現代供電企業的檔案管理的相關探討

朱丹丹

（廣東電網公司 茂名供電局，廣東 茂名525000)

1 供電企業檔案的特點

供電企業檔案是在電力生產經營和管理活動中形成的，保存備查的文字、圖像、聲音及其他各種形式的歷史記錄。隨著企業管理現代化，檔案的載體也由傳統的紙質檔案向聲像檔案、磁性檔案、機讀檔案等轉變，如光盤、磁帶、錄像帶、照片、縮微膠片等，標準和非標準的書寫格式和規格尺寸并存，因此檔案管理所具有的雙重性、多樣性是顯而易見的，這些都加大了檔案管理的難度。

2 供電企業檔案管理現狀

2.1 管理制度不夠健全、規范，影響作用發揮

在實際工作中，檔案管理缺少相應的規章制度和考核機制，嚴重存在著人為的隨意性。使得檔案管理分散，各自為政，標準不一，裝具參差不齊，資料重復保存，檔案利用率低下，信息管理與檔案管理嚴重脫節，造成人力、物力和空間浪費。

2.2 宣傳力度不夠，員工的檔案意識薄弱

這是一個普遍存在的現象，由于我們對檔案管理的缺乏長期而有效的宣傳，員工對檔案的了解程度不夠，檔案意識薄弱。

在日常的電力生產和管理活動中，許多員工存在只重視活動的主要內容，不重視檔案資料的整理。因此某些具有保存價值應形成文字材料的活動或細節沒有及時收集和整理，造成檔案材料不健全不完整，無形中增加了未來工作的難度。例如，在工程施工管理活動中，只注意電力工程施工本身，不重視施工過程中的有關審批文件、竣工報告或工程圖紙等的歸檔工作，造成工程項目資料不完整，我們的設備檢修維護、勞動定員等工作就很難進行下去。

由于檔案管理的效益難以在當年顯示出來，短期內效益也不明顯，因而把檔案管理作為短期行為，不重視檔案管理的現象中普遍存在。

2.3 業務檔案的日常管理工作不盡人意

供電業務檔案管理工作方面普遍存在以下不足：一是部門不重視。部門普遍存在只求業務發展，忽視部門的內部管理，尤其是業務檔案管理。沒有配備專人負責，缺乏年度檢查制度；二是法律責任意識不強。業務項目完成了，工作底稿材料沒有及時歸檔，業務檔案應包含的資料不齊全，業務檔案借用歸還與否及檔案資料無人把關，造成業務的中斷和服務的不連續性；三是制度建設不完善。①沒有配備專人管理、沒有明確分工。業務檔案的歸集裝訂，是業務部門還是行政部門的工作，沒有具體分工；②業務項目完成后，何時應將工作底稿材料歸檔，沒有規定，出現業務檔案一直在業務人員的手里“旅游”；③業務歸集的資料是否齊全、文件排列是否規范、有無編號索引，無人復核把關；④借閱過于隨便。借閱不需履行必要的手續，不需部門領導審核，歸還檔案時無人審核借出檔案的完整性。

2.4 檔案管理工作明顯滯后，有待于創新、發展

隨著國內外形勢的發展，供電企業日新月異，發展迅猛，一個個新的供電服務系統如雨后春筍般涌現出來，現代化程度日趨提高，諸如電子化公文傳輸、無紙化辦公等已普遍或逐步得到推廣。而檔案工作的現狀呢？目前還是停留在原有的水平上，50多年來的傳統管理方法已在企業中根深蒂固，已建立了一套完整的理論和實踐體系。比如說，傳統立卷過程中人為因素過大，手工勞動量過大，工作效率低，利用不方便。同時，傳統的立卷方法嚴重束縛了計算機等辦公自動化設備在檔案部門的發展與應用，已不能滿足企業管理和社會發展的需要。

3 檔案管理的必要性

一是做好檔案管理工作、加強檔案信息的開發利用是社會主義事業的需要，積極開創檔案信息開發利用的新局面、努力做到檔案信息為供電企業服務、為電力職工。為各級。各類查閱檔案資料者服務、可以促進供電企業之間各項工作的交流與溝通，二是加強檔案管理也是供電企業不斷發展的需要，檔案是電力建設。管理等活動的直接記錄和真實反映，檔案中記載的是電力建設的思想。成果和工作方法、反映的是電力建設活動的客觀規律。過程以及工作中成功的經驗和失敗的教訓，因此、檔案可以讓企業充分認識自己、少走彎路、有利于長期的發展。三是加強檔案的管理能為電力建設。管理提供重要的憑證和依據，在供電企業工作中形成的檔案同生產。建設。科研。管理的關系十分密切、尤其是現代化的文明管理、科學管理、更需要有完整。系統。準確的檔案資料作為依據和憑證，充分發揮其憑證作用、不僅能避免重復勞動、提高供電企業管理水平、可為設計。施工工作創造必要條件、還能為電力工程的擴建、保養、維修等提供詳細的第一手資料。

4 改善檔案管理現狀的思路

檔案管理工作的重要性已逐漸被人們認識、但怎樣才能真正做好這項工作呢？

4.1 高度重視、加強領導領導重視是做好檔案工作的關鍵

如果領導重視、檔案工作就會有聲有色、如果領導不重視、檔案工作就無聲無息，供電企業領導要充分認識到檔案工作在企業的地位和電力建設中的作用、切實加強對檔案工作的領導、真正把檔案工作列入企業的發展規劃、把檔案工作提到重要議事日程、并在人財物方面給予大力支持、及時解決檔案工作中的問題、為檔案管理創造良好的工作環境，通過成立由一把手為組長的檔案管理網絡、明確各級工作職責、將檔案工作落到實處、給予檔案工作實實在在的支持、改變“說起來重要、忙起來次要”的現象。

4.2 加大宣傳、增強員工檔案意識

增強檔案意識、重視檔案工作、是搞好企業管理的重要保障之一，要加大檔案工作的宣傳力度、有效利用板報。網絡網頁。新聞媒體等形式、宣傳檔案管理法規及檔案知識、擴大檔案工作影響、提高全員檔案意識。責任感和工作自覺性，同時、要深入各部門班組進行業務指導、提高部門班組人員的歸檔意識、做到歸檔及時。歸檔文件材料齊全、完整、規范、提高歸檔率、完整率。

4.3 加強檔案管理的制度建設

加強制度建設是做好檔案工作的保證，從靜態管理來看、檔案的儲存、積累、整理、查閱、審核、直至銷毀、都應有嚴格的管理制度、使檔案管理規范、穩定和得以延續，從動態管理來看、檔案需要不斷得到補充、保持其系統完整性，供電企業要根據檔案法規和檔案業務管理的有關規定、制定出適合自身檔案管理的規章制度、使檔案工作納入規范化管理、做到檔案工作有法可依、有章可循、依法治檔，如建立檔案人員崗位責任制、建立檔案的收集、整理和保管制度、制定文件材料的歸檔范圍、使各種門類和載體的文件材料能及時立卷歸檔等。

4.4 建立健全檔案管理考核約束機制

檔案管理是一門社會科學、具有特殊的科學性。專業性，檔案管理工作要搞好、離不開上級領導部門對這項工作的指導、檢查、督促和考核，應根據企業檔案管理的工作原則、制定檔案管理工作考核制度、鼓勵先進、以促進檔案管理工作，如每半年由檔案室對各部門兼職檔案員的檔案工作進行考核；對各部門檔案的歸檔時間、收集整理等工作質量和執行制度情況、結合年終崗位責任制的考核進行獎勵；對造成檔案損失者、根據情節給予一定的經濟或行政處分等等，通過檢查和考核、增強檔案人員的責任感、增強部門領導的檔案意識、推進檔案管理工作向規范化、標準化、科學化發展。

4.5 實現檔案管理現代化

隨著無紙化辦公的推行、網絡技術、現代化管理手段的實施、多媒體文件制作的盛行、必然要求檔案管理實行現代化，檔案管理現代化首先是物質條件的現代化、主要包括檔案室。陳列室。檔案工作設備與技術的現代化、體現為計算機在檔案管理中廣泛應用、這樣大大提高檔案管理工作存儲、處理、控制檔案信息的能力，其次是管理思想、觀念和目標的現代化、檔案管理的最高層次就是在企業改革發展中不斷地驗證和確立科學的管理觀念、形成科學的先進的管理思想和管理風格；只有以現代化的管理方式和管理手段來提高檔案工作的效率和質量、檔案事業才能獲得應有的地位、發揮應有的作用。

計算機技術的飛速發展為檔案管理提供了便捷的手段。為了提高檔案管理工作效率、提高檔案查全率、查準率、加快檢索速度，使檔案信息更好地為領導決策、經濟建設和社會公眾服務、全面推廣計算機在檔案管理工作中的應用勢在必行。利用計算機管理檔案、既可提高工作效率、減少重復勞動、又可杜絕人為的隨意性、避免管理的疏忽造成的經濟損失、及時地滿足供電企業管理及社會發展的需求。因此，供電企業領導應充分認識實現現代化管理是電力企業和社會發展的需要、充分發揮主觀能動性、克服資金不足的困難、盡快地將計算機技術運用到檔案信息的錄入、檢索、編目等、提高檔案資源管理的效率和檔案信息開發利用的效率、更好地為供電企業管理和地方經濟建設服務。

5 結束語

檔案管理是現代供電企業管理工作的基礎、加強檔案管理的規范化和科學化建設、扭轉目前供電企業檔案管理的薄弱狀況、是不斷提高企業管理水平的有效途徑。檔案管理的基礎打得好、就能夠順利實現從傳統管理手段向現代化管理手段的轉變、把管理人員從繁雜的事務性工作中解放出來、提高管理的工作效率。