“云技術”在檔案管理中的應用

邢陽

云技術是一種通過網絡以便捷的方式獲取計算資源（網絡、服務器、存儲、應用和服務）的模式，這些資源來自一個共享的、可配置的資源池，能夠快速提供和釋放，并只需要很少的管理工作或很少的與服務供應商的交互。云技術具有四大特點（1）資源共享；（2）平滑擴展；（3）大規模，跨地域；（4）動態分配。

一、云檔案管理的模型

云技術數字檔案系統主要是由云技術數字檔案管理應用程序數字管理節點、計算機專用網絡安全防火墻、公用和私有的硬件設施等構成。云技術的數字檔案館的檔案信息是分布式的，以數據流的形式分布存儲在各個數字檔案節點上的。在基于云的數字檔案管理系統里面，核心的還是數字檔案信息的組織形式。

這是檔案云的一個基本架構，主要是和前面說的云技術的基礎架構差不多，主要分基礎設施軟件、服務平臺和客戶端，另外有評估標準和咨詢進行系統支撐。通過虛擬化技術實現基礎設施和基礎服務的統一管理可以實現動態的可伸縮的架構，滿足應用和用戶規模的需要。

二、云技術在檔案管理中的優勢

（一）實現檔案信息資源共享

通過云技術模式，檔案部門可以避免因檔案管理系統軟件的多頭開發所造成的“信息資源孤島”現象的出現，可以在檔案部門之間共同構筑檔案信息共享池，可隨時獲得相互之間的資料，也使用戶的信息需求獲得極大的滿足。

（二）節省投資

眾多的檔案部門可以分享由云技術平臺提供的基礎設施，以極低的成本投入獲得極高的運算能力，克服服務器訪問限制的瓶頸，不再需要為了滿足用戶需求花費大量的資金購買更高級別的服務器等相關的硬件，檔案部門的運行成本在大大降低的同時，效率得到大幅度的提高。

（三）提高可靠性

在云技術模式中，“云”中有眾多服務器，因此即使“云”中的某臺服務器出現故障，其他服務器也可以在極短的時間內快速將這臺服務器中的數據完全拷貝到其他服務器上，并啟動新的服務器來提供服務，從而使檔案管理工作真正實現無間斷安全服務。

（四）解決目前檔案部門信息化人才短缺的問題

隨著檔案信息化的深入，檔案部門對信息化人才的需求越來越迫切，但計算機人才的缺乏，嚴重影響檔案信息化的推進。而在“云”的另一端有專業的管理人員維護系統軟硬件，云技術對用戶端的設備要求最低，使用起來也最方便，對檔案工作人員的計算機水平要求不高，工作強度也大大降低。

三、“云技術”在檔案管理中的應用問題

（一）檔案數據安全保密問題

數據安全對企事業單位至關重要，一旦丟失，后果將會非常嚴重。當前許多檔案都是有保密期限的，而目前對公開的人群也是有選擇性的。哪些檔案資源可以放到“云”中是檔案管理應當考慮的問題。

（二）管理問題

云技術的應用是一項戰略選擇，一旦選擇了云技術，必然會導致整個管理體制和管理方式的變化，同時會使整個部門的業務流程發生變化。面臨云技術浪潮的沖擊，檔案部門該一味堅守原有的電子文件的管理模式，還是進行大刀闊斧的改革，或將其與原有模式進行融合，值得我們進一步思考。 （三）數據兼容問題

目前，用于實現云技術工作的各種計算機系統和應用程序的技術標準還沒有完全確定。不同檔案部門的情況會有所不同，服務器的配置以及所使用的服務器操作系統等方面也有差異。因此云技術能否解決不同數據的兼容性問題，可能會成為檔案部門未來是否采用云技術的一個關鍵因素。 （四）工作人員自身發展問題

云技術環境下，檔案部門對信息技術的了解與關注將會逐漸減少，檔案部門學習新技術新知識的機會喪失。把電子文件信息資源交給云服務商進行管理，對檔案工作人員確實是一次“減壓行動”，不過檔案工作人員有可能會形成“墮化”的心理，認為把電子文件信息資源交給服務商管理，自己便可以“萬事大吉”了。長此以往，有可能會削弱檔案部門工作人員的學習力及創新力。

四、“云技術”在檔案管理中的應用建議

（一）云戰略規劃與準備

根據自身目前的IT需求，做出云技術的戰略規劃與準備，包括：（1）公司采用云技術所期望達到的功能目標；（2）企業選擇的供應商所能提供的平臺和服務（具體需要分析供應商提供的與技術平臺的特點，與其他供應商相比所具有的優勢，當前所提供的服務范圍，未來的發展及創新，對其服務平臺的開發能力）；（3）調查本企業當前的IT應用，分析其中能夠使用云技術的應用，對其進行規劃；（4）對應用中的數據進行分析規劃（數據對于企業來說是非常重要的資源，分析的過程中一定要劃分清楚保密級別的數據與非保密數據。對于非保密級別的數據，可以在剛開始試驗實施云戰略的時候遷移到云中去，一定不要忘記進行本地備份在遷移之前）；（5）在云戰略規劃與準備階段還必須注意的是企業的安全管理。安全管理包含了防火墻、入侵檢測/預防系統、記錄管理、應用程序保護、數據損失保護、身份和訪問控制、加密與安全漏洞掃描等。

（二）云技術的安防

云技術的安全防護工作要做好，對于企業來說要從以下方面著手：首先對企業原有的安防管理設備進行分析，這個過程是以云技術的框架為依據的，要弄清楚原有應用中的問題、瓶頸以及風險等等。然后企業要對自己的安防設備（包括系統設備適應性等）進行綜合性評估和分級。其次，企業要對不同的云模型和云服務進行研究分析，不同類型的云模型在安全控制與責任上大不相同，理清自己所需要的是必須的。這對于企業明確自己在安防領域的應用方向，確定自身是走整合還是在線服務的道路是必然的途徑。總體來說，當前大企業發展公有云是重點，私有云則是中小企業應當側重的方面。最后，安防體系在當前大多數企業中已經建立的相對完善，因此在云技術的應用中，不可忽視對這些已有設備的兼顧與整合，并且適當的結合安防的實際規劃進行云技術發展，只有這樣才能保證企業發展的長久性，節約成本也更容易實現。

（三）研究適用于云技術的檔案館調整方案

檔案管理工作應用云技術是一項戰略選擇，檔案管理工作一旦選擇了云技術，必然會導致IT管理體制的變化，需要對原有信息系統進行較大的調整，甚至會使整個單位的業務流程發生變化。因此，需要檔案管理工作者研究云技術這一IT基礎設施變化所導致的一系列變化，比如：檔案管理流程的變化、IT部門人員數量與結構的變化，尤其要注意檔案資源數據的安全問題等。

云計算給檔案管理工作帶來的變化是顯而易見的，我們需要更多地了解云計算，了解檔案管理工作需要，使二者更好地融合在一起，更好的發揮檔案管理工作的作用。

（作者單位：唐山市科學技術情報研究所）endprint