基于移動設備實現保密現場檢查無紙化的技術研究

閭貴花 歐陽建輝 王偉

(藍盾信息安全技術有限公司,廣東廣州 510180)

基于移動設備實現保密現場檢查無紙化的技術研究

閭貴花 歐陽建輝 王偉

(藍盾信息安全技術有限公司,廣東廣州 510180)

隨著移動設備的普及,更為輕便、續航能力更強的移動設備已經逐漸替代傳統的筆記本電腦成為了移動辦公的最佳伴侶。對于機關單位日常的保密檢查工作而言,攜帶移動設備去各地實施保密檢查將大大提高工作的效率,并可將原本紙質的檢查報告與現代化的電子文檔結合起來,給實地檢查、點評以及后續的審查、統計工作提供更多的便利。同時,移動設備提供有手寫原始筆跡錄入、存檔功能,即用戶可以在文檔中加入手寫的批注以及簽名等,從而更有利于檢查的確認和備案。

移動設備 無紙化辦公 保密檢查

1 當前保密檢查工作中存在的問題

保密檢查是保密工作管理的重要內容,是加強保密工作的重要措施。保密現場檢查系統研發小組在前期對機關單位保密檢查工作流程細節走訪調研中發現,由于一直以來保密行政管理部門所涉及的保密審查工作都是借助紙張和人工進行的,在工作人員現場檢查過程中,會存在一些不足與問題,具體表現在以下三個方面。

(1)不利于檢查記錄文檔集中管理。當前機關單位需要對多個單位進行檢查,并且一個單位可能需要幾個工作人員共同進行,那么將產生多份文檔,事后數據電子化的工作量大,以及可能有檢查結果錯漏的情況發生。由于每份文檔都具有保留存底價值,幾年的累計后就有產生大量的紙質文檔,那么這時對文檔存放需要占據較多空間,對眾多文檔進行集中管理也會非常不便。

(2)不利于文檔歸檔保存。目前現場檢查中使用都是紙質文檔,紙張比較容易受到氣候、人為等因素影響,有可能引發文檔、數據丟失,造成機關單位工作上的不便。缺少有效的安全保障機制與信息化的歸檔方式,一旦需要查找數據,就相當繁復。

(3)不利于對檢查記錄的情況進行統計分析,深度挖掘通過保密檢查發現的問題。目前對現場檢查文檔中數據的統計,尚未實現完全利用信息化手段,同時隨著每年機關單位現場檢查文檔逐步累積,導致對現場檢查文檔數據的統計工作需要消耗大量的人力、物力。

2 現場檢查無紙化的技術方法

為了更好協助機關工作人員日常的保密檢查工作,讓用戶由攜帶大個小個公務包轉變為只需攜帶移動設備去各地實施保密檢查,真正的解決保密檢查工作中存在的問題現場檢查到歸檔、集中管理、統計問題,提出以下解決方法。

2.1 針對歸檔保存存在的問題的應對措施有

(1)生成各類檢查用文檔,根據預先在系統中設定好的各類文檔模板,用戶可以在移動設備上生成相應的實地檢查用電子文檔。文檔模板以客戶原有紙質文檔為藍本制作,可滿足客戶在各類檢查工作的實際需求。

(2)手寫原始筆跡(簽名)錄入至檢查記錄,用戶可以在文檔中加入手寫簽名等,且文檔中的手寫原始筆跡的簽名是不可編輯修改的。

(3)當場生成概括性結論文檔供現場打印,對于有需要現場生成概括性結論文檔的,系統可根據錄入的檢查結果當場生成概括性結論文檔,以供用戶當場打印、留檔備案。

(4)當場查看歷史檢查記錄,可調出存有的歷史檢查記錄進行查看,可以有針對性的重點檢查發生過的問題。

2.2 對于集中管理上存在的問題的應對措施有

當場對多份檢查報告進行合并,當多人同時進行檢查時,各人可持各自的移動設備分別進行檢查,并將檢查結果各自填寫入所持移動設備的檢查報告中。在檢查結束后,可將各移動設備上生成的檢查報告一一與該臺移動設備的檢查報告進行合并,從而便可當場將多份檢查報告合成為一份檢查報告了。

2.3 對檢查記錄的情況進行統計分析應對措施有

(1)當場生成統計報告,根據已錄入的檢查結果當場生成統計報告,以供用戶當場對檢查結果進行統計和點評,不再需要人工統計或事后統計。

(2)用戶可以選擇關鍵詞項和屬性項作為統計項,以生成所需的統計報表。系統將生成可直接打印的統計報表,以便用戶打印、匯報用。

同時,用戶也可以選擇生成餅圖、柱狀圖等形象的圖形來顯示統計信息。

例如,用戶可以選擇生成2013年某類檢查各月的檢查總數、通過記錄數、未通過記錄數統計報表和柱狀圖。

2.4 此外,還應具備以下功能

(1)采用移動設備進行記錄、管理現場檢查結果,能大大提供現場檢查的工作效率;方便的后臺導入,也降低了事后數據電子化的工作量,以及避免可能發生的檢查結果錯漏等。

(2)提供手寫簽名功能,從而實現了紙質文檔一樣的不可抵賴性,為保證檢查結果的有效性、認同性提供了充分的保障。

(3)結合移動設備的攝影功能,系統還實現了現場掃描受檢設備上的二維碼并進行信息比對,從而避免了人工錄入及比對,方便了檢查工作的進行。同時,還可以現場拍照、攝影,并將這些影像資料與檢查記錄掛鉤起來。相比使用數碼相機拍攝、事后掛鉤,更便捷。

3 結語

本文講述的是使用移動設備去各地實施保密檢查,采集數據,結合相應管理數據,將大大提高工作的效率。同時,電子化的檢查記錄可以對保密檢查的信息化、數字化提供便利,更有利于今后對保密檢查記錄的留檔、審查、統計,以及數據采集等。從而,可以大大減少機關單位對保密檢查記錄管理的日常工作量,并具備更全面、更強大的數據采集能力。

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[2]張虹.淺析當前無紙化辦公環境下的電子檔案管理[J].黑龍江史志,2009年08期.

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