試論信息網絡環境下檔案管理

段士鴻

（黑龍江省煤田地質勘察院，黑龍江 哈爾濱150001）

信息時代的來臨，網絡技術日新月異，成為傳遞信息的主要手段，這也對檔案管理工作提出了更高的要求。 如何在信息網絡環境下，加強檔案管理，實現檔案管理新突破、新書面，成為檔案管理工作者面臨的首要任務。

1 網絡信息環境下檔案管理面臨的新挑戰

當前網絡信息化建設飛速發展， 人們對信息需求量越來越大，質量要求越來越高， 傳統的檔案管理工作已不能滿足人們對信息的需求，檔案信息管理成為當前檔案管理新的突破點，但是，作為一個尚處于起步階段的系統工程，檔案信息管理還存在著許多問題。

1.1 思想談漠，觀念落后

由于歷史原因， 部分檔案管理工作人員仍存在一定傳統思想，沒有真正認識到檔案信息化管理的優勢及其社會效益、經濟效益，對檔案管理信息化建設沒有給予足夠的認識，在檔案信息建設等方面均力度不強，人員、技術配置不到位，硬件設施走形式，無法真正達到有效利用，使得檔案信息化管理滯后。

1.2 管理落后，技術更新緩慢，人員素質不高

一方面表現在檔案管理人員素質不高，沒有跟得上當前信息化發展對新技術、新方法的要求，在部分檔案管理機構中，非專業人員比例較大，學歷層次較低，甚至部分人員對計算機技術仍處于一知半解的階段，而業務熟練、技術過硬人員流動性較大，檔案管理機構對人才的保有等存在偏見，不注意引起高層次專業人才及相應的計算機專業人才；另一方面，檔案管理機構多為事業單位，經濟效益效差，難以有引高層次人才的加入。

當前，新技術的不斷出現，檔案管理人才技術無法得到有效保障，傳統的管理手段已不能滿足當前檔案處理的需要， 加之觀念落后，資金投放不到位，檔案管理網站制作技術粗糙，內容單一，設計水平較低，媒體形式單一，更新周期長等等，均造成了當前檔案管理工作無法滿足當前讀者對檔案信息內容的需求。

當前檔案管理體制較為單一，各檔案管理部門基本上都是各自為政，無有效溝通與信息共享等渠道，這也造成了人們為查找一個資料，而頻繁地去多家檔案管理部門查找，造成效率低下，這也與當前信息時代的高效率相悖的。

1.3 檔案管理保障系統有待加強

檔案管理是對原始材料與歷史記錄的保存的地方， 可以成為查考、研究、爭辯及處理問題的依據，認為法律權利、義務的證據，檔案作為信息資料的原始記錄，具有參考與憑證的作用。 當前電子檔案信息技術，打破了檔案管理的孤本格局，對原本固有的信息出現了可變性與不穩定性，使人們對其可靠程度產生不信任感，使其難以成為合法證據。現實利用時，對檔案信息，尤其是電子檔案的安全性能產生了懷疑，成為對檔案信息管理的一個巨大沖擊。

2 網絡信息環境下如何加強檔案管理工作

2.1 檔案管理創新服務手段

2.1.1 開展網上服務

首先，建立檔案館內部局域網，有條件的檔案館可通過互聯網上傳檔案資料信息，實現檔案管理工作網上檢索功能，檔案信息管理工作以網站為“窗口”，通過網站的便捷按扭，為用戶提供隨時隨地、方便快捷的信息檢索服務。 在此，檔案管理工作者應首先對本檔案管內所有圖書資源、數據信息、原始資料進行分類匯總，確保所有信息錄入計算機系統內，利用網絡管理數據庫系統，能夠實現與用戶的互動。 在此，可通過建立電子資料管理中心，中心負責對網站內各單位歸檔的電子文件給予加密處理，切實加強網絡信息的安全性與原始資料的不可編輯性，確保資料不可被隨意更改，實現用戶能夠拿到第一手資料。對共享的資料實現可控管理，擴大信息資源的覆蓋面及利用率。

2.1.2 開展電子文件上傳與收集服務

采用單機形成電子文件的收集工作，已成為檔案管理不可忽視的問題，與紙質檔案管理相比，電子文件通過上傳及下載就可以形成，改變了傳統檔案管理的工作模式，實現了管理的高效率化。 檔案管理部門可為通過網站傳送檔案全文，使下級單位或相關業務部門，通過特定的軟件系統將文件匯總到檔案管理部門，足不出戶就可實現檔案資料歸檔工作，減化了管理流程，使檔案管理匯總等工作更為便捷。

2.1.3 開展在線“客服”

開展在線“客服”等方活，便被動、手工地接受用戶需求，提供檔案管理服務的方式被主動地、現代化的服務所取代，這種“在線”服務實現了溝通的高效率，可使檔案管理部門及時、有效地收集相關系統，用戶也可以通過這種服務，對檔案信息內容進行查詢。

2.2 開拓檔案管理服務領域

2.2.1 發展檔案產業化，實現服務多元化

當前，檔案信息已由主要服務于企事業單位轉向社會的全方位服務，這種共識已使檔案管理人員清楚地認識到，面對越來越多的社會群體、人們對檔案信息的需求，加強服務內容的多元化建設，提供綜合性服務，提高如電子閱覽服務、查詢服務等更為便捷、多樣的信息內容服務將是檔案管理工作未來發展的必然趨勢。

處于信息化社會的當前社會，檔案管理人員已不再是單純的檔案保管人員，還是檔案信息財富的擁有者與提供者，檔案館也不再是存儲信息的機構，而是一個信息交流的聚焦中心。 知識時代使檔案管理工作必須邁向多元化、產業化也是未來檔案管理工作的突破點。 檔案管理人員應樹立服務意識與產業意識，面向當前多元化的服務需求群體，采取主動服務的方式，通過匯編專業信息、科技信息，為企業發展提供整合信息服務；開發市場信息，為企業與個人提供營銷及創業的機會；匯集法律信息，為企業、個人維權提供權益服務等等，這些都是檔案信息管理的優勢。

2.2.2 加強信息溝通，實現資源共享

網絡信息環境下，檔案信息管理工作已不再是傳統的單打獨斗階段，而是多個信息、多面服務的綜合運用，面對復雜而浩瀚的信息文字資料， 檔案管理工作者應加強與相關部門檔案管理機構等的聯系，加強信息資料的收集與匯總，同時，通過對數據庫檢索功能的完善，建立統一的目錄庫，為用戶提供更為便捷、有針對性的數據查詢方案，以實現信息一體化管理。

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