略論如何提升會計基礎工作

●賈 躍

為應對國際國內錯綜復雜的經(jīng)濟形勢，加快轉變發(fā)展方式，國資委提出在中央企業(yè)全面開展“管理提升年”活動。按照財務集約化的要求深化應用工作部署，要繼續(xù)深化會計集中核算，持續(xù)提升憑證集成率，實現(xiàn)所有常規(guī)業(yè)務信息一次錄入、憑證自動生成。這一舉措必將大大提高業(yè)務信息轉化為會計信息的時效性。如何確保前端業(yè)務信息真實、準確、合法、合理，如何重塑業(yè)務與財務部門在經(jīng)濟業(yè)務審核過程中的角色定位，是當前信息化環(huán)境下提升會計基礎工作水平的一項全新課題。

一、經(jīng)濟業(yè)務事項審核的目標

經(jīng)濟業(yè)務事項審核的對象主要包括原始憑證、記賬憑證及其他會計資料。原始憑證是在經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生或完成時取得或填制的，用以記錄或證明經(jīng)濟業(yè)務的發(fā)生或完成情況的文字憑據(jù)。原始憑證不僅能用來記錄經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生或完成情況，還可以明確經(jīng)濟責任，是進行會計核算工作的原始資料和重要依據(jù)，是會計資料中最具有法律效力的一種文件。而記賬憑證是會計人員根據(jù)審核無誤的原始憑證按照經(jīng)濟業(yè)務事項的內容加以歸類，并據(jù)以確定會計分錄后所填制的會計憑證。企業(yè)每年面臨諸多外部檢查，其中暴露的問題不少是由于業(yè)務前端不熟悉財務規(guī)則，而財務對業(yè)務前端監(jiān)督不力造成的。因此，企業(yè)要提高經(jīng)營風險防控能力，必須從業(yè)務前端入手，在企業(yè)管理的各個環(huán)節(jié)和經(jīng)營過程中貫徹全面風險管理理念，聚各部門之力從源頭上規(guī)范原始憑證，才能不斷提高會計基礎工作水平。開展經(jīng)濟業(yè)務事項審核工作時，需貫徹全面風險管理理念，即建立以風險管理為導向，內部控制為手段，信息技術為支撐的全面覆蓋、全員參與、全程管控、高效協(xié)同、防范有力的全面風險管理與內部控制體系，確保經(jīng)營管理合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、財務報告及相關信息真實完整、提高經(jīng)營效率和效果、促進實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略目標。其中，財務報告及相關信息的真實完整與會計基礎工作密切相關，尤其是要依賴于高質量的原始憑證。因此，迫切需要在原始憑證傳遞的各個環(huán)節(jié)貫徹全面風險管理理念，尤其要將真實性、合法性、合規(guī)性等要求前移。

《會計法》提出，企業(yè)必須根據(jù)實際發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務事項進行會計核算；會計人員必須按照國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定對原始憑證進行審核，對不真實、不合法的原始憑證有權不予接受，對記載不準確、不完整的原始憑證予以退回。《會計基礎工作規(guī)范》提出，會計憑證的傳遞程序應當科學、合理，會計憑證應及時傳遞，不得積壓；會計人員對違反單位內部會計管理制度的經(jīng)濟活動，應當制止和糾正；會計人員應當對單位制定的預算、財務計劃、經(jīng)濟計劃、業(yè)務計劃的執(zhí)行情況進行監(jiān)督。因此，經(jīng)濟業(yè)務事項審核的目標是通過嚴格執(zhí)行國家有關法律、法規(guī)，確保原始憑證真實、合法、合理、準確、完整、及時、手續(xù)完備以及記賬憑證真實、準確、及時。經(jīng)濟業(yè)務事項審核的范圍應當包括生產(chǎn)經(jīng)營活動的方方面面，主要包括采購與付款、銷售與收款、投資與籌資、職工薪酬、生產(chǎn)成本、稅費的計提與繳納等業(yè)務。

二、經(jīng)濟業(yè)務事項審核的主要做法

經(jīng)濟業(yè)務務事項審核應突出“以防為主”，將財務監(jiān)督的職能延伸到各個業(yè)務部門，從而構筑業(yè)務、財務“兩道防線”。第一道防線體現(xiàn)為各業(yè)務部門根據(jù)國家財經(jīng)法律法規(guī)、公司規(guī)章制度、公司預算或計劃等對其職責范圍內發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務事項的合法性、合理性、真實性進行審核，確保原始憑證真實、準確、完整、及時、手續(xù)完備。第二道防線體現(xiàn)為財務部門對原始憑證的真實性、準確性、合法性、合理性、完整性、及時性、手續(xù)完備性等方面進行全過程財務監(jiān)督，并確保記賬憑證真實、及時、完整、準確。為統(tǒng)一經(jīng)濟業(yè)務事項審核標準，采取的具體做法如下：

1.運用會計基礎理論，開展經(jīng)濟業(yè)務事項審核的目標研究。要統(tǒng)一經(jīng)濟業(yè)務事項審核標準，首先要解決的問題是經(jīng)濟業(yè)務事項審核應達到什么目標。《會計法》、《會計基礎工作規(guī)范》對原始憑證、記賬憑證等會計資料的核算要求、會計監(jiān)督的要求進行了明確。概括起來，經(jīng)濟業(yè)務事項審核應達到的要求是：合法、合理、真實、準確、及時、完整等6個方面。作為會計核算工作的原始資料和重要依據(jù)，原始憑證應當是經(jīng)濟業(yè)務事項的主要審核對象。記賬憑證又是反映會計信息的基礎資料，也應作為經(jīng)濟業(yè)務事項的重要審核對象。因此經(jīng)濟業(yè)務事項的審核應以原始憑證和記賬憑證為載體，圍繞以上6大目標展開。

2.密切結合實際業(yè)務，明確經(jīng)濟業(yè)務事項審核的具體要求。

（1）合法性。經(jīng)濟業(yè)務事項的的合法性是指原始憑證所記錄的經(jīng)濟業(yè)務事項是否違反國家法律、法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性文件等規(guī)定。如銷售部門在收取代征基金時，應審核是否符合財政部公布的政府性基金目錄；收取營業(yè)性收費時，是否符合物價部門規(guī)定的收取標準；支付福利費時，是否符合財政部有關福利費財務管理規(guī)定。

（2）合理性。原始憑證的合理性審核是指原始憑證所記錄的經(jīng)濟業(yè)務事項是否符合有關計劃和預算、是否符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需要、是否有違背內部控制制度要求等。如生產(chǎn)運營費用、管理費用的資金支付，應審核是否超預算標準，是否走系統(tǒng)線上流程；研究開發(fā)費，審核是否按照列入計劃，是否招投標、是否簽訂合同、是否通過驗收、資本性支出和成本性支出是否混淆等等。

（3）及時性。會計信息的價值在于幫助信息使用者作出決策，具有時效性。即使是可靠的、相關的會計信息，如果不及時提供，就失去了時效性，對于使用者的效用就大大降低，甚至不再具有實際意義。在會計基礎工作管理中應做到三個及時：一是及時收集業(yè)務信息，即在經(jīng)濟業(yè)務事項發(fā)生后，及時傳遞、收集、整理各種原始憑證；二是及時處理業(yè)務信息，即按照會計準則規(guī)定，及時對經(jīng)濟業(yè)務事項進行確認、計量，編制記賬憑證及財務報告，從而將紛繁復雜的業(yè)務信息轉換為會計信息；三是及時傳遞會計信息，即按照國家或上級主管部門規(guī)定的時限，及時編制財務報告并傳遞給財務報告使用者，便于其及時使用和決策。

3.加強部門協(xié)同運作，實現(xiàn)經(jīng)濟業(yè)務事項審核的落地管理。經(jīng)濟業(yè)務事項審核規(guī)范的制定可以采取兩種方式：一是從會計科目出發(fā)，倒推出會計科目所指向的經(jīng)濟業(yè)務事項，從而對這些經(jīng)濟業(yè)務事項提出規(guī)范性要求，二是直接從業(yè)務源頭入手，按照財務管理的各個循環(huán)即籌資、投資、營運三個主要環(huán)節(jié)，通過對業(yè)務加以歸類，從而對各類業(yè)務提出規(guī)范性要求。由于第一種方式是從財務的角度出發(fā)，以會計科目體系作為框架，不利于各個業(yè)務部門人員的理解。相反地，從業(yè)務源頭來規(guī)范經(jīng)濟業(yè)務，更加符合業(yè)務邏輯。因此，我們選擇了第二種方式，即以業(yè)務源頭入手，結合企業(yè)經(jīng)營特點，將經(jīng)濟業(yè)務事項的審核規(guī)范劃分為投資與籌資、采購與付款、銷售與收款、職工薪酬、稅費的計提與繳納、固定資產(chǎn)與在建工程、生產(chǎn)成本與期間費用、其他業(yè)務事項等八大業(yè)務循環(huán)，實現(xiàn)了會計基礎工作與業(yè)務管理的有效融合。

財務部多次與各業(yè)務部門溝通、交流，就經(jīng)濟業(yè)務事項審核的要求達成共識，其中經(jīng)濟業(yè)務事項的合法性、合理性、及時性等要求如前所述，對于手續(xù)完備性這一要求進行多次研討，按照業(yè)務類型將審核責任落實到各個部門，統(tǒng)一了現(xiàn)有經(jīng)濟業(yè)務事項的原始憑證，并通過信息系統(tǒng)將原始憑證進行固化。

4.固化信息系統(tǒng)配置，實現(xiàn)經(jīng)濟業(yè)務審核規(guī)范的剛性控制。主要措施如下：

一是掛接附件需求說明，服務財務業(yè)務人員。按照電子報賬系統(tǒng)的費用類型，梳理分析需要掛接的附件需求，并在系統(tǒng)中直觀顯示，增強系統(tǒng)易用性，為報賬人員做好指導。

二是調整信息系統(tǒng)配置，實現(xiàn)系統(tǒng)剛性控制。比如在電子報賬系統(tǒng)中，明確設定一定金額標準以上的租賃費、物業(yè)費、廣告費、中介費等費用類型必須鏈接合同系統(tǒng)，否則系統(tǒng)無法自動流轉下一環(huán)節(jié)，把人工的軟性控制轉變?yōu)橄到y(tǒng)的剛性控制。再如發(fā)票信息設置，規(guī)定除差旅費、水電費、通訊費之外均需輸入發(fā)票信息（包括開票單位、開票內容、開票金額、發(fā)票號碼等）。

三是優(yōu)化信息系統(tǒng)功能，統(tǒng)一原始憑證格式。比如對財務、人力資源管理業(yè)務集成，增加薪酬發(fā)放匯總表、社會保險匯總表的報表輸出配置，人資部門簽字蓋章后遞交財務部門，統(tǒng)一原始憑證格式，并確保集成數(shù)據(jù)與紙質數(shù)據(jù)核對一致。

5.加強培訓落實監(jiān)督，實現(xiàn)經(jīng)濟業(yè)務事項審核的閉環(huán)管理。要做到四個到位：

一是制度建設到位。經(jīng)過研究起草制度初稿、多次下發(fā)廣泛征求基層意見、相關業(yè)務部門會簽，最終以公司文件正式印發(fā)《經(jīng)濟業(yè)務事項審核規(guī)范》。

二是宣傳組織活動、培訓到位。開展“會計基礎工作年”、“會計基礎工作提升年”活動；創(chuàng)新方式方法，開展公司本部、中介機構、基層單位三方聯(lián)合診斷分析，討論解決各項檢查審計中發(fā)現(xiàn)的問題，并現(xiàn)場組織開展基礎工作培訓，做好對基層的指導服務。

三是貫徹落實到位。經(jīng)濟業(yè)務事項審核規(guī)范從實際工作中歸納提煉，又要指導應用于實踐。在公司本部加大對基層單位宣貫培訓、密切與業(yè)務部門溝通協(xié)作的同時，基層單位財務部門踐行執(zhí)行力，貫徹執(zhí)行總部的各項規(guī)范要求，努力將審核規(guī)范落到實處，不流于形式。如某基層單位在審核規(guī)范下達后，召集相關業(yè)務部門，以業(yè)務流程為主線，繪制業(yè)務流程圖，對各環(huán)節(jié)所需的手續(xù)或附件以列表形式清晰呈現(xiàn)。同時明確責任部門，統(tǒng)一各類表式，并將典型案例嵌入到具體業(yè)務內容中，形成《經(jīng)濟業(yè)務事項財務審核規(guī)范實用手冊》，提高了經(jīng)濟業(yè)務事項財務審核規(guī)范的可操作性和實用性，強化了財務對業(yè)務前端的管控。

四是監(jiān)督檢查到位。開展大規(guī)模的財務清理檢查。其主要內容之一，即是檢查經(jīng)濟業(yè)務事項手續(xù)的完備性、程序的合規(guī)性、資料的完整性、內控制度的遵循性、賬務處理的準確性等。利用一體化信息平臺，在線巡視、檢查各單位會計數(shù)據(jù)質量情況，并定期發(fā)布財務報表通報，促進會計基礎工作快速提升。

三、取得的成效

1.原始憑證傳遞的及時性大幅提高，會計信息質量顯著提升。統(tǒng)一經(jīng)濟業(yè)務事項審核標準后，以制度形式加以固化，利用信息系統(tǒng)對填制日期與報銷日期間隔超過1個月或跨年度的原始憑證進行控制。各部門積極配合，原始憑證跨部門傳遞時間大大縮短。借助強大的信息平臺，與報表同步出具財務分析報告，對經(jīng)營決策的支撐能力增強。

2.財務與業(yè)務的關聯(lián)度更加緊密，經(jīng)營風險防控能力顯著提升。一是通過構筑財務、業(yè)務兩道防線，對經(jīng)濟業(yè)務事項的掌控力度增強，經(jīng)營風險防控能力提升。二是業(yè)務部門按照財務規(guī)則辦事，并利用信息系統(tǒng)集成互聯(lián)控制前端業(yè)務信息質量，實現(xiàn)了財務控制關口前移。三是財務與業(yè)務動態(tài)匹配，財務工作效率提高，為業(yè)務部門服務支撐能力增強。

3.業(yè)務信息與財務信息更加規(guī)范，有效降低內外部檢查風險。不同類別經(jīng)濟業(yè)務事項實行統(tǒng)一的審核標準，同類業(yè)務的原始憑證附件高度統(tǒng)一，會計基礎工作的統(tǒng)一性顯著增強，在多次稅務、監(jiān)管部門專項檢查中得到了高度評價。

[1]雷永泉.淺談現(xiàn)代企業(yè)如何做好會計基礎管理工作.財經(jīng)界（學術版），2010（11）