中小企業(yè)如何應(yīng)對會計資料無紙化時代

楊雋

摘要：2013年12月, 財政部發(fā)布《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》，規(guī)范在政策層面實現(xiàn)了會計資料無紙化的破冰。本文對比研究我國對會計資料輸出的新舊規(guī)范要求及區(qū)別，探討會計資料無紙化時代中小企業(yè)面臨的主要問題，提出中小企業(yè)順利實現(xiàn)會計資料無紙化的建議。

關(guān)鍵詞：會計資料無紙化；信息安全；服務(wù)外包

為推動企業(yè)會計信息化，節(jié)約社會資源，提高會計軟件和相關(guān)服務(wù)質(zhì)量，規(guī)范信息化環(huán)境下的會計工作， 2013年12月, 財政部發(fā)布《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》（以下簡稱《工作規(guī)范》）， 自2014年1月6日起施行[1]。《工作規(guī)范》中有關(guān)會計資料無紙化的有關(guān)規(guī)定，盡管內(nèi)容不多，卻在政策層面實現(xiàn)了會計資料無紙化的破冰，是工作規(guī)范的重要突破之一，該規(guī)范對企業(yè)提高會計工作效率，乃至對整個社會的信息化應(yīng)用的深入都將帶來深刻的影響[2]。

一、會計資料輸出新舊規(guī)范對比

（一）《會計電算化工作規(guī)范》的有關(guān)要求

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，越來越多的企業(yè)實現(xiàn)了會計電算化，利用電子計算機(jī)替代手工記賬變得越來越普遍。為了規(guī)范和推動會計電算化工作的健康穩(wěn)定發(fā)展，財政部于1996年6月頒布了《會計電算化工作規(guī)范》（本文簡稱“舊規(guī)范”），該規(guī)范對計算機(jī)內(nèi)會計數(shù)據(jù)的打印、輸出和保存提出了相應(yīng)的要求，主要包括如下內(nèi)容：單位若采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計數(shù)據(jù)，不再定期打印輸出會計賬簿，應(yīng)征得同級財政部門的同意；記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬仍需要打印輸出；期末應(yīng)及時結(jié)賬并打印輸出會計報表[3]。

（二）《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》的有關(guān)要求

財政部于2013年12月發(fā)布《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》，該規(guī)范的第四十條、第四十一條對會計資料輸出做出了最新規(guī)定：企業(yè)內(nèi)部生成的會計憑證、賬簿、輔助性會計資料，以及企業(yè)獲得的需要外部單位或者個人證明的原始憑證和其他會計資料，同時滿足一定條件的，可以不輸出紙面資料。其中，會計憑證，包括原始憑證和記賬憑證，會計賬簿包括總賬、明細(xì)賬和日記賬，而輔助性會計資料則含義寬泛，包括固定資產(chǎn)卡片、項目輔助賬、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等各種會計資料。

（三）新舊對比分析

從前文所述可以看出，當(dāng)企業(yè)實現(xiàn)會計電算化替代手工記賬之后，對于會計資料輸出的規(guī)定有了突破性的改變，其區(qū)別主要為如下幾個方面：

第一，企業(yè)是否可以不再定期打印輸出會計賬簿？“舊規(guī)范”要求企業(yè)應(yīng)征得同級財政部門的同意。而《會計電算化工作規(guī)范》規(guī)定，只要滿足一定條件，企業(yè)即可以進(jìn)行會計資料無紙化管理；

第二，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬是否需要打印輸出？“舊規(guī)范”要求打印輸出。而《會計電算化工作規(guī)范》在一定條件下認(rèn)可電子會計資料的有效性，企業(yè)可按要求進(jìn)行一定范圍的無紙化管理；

第三，會計報表是否需要打印輸出？“舊規(guī)范”明確要求企業(yè)在期末應(yīng)及時結(jié)賬并打印輸出會計報表。而《會計電算化工作規(guī)范》對于可以無紙化管理的內(nèi)部生成會計資料有明確界定，包括會計憑證、賬簿和輔助性會計資料，沒有提及會計報表，本文認(rèn)為，會計報表作為企業(yè)財務(wù)報告的重要組成部分，是綜合全面反映企業(yè)財務(wù)狀況、經(jīng)營成果、現(xiàn)金流量的重要文件，企業(yè)按時打印輸出還是必要的。

二、會計資料無紙化時代中小企業(yè)面臨的主要問題

隨著信息技術(shù)及會計電算化的發(fā)展，會計資料無紙化是一種必然趨勢，這不僅有利于生態(tài)環(huán)保、降低企業(yè)及社會費用，也有利于提高工作效率及便捷程度、方便信息的溝通與交流。

會計資料無紙化時代的來臨，中小企業(yè)將主要面臨以下問題：

（一）會計信息安全

實現(xiàn)會計資料無紙化的前提條件是要保證電子信息的安全存儲與獲取。會計信息化后，會計處理的許多具體過程無形化，導(dǎo)致會計人員、審計人員、稅務(wù)人員、債權(quán)人、股權(quán)人等相關(guān)人員無法直接獲取有形的實物性的會計資料，這有悖于人們長期以來的習(xí)慣，使得人們對會計資料不確定性的感覺增強(qiáng)。此外，大量的會計原始數(shù)據(jù)和報表均存儲在計算機(jī)硬盤上的數(shù)據(jù)量大，如果存放數(shù)據(jù)的介質(zhì)如硬盤、軟盤、光盤、磁帶等不慎造成損壞，則造成的損失是不可挽回的[4]。

（二）人才支持

企業(yè)要實現(xiàn)會計資料無紙化，首先要深刻領(lǐng)會《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》的相關(guān)規(guī)定，明確本企業(yè)會計資料哪些可以實現(xiàn)無紙化管理，哪些必須有紙化打印并保存；其次，會計資料無紙化后，許多會計信息的獲取和查詢需要通過計算機(jī)系統(tǒng)或網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，這就要求企業(yè)工作人員不僅要精通財務(wù)會計知識，而且要掌握計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)相關(guān)知識，也就是說，中小企業(yè)應(yīng)擁有這種復(fù)合型人才。

（三）企業(yè)內(nèi)部控制的跟進(jìn)與完善

會計信息化的發(fā)展使企業(yè)各部門、各崗位的業(yè)務(wù)流、資金流、信息流充分地交流與共享，為保證信息化的健康發(fā)展，企業(yè)必須建立并實施完善的內(nèi)部控制制度，如防止對信息不正常的篡改、防止某些人員的越權(quán)業(yè)務(wù)處理、防止會計信息及商業(yè)秘密的泄露等。

（四）資金的制約

事實上，由干本身經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)不多、會計專業(yè)及計算機(jī)人才不足等原因，許多中小企業(yè)并沒有實現(xiàn)會計電算化。而實現(xiàn)會計資料無紙化管理的前提是實現(xiàn)會計電算化，為實現(xiàn)這一目標(biāo)，中小企業(yè)除了在人力資源方面增加投入外，還必須購入商業(yè)會計軟件，這也將增加企業(yè)的資金負(fù)擔(dān)。

三、中小企業(yè)順利實現(xiàn)會計資料無紙化的建議

（一）保障會計信息安全

無紙化會計信息一般保存在硬盤、光盤等存儲介質(zhì)中，企業(yè)需保障會計信息安全。中小企業(yè)可增配專業(yè)管理人員、建立相關(guān)備份、保管的物理設(shè)備，并加強(qiáng)內(nèi)部控制，加強(qiáng)檔案管理，防止會計信息遭受破壞。此外，目前的許多商業(yè)軟件供應(yīng)商在提供管理軟件的同時，也提供有關(guān)的數(shù)據(jù)備份、儲存、保管等服務(wù)，中小企業(yè)可借助于軟件供應(yīng)商，保障會計信息的安全。

（二）服務(wù)外包可達(dá)到加強(qiáng)管理降低成本的目的

世界上最大的管理外包服務(wù)提供商之一畢博管理咨詢公司認(rèn)為服務(wù)外包有助于企業(yè)利用外部專業(yè)服務(wù)商的知識勞動力，將有限資源專注于核心競爭力，從而達(dá)到降低成本、提高效率的作用。中小企業(yè)在發(fā)展過程中，往往受限于業(yè)務(wù)規(guī)模、資金規(guī)模、人員配置等，不能保障本企業(yè)會計資料無紙化的充分發(fā)展。事實上，中小企業(yè)可利用正規(guī)的代理記賬機(jī)構(gòu)進(jìn)行會計處理、利用軟件供應(yīng)商進(jìn)行數(shù)據(jù)備份與保管，這樣，可大大降低軟件購買、維護(hù)、人員配備等相關(guān)費用。此外，部分省市相關(guān)政府部門也對中小企業(yè)會計信息化提供了幫助，如上海市財務(wù)會計管理中心組織開發(fā)了《小微企業(yè)會計核算軟件》，并免費向本市小微企業(yè)提供使用，因此，企業(yè)也應(yīng)充分利用政府提供的幫助，達(dá)到加強(qiáng)自身管理、降耗增效的作用。

（三）加速人才培養(yǎng)

人才是企業(yè)長久發(fā)展最寶貴的資源，會計資料無紙化要求企業(yè)擁有既精通會計知識又掌握信息技術(shù)的復(fù)合型人才，從企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展來看，中小企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)人力資源投入，為員工創(chuàng)造良好的成長環(huán)境，培養(yǎng)人才并留住人才。此外，企業(yè)內(nèi)控及日常管理制度的合理制定、有效實施及嚴(yán)格考核等，也需要專業(yè)人才自始至終的參與。

（四）加強(qiáng)與外部審計監(jiān)督等部門的配合

企業(yè)會計信息化的健康發(fā)展及會計資料無紙化實現(xiàn)，離不開企業(yè)經(jīng)營者及相關(guān)主管部門的支持。由于2014年是《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》實施的第一年，中小企業(yè)會計資料無紙化工作在具體實施過程中，可能會碰到一些問題，外部審計監(jiān)督等部門要開展工作，會對會計資料的獲取與查詢有一定的要求，企業(yè)通過與外部審計等部門的工作配合，能更好地加強(qiáng)對工作規(guī)范的理解與把握，提升企業(yè)管理水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]財政部，關(guān)于印發(fā)《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》的通知，財會[2013]20號

[2]財政部，會計資料無紙化政策破冰——企業(yè)會計信息化工作規(guī)范解讀之一，http://kjs.mof.gov.cn

[3]財政部，會計電算化工作規(guī)范， 財會字[1996]17號

[4]吳翔宇.加強(qiáng)企業(yè)會計電算化內(nèi)部控制的幾點建議[J]，遼寧行政學(xué)院學(xué)報，2006年（2）