民辦高校科研檔案管理的思考

劉晨

民辦高校因其歷史原因，科研工作起步較晚，科研檔案管理工作更是存在著很多弊端。本文就民辦高校科研檔案建設問題進行探討。

1 民辦高校科研檔案管理現狀

1.1 制度不健全：國家對于民辦高校開展科研活動不重視，主要體現在申報省部級以上課題方面有種種限制，與公辦學校相比，民辦高校教師申請省部級、國家級等課題處于劣勢。因為職稱的限制，青年教師根本就沒有申報資格，只能依附于從高校退居二線的老教師，不能充分發揮自己的科研潛能。民辦高校的教師中級職稱以上的很少，科研隊伍不健全。

1.2 科研興趣淡薄，缺少積極性。為了做好教學工作，完成教學任務，教師基本無暇顧及科研，更談不上開展科研。雖然一些教師意識到科研的重要性，但不知從何入手，或是由于科研經費等問題中途放棄，或是認為最后發表幾篇論文，就取得了科研成果。再者，有些教師在科研上缺乏團隊合作意識，對參與的科研項目積極性不高。有的青年教師存在偷懶心理，考博以后或者等到晉升職稱需要的時候再做科研，眼前還沒有把科研提到日程上來。高校中論資排輩的現象和觀點普遍存在，與公辦學校相比，獨立學院青年教師申請省部級、國家級等課題處于劣勢。

1.3 科研檔案意識不強。從政府和學校層面上說，由于歷史和成長過程的原因，民辦高校大多只重視招生人數、校園建設、規模擴大等硬件建設，普遍沒有開展足夠的科研活動。另外，和公辦高校相比，政府對于民辦高校科研工作不重視，沒有提出硬性要求。很多申報的科研信息均將民辦高校排除在外。在高層次的課題申報和論文發表方面，對于民辦高校教師均有限制，導致了民辦高校科研檔案管理工作經驗缺乏、較為落后的局面。近幾年，許多民辦高校開始重視科研工作，鼓勵教職員工大力開展科學研究，但也沒有充分認識到搞好科研檔案建設與搞好科學研究工作的必然關系。再者，大部分教師認為參加科研目的是就是為了晉升職稱，不注意資料的積累，甚至擔心科研課題文件資料特別是技術成果泄密對自己造成損失，不愿上交或不主動上交給檔案部門。

1.4 科研人才缺乏，科研檔案無連續性。相對于公辦高校來說，民辦高校一般只能吸引剛畢業的年輕教師和年齡普遍在55歲之上的離退休老教師，以及從公辦高校聘請的兼職教師。這就使得民辦高校從一開始就在科研建設方面存在著嚴重的滯后：一方面離退休教師大多數都以授課為主，且在本專業的理論研究方面已經和當前前沿問題脫節，無法對年輕教師在科研方面進行“傳、幫、帶”；另一方面，兼職教師還要兼顧本單位的任務，在教學方面未能全身心投入到民辦高校的教學工作中，科研方面更是貢獻甚微。近幾年，絕大多數民辦高校已經大批引進具有碩士研究生以上學歷的畢業生，以及少數博士生。但由于民辦高校待遇相對較低，以及社會保障、住房等方面的擔憂，導致高學歷者心理失衡，一旦有機會找到更理想的工作，就會辭職。這就導致本應成為民辦高校科研隊伍的中堅階層的人才流失，缺乏有層次的科研梯隊，僅有一些校級廳級等級別較低的項目，省部級以上的項目少之又少，更有甚者，很多課題剛立項，主要參與人員就已離職，導致科研成果沒有連續性。科研檔案的不完整、不系統，影響其開發利用價值，反過來也影響了原本薄弱的民辦高校科學研究工作的繼續發展。

1.5 科研工作缺乏組織和制度保證，科研檔案管理人員缺乏相應的專業知識。一方面，機構設置不完善。專門科研機構及科研管理機構是科研工作的組織保障。目前設有獨立科研管理機構的民辦高校很少，大都依附于教務處或者信息中心等一些校級的行政部門。學校的科研制度也不規范，比如，關于科研課題和經費的申請、科研考核制度、科研獎懲制度和科研檔案管理等方面，基本缺乏明確的規定和管理。這些都制約了科研工作的進一步開展。另一方面，科研管理人員配備極少，大多數民辦高校的科研干事都是兼職，主要工作還是教學，沒有太多精力收集、整理歸檔材料。與檔案工作相關內容的培訓更是沒有參與過，對檔案工作管理意識不強，許多科研檔案管理人員認為，科研檔案管理就是把科研活動的資料收集起來，遞交給學校綜合檔案室就行。無視法律規定，常常以復印件應付歸檔。我國《科學技術研究檔案管理暫行規定》中明確規定：歸檔的科研材料必須是原件，根據需要可復印若干份。但是有些科研人員卻將原件據為己有，以復印件交檔案管理部門應付了事，容易給一些人造成舞弊的可乘之機。

1.6 科研經費投入不足。民辦高校科研經費普遍不足。其主要原因：一是民辦高校的科研工作沒有納入主管部門的統一管理，不像普通高校那樣每年都有數量可觀的科研經費下撥，實行專款專用，為科研工作的順利進行提供較多的經費支持。二是民辦高校經費來源主要靠收取學生學費，科研投入相對不足。三是自身對科研工作重要性認識不足。

1.7 科研材料收集不齊全，科研檔案難以集中管理。由于民辦高校師資較為緊張、教學任務繁重，有能力的教師即使擠出時間來從事科學研究，但缺少時間對科研過程形成的原始資料進行收集、整理和有序上交。有人認為科研檔案的收集、歸檔是檔案部門的事，與自己無關。因此，檔案部門收集到的常是項目申請、立項表格、鑒定材料等一般性資料，而真正的科研原始記錄材料很匱乏。由于學校知名度和科研水平不高，承接不到重要的科研項目，不少教師常會以個人身份參與強校、外單位的科研工作，這就構成本校科研項目的“流失”，導致本校科研檔案的收集困難。

1.8 缺乏行之有效的管理手段和規章制度。由于民辦高校科研檔案管理工作一般起步較晚，再加上檔案管理意識不強，管理手段和規章制度不健全，因此，檔案部門經常難以收集到建檔所必需的完整的原始資料，這就造成科研檔案中一般性技術資料多、關鍵性技術資料少。由于科研檔案的不完整、不系統，影響了它的開發利用價值，反過來也影響了原本薄弱的民辦高校科學研究工作的繼續發展。

2 民辦高校科研檔案建設的對策

增強師生員工的科研檔案意識，提高對科研檔案價值的認識。

2.1 學校方面。首先，重視科研檔案管理工作，提高對科研檔案管理的意識。民辦高校要改變只重視課題項目立項數量和論文的數量，而忽視科研檔案整理的局面。要對校領導到全校師生加強對科研檔案的重要性的宣傳。科研檔案不僅是申請立項、研究課題、調研、總結研究成果、發表論文、結項等具體工作，也包括了科研成果的推廣應用、總結、積累的過程。科研檔案的整理也并不是單純的某個部門或某個人的行為，而是所有做科研的師生在研究的同時，要有意識地積累科學研究的過程稿，包括調研材料、研究報告、應用證明等資料。這樣才能使得科研檔案起到應有的知識傳承的作用。其次，要健全科研機構，制定完善的科研制度，加大對科研工作的獎懲力度。以黃河科技學院為例，從2008年本科評估開始，就專門設置科研處，并在二級學院設立科研干事，以方便科研工作的展開和科研檔案的收集整理。2010年成立經濟研究所、納米研究所等九個研究所，由主管教學校長主抓。在制度方面，先后制定《黃河科技學院科研項目經費資助管理辦法（試行）》和《黃河科技學院科研獎勵辦法（試行）》。最后，給予必要的設施支撐。科研檔案的整理，并不是單純地收集資料就行了。需要配備計算機、掃描儀、網站網絡環境、儲存載體等，才能夠保證科研檔案工作的順利開展。

2.2 師生層面。首先，要轉變思想，重視科研工作，正確認識科研和教學的關系。一方面，教學可以促進科研發展，在教學過程中能發現教學內容、教學手段、教學方法、教學管理等一系列問題，科研活動可以圍繞這些問題有的放矢地開展研究活動；另一方面，科研活動能促進教學水平的提高，教師在科研活動中能接觸到更多的新思想、新知識和新信息，并在教學活動中傳播給學生，這有助于改進和豐富教學活動，提高教學水平。其次，在做科研的同時，要注意資料的收集。完善的科研檔案為其他研究者提供有價值的參考，成為本領域前期的研究成果。其他科研工作者可以在不違反知識產權的前提下利用和借鑒這些成果，能夠避免重復勞動，減少各方面的浪費。

2.3 業務層面。民辦高校要配備與業務工作相適應的專兼職科研檔案管理人員，同時要加強對全校師生宣傳科研檔案業務的培訓和指導。要明確各類人員對科研檔案收集的范圍，以及其歸檔范圍。

2.3.1 學校科研檔案管理要綜合管理的是科研的準備階段、研究階段、結項階段、成果推廣利用階段的各類材料資料，但是，并不是所有的資料都要歸檔。主要包括上級科研部門關于科學研究課題的題目征集、課題的批準立項的文件、任務書、委托書、項目結項證書、獲獎證書等，學校內部的科研規劃、各類科研成果的統計報表、總結材料，學校組織承辦或師生個人參加科研交流、學術會議的會議材料等。

2.3.2 科學研究的課題組或論文發表者要收集整理的包括：科研課題審批文件、任務書、委托書，開題報告，課題研究計劃，經費預算，方案論證和協議書、合同等文件。另外，重要的是研究階段中，各種載體的重要原始記錄，實驗報告，計算材料，專利申請的有關文件材料，設計文件、圖紙，關鍵工藝文件，重要的來往技術文件，研究工作年度進展報告等。總結鑒定驗收階段、成果和獎勵申報階段中的工作總結，科研報告，論文，專著，技術鑒定材料，科研投資情況，經費決算材料、成果和獎勵申報材料及審批材料，推廣應用的經濟效益和社會效益證明材料等。最后是項目的推廣應用階段，包括推廣應用方案、總結，擴大生產的設計文件、工藝文件，轉讓合同，用戶反饋意見以及專利證明等。對于這些較詳細的資料要求裝訂成冊，制成統一形式交給科研部門或檔案部門存檔，需特別注意的是歸檔材料的系統性、完整性和原始性，要以原件歸檔。

2.3.3 學校的科研檔案管理人員將文書檔案收集整理后，要設立案卷目錄、全引目錄等。要嚴格按照相關檔案管理規章制度進行科研檔案管理。由于文書檔案存儲有限，各類科研工作的文書檔案收集整理分工完成后，就需要科研管理人員利用互聯網和多媒體技術管理檔案，記錄科研信息。對于科研檔案管理人員，要注意檔案整理技術的學習，使用完善的檢索工具。特別是需要專業的檔案人員與科研人員密切配合，做好科研檔案的收集、鑒別、歸檔、和保管。電子檔案的建立更能使得科研檔案整理工作信息化、網絡化。以黃河科技學院為例，在學校網站中專設科學研究專欄，內設科研公告、科研信息、科研動態等子專欄，同時科研信息管理系統的建立更有利于個人科研信息的積累和查詢。

（作者單位：黃河科技學院 來稿日期：2014-04-15）