企業財務軟件系統內控問題分析

劉亞瓊

摘要：隨著網絡信息技術的不斷發展，財務軟件系統被廣泛應用于企業管理之中，在提高企業管理效率，強化企業內部財務控制，促進會計工作流程標準化等方面起到了積極作用。與此同時，財務軟件系統為企業實施資金流、物流、信息流的集成管理提供了操作平臺，已經成為企業優化管理、提升競爭力的重要技術支撐。本文以浪潮GS5.0系統為樣本，對企業財務軟件系統的特點和作用進行分析，并在此基礎上，就企業財務軟件系統對內控的影響進行深入探討。

關鍵詞：企業；財務軟件系統；內部財務控制；GS5.0系統

浪潮GS5.0系統于2008年推出，是幫助集團企業打造全新“集團管控”平臺的ERP產品，為我國集團企業優化管理、提升競爭力提供了技術支撐。GS5.0系統采用了基于SOA理念的最新技術，涵蓋了企業財務管理、全面預算管理、資金管理、分銷管理、供應鏈管理、商務智能、風險管理等系統模塊，能夠滿足企業多方位、多層次管理需求。企業應用GS5.0系統之后，對企業內部財務管理和財務控制帶來了一定程度影響，這種先進的財務軟件系統在強化企業內部財務控制能力，實現財務信息高度共享，充分發揮會計監管職能等方面起到了重要作用。

一、企業財務軟件系統的特點

GS5.0系統是先進的企業財務軟件系統，該系統中的財務管理子系統具備了集成性以及面向管理和決策的特點，能夠將財務信息事后反映轉變為財務管理事前控制、財務決策實時支持，有利于擴大財務管理范圍，提高財務管理成效。從整體上看，GS5.0系統的特點主要包括以下幾個方面：

（一）系統模塊高度集成

GS5.0系統集成了企業管理的各個子系統和應用模塊，實現了各子系統之間的信息共享，有利于及時處理各項財務數據，并利用生成的財務信息準確反映企業經營狀況[1]。GS5.0系統可實現財務與業務的協同運作，高度統一資金流、物流與信息流，為企業強化風險控制、開展電子商務、落實全面預算管理提供了有力條件。

（二）管理理念先進

GS5.0系統融入了供應鏈管理理念以及國際先進集團企業的財務管理實踐經驗，對財務管理和會計工作流程進行了優化重組，提高了企業財務管理效率，規范了會計工作程序，確保了會計信息的準確性和及時性。GS5.0系統可對會計核算數據進行分析，為制定財務計劃、開展財務管控活動提供依據，使財務管理真正納入到企業戰略發展中。

（三）財務信息全面

GS5.0系統可為企業內部組織機構提供全方位的服務，包括業務操作層、各級管理層以及決策層。該系統不僅可以提供常規財務報表，還可以提供與企業經營管理密切相關的管理性報表。財務部門應用該系統能夠從多角度分析、比較、處理財務數據，為有關部門提供最具使用價值的財務信息，提高財務信息的全面性。

（四）系統運行安全

GS5.0系統引入了先進的信息網絡安全技術，如數據加密技術、VPN技術、身份認證技術、訪問限制技術、防火墻技術等，在系統網絡、通信、運行等各個層面均采取了安全防范措施，不僅確保了系統的穩定運行，而且還保證了數據信息的安全性。

二、企業財務軟件系統的作用

（一）強化資金流控制

GS5.0系統為企業提供了供應商管理和客戶管理功能，可以幫助財務部門及時掌握企業每日的經營、銷售情況，實時監控往來賬款的賒銷額度以及資金回籠情況。在GS5.0系統的財務管理子系統模塊中，財務部門可利用往來賬款清賬、分析功能，提高資金周轉率，降低財務費用。同時，GS5.0系統還可以完成對費用開支、銷售成本的監控，強化內部財務控制職能，全面掌握企業資金流的變化情況。

（二）掌握物流情況

在GS5.0系統中，財務管理子系統模塊集成了企業物流信息變化，為財務部門實時分析企業采購、銷售、存貨業務提供了可靠依據，不僅有利于強化物流跟蹤控制，促使企業經營業務開展過程趨于標準化，還能夠使企業管理者實時了解經營狀況，及時發現和解決問題，避免經營決策失誤。除此之外，財務部門還可利用GS5.0系統實現對企業經濟行為的動態控制，使物流與資金流相結合，優化企業資源配置，實現資源的高效利用。

（三）實現信息流共享

企業在實施GS5.0系統之后，建立了信息資源的集成共享平臺，轉變了傳統封閉、單一的信息處理模式，使得企業各部門可在信息共享平臺上各取所需，并將繁雜的經營業務多層次地傳遞給各級管理部門，實現對信息流變化的管理。GS5.0系統可提高企業內部上下級之間交流溝通的及時性、暢通性，將月報出具時間縮短為1~2天，提升了各級管理工作的效率。從內部財務控制的角度上來看，GS5.0系統的運用能夠促使會計信息記錄更為規范化、標準化，并且可以使會計信息準確、快速、全面地傳遞給管理者，提高管理者決策的靈活度和速度，凸顯了會計信息在企業管理決策中的重要性。

（四）轉變會計職能

由于GS5.0系統集成了不同的管理子系統模塊，能夠使會計信息在交易完成后做好自動記錄，大部分數據可從其他管理子系統模塊中及時進行訪問，從而使得原本由會計人員完成的基礎工作被系統功能所取代。在此情況之下，減輕了會計人員的工作量，使會計人員可以將更多的精力投入到會計監督中，確保會計信息質量，充分發揮會計管理職能。GS5.0系統實現了會計信息的透明與共享，進一步規范了企業財務行為和管理行為，有助于嚴格落實各項經營策略。

三、企業財務軟件系統對內控的影響

（一）改變了內部財務控制環境

企業在應用GS5.0系統之后，使企業內部財務控制環境發生了巨大變化。在以往的管理模式中，企業財務部門主要由財務人員和會計人員組成[2]。而實施GS5.0系統后，財務部門增加了計算機數據處理系統專家和系統操作人員，使財務部門內部分工更為細化、專業化。新增的崗位人員必須熟知財會知識，在此基礎上做好財務軟件系統的開發和維護工作。GS5.0系統可實現在任何地點的終端機上完成業務信息的錄入，實時處理會計信息，高度共享經營信息，使各級管理者對經營信息的變化作出快速反應，從而達到強化經營風險控制的目的。例如，在庫存管理方面，財務部門可利用GS5.0系統中的分析測算功能，確定企業最大和最小庫存量，并以此為依據制定科學合理的庫存計劃。同時，還可利用GS5.0系統中的倉庫處理程序建立庫存預警機制，根據實際庫存量的變化及時生成采購計劃，使庫存成本趨于最小化，既保障企業正常生產經營所需，又控制產品積壓。

（二）增加了內部財務控制重點

在以往的財務管理中，財務控制將財會人員之間的相互牽制作為控制重點，即被稱為“一般控制” [3]。而在應用GS5.0系統后，財務工作由財會人員與財務軟件系統共同完成，使得財務軟件系統也成為了財務控制的關鍵因素。在這種情況下，企業內部財務控制拓展為“一般控制+應用程序控制”，具體包括崗位分離與授權控制、原始數據錄入計算機控制、人機交互控制、會計信息輸出控制等。同時，由于企業內部財務控制重點的變化，在一定程度上增加了內部控制評價標準的復雜性，所以要求企業內部控制評估人員既要扎實掌握評估知識，又要掌握GS5.0系統方面的專業知識，增強分析判斷問題的能力，確保評估結果客觀、正確。

（三）轉變了內部財務控制方式

GS5.0系統具備集中處理數據的特點，轉變了內部財務控制方式，使得內部財務控制更為程序化、規范化，具體表現在人工控制向人機共同控制方式轉變。在傳統的內部會計控制中，會計工作流程是固定的，任何一項工作步驟都包括了對上一項工作步驟的檢查和復核，以確保上一項工作準確無誤，即使出現了錯誤，也可以得到立即糾正[4]。如，記賬可復核制單、對賬可復核記賬、編制報表可復核對賬，企業總賬、明細賬、日記賬之間可以相互驗證，這樣一來才能保證賬賬相符、賬證相符。而實施GS5.0系統之后，內部會計控制由原本工作流程中的人工控制轉變為人機共同控制，系統程序控制逐步弱化甚至是取代了傳統控制方式，使絕大部分會計工作可在系統內自動完成，對數據的集中處理也優化了會計工作流程，實現了賬賬核對的自動化。這就要求會計控制要強化系統程序的使用控制，包括數據輸入輸出控制、操作權限控制等。此外，會計信息數據在GS5.0系統下自動生成，對程序的精確度和環境控制的要求更為嚴格，財務部門必須禁止非會計人員進入財務管理子系統模塊進行操作，防止因操作權限擴大而造成會計控制失效。

（四）擴大了內部財務控制范圍

GS5.0系統覆蓋了企業運營管理的各個層面，包括營銷、采購、財務、計劃、生產、倉儲、人力資源等，其中，財務管理是企業運營管理的核心，也是確保其他各項管理活動有序開展的重要保障。所以，財務管理要延伸管理鏈條，充分利用GS5.0系統的信息共享平臺，及時了解和掌握企業倉儲、采購、營銷、人力資源等方面的財務信息，以便強化會計基礎工作管理、預算管理、資金管理、投資管理、融資管理等，提高內部財務控制效果。此外，財務工作方式的轉變以及數據處理信息化也擴大了財務控制的范圍，使財務控制既要對系統輸出的紙質資料加強管理，又要重視計算機內數據的安全管理[5]。

（五）改進了會計信息傳遞模式

在傳統的會計工作中，會計信息傳遞往往要付出較高的成本，并且傳遞速度較慢、差錯率較高，難以滿足現代企業高效管理的需求[6]。在GS5.0系統下，會計信息傳遞方式發生了根本性的變化，系統中的信息共享集成平臺可為會計信息傳遞提供程序化、電子化傳遞途徑，減少傳遞差錯，使各部門各取所需，避免因信息傳遞時間過長而帶來決策損失。

（六）增強了內部財務控制能力

企業實施GS5.0系統后，高度集成了財務管理與生產、銷售管理，使所有產供銷數據可直接輸入到財務管理子系統模式中，各項業務發生時產生的原始憑證也可自動編制成記賬憑證，這樣一來，保證了企業物流變化、資金流動、會計信息處理的一致性，有利于強化財務部門對往來賬款和資金的控制。同時，GS5.0系統可自動跟蹤企業各項業務流程中的成本變動情況，并按月、按單位對成本費用進行分析，便于財務部門掌握成本計劃執行情況，為管理者提供準確的財務數據，提高生產經營效率。

結論

總而言之，財務軟件系統的應用對企業內部財務控制帶來了巨大影響。企業利用財務軟件系統可強化資金流控制、掌握物流情況、實現信息資源共享、轉變會計職能，使財務工作由傳統的重視事后反饋，轉變為重視事前預測和事中監控。為了充分發揮財務軟件系統的作用，企業要做好財務軟件系統維護工作，根據系統運行要求健全內部控制制度，從而不斷強化企業財務管理，提升企業競爭力。

參考文獻：

[1]孟凡奎.企業財務軟件與企業資源計劃(ERP)系統[J].齊魯珠壇,2010(4)：49-50.

[2]趙晨.ERP系統下企業內部會計控制研究[D].青島科技大學,2012.

[3]段超.新準則體系下財務軟件開發初探[J].山東省農業管理干部學院學報,2009(9)：163-164.

[4]于美芹.基于ERP的企業集團集成化財務管理模式研究[D].武漢理工大學,2008.

[5]鄭光耀.再談企業財務軟件應用中存在的問題與完善對策[J].會計師,2012(7)：37-38.

[6]馮麗霞.關于企業財務軟件應用的分析[J].商場現代化,2011(1)：175-176.