如何提高基層檔案的管理和利用水平

楊仕賓

基層檔案工作的好壞不僅影響單位效能的發(fā)揮，也是體現(xiàn)服務(wù)民生、構(gòu)建和諧社會(huì)的標(biāo)志之一。筆者多年從事高速行業(yè)基層檔案管理工作，對如何提高基層檔案的管理和利用水平提出以下建議，僅供同行參考。

一、增強(qiáng)檔案的法制意識，不斷提高檔案人員素養(yǎng)

基層檔案工作長期以來不被單位所重視，原因之一是檔案法制觀念的淡漠。從領(lǐng)導(dǎo)層面來說，因?yàn)槿狈Ψㄖ埔庾R，導(dǎo)致對檔案工作認(rèn)識上存在偏差，影響到檔案工作的重視程度，因此，要提高單位檔案工作水平，首先要提高檔案管理者對檔案的意識和法制觀念，認(rèn)識到檔案的重要性和潛在價(jià)值，是重要的信息資源。在此基礎(chǔ)上要通過教育手段，提高檔案管理人員的素質(zhì)，不僅要提高他們自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識水平，更著眼于政治素質(zhì)和實(shí)際本領(lǐng)的提高，加大教育培訓(xùn)的力度，努力培養(yǎng)政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬的檔案工作人員，提高適應(yīng)崗位要求的實(shí)際本領(lǐng)，珍惜檔案工作崗位。要深入進(jìn)行調(diào)查研究，提高新時(shí)期對檔案信息的認(rèn)識和要求，不斷總結(jié)和探索，提高管理水平。

二、健全檔案信息一體化管理新模式

（一）實(shí)行信息一體化管理

由于基層單位檔案工作具有獨(dú)特性，因此建立符合自身實(shí)際情況的檔案管理模式——信息一體化的管理，就顯得更為重要。檔案、圖書資料等一體化管理是適應(yīng)現(xiàn)代化管理的新模式。因此，單位建立檔案室，對單位檔案、圖書資料實(shí)行一體化管理，不但可以節(jié)省人力、財(cái)力、物力，而且能夠提供更多綜合信息，實(shí)行信息一體化管理是單位動(dòng)態(tài)管理的需要。

（二）制定符合單位實(shí)際的管理制度

在貫徹檔案各項(xiàng)管理制度的基礎(chǔ)上，制定專職檔案人員的工作職責(zé)以及借閱、保管、保密、利用和檔案工作考核檢查制度，以嚴(yán)密的制度規(guī)范檔案制作程序，保證檔案質(zhì)量，確保各種類別、各種載體的檔案集中統(tǒng)一管理，做到從立卷歸檔到保管統(tǒng)計(jì)，從檔案利用到鑒定銷毀，從檔案移交到獎(jiǎng)懲等每個(gè)環(huán)節(jié)都有據(jù)可依，為規(guī)范、高效地開展檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。

（三）充分利用檔案原有基礎(chǔ)

對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引，而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣⒌刂贰r(shí)間用案卷目錄直接錄入，然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)，可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。

三、多渠道、多途徑收集文件材料，加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理

檔案管理的最終目的就是利用，發(fā)揮它潛在的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。因此單位檔案工作要多渠道、多途徑地開發(fā)檔案信息資源，使檔案為單位各項(xiàng)工作，特別是提高管理水平和開發(fā)利用檔案信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為高速公路工作提供服務(wù)。收集利用反饋信息，了解和研究檔案的反饋信息，可以了解檔案信息發(fā)揮作用的情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提高檔案利用率。

為從源頭上保證檔案室收藏資源，我室反復(fù)多次修改歸檔范圍，保管期限，使之更加合理化，同時(shí)檔案的載體也實(shí)行多樣化，除紙質(zhì)外還包含了照片、錄音、錄像、實(shí)物等。

四、樹立檔案信息化管理意識

新的歸檔方法是以檔案工作的現(xiàn)代管理為前提的，沒有現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)設(shè)備，不具備操作計(jì)算機(jī)的能力是不能勝任工作的。對文件級檔案管理，業(yè)務(wù)人員要加以正確認(rèn)識，不僅要加強(qiáng)新的檔案整理辦法，而且要學(xué)習(xí)和掌握計(jì)算機(jī)知識和操作技能。努力創(chuàng)造條件，爭取早日實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。

要促進(jìn)檔案信息化管理，除了計(jì)算機(jī)及其配套設(shè)施必須跟上外，首先必須強(qiáng)化信息意識和信息觀念，變靜態(tài)檔案信息為動(dòng)態(tài)信息，搞好信息資源的開發(fā)和利用。其次，要加快開發(fā)和利用現(xiàn)有信息資源。同時(shí)，要通過現(xiàn)代信息處理技術(shù)對現(xiàn)有的各種檔案進(jìn)行數(shù)字化處理和存儲，加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)。當(dāng)然加強(qiáng)電子檔案歸檔管理和人才建設(shè)是不可或缺的一條。

（作者單位：河北省高速公路服務(wù)管理中心）endprint