鐵路建設工程項目竣工資料的編制與移交探討

趙 曉

(中鐵十九局集團 第二工程有限公司，遼寧 遼陽111000)

0 引言

項目檔案資料是項目建設、管理過程中形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄，是工程建設、管理、運行、維護、改(擴)建等工作的直接依據和參考材料，也是落實工程質量終身責任制的重要憑證。項目竣工資料作為工程檔案的重要組成部分，其重要的地位同樣不容忽視。真實、詳細的竣工資料是工程的直接反映，為審計、紀檢和司法機關提供可靠依靠，促進了社會主義物質文明和精神文明協調發展，為國家和社會創造經濟效益和社會效益。

1 鐵路建設工程項目竣工資料的編制

竣工資料的編制工作應由建設單位負責組織，施工單位負責編制，接管單位檔案部門負責指導協助，各部門之間在竣工資料的收集、整理、歸檔、移交的四個環節中必須相互協調，保持一致才能使得此項工作順利完成。

1.1 竣工資料編制內容

竣工資料的整理就是在對應歸檔的文件材料、圖表、聲像等資料在完整收集整理的基礎上，通過科學的篩選、系統的整理、編目將其內容和成份確切揭示出來的一項工作。竣工資料整理的關鍵在于程序優化，遵循項目技術文件材料的形成規律。

（1）技術文件資料：文件資料、施工圖紙按立項、設計、施工、竣工四個階段分類劃分，對設計、施工、竣工階段的技術文字材料、圖表等先按單項工程分開，應按照技術文件材料的自然形成規律，進行有次序有聯系的排列。

（2）竣工圖紙：是重要的技術竣工資料，竣工圖必須與實際情況相符。編制竣工圖必須在施工過程中及時做好隱蔽工程的檢驗記錄，整理好設計變更文件，以確保竣工圖的質量。

（3）工程照片：應以本項目的建設活動為主，選用具有查考價值的照片歸檔，尤其是具有首次歷史意義的照片資料。文字說明一般要簡短明了，不超過200個字，內容包括：事由、時間、地點、人物、背景、職務、攝影等六要素。

（4）收集整理工作完成后，根據文件材料、圖表、圖紙的多少組成若干個保管單位，每個保管單位不宜太厚，一般不超過20mm，但在特殊情況下，為保持資料的完整性，有的可以稍微超出一點。編目工程內容分為編制頁號，卷內目錄、案卷目錄、備考表、竣工資料號、案卷封面等。

1.2 竣工資料編制要求

（1）建設單位在開工前根據項目規模對項目施工過程中產生的文字材料規定詳細的歸檔范圍和內容，開工后在第一時間按照接管單位竣工資料部門的要求，成立專門的機構，指定專人負責，監督、指導、組織各參建單位做好文件材料的形成與積累工作。

（2）各施工單位要規定將這項工作納入到施工技術管理工作中，并在各級技術管理部門都應有專人負責，同時各單項工程的技術負責人要將形成的各種檢查證、試驗報告、原材料出廠合格證等原始紀錄按照工程項目的內容分門別類放置，以防文件材料的散失與損壞并隨時接受各級相關部門的指導與檢查。

（3）建設項目在辦理竣工驗收前施工單位就應編制好已完工程的全部竣工資料，并須保證達到相關部門的驗收標準并有足夠的份數，經初驗工作組審查確認其達到齊全、完整、準確的要求后送接管單位并按照相關規定送各級竣工資料部門歸檔。

2 鐵路建設工程項目竣工資料的移交

2.1 竣工資料移交程序

（1）工程竣工資料編制完畢，由監理單位確認完整、準確后，向建設單位提出初驗申請，并按要求填寫竣工資料初驗申請表。

（2）在辦理工程驗收之前30天，由建設單位協調組織，質量監督部門、監理單位、竣工資料接管部門組成驗收小組。確認竣工資料齊全、完整、準確后，統一編號、統一移交。

（3）各分包單位須將文件資料按歸檔要求進行整理，并在法律簽署完備后交總包單位匯總，統一組卷，由總包單位進行統一排序并編排流水號。

（4）向鐵路部門移交竣工資料，應全部為底圖，符合標準后裝入底圖簡，移交目錄、卷內目錄放置底圖簡外。

（5）向城建部門移交的竣工文件應按照工程所屬城建的標準及歸檔要求進行編制，由建設單位組織移交。

（6）因特殊原因導致不能按規定時間移交的工程，施工單位應以表格的形式上報建設單位、竣工資料接收單位，同時注明未完工程名稱、位置、未完工量、預計完成時間。

（7）施工單位的竣工資料應在整體工程驗收前60天，向各級竣工資料管理部門進行移交后，將接收回執返回建設單位。

（8）竣工資料移交程序為：監理單位對所轄施工單位的竣工資料進行檢驗，確認無誤(簽章)→維修使用、接管單位移交(簽章)→各相關單位竣工資料移交(簽章)→鐵路部門竣工資料移交(簽章)→城建竣工資料移交(簽章)→竣工資料移交證明書(原件)→工程竣工報告(原件)、移交目錄，一式3份向建設單位移交。

2.2 竣工資料移交要求

（1）移交工作列入招投標文件。建設工程招標時即將施工竣工資料的移交列入招標文件，作為招標的一個條件，在投標文件中明確歸檔方案，收集整理移交的措施。中標的施工單位須把竣工資料移交的押金交財務處，竣工資料完整歸檔后方可退還押金，從而取得竣工資料管理的主動權。

（2）移交工作的質量監督體系建立。建設工程項目竣工資料工作是整個建設項目管理的重要組成部分，也是監理工作的一項重要內容，監理單位要對竣工資料原始材料的形成、積累、整理進行檢查和監控，確保原始材料的真實可靠。在施工過程中，建立建設工程竣工資料的質量評估體系，并將竣工資料材料列入質量評估中，在工程竣工驗收時，竣工資料材料的完整情況也作為驗收的標準。

（3）分段移交模式的運用。建設工程的竣工資料可以分段移交，尤其是周期很長的大型工程，更應分期移交，否則時間過長竣工資料整理歸檔很困難。基建部門可按照工程的分段情況移交竣工資料，有的項目即使某方面的驗收未通過，也可以先歸檔。建設部門如需要使用已歸檔的資料，可以利用竣工資料的形式再拿回來使用，這樣既解決了大型工程竣工資料保存困難的問題，也保證了工程中對原始資料的查閱利用。

3 結語

鐵路建設項目竣工資料是科技竣工資料的重要組成部分，竣工資料的編制和移交不單純是簡單的資料竣工資料的管理，它需要資料管理員有相關的的業務知識能力。資料的完整與移交既能保證技術資料的完整，同時也對工程的施工質量起到了反監控作用。只有認識到竣工資料的編制和移交工作的重要性，才能針對施工工序編制切實可行的控制和管理方案，從而對工程質量起到了積極的保證作用。

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