙質和數據格式并存。要充分利用網絡技術，創新檔案管理模式，將不屬于保密范圍的檔案信息共享，為社會提供優質高效的檔案管理信息。計算機、掃描儀等現代設備的引入，也大大簡化了繁瑣的檔案管理工作，起到了事半功倍的效果。電子檔案的建設，提高了檔案查閱的便捷性，保障資料及時利用到位，提高了檔案工作服務水平。

（五）做好檔案利用工作

檔案利用是檔案工作的最終目的，是否便于各方面利用檔案是檢驗檔案工作做得好壞的重要依據。

要做好檔案利用工作，一是要求檔案管理人員做好基礎檔案管理工作，要著重做好編目、檢索、編研工作，編制適用的檢索工具，建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料；二是要求檔案管理人員必須熟悉檔案，對檔案的相關情況了如指掌，這樣才能減少查閱時間，提高工作效率。三是要求檔案管理人員必須樹立積極的服務意識，端正服務態度，不斷改進服務方式，提高服務質量；四是要求檔案管理人員處理好檔案利用與檔案保密的關系，嚴格遵守《保密法》，對涉密檔案嚴格貫徹執行涉密文件要求，做好保密工作。

綜上所述，檔案管理工作是事業單位各項工作的重要組成部分，從業人員必須具有精湛的專業知識、高度的責任感和求真務實的態度，為單位各項工作的開展服好務。

作者簡介：崔偉娜（1981.10—），女，山東臨沂人，臨沂市城市排水維護管理處館員，研究方向：檔案管理endprint