基于精細(xì)化管理模式下的高校檔案管理探究

張學(xué)

精細(xì)化管理的文化理念源于發(fā)達(dá)國(guó)家的企業(yè)管理理念，其本質(zhì)內(nèi)涵是戰(zhàn)略和目標(biāo)分解細(xì)化并落實(shí)，將管理責(zé)任具體化、明細(xì)化，它要求相應(yīng)管理工作切實(shí)做到制度化、格式化、程式化同時(shí)強(qiáng)調(diào)執(zhí)行力。“細(xì)節(jié)決定成敗”，注重高校檔案管理的“精”、“細(xì)”兩點(diǎn)，促進(jìn)形成管理層次，即：檔案管理規(guī)范化、檔案管理精細(xì)化、檔案管理個(gè)性化。以精細(xì)化管理模式為基礎(chǔ)，完善高校檔案管理工作，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾方面入手。

1.建立檔案館

“檔案館”是指具有一定專(zhuān)業(yè)人員和固定設(shè)施配備的獨(dú)立機(jī)構(gòu)，將高校檔案管理專(zhuān)業(yè)化，使之成為并行于學(xué)校管理而又單獨(dú)存在的管理機(jī)構(gòu)。檔案館的建立過(guò)程中要注重兩個(gè)方面的要求：一方面，人員配備要專(zhuān)業(yè)。檔案管理工作人員，既要精通專(zhuān)業(yè)知識(shí)，又要有管理經(jīng)驗(yàn)，可通過(guò)人才招聘的形式，競(jìng)爭(zhēng)上崗。另一方面，硬件要齊全。合理建設(shè)檔案館硬件配置，如成立“檔案管理工作室”、購(gòu)進(jìn)相關(guān)機(jī)械設(shè)備等。在保證一定物質(zhì)需求的前提下，建立完善的檔案管理體制，以促進(jìn)檔案管理工作的開(kāi)展。

2.強(qiáng)化精細(xì)化管理意識(shí)

強(qiáng)化相關(guān)工作人員的精細(xì)化管理意識(shí)，統(tǒng)一思想，明確檔案館精細(xì)化管理的實(shí)質(zhì)和目標(biāo)。深化各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和執(zhí)行人員的精細(xì)化管理思想，在全員接受認(rèn)同的情況下，統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)和觀念，使檔案館切實(shí)做到管理精準(zhǔn)細(xì)化、服務(wù)精耕細(xì)作、技術(shù)精益求精，從而更為細(xì)致的服務(wù)于各項(xiàng)教學(xué)工作，促進(jìn)校園發(fā)展。

3.完善管理機(jī)制，規(guī)范操作行為，細(xì)化管理制度

高校檔案精細(xì)化管理使檔案管理規(guī)范化、精細(xì)化、個(gè)性化。完善管理機(jī)制，規(guī)范操作行為，細(xì)化管理制度，就要求制定具體的系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理流程，明確各崗位職責(zé)，劃分責(zé)任，實(shí)現(xiàn)崗位、程序間的統(tǒng)一和互動(dòng)，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的高校檔案管理系統(tǒng)。

而一個(gè)系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，必須有相應(yīng)的管理制度作為保障。高校檔案管理制度主要由五部分構(gòu)成：一是相關(guān)法律法規(guī)。由國(guó)家相關(guān)部門(mén)頒發(fā)、制定針對(duì)高校檔案管理的工作目標(biāo)、工作途徑以及工作方法等，包括管理機(jī)構(gòu)和業(yè)務(wù)部門(mén)的設(shè)置原則、職責(zé)劃分、隸屬關(guān)系、權(quán)力范圍和材料編制等。二是崗位制度。此項(xiàng)制度應(yīng)包括對(duì)館長(zhǎng)、副館長(zhǎng)和館員的崗位要求、職責(zé)認(rèn)定、權(quán)力范疇等多項(xiàng)內(nèi)容的說(shuō)明，以此為標(biāo)準(zhǔn)，確保高校檔案管理工作的正常開(kāi)展。三是行政管理制度。行政管理事務(wù)主要包括獎(jiǎng)懲措施、考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)、晉升條件、設(shè)備使用準(zhǔn)則、經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)程序等，并依據(jù)人、物、財(cái)、環(huán)境等進(jìn)行細(xì)致劃分，制定相應(yīng)的管理制度，切實(shí)做到有據(jù)可查，規(guī)范操作行為。四是業(yè)務(wù)流程制度。它是指針對(duì)具體的業(yè)務(wù)操作流程制定的行為標(biāo)準(zhǔn)，涵蓋了日常教學(xué)情況、教研成果、校園規(guī)劃、測(cè)試結(jié)果、人文歷史、資金投入等相關(guān)文獻(xiàn)的收錄、編輯、整理工作。由于高校檔案的多樣性和可連續(xù)性，需要工作人員投入更多的精力和時(shí)間開(kāi)展該項(xiàng)工作，因此業(yè)務(wù)流程制度在管理制度當(dāng)中占有較重的分量。五是利用服務(wù)制度。檔案館建設(shè)的最終目的是服務(wù)于實(shí)際，制定服務(wù)制度，應(yīng)從兩個(gè)方面著手：一方面，明確查閱者的權(quán)力和義務(wù)，解除檔案館神秘不可侵犯的錯(cuò)誤思想，公示檔案館職責(zé)，以發(fā)揮其應(yīng)有的作用。另一方面，制定工作人員服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，以服務(wù)至上為根本，統(tǒng)一派發(fā)工作制服，提高人員素質(zhì)，使高校檔案管理專(zhuān)業(yè)化，以求更好的解決實(shí)際問(wèn)題。

4.加強(qiáng)信息化建設(shè)，科技引領(lǐng)管理潮流

相對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方式而言，信息化檔案管理具有傳輸速度快、存儲(chǔ)空間大、可保留時(shí)間長(zhǎng)、易管理、易查詢等特點(diǎn)，因此，信息化成為完善現(xiàn)代高校檔案管理的必要途徑，以先進(jìn)科技為輔助手段，精益化檔案管理方式，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，具體應(yīng)從以下幾點(diǎn)入手。

（1）增強(qiáng)相關(guān)人員信息化建設(shè)緊迫感，促進(jìn)形成信息化建設(shè)責(zé)任意識(shí)

隨著高校檔案種類(lèi)和數(shù)量的不斷增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的手工記載方式已不能滿足現(xiàn)代高校對(duì)檔案分類(lèi)、編排、檢索、更新等各方面的要求，出現(xiàn)了管理過(guò)程繁瑣、查找速度慢、準(zhǔn)確性差等眾多問(wèn)題。因此實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化顯現(xiàn)的尤為迫切，各級(jí)管理者應(yīng)引起充分的重視。同時(shí)，應(yīng)培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，鼓勵(lì)他們積極參與各項(xiàng)信息化建設(shè)研討工作，聽(tīng)取各方面意見(jiàn)，制定相應(yīng)的建設(shè)計(jì)劃，以促進(jìn)高校檔案管理的進(jìn)步，從而全方位推動(dòng)校園建設(shè)和教育事業(yè)的發(fā)展。

（2）加大高校檔案信息化管理的建設(shè)投入

依據(jù)學(xué)校資源狀況，將高校檔案信息化管理建設(shè)納入學(xué)校基建項(xiàng)目，合理分配建設(shè)投入比率，制定精細(xì)化的建設(shè)計(jì)劃。信息化管理的建設(shè)投入應(yīng)包括“軟件”建設(shè)投入和“硬件”建設(shè)投入兩個(gè)方面。其中，“軟件”建設(shè)投入是指相關(guān)管理人員的培訓(xùn)和技術(shù)交流。在此過(guò)程中，校方應(yīng)定期或不定期的組織管理人員參加專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)、同行技術(shù)交流會(huì)等，并要求相關(guān)人員做好會(huì)后總結(jié)工作，以確保管理者及時(shí)更新高校檔案管理理念，改進(jìn)管理機(jī)制，提高工作效率及成果。“硬件”建設(shè)投入是指校方以相關(guān)管理規(guī)定和資金預(yù)算狀況為依據(jù)，所開(kāi)展的物質(zhì)建設(shè)工作，如機(jī)械設(shè)備采購(gòu)、管理軟件更新、工作室面積擴(kuò)大等。只有“軟件”、“硬件”兩手抓，合理協(xié)調(diào)兩方面投入配比，堅(jiān)持兩者并重原則，才能使得高校檔案信息化管理建設(shè)投入利益最大化，實(shí)現(xiàn)完善高校檔案管理工作的目標(biāo)。

（3）開(kāi)設(shè)高校檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)

開(kāi)設(shè)高校檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)可以精簡(jiǎn)管理工作者工作量、提高工作效率、降低管理成本，真正實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。高校檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的構(gòu)建可以以校園網(wǎng)站為基礎(chǔ)，劃分為獨(dú)立版塊，將檔案內(nèi)容制作成電子文檔并進(jìn)行分類(lèi)、編輯、排版、整理后予以公示。其中，平臺(tái)內(nèi)容可以關(guān)鍵詞或關(guān)鍵字鍵入的形式進(jìn)行搜索。在此過(guò)程中，還應(yīng)注意兩個(gè)“更新”：一是內(nèi)容更新。因高校檔案的可連續(xù)性，管理者應(yīng)對(duì)檔案內(nèi)容做到及時(shí)更新，以確保各項(xiàng)校園工作的正常開(kāi)展。二是防御軟件更新。針對(duì)部分檔案存在一定的保密性，可利用殺毒軟件、電子身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)加密等安全技術(shù)，并做好防御軟件更新工作，以確保檔案信息的安全。

（作者單位：河北外國(guó)語(yǔ)職業(yè)學(xué)院）endprint