高校文書檔案管理存在的問題與對策分析

王玉蘭

（湖南交通職業技術學院，湖南 長沙 410132）

高校文書檔案管理存在的問題與對策分析

王玉蘭

（湖南交通職業技術學院，湖南 長沙 410132）

文書檔案是高校檔案中的重要組成部分，是高校行政管理活動中形成的具有保存價值的文件材料。當前部分高校文書檔案管理工作不容樂觀，本文分析了文書檔案管理存在的問題，提出了解決對策。

高校文書檔案 存在問題 解決對策

文書檔案是高校檔案中的重要組成部分，是高校行政管理活動中形成的具有保存價值的文件材料，它真實地記載了學校改革與發展的歷史足跡，對未來發展的科學決策具有重要參考和利用價值。然而，當前部分高校文書檔案管理工作不容樂觀，本文在分析文書檔案管理中存在問題的基礎上，提出相應的解決對策。

一、高校文書檔案管理存在的問題

1.文書檔案質量不高

文書工作與檔案管理是相對獨立的兩項工作內容，又是密切聯系的整體，文件材料的質量直接影響檔案管理水平的提高。然而，就目前而言，部分高校文書檔案的管理并不規范，文書檔案的質量難以保證，具體表現在以下幾個方面：一是收集不全。部分單位只重視對紅頭文件、合同協議、大事記、會議記錄等紙質材料的收集，而忽視對照片、光盤等其他載體的收集，甚至有的職能部門為了查找方便而不愿意將文書檔案移交到檔案室。檔案意識的淡薄致使文件材料散落在各個部門或者個人手中，部分文件材料有印刷件缺修改稿或者底稿，有文件沒有簽批單，歸檔文件殘缺不全直接影響檔案真實性、準確性，難以反映出高校行政活動的歷史原貌；二是文件材料用紙不達標、裝訂時漏頁、針腳不齊等情況時有發生，部分人員在擬制、修改和批示文件的時候，使用圓珠筆、鉛筆或者彩色筆，字跡模糊、反復涂改，書寫和紙張都不符合存檔的要求；三是部分職能部門的公文寫作人員往往身兼數職，由于忙于其他綜合事務性工作，在撰寫綜合公文時，往往思路不清、重點不明，導致公文要素不全、措辭不當、誤用文種的現象時有出現，公文的效力受到嚴重影響。

2.文書檔案保管期限不清

2006 年國家檔案局頒布的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案管理保管期限的規定》將文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種，其中定期分為30年、10年兩類。該規定在劃分機關文件材料歸檔范圍和界定機關檔案保管期限方面發揮了重要的指引作用。然而，部分高校檔案管理人員在檔案收集過程中，由于擔心因保管期限劃分錯誤以致文件銷毀而需承擔一定責任，一般更為注重檔案的完整性而輕視檔案價值的鑒定，很難做到將無保存價值的檔案予以銷毀，結果很多本應定期保存的檔案劃分為永久檔案。另外，部分單位按照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案管理保管期限的規定》中的案例管理檔案，但由于規定中模糊性詞語太多、表達不夠具體、難以操作，加之檔案管理人員受工作經驗、歷史知識、文化水平等多方面的限制，通常在劃定文書保管期限時，采取“就高不就低”的做法，在一定程度上使很多價值不高的文件得以長期保存，造成檔案管理上人力、物力、財力方面的極大浪費。

3.文書檔案的重要性認識不夠

部分高校對文書檔案管理工作缺乏足夠的認識，重視度不夠。雖然把檔案管理工作列入年度工作計劃，并指派工作人員負責落實，但缺乏檔案管理工作的長效機制，在人力、物力、財力方面沒有進行合理的配置。檔案專項資金投入不足、檔案室的基礎設施不到位、辦公設備陳舊、檔案陳列凌亂的現象較為普遍。一些學校甚至因為辦公用房緊張而沒有單獨設置檔案庫房，檔案資料與其他雜物一起堆積在墻角，缺乏防火、防潮、防水等專業設施，存在很大的安全隱患。另外，高校檔案工作的信息化水平還有待提高，部分領導對檔案信息化管理工作重視程度不夠，不能與時俱進地認識到檔案信息化建設的作用和迫切性，甚至錯誤地認為信息化就是單純的數字化，以為買幾臺計算機就可以一步到位，至于用什么軟件系統，那是信息中心部門負責確定的事情。重硬件輕軟件、重系統輕數據、目標不清、急于求成的思想誤區導致很多高校為信息化而信息化，給檔案信息化工作帶來很多不利影響。

4.從業人員素質有待提高

文書檔案管理是專業性較強的工作，現代化的檔案管理對檔案管理人員提出了更高要求，檔案人員素質的提升是檔案管理水平提高的關鍵。目前，高校大部分檔案管理人員都身兼數職，專職檔案員很少，加之崗位競聘、人員調整的原因，造成檔案管理人員變動頻繁，隊伍不夠穩定，直接影響檔案管理工作的持續性和穩定性。不少學校的檔案管理崗位通常被學校用于安排分流人員或照顧家屬，真正畢業于檔案專業的人員少之又少，大多數是邊工作邊學習，很少有專業技能培訓和學習進修的機會，專業知識貧乏。在職稱晉升方面，檔案職稱名額也往往受到限制，常常遭遇職業瓶頸，而工作本身瑣碎、單調、機械、重復的特征也很容易使人產生職業倦怠的心理。“個別管理人員存在不思進取、思想僵化和觀念陳舊的現象。造成檔案管理者工作積極性不高、事業心不強、職業感情淡漠、奉獻意識和奉獻精神不夠、不注重職業道德修養、業務上得過且過、缺乏活力和創新意識，嚴重制約和影響著檔案事業的發展”［1］。

二、高校文書檔案管理工作對策

1.加強文書檔案進館鑒定

應按照一定的原則和方法，鑒別和判定文書檔案的保存價值，剔除無保存價值的文件材料。首先，文書檔案的鑒定不應該由檔案管理人員一個人完成，而是考慮成立一個由分管檔案的領導、檔案專家、檔案工作人員、相關專業的技術人員、文書檔案形成的業務部門等人員構成的檔案鑒定專家領導小組或工作委員會，制訂切實可行的檔案鑒定方案，盡量避免對檔案價值判定的偏差；其次，鑒定文書檔案價值的標準和原則并沒有統一標準，必須從高校整體利益出發長遠考慮，全面分析文書檔案各個方面的特征，包括：文件材料形成的時間、職能部門、歷史背景；文件內容的真實性、獨特性、重要性；利用的次數及利用群體的廣泛性；文件材料的完整性和其他檔案的聯系，等等。只有多層次、多角度地綜合判定才能形成正確的認識。最后，各高校應依據 《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案管理保管期限的規定》，結合具體實際工作需求，制定歸檔范圍和文書檔案的保存期限表，細化條款內容，提高可操作性，對需要進館的文件重新整理、登記、編號、分類、組卷，確保文書檔案資源的完整、齊全。

2.注重文書部門和檔案部門的銜接

文書是檔案的基礎，要使檔案齊全完整，就必須從文書的規范處理開始。對于校外文件，文書人員應及時登記、呈領導批閱、轉職能部門處理，并做好文件的催辦工作，督促其按期辦理，確保文件不積壓、不誤事。對于處理完畢的文件及時分類存放，定期向檔案部門移交，最大效率地提高公文管理效率。對于校內文件，文書人員在記錄和擬制文字材料的過程中，在真實準確反映領導想法和意圖的基礎上，注意公文的寫作格式和措辭，做到正確選用文種、遣詞造句規范、內容準確精練，并完善文件材料的簽發手續，嚴謹精細地完成文書處理工作。同時，檔案管理人員要經常深入文書部門，進行資料歸檔方面的業務指導，促使文書人員在實際工作中明確文字材料歸檔重點，學會初步的篩選和整理，避免人為和自然的損壞，做到不丟失、不泄密，不斷提高文書檔案管理水平。另外，檔案管理人員應向文書人員學習公文寫作知識，兩者相互學習、共同提高。文書工作和檔案管理的有機結合，對提高文書檔案的質量極為有益。

3.做好文件材料的收集整理工作

《中華人民共和國檔案法實施辦法》明確規定：“應當立卷歸檔的材料必須依照《機關檔案工作條例》和《科學技術檔案法實施辦法》的規定，由文書部門或者業務部門收集齊全，并進行整理、立卷，定期交本單位檔案機構或者檔案工作集中管理。任何單位或者個人不得據為己有或者拒絕歸檔?！币环矫?，高校要重視《檔案法》、《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案管理保管期限的規定》等法律法規的宣傳教育，通過召開會議、發放資料、轉發文件、舉行專題講座等形式，進一步拓寬師生了解檔案工作的渠道，增強對檔案和檔案工作重要性的認識，從而主動保護、移交檔案。另一方面，檔案管理人員要把集中收集和平時收集兩種方式結合起來，放低身段，做到勤催、勤問、勤要，定期到業務部門收取文件。同時，應注意對校外文件的收集，如領導外出開會的會議資料等，使之成為可以利用的檔案信息資源。另外，高?？煽紤]將文書檔案的收集工作納入目標管理考核體系，簽訂目標責任書，獎優罰劣，進行有效的監督和管理，使檔案收集工作收到實效。

4.實現檔案管理信息化

檔案信息化是信息化校園建設中的重要內容，主要是依托電子信息的自動化管理和信息化服務，使得檔案工作更好地適應電子政務網絡化的要求，推動檔案工作的改革與發展，具體可以從以下三方面入手：第一，加快軟件和硬件建設速度，加大檔案管理的投入力度，配備專門的計算機、刻錄機、掃描儀等基本設備，營造檔案網絡環境，開發適合檔案管理的軟件，制定并完善檔案管理制度及技術規范，確保電子檔案的安全與完整；第二，提高檔案管理人員的工作技能。檔案管理人員要從根本上轉變思想認識，變“被動”為“主動”，樹立檔案信息化的現代化意識，主動學習計算機及信息化等方面的知識，積極參加各類信息化培訓，掌握采集、應用、錄入等技術，及時了解電子檔案的規劃管理及現代檔案的發展趨勢，逐步提高檔案管理人員的素質及業務工作水平，適應檔案工作的現代化發展；第三，加大對電子文件的保存力度。在電子文件交接時，要確認電子文件的內容是否和相應的紙質文檔內容一致，確保兩種介質能夠同時存檔，同時避免移交時攜帶病毒，破壞其他電子文檔，建立定期的跟蹤檢查制度，對已被破壞的電子文檔進行修復，并制定有效的安全策略，使電子檔案能夠長久地保存，更好地服務于民。

［1］李瑞平.談學校檔案人員的素質［J］.2006，23，（2）：78.