國土資源檔案管理信息系統(tǒng)功能設(shè)計

李嘉 陳曉霞

【摘要】 國土資源檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，應(yīng)滿足一定區(qū)域內(nèi)各級國土資源部門對檔案數(shù)據(jù)歸檔、查借閱、銷毀鑒定和信息統(tǒng)計等工作的精細化管理與控制，建立與立檔單位電子政務(wù)等系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，解決各級業(yè)務(wù)審批系統(tǒng)數(shù)據(jù)流向和歸檔問題，將實體檔案整理和數(shù)字化之外的管理和利用工作納入系統(tǒng)操作，約束檔案工作規(guī)范和流程，促進市-縣-鄉(xiāng)三級國土資源檔案信息整合與共享，從而有效提高檔案管理、利用效率和效果。

【關(guān)鍵詞】 國土資源 檔案系統(tǒng) 功能設(shè)計

對檔案資料進行數(shù)字化處理并使用信息系統(tǒng)管理和利用，是現(xiàn)代檔案管理的不二選擇。國土資源檔案是土地、礦產(chǎn)資源管理與開發(fā)利用的憑證和真實記錄，具有分類多、數(shù)量大、專業(yè)性強、利用率高等特點。傳統(tǒng)的檔案系統(tǒng)普遍存在功能結(jié)構(gòu)單一，針對性差，查詢效率低，權(quán)限控制模糊，數(shù)據(jù)封閉等問題，導(dǎo)致檔案工作效率逐步降低，難以滿足當前工作對檔案信息的管理和利用需求。

一、功能設(shè)計

功能設(shè)計如圖1所示。

二、功能描述與實現(xiàn)

2.1 檔案管理

2.1.1 檔案著錄

檔案著錄是檔案系統(tǒng)建立檔案信息數(shù)據(jù)庫和掛接要件的基本途徑之一，未通過電子政務(wù)系統(tǒng)審批的案卷建立檔案信息條目時使用此功能。主要包括檔案分類、著錄表單填寫、數(shù)據(jù)掛接等內(nèi)容。

2.1.2 檔案歸檔

通過電子政務(wù)系統(tǒng)審批的案卷，使用此功能將審批數(shù)據(jù)導(dǎo)入檔案系統(tǒng)中進行預(yù)歸檔。該功能模塊中，按照政務(wù)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)分類，顯示已辦結(jié)案卷信息。當檔案管理人員對某一案卷進行歸檔時，在此根據(jù)受理編號等信息查詢到對應(yīng)審批條目后，將該案卷審批信息及要件數(shù)據(jù)導(dǎo)入檔案系統(tǒng)中的“待歸檔材料”模塊。

2.1.3 待歸檔材料

該功能用于對從政務(wù)審批系統(tǒng)中導(dǎo)入的案卷信息進行著錄和歸檔。檔案管理人員為某一案卷選擇對應(yīng)的分類后，系統(tǒng)建立著錄表單，并根據(jù)設(shè)置的對應(yīng)關(guān)系讀取審批信息和要件數(shù)據(jù)。審核并補全著錄信息與要件數(shù)據(jù)后，完成案卷歸檔。

2.1.4 檔案修改

對已歸檔的案卷信息和要件進行修改和刪除。

2.1.5 檔案銷毀鑒定

由檔案人員在系統(tǒng)中對到期檔案進行鑒定，填寫鑒定記錄，選擇延期保管或銷毀，并打印鑒定清單和銷毀清單。

2.2 檔案利用

2.2.1 檔案查詢

具有系統(tǒng)賬號的用戶在特定權(quán)限下使用系統(tǒng)對檔案信息進行查詢、下載、打印等。

2.2.2 檔案查閱登記

對外提供檔案查詢服務(wù)時，使用此功能對查閱申請人基本情況進行登記，審核是否符合查詢條件，并反饋查詢結(jié)果。

2.2.3 檔案借出登記

對外借出檔案時，使用此功能。記錄借檔人姓名、單位、聯(lián)系方式、證件名稱等基本信息，并登記借檔目的、借出時間、應(yīng)歸還時間等情況。

2.2.4 借出檔案管理

對已借出檔案進行管理。實時了解借出檔案數(shù)量、分類、是否超期未還、超期時間等。并對超期檔案進行延期續(xù)借、催還等操作。

2.3 檔案統(tǒng)計

對系統(tǒng)內(nèi)檔案管理及利用情況進行統(tǒng)計分析。主要包括全宗統(tǒng)計、分類統(tǒng)計、利用統(tǒng)計等。

功能要點：（1）采用固定圖表與自定義統(tǒng)計字段相結(jié)合的方式設(shè)計。對于全宗統(tǒng)計、專業(yè)檔案統(tǒng)計、文書檔案統(tǒng)計、查詢統(tǒng)計等常用檔案信息使用固定圖表實時統(tǒng)計。同時，針對檔案管理需求，建立自定義統(tǒng)計模式，通過時間、利用情況、檔案分類、數(shù)量（卷數(shù)、頁數(shù)）、載體、材質(zhì)等信息字段的不同組合，讓檔案管理人員獲得不同的分析數(shù)據(jù)，便于檔案管理和利用。（2）統(tǒng)計結(jié)果的輸出及圖表化，包括導(dǎo)出、打印等。

2.4 系統(tǒng)設(shè)置

對檔案管理規(guī)則、表單、字段及系統(tǒng)有關(guān)數(shù)據(jù)進行配置，確保檔案管理信息系統(tǒng)運行規(guī)范、準確、高效。

2.4.1 檔案分類設(shè)置

檔案分類結(jié)構(gòu)，是檔案系統(tǒng)管理、設(shè)置、運行的核心內(nèi)容，關(guān)系到檔案著錄表單設(shè)計、權(quán)限配置、數(shù)據(jù)類型、接口配置等。檔案分類以樹形層級顯示。

2.4.2 著錄表單及字段設(shè)置

對各分類檔案的著錄表單模板進行自定義編輯和管理，包括字段名稱、屬性、類型、長度、順序等。

2.4.3 輔助信息字典功能設(shè)置

對著錄表單中擁有固定選項的字段內(nèi)容進行配置，檔案工作人員通過下拉框選取所需信息完成填寫，有利于規(guī)范著錄、提高效率。主要內(nèi)容包括全宗號、立卷人、密級、保管期限、行政區(qū)號、用途等。

2.4.4 水印配置

從檔案系統(tǒng)打印輸出的資料自動添加水印，以標示該檔案資料的權(quán)屬，避免用戶越權(quán)輸出和提供檔案資料。

2.4.5 接口配置

對檔案系統(tǒng)與電子政務(wù)系統(tǒng)有關(guān)字段的接口和對應(yīng)關(guān)系進行配置，確保數(shù)據(jù)歸檔時，檔案系統(tǒng)能夠正確讀取電子政務(wù)系統(tǒng)中的所需信息。

2.4.6 檔號設(shè)置

配置不同類型檔案的檔案號生成規(guī)則。如文書檔案為“全宗號-年度.保管期限代碼-室編件號”；專業(yè)檔案為“全宗號-目錄號-案卷號”。

2.5 系統(tǒng)管理

為確保系統(tǒng)的安全正常運行，系統(tǒng)管理員對系統(tǒng)進行的維護和管理。包括對組織機構(gòu)（部門）、用戶、角色權(quán)限的管理與配置，系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置、數(shù)據(jù)備份、系統(tǒng)日志管理等。

2.5.1 用戶管理

對使用系統(tǒng)的用戶信息進行管理，包括新增、修改、刪除、查詢等。

2.5.2 機構(gòu)、部門管理

對本單位組織機構(gòu)和部門信息進行管理，可新增、修改、刪除機構(gòu)和部門信息，并以樹形層級顯示。

2.5.3 角色管理

根據(jù)對系統(tǒng)使用需求的不同，建立不同的角色以滿足特定用戶的操作需求，如超級管理員、檔案管理員、檔案查詢利用崗等，并對角色信息進行管理，包括新增、修改、刪除、停用等。

2.5.4 權(quán)限管理

對系統(tǒng)各字段信息和操作進行細化和權(quán)限控制，實現(xiàn)對系統(tǒng)數(shù)據(jù)和用戶的精確管理。主要的權(quán)限控制包括系統(tǒng)菜單、檔案分類、全宗、密級、要件操作、表單字段等。

2.5.5 日志管理

為加強系統(tǒng)安全管理，系統(tǒng)自動記錄運行的整體情況，包括登陸日志和操作日志。可分別按需查詢各類日志信息，并導(dǎo)出至Excel。

2.5.6 數(shù)據(jù)備份

為保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全，提供對數(shù)據(jù)庫及要件數(shù)據(jù)的備份存儲功能，增強系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全性和容災(zāi)能力。

實行異地保存制度，架設(shè)FTP文件系統(tǒng)服務(wù)器，由系統(tǒng)自動將數(shù)據(jù)文件上傳至異地服務(wù)器上進行再次備份。

2.6 輔助功能

為便于方便用戶操作，提升用戶體驗，還應(yīng)適當增加其他輔助功能，如工具箱、系統(tǒng)公告、檔案法律法規(guī)學習等。