信息化條件下企業檔案信息需求特點與需求規律研究

張先蕾

（國網寧夏電力公司石嘴山供電公司 辦公室，寧夏 石嘴山753000）

0 引言

企業信息化要求實現企業檔案信息化。企業信息化是國家信息化的核心，要使中國經濟發展，首先要發展企業，發展企業，首先要推進信息化，盡量消除和縮小“數字鴻溝”。 企業檔案是企業在各項活動中形成的保存起來以備查考利用的各種歷史記錄，是企業信息資源最重要的組成部分。因此，企業信息化必然要求同步實現企業檔案信息化。

1 信息化背景下企業檔案信息用戶的變化

實踐和檔案學研究的結果表明，檔案價值的實現是檔案用戶需求與檔案信息雙向交流的過程。 沒有一定的檔案用戶需求，檔案信息就找不到“信宿”，而沒有檔案的存在，也就無從談起用戶需求的滿足。信息化改變了企業檔案信息傳播、開發、利用和管理的方式的同時，對企業檔案信息利用者及其需求也產生了深刻影響。企業檔案信息用戶的變化主要表現在以下幾個方面：

（1）用戶數量急劇增加

（2）用戶范圍廣泛分散

（3）用戶類型復雜多變

（4）用戶層次參差不齊

（5）用戶需求觀念轉變

2 企業檔案信息需求新特點

2.1 廣泛性和多樣性

在信息時代，有關本企業產品的市場行情(消費者的需求動態、價格、貨源、市場變化)的新動向、市場經營管理和市場預測以及進出口方面的信息資源處于實時動態變化之中。 相應地，信息需求的目的呈現出多元化的特征，如研究性、求知性、證實性、解疑性、娛樂性等。 需求目的的多元化導致需求內容廣泛化。檔案信息利用者必須時時刻刻關注信息、捕捉信息，并從各個角度提出信息需求，除了要了解本企業、本行業產品開發方面的信息外，還要了解與本企業經濟建設及文化建設相關的政治、經濟、金融投資、商品營銷、休閑娛樂等眾多行業的綜合性信息。

2.2 個性化

信息化背景下，企業逐漸樹立自己的品牌，對企業檔案信息的需求趨向專深和特殊。 此時，利用者對企業檔案信息的需求將更具針對性和個性化。 他們時刻跟蹤自己領域內的最新發展方向與動態，補充自己需要的資料，以使自己擁有的某個方面的東西達到一種極至。 因此，企業檔案信息利用者的個性化需求逐漸增強，其信息需求正在從大量的一般性信息需求逐漸轉向對解決問題起關鍵作用的精品信息需求的方向發展。

2.3 自助化

信息化極大地激發了企業的信息意識和競爭意識，企業檔案信息利用者迫切要求能獨立上網檢索，獲取更多、更及時的信息。 同時，網絡上新型電子信息服務的實時交互性特點，也很大地刺激用戶直接進入信息查詢系統，直接傾聽同行的觀點，交流自己的意見，同時實現實時的信息交換，并以最快捷的方式滿足他們的愿望。 它那無所不包的龐大信息資源，多樣化的檢索引擎，電子論壇，電子公告、電子郵件等等功能，不僅具備快捷、便利、高效、圖文并茂、多媒體通信介質等特點，而且同時也具有用戶參與性和自我服務性的特點。因此，企業檔案信息利用者利用需求將由依賴檔案信息服務人員提供服務的方式逐步向自我服務的自助化方向轉移。

2.4 微觀化

隨著知識經濟的深入，科學技術的相互支撐和滲透，企業檔案數量激增，檔案信息高度綜合化和專門化。 企業檔案利用者為了適應知識經濟的發展，已不滿足對某一具體文件檔案的需求，而是轉向關注其中所包含的知識內容， 用戶對信息的需求可以精確到某一數據、某一價格、某一知識點等，呈現微觀化的趨勢。

3 企業檔案信息需求規律

生產行業的不同、生產規模的不同及信息化發展程度的不同，決定了每個企業在檔案信息利用需求上呈現出不同的需求特點，但若擴大研究范圍，研究多個企業檔案信息利用者的利用需求，我們仍可以尋找出一些共同的規律。 如同一性、疊加性、階段性及馬太效應等諸多規律。

（1）利用需求的同一性這個同一性包含兩方面的含義：一方面是指檔案用戶需求行為與社會環境及有關單位工作任務(和計劃)的同一性。 檔案用戶需求行為的產生是社會性與個體性相統一的產物，是企業自身科學、合理運營及其與社會信息化大背景協調發展的產物。 另一方面是指檔案信息的宣傳報道程度與檔案用戶需求強度的同一性。“酒香也怕巷子深”，檔案被束之高閣，那么其信息價值就不能充分發揮甚至消失，檔案失去存在的意義。唯有積極進行宣傳報道，將其與檔案用戶需求強度緊密聯系起來，形成二者的有效互動，讓檔案在企業工作中發揮應有的作用。

（2）利用需求的疊加性。 這是利用需求在空間特性方面所展示的規律性。 每個企業及檔案信息利用者都存在于一個特定的空間內，有國內的，有國外的，有同一國內而居于不同城市的，有的在現實生活空間內產生利用需求，有的通過網絡空間傳遞利用請求，把所有這些空間和與這些空間有關的人物疊加起來，可稱為“生命空間”。 生命空間可以說是人們的經驗、知識、觀念和思想等的疊加，對一個企業來講，這些經驗、知識本身就是企業檔案信息需求滿足的產物，它在作為一種存在的同時又是新的信息需求產生的源泉。

（3）利用需求的階段性。 這是利用需求在時間上所呈現出來的規律性。 人的生命是一個單向的不可逆的過程，該過程呈現出著強烈的階段性，這幾大階段構成了“生命周期”，生命周期是影響用戶信息需求的一個重要因素。 根據社會學理論，人生的每一階段都有一個需要解決的主要矛盾或主要問題，每個階段的主要矛盾必然決定著用戶該階段主要的信息需求。 同樣，企業也存在著“生命周期”，周期不同，企業檔案信息利用需求的廣度、深度也隨之不同。 一般說來，新建的企業，企業檔案信息利用需求旺盛，利用率高;處在企業生命周期中第二階段，即穩定發展的企業，從總體來講，企業的奮斗精神下降，保守思想漸趨上升，對企業檔案信息的利用態度持一種平緩態度，可用可不用;而對于沒落企業而言，往往是固步自封憑經驗辦事，對企業檔案信息的利用行為持一種抵制態度，或因為檔案信息利用的經濟效益顯現較慢的原因，而沒法開展。

（4）利用需求的馬太效應。 這是指用戶信息利用需求與其累積信息量之間的相關性。 受職業、教育程度、工作權限等各方面因素的羈絆，企業檔案信息利用者的信息需求量不會等同，因而其所累積的檔案信息量也不會相等。 這就出現了一種“馬太效應”。 即：信息富有者更富有，信息貧乏者更貧乏，即信息需求量與累積量二者有效互動。 信息需求量大的用戶，隨著時間的推移，累積的信息量越多，信息需求量也越來越高;信息需求量小的用戶，隨著時間的推移，累積的信息量呈現停滯的態勢，信息需求量也越來越低，利用積極性降低。

4 結束語

總之，信息化賦予了企業檔案信息利用新內涵，要求一切以信息為基礎，以用戶為中心，充分發揮企業檔案信息的優勢，挖掘潛在價值。 也就是說，應以信息化概念的內涵為標準重新確立“用戶第一，服務至上”的原則，破除“封閉辦檔”、“坐門等客”的思想，由被動服務轉向主動服務，由靜態服務轉變向動態服務。

［1］鄧紹興，陳智為.檔案管理學[M].北京：中國人民大學出版社，1999.

［2］孟廣均.信息資源管理導論[M].北京：科學出版社，2003.