從會計視角探索高校會議費管理對策

●胡 服

2013年9月13日，財政部、國家機關事務管理局、中共中央直屬機關事務管理局聯合下發了《關于印發<中央和國家機關會議費管理辦法>的通知》（財行〔2013〕286號）文件，緊隨其后，各省市財政廳、省市委機關事務管理局和省市人民政府機關事務管理局據此聯合下發了《關于印發的通知》（以下簡稱新辦法），明確規定了省級事業單位、各大專院校應當結合本單位實際，認真貫徹執行。該辦法的出臺極大地規范了行政事業單位，特別是高校的會議管理，提高了會議的實效性，是全面深化教育領域綜合改革，推進厲行節約反對浪費，杜絕各類借會議之名行揮霍貪污之實的關鍵舉措。

高校既要深入學習和全面掌握新會議費管理辦法的宗旨和每項規定，又要結合本校實際制定切實可行，行之有效的會議費管理辦法實施細則，采取“健全制度保統一，精簡會議求實效，強化預算促管理，定額控制杜浪費，培訓熟知保遵從，強化監管防腐敗”等六大有效措施，才能與時俱進，切實走群眾路線，實現會議少而精，遇而決，決而效，把有限的資金真正用在刀刃上，充分發揮每一分資金的效用，真正提高教育資金使用效益，促進高校健康可持續發展。

一、高校會議費管理存在的問題及原因分析

由于沒有強制且具體的法律法規約束，加上高校屬于財政非全額撥款事業單位，高校自己擁有較大較多的資金自主支配權等原因，導致高校各類會議管理混亂，召開頻繁，形式多樣，手段隱蔽，標準不一，講排場重形式，會議費居高不下。

1.高校各類會議召開頻繁，會議審批管理不規范。縱觀高校歷年會議召開情況，橫看各個高校各年會議召開次數，所有高校都存在校內會議召開較為頻繁，大到校級黨代會、教（代）會，小到部門工作安排會，不管什么事情，都要召開會議，差別只是參會的人員不同而已，其規模之大次數之多費用之高已到了非治不可的境地了。據不完全統計，高校校級會議（主要由校級領導和所屬部門處級干部參加的會議）平均每周不少于三次，每次會議時間不短于2小時；校屬各部門之間召開的部門會議（校屬某一部門召開，涉及全校相關事宜，由各部門負責人參加的會議）平均每周不低于四次，每次會議時間長短不一，少則一小時，多則一整天甚至兩天、三天；校屬各部門內部召開的處級會議（處級領導和所屬部門科級干部參加的會議）稍高于這個數；科研課題會議卻是遠遠超過這個數。據實際調查一個課題最少要開三次會（開題報告會、課題中期調研會或評審會、結題報告驗收會或評審會），每個高校大大小小課題不低于500個，那每年召開課題方面的會議不低于1000次。同時學校召開的各類各種會議無須經過任何部門或任何個人的審批，想開就開，想怎么開就怎么開，想到哪開就到哪開，想開多長時間就開多長時間。會議的召開全由某一部門或某一人說了算，無須審批，無須預算。就其原因，主要是高校沒有針對各類會議的召開制定一個統一的規定，更沒有明確誰負責審批會議，誰負責管理會議，誰負責保障會議等等事宜，高校會議費管理辦法或實施細則急需出臺。

2.高校會議召開形式多樣，會議類別管理未明確。高校召開的會議形式多樣，會議場所五花八門。據不完全統計，各高校經常召開的會議有：黨代會、教代會、黨委會、校長辦公會、碰頭會、預備會、人事分配制度改革會、教學工作會、科研工作會、學術研討會、職稱評審會、安全工作會、開學典禮、畢業典禮、政府采購招投標會、資產報廢處置專家鑒定會、處長辦公會、研討會、評審會、座談會、課題開題報告會、課題調研布置會、課題結題評審會、學期總結會、年度總結會、年度考評會、民主生活會、干部提拔民主測評會等等會議，可謂形式多樣，內容復雜，涉及面廣，影響極大。據調查，高校召開的各種各樣的會議主要以在校內召開為主，校外召開為輔，大多會議均選擇在本校或本部門會議室、辦公室內召開，部分會議則選擇到校外大酒店、大賓館或風景區召開，如課題負責人報銷的課題會議費，發票上注明是某某酒店或賓館提供的“會議費”，在財務審核追問為什么要到外面酒店開會時課題負責人答復是因課題研究需要即興召開的，到酒店或賓館開會方便，服務周到且有發票，容易報銷且不扣稅，少部分會議則在家里、茶室等場所召開。之所以導致高校召開的會議形式多種多樣，會議場所五花八門，究其原因主要是高校沒有明確校內各種會議的類別、規格和檔次，沒有規定各類會議召開的時間、期限、場所、規模等等內容，會議召開缺乏計劃管理。

3.高校會議費開支不統一，綜合定額標準未制定。根據高校財務部門提供的本校會議費報銷數據，可以看出，高校自行召開的各類會議，有的會議經費開支較大，不但制作大型宣傳布標，而且還免費提供會議用品（具體如文件袋、筆記本、碳素筆、會議資料等）和發放會議紀念品、地方土特產；有的會議不但為參會人員提供免費餐飲住宿，而且還給參會人員發放少則200元/次，多則2000元/次甚至更高的會議補貼；有的會議不但為參會人員報銷往返差旅費，還免費組織參會人員到各名勝地區參觀考察。更有甚者利用會議費發票套取現金中飽私囊，利用會議費的名義變相開支教育經費大肆侵吞資金等惡劣情況。何以出現召開會議講排場重規模，奢靡成風盛行，會議費開支居高不下？究其主要原因是高校目前尚未對本校召開會議的類別、規格、檔次、期限、會議費開支綜合定額標準等進行統一規定，也沒有對當年召開的各類會議經費進行統一安排，實行預算管制，更沒有相關措施對會議費的使用效果進行考核評價，除了高校財務部門審核會議費報銷時提出的常規疑問外，高校內部沒有其他任何一個部門對會議費開支情況和會議效果進行監管和考評。既然沒有規定，沒有標準，沒有預算，就沒有約束，就會導致會議費開支范圍大而廣，開支標準多而雜，開支費用高而多。

4.高校會議費監管不到位，虛報冒領追責未規定。高校自行召開的會議可謂五花八門，規模大小不一，形式多種多樣，會議費開支標準和開支范圍層出不窮。雖然國家最新會議費管理辦法明確要求各單位將會議費開支列入本單位當年預算，單獨反映。但以何種形式何種標準多少金額列入哪一級哪個項目預算細化到什么程度而尚無定論，從而導致會議費支出超預算、無預算情況經常出現，假借會議名義變相開支經費和套取現金情況時有發生，虛報冒報會議費現象較為嚴重，會議召開收效甚微甚至無效果。之所以會導致這樣的結果，究其根本原因是高校缺乏健全有效的會議預算機制、內控機制和監管機制，會議費預算誰編誰審誰評價沒有明確，誰來監管會議未明確，它的監督職責未規定，違法違規開支會議費和虛報冒領會議費也沒有明確的懲罰規定和責任追究規定，導致會議負責部門或負責人及經辦人缺乏法制觀念、預算觀念、勤儉節約觀念。同時也滋生了貪污侵占公款的腐敗環境和便利條件，給國家和高校財產帶來了極大的危害。

二、高校會議費管理應采取的六大措施

鑒于各單位會議費管理的泛濫現象，2013年9月13日，財政部、國家機關事務管理局、中共中央直屬機關事務管理局適時聯合下發了《關于印發<中央和國家機關會議費管理辦法>的通知》（財行〔2013〕286號）文件，緊隨其后，各省、市、自治區政府也據此聯合三部委下發了本省的省級機關會議費管理辦法，但高校卻遲遲未見動靜，即便是有的高校有動靜了，但也只是簡單地轉發其本省的省級機關會議費管理辦法，并沒有根據高校自身實際制定一套健全有效的高校會議費管理辦法或實施細則。有鑒于于此，筆者針對當前我國高校會議費管理方面存在的諸多問題提出了以下六大措施，在會議費的管理過程中真正能夠做到“規而治之，預而控之，執而嚴之，違而懲之”，以期進一步規范會議管理，全面提升會議實效，杜絕會議費虛報冒領，降低會議費開支金額，切實防范會議腐敗，促進高校健康可持續發展。

（一）健全制度保統一

不以規矩不成方圓。要確保會議費開支規范合法，精儉高效，高校就必須根據國家法律法規和《中央和國家機關會議費管理辦法》、《XXX省省級機關會議費管理辦法》等規定，在國家法規框架下及時制定適合本校實情的《XXX大學會議費管理辦法》，健全會議費內控機制、監管機制和責任追究機制，從制度上明確會議的類別、標準、規模、范圍、形式、期限、審批、監管等內容，實現規定的統一；從標準上全面減少甚至杜絕會議費開支中可以自由酌量的項目，實現法規上的硬約束；從手段上完善并強化會議費預算、組織、審批、報銷、審核、監督和追責等內控措施，實現會議上全程的監督，從而保證高校內部所有會議召開都必須按統一的規定執行，保證高校會議管理真正做到組織有標準，審批有標準，執行有標準，報銷有標準，審核有標準，監管有標準，避免會議標準不一、執行混亂、監管乏力、難以追究等情況。高校制定的會議費管理辦法應當具備并明確的內容（表略）。

（二）精簡會議求實效

針對當前高校校內會議多而雜，會而不結（一個事項開一次可能由于參會人意見不統一而無法決定，要經過多次開會才會有明確的結果）的不利局面，高校高管應當全面重視各種會議的管理，成立精干的監管機構，根據“必須、精簡、實效、節約”四大原則和本校《會議費管理辦法或實施細則》明確的標準進行嚴格的“三階段審查”，確保會議的召開能夠真正解決問題，保證會議召開起到實效。

“必須”指不通過召開會議就無法解決面臨的較為棘手的重大民生問題、教學科研問題和學校發展問題，因此必須要集中本校高層、中層干部召開現場會議共同研究決定。如本校教職工績效工資的提高標準和考核標準、年終考核績效的發放標準；學校對外合作辦學事宜、學校重大對外投資事宜、學校碩士點擴容和博士點申報及擴容等事宜。此類重大事宜必須集中本校高層管理人才和各方面的專家進行深入的分析論證和深思熟慮后才可以決定，因此必須召開此類會議。“必須”原則要求高校會議審查機構要從學校大局出發，從整體出發，從勤儉節約出發，以“必須要通過召開會議才能解決的”這一標準審核批準同意召開會議，以此徹底解決“大事小事都開會，中層干部天天會”的會多費時費錢無效果的會議泛濫現象。

“精簡”指對批準同意召開的會議從規模上、時間上、程序上、規格上做到精而簡。即精確確定會議主題及通過會議應解決的問題，精確確定必須參加會議的人員（即該人員要有魄力、有決策權、有膽識和有才能，能夠堅持原則和實事求是并大膽決策或建言獻策。選定人員不得缺席或找人替代），簡化會議召開規模，縮簡會議召開時間，簡化會議召開程序，簡化會議規格標準，盡量避免會議的繁儒雜談，突出主題講求實效。

“實效”指每召開一次會議就應當取得一個明確的結果，避免出現會而不決，下來商量的拖延推諉現象，這就要求會議組織方必須事先對即將召開的會議做到充分、全面的準備，把會議具體要研究解決的問題提前二至五天交到參會人手中，并明確會議每個環節的商討內容和時間限制，以解決在開會時才討論問題才想法解決問題，以提高會議實效，節約會議時間和會議經費。

“節約”指節約會議時間和會議費用，努力爭取在會議類別規定的限期標準和綜合定額標準內提前結束會議，在不突破會議費綜合定額標準總額的前提下全力節約會議耗材和會議用品，降低會議住宿標準和餐飲標準節約會議費用，提高參會人員會議補貼，以此激勵參會人員的全力付出和實現會議想要的結果。

“三階段審查”指學校會議審查機構一定要在會議的“準備階段、會議階段、會后階段”三個階段進行全程審查與監管。準備階段嚴格審查“必須性和目的性”，會議階段嚴格審查“精簡性和實效性”，會后階段嚴格審查“節約性和實效性”。通過會議全程嚴格審查以期全面杜絕會議召開多而亂假（即雜亂和虛假，如假借會議之名變相開支經費和套取現金等情況）、費用高而混虛（即各種開支混入或擠入會議費開支，虛列會議項目虛報冒報會議經費等情況），會議開而效微的泛濫現象。

（三）強化預算促管理

要杜絕高校會議費無預算、超預算開支，節約會議經費，加強會議管理，提高會議實效，高校就必須強化會議費的預算管理。具體措施如下：

1.單列預算項目，編實編細預算。在編報年度預算時，高校必須在本校財務管理制度和預算管理辦法中明確規定單列會議費預算項目，校內各部門在編報年度預算時必須按本校會議費管理辦法的規定詳細列明擬召開的會議類別、名稱、規模、時間、期限、地點、會議費開支范圍，由財務部門按各類會議費的綜合定額標準核定和下達會議費限額，編細、編實會議費預算，保證會議召開有計劃、有安排、見實效，全面提升高校會議費管理水平。

2.單設核算科目，準確反映信息。為單獨、全面反映會議費預算的執行情況，高校財務部門必須在會計科目中單獨設置“會議費”核算科目，并在此科目下再開設“會議補貼、會議食宿、會議租金、會議交通費、會議資料費、會議用品費”明細科目，按部門逐項進行嚴格的明細核算，以準確反映會議費預算的執行情況，便于管理部門進行分析、評價。

3.嚴格執行預算，強化執行監督。不管是會議組織部門還是財務部門，都必須嚴格按核定的會議費預算限額辦理與會議有關的各項事務，堅決杜絕超預算、無預算開支會議經費。另外，學校財務部門、會議費監管機構應當按月定期對會議費預算執行情況進行分析，密切關注各部門會議費預算執行進度，加強預算執行的監督檢查，及時找出預算執行過程中的偏差、漏洞及存在的其他問題，認真分析查找原因，堵塞違規用款行為，嚴肅預算紀律，保證會議費預算得到不偏不斜地執行，并定期通報和公示預算執行情況。

4.重視預算評價，加大獎懲力度。重預算，輕執行，缺考評是當前高校預算管理的普遍現象。要想又快又好地建設現代化高水平的大學，除了重視預算編制，嚴格預算執行外，高校還必須重視預算結果評價，加大獎優罰劣力度，對預算執行進度快，均衡好，有實效的部門給予表彰和獎勵，對預算執行進度慢，年底“突出花錢”等的部門給予通報批評，并限期整改，同時相應縮減下一年度預算安排，以此充分調動各部門預算管理的積極性，全面提升全體干部職工預算管理意識，真正實現在考評中找捷徑，在獎懲中樹威信，在威信中促發展。

（四）定額控制杜浪費

前已述及，導致高校會議費居高不下、浪費嚴重的根本原因是會議費開支沒有規定，沒有標準，沒有預算，沒有約束。因此，高校在制定本校的會議費管理辦法時必須明確會議費的開支范圍、開支標準和報銷范圍。具體如下：

1.明確開支范圍。高校應在本校會議費管理辦法中明確會議費開支范圍，包括會議住宿費、伙食費、會議室租金、交通費、文件資料印刷費、醫藥費等，會議住宿用房以標準間為主，用餐安排自助餐或工作餐。會議代表參加會議發生的城市間交通費，按照國家會議費管理辦法的規定回單位報銷。參會駕駛員不安排食宿，發生的費用按照會議費管理辦法的規定回單位報銷。

2.規定開支標準。高校在制定本校會議費管理辦法時應明確規定會議費開支標準，并實行綜合定額控制，同時規定各項費用之間可以調劑使用。以云南高校為例，可參考下列標準：

3.明確報銷要求。高校在本校會議費管理辦法中應明確規定校屬各部門在會議結束后應及時辦理報銷手續。會議費報銷時應提供下列依據：（1）會議審批文件；（2）會議通知；（3）實際參會人員簽到表；（4）定點飯店餐飲、租金、設備使用等費用原始明細單據；（5）電子結算單；（6）發票；（7）其他應當提供的憑據。

同時規定要求校屬各部門會議費支付，應當嚴格按照國庫集中支付制度和公務卡管理制度的有關規定執行，以銀行轉賬或公務卡方式結算，禁止以現金方式結算。會議費原則由高校財務部門直接結算。

4.規定不能開支的費用。為嚴格會議費管理，節約會議經費，高校在其會議費管理辦法中必須明確規定不得在會議費中開支的費用，具體包括：（1）購買文件包、筆記本、洗漱用品、紀念品、禮品、土特產的費用；（2）擺放鮮花、植物、小食品、香煙及設置氣球拱門、制作背景板、安排茶歇的費用；（3）舉辦地的參會代表住宿費用；（4）因提高用餐、住宿標準產生的費用；（5）超出規定人數的會議人員、超過會期產生的費用；（6）參會代表洗衣、長途電話、游覽、娛樂、健身費用；（7）以保障會務為由，添置計算機、打印機等辦公用品產生的費用。

只有明確規定了上述四個方面的會議費開支報銷要求，才能全面杜絕無預算、超預算，利用會議費發票套取現金中飽私囊，利用會議費名義變相開支教育經費大肆侵吞國有資金等惡劣現象，徹底解決召開會議講排場重規模，奢靡浪費行為。

（五）培訓熟知保遵從

“全面宣傳培訓和全體人員熟知”是任何一項法規制度得以順利執行和嚴格遵從的重中之重，高校會議費管理辦法也不例外。制定規定的畢竟只是少數人，熟知規定的也只有這些人，但規定是用來約束所有人和規范所有行為的，如果讓一個根本不知道該項規定的人來遵從這些規定那簡直是荒唐之極。因此高校對于新制定的會議費管理辦法必須下大力氣把新會議費管理辦法涉及的規章制度、標準、要求、流程與注意事項等統一印制成冊，印發成文，或長期掛在校園網上，或置放于教職員工伸手可及的地方，或分發到每個教職員工手中，并在全校范圍內開展大規模的培訓、宣傳，定期舉辦規定執行座談會、研討會及有獎征文等活動，充分利用現代信息化技術建立信息交流平臺（如QQ群、網站、網頁等），及時發布會議管理規定和報銷規定，評述查處會議案例與處罰結果，讓全體教職員工熟知會議費管理辦法的具體內容，熟知組織會議召開的各種手續，熟知會議費開支的范圍和項目，熟知會議費開支的標準，熟知會議費報銷的具體要求和必須提供的依據等規定。著力解決全校干部職工思想上不重視，認識上不全面，行動上不配合的不利狀況，促使全校教職員工從思想上、行動上形成共識，在行動中才會自覺執行該規定，嚴格遵從該規定，真正達到“人人知規定，個個守規矩”的理想境界，真正實現會議費管理辦法制定并實行的目的“進一步改進機關工作作風，加強和規范省級會議費管理，精簡會議，改進會風，提高會議效率和質量，節約會議經費開支”，為加速建議高水平大學保駕護航。

（六）強化監管防腐敗

加強會議費監督管理是從源頭上預防腐敗，從執行中治理腐敗，從結果中懲處腐敗，推進依法治校，厲行勤儉節約，真正實現“規而治之，預而控之，執而嚴之，違而懲之”的關鍵舉措，是實現“把權力關進制度的籠子里，讓權力在陽光下運行”的核心措施。沒有監管或監管不到位，所有的規定和要求就會流于形式，就會出現“寫在紙上，掛在墻上，沒有落實到行動上”，從而導致規定再細，要求再嚴的規章制度只是一紙空文，無法發揮其應有的規范、強制、遵從等功效。

“領導重視，專司其職，方法得當，執行有力，監管到位”是強化高校會議費監管，預防會議腐敗，提升會議實效的核心要點。

“領導重視”是保證高校會議費管理辦法得到嚴格執行的核心措施。執行好不好，關鍵看領導。在現實工作和生活中，任何人都有攀比心理。領導的重視（包括全體干部職工的重視）程度和帶頭作用對各項規定的落實起到決定性作用，思想上重視行動上就會主動去落實，從而就能保證各項規定得以全面貫徹執行。

“專司其職”是保證高校會議費管理辦法得以嚴格執行的制度措施。在工作中很多規定之所以沒有得到嚴格而有效的執行，其根本原因就是沒有專門的機構來監管規定的執行情況，因此要保證會議費管理辦法能夠得到嚴格的遵從就必須要有一個獨立的機構，明確的監管職責、工作要求和工作流程。

“方法得當”是保證高校會議費管理辦法得以嚴格執行的手段措施。恰當的方法是任何人辦任何事的捷徑，是事半功倍的良方。如果沒有恰當的、有針對性的、切實可行的方法措施就難以發現規定執行中存在的問題和弊端，從而也就無法保證規定得以嚴格執行。這就要求高校一定要抓住會議費管理的三個關鍵控制點（預算編報、預算執行和結果考評），切中四大要害（手續、標準、票據、報銷），找準三大難題（虛報冒領、超標違規、亂擠亂占），守住一個底線（嚴格遵從不違反），才能真正實現“源頭防腐，過程監腐，結果懲腐”的監管目標。

“執行有力、監管到位”是保證高校會議費管理辦法得以嚴格執行的體系保障。嚴格執行是規定賴以存在的生命，監管到位是規定賴以發展的保障措施。高校要讓其規定有生命，見實效，就必須采取一切措施嚴格執行各項規定，從制度上、機制上、經費上、組織上、人員上、手段上給予最大限度的保障，并加大監管力度，嚴肅懲處違紀違規行為，使各級領導干部和全校職工“不想違、不能違、不敢違”，保證各項規定的神圣不可侵犯性，全面提高會議實效，促進高校健康可持續發展。

[1]財政部、國家機關事務管理局、中共中央直屬機關事務管理局聯合印發的《中央和國家機關會議費管理辦法》（財行〔2013〕286號）文件

[2]云南省財政廳、中共云南省委機關事務管理局和云南省人民政府機關事務管理局聯合印發的《關于印發<云南省省級機關會議費管理辦法>的通知》

[3]胡服.高校財務管理探索（專著）.云南人民出版社（第一次印刷），2014.6