談基層單位城建檔案的管理和利用

安紅

秦皇島市第一醫院綜合檔案室，保管著全院從1956年至2014年形成的城建檔案2222卷。長期的工作實踐，使這些檔案在該院的建設、管理和維護中發揮了巨大作用，取得了很好的經濟效益和社會效益。

一、城建檔案是做好規劃和設計的基礎和依據

基層單位建設的整體規劃是對本單位各種要素、現狀、基本特點和發展趨勢的全面、綜合、科學、長遠的預測和構想，而建設規劃方案的形成又離不開城建檔案的依據和信息支撐。有了城建檔案提供的可靠依據做基礎，才能夠在短時間內順利完成規劃、設計等各項工作。同時，城建檔案也是建設、施工的前提依據。

例如，該院為解決百姓手術難、住院難問題。2006年，經過籌劃，決定投資2.6億元籌建一座外科病房樓，占地1950平方米，建筑面積36010平方米，地上22層，地下2層，總高92米，設置床位634張。

但該院地處市中心繁華地帶，發展空間極其有限。在設計初期，設計人員考慮到只能在拆除醫院原有的食堂、職工宿舍樓、地下防空洞（建于50年代，構造特殊，后又改建為地下旅館）等建筑的基礎上才能建設。而這幾座建筑物與新建外科病房樓相臨只有不足16米的距離，要挖掘到地下30多米的地基其難度是可以想象的。施工人員更是發愁，怎樣施工，才能保證四周樓房不受影響，保證地下管線不被損壞，保證相關人員及施工人員的安全。

如何在這樣狹小、復雜的環境中打好工程的基礎，使之能夠承受如此之高的建筑，且四周臨近的樓房又不受影響是設計決策的關鍵。而這就要求必須有原始的建筑物檔案，包括地上、地下的管網圖、結構圖等作為憑證和參考，否則就無法準確設計和施工。如不精心設計、精心施工，極易造成樓垮人傷的惡性事件，造成巨大的經濟損失和不良的政治后果。同時，如施工中不慎使四周建筑物的地下管網受損，則會造成醫院正在進行的醫療診治及手術工作的癱瘓。如正在透析的病人（平均每天50人）一旦發生停電停水，將會造成重大群體性事故發生，導致病人生命瀕危。再如正在手術的病人（平均每天60例臺）下不了手術臺，將會造成重大醫療責任事故。外加周圍有老干部病房樓、行政樓、家屬樓等樓群建筑，涉及到復雜交錯的地下管網（電纜、上下水管道、暖氣管道、醫用氧氣管道等），必須有上述城建檔案資料作為依據，方可進行可行性論證、設計和施工。為此，院領導責成院檔案室全體人員全力以赴，盡快收集、整理了全院的所有基本建設檔案，并保證在第一時間為外科病房樓的設計、施工提供相關圖紙及資料，使之成為規劃、設計和施工的科學依據、參考和保障。

二、城建檔案是做好建筑物建設、施工、管理和維護的保證和依據

隨著城鄉經濟的飛速發展，建筑物的現代化建設進程也不斷加快。一個建筑物不但有地上地下的建筑結構，更重要的是地下電纜、給排水、天然氣、通訊網絡、人防工程等各項工程管網密集如織。在這種情況下，要對整個建筑設施進行科學有效地施工、管理和維護，就必須有完整、準確、系統的城建檔案為依據。而在面對自然災害、工程事故和一些突發性事件中，城建檔案所提供的保證和可靠依據，一直發揮著不可替代的重要作用。

2007年6月18日（正值周日），外科病房樓建設施工方因打樁、挖掘地基，不慎把地下的排水管挖斷，致使老干部樓和病房樓斷水，也使正在施工的地基大量積水。院檔案室人員立即到崗，迅速將相關的外管網線圖紙查找出來，提供給基建科。施工單位以此為依據，以最快的速度查清了管網的標高、走向和精確位置，及時接通了管線，保障了供水。同時，快速恢復了施工，既節省了時間，又保障了工期。

8月，施工方不慎又將地下電纜挖斷，造成全院各處室用電全部中斷。醫院一方面啟動雙回路電路供電，先解燃眉之急；另一方面，院檔案室立即查找出全部與新建樓相臨的樓宇之間的地下電網分布圖，經過仔細查找、核對、分析，找出了原因，并立即制訂了修復方案并加以實施。以使在以后的施工過程中，不再發生類似情況，以保障施工的進度不受影響。

僅就這一個新建的外科病房樓而言，在歷時四年半的規劃設計、施工建設、安全管理、竣工驗收等過程中，相關人員多次到院檔案室查找、借閱室藏的城建檔案資料，累計達258人次，利用檔案6669張次，節省可計算的建設資金近500萬元，使外科病房樓這一民生工程如期完工并投入使用。

而對這項工程的成功建設起到保障作用的，是該院檔案室人員及時準確地為設計人員、施工單位提供了原始的基建檔案圖紙及相關資料，為工程的設計、施工提供了科學的依據和保障。為工程的建設節省了時間、人力、物力和財力，為該工程打造省內優質安全文明工程、榮獲中國建筑工程“魯班獎”立下了“汗馬功勞”。在此，城建檔案發揮了關鍵性、決定性的重要作用。

由此可見，城建檔案對基層單位基礎建設的作用是依據性的、保障性的。同時，在一些時候也是關鍵性的、決定性的。有了它，會使復雜的、困難的事情變得簡單、容易；有了它，會使長時間久拖未決的事情變得短期內迎刃而解；有了它更會使工作變得高效、快捷。因此，做好城建檔案工作不僅要認識到它的重要作用，還要注重到它的形成特點。從把握作用著眼，把握特點入手，注意平時對本單位城建檔案的收集與整理。因為：

一是城建檔案內容豐富，綜合性強。從歸檔上看，有前期準備工作中形成的各種資料，如可行性研究、勘察設計報告；有在基本建設過程中形成的各種資料，如施工技術資料、監理工作資料；還有工程竣工后形成的各種驗收資料及有關的照片、錄像等等。二是連貫性強，歸檔周期長。建設工程從立項、規劃、決策等先期準備工作開始，經過工程施工直到竣工驗收，一般要經歷一年甚至數年時間。在整個過程中，每個階段形成的檔案資料既類別明確又環環相扣，構成一個相對獨立而又緊密聯系的有機整體。三是涉及部門多，資料來源廣。城建檔案涉及規劃、設計、電力、給排水、電信、消防、環保等多個部門，這些部門分屬不同管理系統，需要緊密協調配合。

（作者單位：秦皇島市第一醫院）endprint