國土資源檔案管理信息系統功能設計

李嘉 陳曉霞

【摘要】 國土資源檔案管理信息系統建設，應滿足一定區域內各級國土資源部門對檔案數據歸檔、查借閱、銷毀鑒定和信息統計等工作的精細化管理與控制，建立與立檔單位電子政務等系統間的數據關聯，解決各級業務審批系統數據流向和歸檔問題，將實體檔案整理和數字化之外的管理和利用工作納入系統操作，約束檔案工作規范和流程，促進市-縣-鄉三級國土資源檔案信息整合與共享，從而有效提高檔案管理、利用效率和效果。

【關鍵詞】 國土資源 檔案系統 功能設計

對檔案資料進行數字化處理并使用信息系統管理和利用，是現代檔案管理的不二選擇。國土資源檔案是土地、礦產資源管理與開發利用的憑證和真實記錄，具有分類多、數量大、專業性強、利用率高等特點。傳統的檔案系統普遍存在功能結構單一，針對性差，查詢效率低，權限控制模糊，數據封閉等問題，導致檔案工作效率逐步降低，難以滿足當前工作對檔案信息的管理和利用需求。

一、功能設計

功能設計如圖1所示。

二、功能描述與實現

2.1 檔案管理

2.1.1 檔案著錄

檔案著錄是檔案系統建立檔案信息數據庫和掛接要件的基本途徑之一，未通過電子政務系統審批的案卷建立檔案信息條目時使用此功能。主要包括檔案分類、著錄表單填寫、數據掛接等內容。

2.1.2 檔案歸檔

通過電子政務系統審批的案卷，使用此功能將審批數據導入檔案系統中進行預歸檔。該功能模塊中，按照政務系統的業務分類，顯示已辦結案卷信息。當檔案管理人員對某一案卷進行歸檔時，在此根據受理編號等信息查詢到對應審批條目后，將該案卷審批信息及要件數據導入檔案系統中的“待歸檔材料”模塊。

2.1.3 待歸檔材料

該功能用于對從政務審批系統中導入的案卷信息進行著錄和歸檔。檔案管理人員為某一案卷選擇對應的分類后，系統建立著錄表單，并根據設置的對應關系讀取審批信息和要件數據。審核并補全著錄信息與要件數據后，完成案卷歸檔。

2.1.4 檔案修改

對已歸檔的案卷信息和要件進行修改和刪除。

2.1.5 檔案銷毀鑒定

由檔案人員在系統中對到期檔案進行鑒定，填寫鑒定記錄，選擇延期保管或銷毀，并打印鑒定清單和銷毀清單。

2.2 檔案利用

2.2.1 檔案查詢

具有系統賬號的用戶在特定權限下使用系統對檔案信息進行查詢、下載、打印等。

2.2.2 檔案查閱登記

對外提供檔案查詢服務時，使用此功能對查閱申請人基本情況進行登記，審核是否符合查詢條件，并反饋查詢結果。

2.2.3 檔案借出登記

對外借出檔案時，使用此功能。記錄借檔人姓名、單位、聯系方式、證件名稱等基本信息，并登記借檔目的、借出時間、應歸還時間等情況。

2.2.4 借出檔案管理

對已借出檔案進行管理。實時了解借出檔案數量、分類、是否超期未還、超期時間等。并對超期檔案進行延期續借、催還等操作。

2.3 檔案統計

對系統內檔案管理及利用情況進行統計分析。主要包括全宗統計、分類統計、利用統計等。

功能要點：（1）采用固定圖表與自定義統計字段相結合的方式設計。對于全宗統計、專業檔案統計、文書檔案統計、查詢統計等常用檔案信息使用固定圖表實時統計。同時，針對檔案管理需求，建立自定義統計模式，通過時間、利用情況、檔案分類、數量（卷數、頁數）、載體、材質等信息字段的不同組合，讓檔案管理人員獲得不同的分析數據，便于檔案管理和利用。（2）統計結果的輸出及圖表化，包括導出、打印等。

2.4 系統設置

對檔案管理規則、表單、字段及系統有關數據進行配置，確保檔案管理信息系統運行規范、準確、高效。

2.4.1 檔案分類設置

檔案分類結構，是檔案系統管理、設置、運行的核心內容，關系到檔案著錄表單設計、權限配置、數據類型、接口配置等。檔案分類以樹形層級顯示。

2.4.2 著錄表單及字段設置

對各分類檔案的著錄表單模板進行自定義編輯和管理，包括字段名稱、屬性、類型、長度、順序等。

2.4.3 輔助信息字典功能設置

對著錄表單中擁有固定選項的字段內容進行配置，檔案工作人員通過下拉框選取所需信息完成填寫，有利于規范著錄、提高效率。主要內容包括全宗號、立卷人、密級、保管期限、行政區號、用途等。

2.4.4 水印配置

從檔案系統打印輸出的資料自動添加水印，以標示該檔案資料的權屬，避免用戶越權輸出和提供檔案資料。

2.4.5 接口配置

對檔案系統與電子政務系統有關字段的接口和對應關系進行配置，確保數據歸檔時，檔案系統能夠正確讀取電子政務系統中的所需信息。

2.4.6 檔號設置

配置不同類型檔案的檔案號生成規則。如文書檔案為“全宗號-年度.保管期限代碼-室編件號”；專業檔案為“全宗號-目錄號-案卷號”。

2.5 系統管理

為確保系統的安全正常運行，系統管理員對系統進行的維護和管理。包括對組織機構（部門）、用戶、角色權限的管理與配置，系統參數設置、數據備份、系統日志管理等。

2.5.1 用戶管理

對使用系統的用戶信息進行管理，包括新增、修改、刪除、查詢等。

2.5.2 機構、部門管理

對本單位組織機構和部門信息進行管理，可新增、修改、刪除機構和部門信息，并以樹形層級顯示。

2.5.3 角色管理

根據對系統使用需求的不同，建立不同的角色以滿足特定用戶的操作需求，如超級管理員、檔案管理員、檔案查詢利用崗等，并對角色信息進行管理，包括新增、修改、刪除、停用等。

2.5.4 權限管理

對系統各字段信息和操作進行細化和權限控制，實現對系統數據和用戶的精確管理。主要的權限控制包括系統菜單、檔案分類、全宗、密級、要件操作、表單字段等。

2.5.5 日志管理

為加強系統安全管理，系統自動記錄運行的整體情況，包括登陸日志和操作日志。可分別按需查詢各類日志信息，并導出至Excel。

2.5.6 數據備份

為保證系統數據安全，提供對數據庫及要件數據的備份存儲功能，增強系統數據安全性和容災能力。

實行異地保存制度，架設FTP文件系統服務器，由系統自動將數據文件上傳至異地服務器上進行再次備份。

2.6 輔助功能

為便于方便用戶操作，提升用戶體驗，還應適當增加其他輔助功能，如工具箱、系統公告、檔案法律法規學習等。