中小型企業(yè)定制ERP的幾個(gè)問題及其解決方案

劉鷹

摘 要： 中小型企業(yè)上馬ERP系統(tǒng)成功率不高是阻礙ERP在我國(guó)企業(yè)中推廣的重要因素。對(duì)于特殊行業(yè)的企業(yè)，通用ERP系統(tǒng)可能并不合適，這就需要由專門的開發(fā)隊(duì)伍為其定制ERP系統(tǒng)。定制ERP系統(tǒng)的開發(fā)和實(shí)施中可能遇到的問題有業(yè)務(wù)流程重新規(guī)劃導(dǎo)致業(yè)務(wù)人員的不適應(yīng)、定制化用戶接口與通用用戶接口的平衡設(shè)計(jì)、系統(tǒng)靈活性和預(yù)留可擴(kuò)展接口之間的平衡等。結(jié)合非標(biāo)準(zhǔn)機(jī)械設(shè)備生產(chǎn)企業(yè)的ERP系統(tǒng)的實(shí)踐，討論了在中小型企業(yè)定制ERP系統(tǒng)開發(fā)實(shí)施中可能遇到的一些實(shí)際問題及其解決策略。

關(guān)鍵詞： ERP； 中小型企業(yè)； 定制軟件； 非標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備生產(chǎn)

中圖分類號(hào)： TN911?34； TP391 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)： 1004?373X（2014）12?0096?03

Abstract：High failure ratio of running and performing ERP system within medium and small?sized enterprises is the negative impact of ERP development in Chinese market. The custom?built ERP systems developed by large?scale ERP providers are better for some special enterprises to which the general?purpose systems are not suitable. The common problems occurred in building and performing the custom?built ERP systems， including misfit brought out by re?building business processing， balance design of custom?built UI and general UI， and balance between agility character of system and allowance of expansion interface. Some problems and the solutions encountered in the developing and executing process of custom?built ERP system for medium and small?sized enterprises are discussed in combination with ERP system application of non?standard equipment production enterprises.

Keywords： ERP； medium and small?sized enterprise； custom?built software； non?standard equipment production

目前中小型企業(yè)上馬ERP（Enterprise Resources Planning，簡(jiǎn)稱企業(yè)資源計(jì)劃）系統(tǒng)，多采用直接購(gòu)買商品ERP軟件，如SAP（Solution Manager）和一些國(guó)產(chǎn)商品ERP系統(tǒng)。成熟的商品ERP軟件的優(yōu)勢(shì)很明顯：其開發(fā)隊(duì)伍經(jīng)驗(yàn)豐富，產(chǎn)品一般經(jīng)過多年的研發(fā)、升級(jí)，通過大量用戶多年應(yīng)用的檢驗(yàn)，性能穩(wěn)定可靠。成熟的軟件產(chǎn)品一般會(huì)提供許多先進(jìn)的管理模型，也有助于企業(yè)打破陳舊管理框架，提升管理水平[1?2]。然而商品ERP軟件也有一些問題。一般來說，軟件供應(yīng)商追求軟件的通用性，這樣即可以降低軟件重復(fù)開發(fā)的成本，且在軟件培訓(xùn)、升級(jí)方面都有很多好處。但因此也會(huì)造成其產(chǎn)品過于龐大，反而很難提供針對(duì)某個(gè)行業(yè)特點(diǎn)的支持。然而用戶行業(yè)各有特點(diǎn)，各企業(yè)管理隊(duì)伍、管理方法也是千差萬(wàn)別，如果選擇通用ERP軟件，可能一方面對(duì)需要大幅度改變本企業(yè)的管理制度和流程，另一方面二次開發(fā)的工作量也很大。特別是第一點(diǎn)，往往會(huì)在運(yùn)行ERP系統(tǒng)時(shí)遇到很大阻力，甚至流產(chǎn)。有統(tǒng)計(jì)說，我國(guó)中小企業(yè)實(shí)施ERP的成功率不高，這是一個(gè)重要原因[3]。另外，大型ERP系統(tǒng)軟件的實(shí)施費(fèi)用很高，也是一些中小型企業(yè)所難以負(fù)擔(dān)的[4?5]。因此，對(duì)于一些行業(yè)具有特殊性的中小型企業(yè)，采用定制ERP系統(tǒng)就成為一種比較現(xiàn)實(shí)的解決方案[6]。本文就某非標(biāo)準(zhǔn)機(jī)械設(shè)備生產(chǎn)企業(yè)的定制ERP系統(tǒng)開發(fā)與實(shí)施中遇到的幾個(gè)問題及其解決方法進(jìn)行探討。

1 系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)的平衡問題

ERP系統(tǒng)最先從西方興起，因此體現(xiàn)了西方管理思想，即重視科學(xué)管理思想，重視規(guī)則建設(shè)，提倡事先規(guī)劃、事中控制的管理流程。而目標(biāo)企業(yè)往往在其建成后的數(shù)年乃致數(shù)十年里已經(jīng)形成了自己的一套管理規(guī)則、管理方法和經(jīng)驗(yàn)。以往在推廣ERP系統(tǒng)時(shí)，過多地強(qiáng)調(diào)了企業(yè)管理思想和管理流程的改造，使之向ERP系統(tǒng)預(yù)裝的西式管理規(guī)則和管理流程靠攏。

然而，一個(gè)企業(yè)的既有的管理思想和管理流程牽涉面非常廣泛，驟然改變阻力很大。即使以行政方式強(qiáng)行推廣隨新的ERP系統(tǒng)而來的新的管理思想和流程，也會(huì)嚴(yán)重降低企業(yè)的行政管理效率。更何況，通用的ERP管理思想并非放之四海而皆準(zhǔn)，在遇到行業(yè)和企業(yè)的特殊情況時(shí)會(huì)使具體部門無(wú)所適從。如果因此產(chǎn)生的矛盾在較長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)不能很好地解決，勢(shì)必使有關(guān)的部門人員繞過新的ERP系統(tǒng)，重新回到原有的處理流程去。時(shí)間一長(zhǎng)，整個(gè)新的ERP系統(tǒng)就會(huì)被擱置一邊，其實(shí)施歸于流產(chǎn)。這種情況，在盲目上馬大型商品ERP軟件的中小型企業(yè)中屢見不鮮[7]。

因此，設(shè)計(jì)人員在設(shè)計(jì)定制ERP系統(tǒng)時(shí)，要充分了解企業(yè)現(xiàn)有的管理理念、管理規(guī)則和管理流程，將之與ERP的新的管理思想進(jìn)行比較，在規(guī)范管理體系時(shí)充分考慮歷史的影響。對(duì)管理體制的設(shè)計(jì)方案要和企業(yè)的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和重要應(yīng)用部門進(jìn)行充分的協(xié)商之后再定下來，切忌那種“搞定”領(lǐng)導(dǎo)就完事大吉的偷懶思想。事實(shí)上，以后ERP系統(tǒng)實(shí)施成敗的關(guān)鍵還是整個(gè)管理隊(duì)伍對(duì)新系統(tǒng)的認(rèn)可和認(rèn)同。當(dāng)然，一味遷就原有的管理思想和流程也不可取，畢竟上馬ERP系統(tǒng)的一個(gè)重要目標(biāo)是改進(jìn)企業(yè)的管理效益，過分遷就原有的管理流程會(huì)使新開發(fā)的系統(tǒng)淪為現(xiàn)有進(jìn)?銷?存、財(cái)務(wù)部門的業(yè)務(wù)電算化，失去上馬ERP系統(tǒng)的對(duì)改進(jìn)企業(yè)管理效益、提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的初衷。為了兼顧這兩方面的要求，在ERP系統(tǒng)設(shè)計(jì)的初始階段就要展開對(duì)企業(yè)管理人員的ERP概念方面的培訓(xùn)，向他們展示ERP實(shí)施后的效果。對(duì)現(xiàn)有管理流程所作的調(diào)整措施一定要與相應(yīng)的管理人員進(jìn)行充分的溝通，以減少將來在實(shí)施新ERP系統(tǒng)時(shí)的阻力。

2 平衡定制化用戶接口和通用用戶接口的設(shè)計(jì)

在進(jìn)行定制ERP軟件設(shè)計(jì)階段，用戶接口部分十分重要。企業(yè)管理人員往往缺乏ERP功能方面的知識(shí)，而更為普遍的問題是不愿意改變業(yè)務(wù)流程以適應(yīng)“在ERP設(shè)計(jì)的時(shí)候就已經(jīng)嵌入到系統(tǒng)里面去的企業(yè)的最佳實(shí)踐”，導(dǎo)致企業(yè)管理人員誤入定制化報(bào)表和用戶接口的歧途。一般來說，管理人員對(duì)他們正在使用的各類報(bào)表數(shù)據(jù)格式總是比較留戀的，而新的報(bào)表和用戶界面會(huì)給他們帶來額外的培訓(xùn)負(fù)擔(dān)。然而，過分定制化的報(bào)表和用戶界面會(huì)使得將來的系統(tǒng)更新代價(jià)非常高昂，而且很費(fèi)時(shí)間。對(duì)于大多數(shù)業(yè)務(wù)用戶來說，這是說著容易做著難的事。

如果企業(yè)是第一次實(shí)施ERP系統(tǒng)，這個(gè)問題還比較容易解決，管理人員對(duì)從手工報(bào)表到計(jì)算機(jī)報(bào)表的形式改變的心理接受程度還是比較高的，抵觸心理不大。但當(dāng)前絕大多數(shù)企業(yè)在實(shí)施ERP系統(tǒng)之前都已經(jīng)配備有各種計(jì)算機(jī)管理軟件，如進(jìn)?銷?存系統(tǒng)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)軟件和人事管理軟件等。企業(yè)管理人員早已經(jīng)習(xí)慣了這些系統(tǒng)的現(xiàn)有報(bào)表和用戶接口，要說服他們放棄已經(jīng)習(xí)慣的現(xiàn)有的高度定制化的報(bào)表和用戶界面再適應(yīng)新的ERP系統(tǒng)，阻力會(huì)很大。這時(shí)用戶通常都會(huì)提出要求系統(tǒng)提供與舊系統(tǒng)一樣或者基本相似的報(bào)表和用戶界面。然而，過分遷就用戶原有系統(tǒng)的界面和報(bào)表，會(huì)使新的ERP背離新的管理思想，也會(huì)給以后的系統(tǒng)升級(jí)帶來困難。實(shí)施ERP系統(tǒng)的一個(gè)主要目的是提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)能力，這就需要在管理層面上，包括報(bào)表和用戶界面的規(guī)范化。因此，要在充分溝通的基礎(chǔ)上說服用戶利用標(biāo)準(zhǔn)的ERP功能和界面，遠(yuǎn)離定制化的系統(tǒng)。當(dāng)然，對(duì)體現(xiàn)企業(yè)行業(yè)特點(diǎn)和管理特色的一些關(guān)鍵報(bào)表，應(yīng)在仔細(xì)審核的基礎(chǔ)上予以保留。

3 預(yù)留可擴(kuò)展接口以提高系統(tǒng)靈活性

一個(gè)成功的ERP軟件系統(tǒng)應(yīng)該具有一定的可擴(kuò)展性，因?yàn)榭蛻舻男枰请S著時(shí)間的流逝、企業(yè)的發(fā)展而變化的。例如在開發(fā)ERP時(shí)設(shè)計(jì)定制好的報(bào)表可能隨著時(shí)間的變化要增加項(xiàng)目或者變動(dòng)格式，甚至可能需要一個(gè)全新的報(bào)表，又或者已有的計(jì)算公式要進(jìn)行修訂。在設(shè)計(jì)定制ERP系統(tǒng)時(shí)要充分考慮到這種情況，為系統(tǒng)留出足夠的可擴(kuò)展接口，如通用的報(bào)表格式編輯軟件，甚至數(shù)據(jù)庫(kù)格式編輯軟件、計(jì)算公式的設(shè)定接口等。有擴(kuò)展性的ERP軟件允許客戶根據(jù)自己的需要來擴(kuò)充單據(jù)、報(bào)表，且能即時(shí)建立與原來數(shù)據(jù)的關(guān)系。實(shí)際上，在系統(tǒng)中提供一定的可擴(kuò)展性對(duì)開發(fā)方是非常有利的，可以減少開發(fā)周期結(jié)束后的系統(tǒng)修補(bǔ)和更新升級(jí)工作，更可以避免與客戶在系統(tǒng)實(shí)施后期的糾紛。畢竟對(duì)客戶來說，上馬ERP系統(tǒng)的目的是要用它為企業(yè)的管理服務(wù)，而不是讓ERP系統(tǒng)限制企業(yè)的發(fā)展。在這種情況下，系統(tǒng)的靈活性和可擴(kuò)展性就顯得更為重要，因?yàn)槲磥砜蛻舻陌l(fā)展和對(duì)系統(tǒng)的要求是無(wú)法預(yù)測(cè)的。例如，一個(gè)沒有彈性的ERP系統(tǒng)在交付使用后，如果需要做些不大的改動(dòng)，如增加新的報(bào)表、修改統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的格式或者改變薪資計(jì)算公式等，這時(shí)企業(yè)就必須聯(lián)系開發(fā)方，而開發(fā)方對(duì)一個(gè)已經(jīng)結(jié)束的項(xiàng)目重新修改源碼也不是一件容易的事，可以預(yù)見各種矛盾甚至糾紛都可能的產(chǎn)生。因此，一個(gè)實(shí)用的、有靈活性的、可擴(kuò)展的ERP軟件是實(shí)施成功的技術(shù)基礎(chǔ)。

4 非標(biāo)準(zhǔn)機(jī)械設(shè)備生產(chǎn)對(duì)ERP系統(tǒng)的要求

非標(biāo)準(zhǔn)機(jī)械設(shè)備生產(chǎn)的主要特點(diǎn)是產(chǎn)品批次小，大多數(shù)產(chǎn)品批次僅一、兩件。從設(shè)計(jì)方面來說，非標(biāo)準(zhǔn)機(jī)械設(shè)備的設(shè)計(jì)會(huì)產(chǎn)生大量的技術(shù)文檔，且各設(shè)計(jì)文檔之間存在大量引用參考和修訂關(guān)系。在設(shè)計(jì)定制ERP系統(tǒng)時(shí)，這些技術(shù)文檔的管理應(yīng)納入其技術(shù)檔案管理模塊[8]。造價(jià)計(jì)算問題是非標(biāo)準(zhǔn)機(jī)械設(shè)備生產(chǎn)的另一個(gè)特點(diǎn)，雖然也有行業(yè)通行標(biāo)準(zhǔn)，但涉及具體產(chǎn)品時(shí)通用估算公式的誤差可能很大以致失去參考意義，所以不同的非標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備生產(chǎn)企業(yè)都有其自己的造價(jià)估算公式[9]。在設(shè)計(jì)定制ERP系統(tǒng)時(shí)，將這些造價(jià)估算公式以適當(dāng)?shù)男问讲⑷胂到y(tǒng)，對(duì)提高產(chǎn)品競(jìng)爭(zhēng)力有重大意義。當(dāng)然，由于相應(yīng)計(jì)算的復(fù)雜性，任何這類公式在加入系統(tǒng)軟件時(shí)應(yīng)有相應(yīng)的靈活性，即允許用戶對(duì)計(jì)算公式本身或其計(jì)算過程進(jìn)行修改和控制。此外，非標(biāo)準(zhǔn)機(jī)械設(shè)備制造企業(yè)特有的問題還包括產(chǎn)品質(zhì)量控制[10]。由于非標(biāo)準(zhǔn)機(jī)械設(shè)備制造的特殊性，無(wú)法為單件產(chǎn)品產(chǎn)品準(zhǔn)備生產(chǎn)線，因此其生產(chǎn)都是使用通用設(shè)備加工出各零部件，而總裝由人工完成。因此，與大批量生產(chǎn)相比，其生產(chǎn)流程控制、工時(shí)核算、產(chǎn)品檢測(cè)等環(huán)節(jié)都有所不同，這在ERP軟件設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)予以充分考慮。

5 系統(tǒng)的培訓(xùn)、維護(hù)和升級(jí)問題

在ERP系統(tǒng)的實(shí)施中，企業(yè)往往喜歡依賴外部顧問來提供新的管理觀念的方法。然而當(dāng)ERP系統(tǒng)已經(jīng)上線，開發(fā)方和技術(shù)管理顧問撤離后，由于項(xiàng)目文檔資料和知識(shí)轉(zhuǎn)移不夠完善、技術(shù)培訓(xùn)不到位、企業(yè)方管理人員變動(dòng)等各種因素都可能導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行方面出現(xiàn)問題。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者們往往認(rèn)為ERP系統(tǒng)的實(shí)施是一次性的投資和建設(shè)，沒能認(rèn)識(shí)到系統(tǒng)生命周期管理的重要性。其實(shí)，隨著業(yè)務(wù)的進(jìn)化，ERP系統(tǒng)需要持續(xù)的升級(jí)和更新。對(duì)于企業(yè)的持續(xù)發(fā)展來說，重要的是要保證ERP產(chǎn)品的持續(xù)更新?lián)Q代，與企業(yè)的發(fā)展同步。如果可能的話，也應(yīng)定期進(jìn)行系統(tǒng)硬件、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)等的更新?lián)Q代。實(shí)際上，現(xiàn)在許多國(guó)家的這類ERP軟件都是采用維護(hù)合同的營(yíng)銷方式，用戶購(gòu)買ERP系統(tǒng)時(shí)不僅購(gòu)買了全套軟件、對(duì)應(yīng)的培訓(xùn)，甚至還有升級(jí)維護(hù)合同，客戶交年費(fèi)以得到開發(fā)廠商的即時(shí)客戶服務(wù)。在國(guó)內(nèi)，對(duì)中小型企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)的定制ERP系統(tǒng)的開發(fā)來說這種經(jīng)營(yíng)模式比較少見，一方面相當(dāng)多的企業(yè)對(duì)定期繳納系統(tǒng)維護(hù)費(fèi)用的購(gòu)買模式不適應(yīng)，另一方面開發(fā)方的客服隊(duì)伍并不負(fù)責(zé)對(duì)售出的軟件進(jìn)行持續(xù)性開發(fā)，僅限于對(duì)售出系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)的問題的解答，而就軟件本身功能的開發(fā)支持只到系統(tǒng)驗(yàn)收即結(jié)束，最多規(guī)定一段時(shí)間系統(tǒng)磨合調(diào)試期。而且大部分這類開發(fā)都沒有規(guī)定要將系統(tǒng)源碼交給客戶，以致于客戶自行或另找人進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)都無(wú)法進(jìn)行。因此，如果有條件，開發(fā)方還是應(yīng)該建立一支有效的客服隊(duì)伍、軟件升級(jí)開發(fā)隊(duì)伍和軟件維護(hù)制度，在這個(gè)基礎(chǔ)上與企業(yè)簽訂終身維護(hù)協(xié)議，這種合作模式是保證ERP系統(tǒng)實(shí)施成功的重要因素。用臨時(shí)組建的開發(fā)隊(duì)伍進(jìn)行一次性開發(fā)的模式，對(duì)ERP系統(tǒng)這樣的復(fù)雜軟件實(shí)施而言，失敗的可能性較大。就企業(yè)方來說，軟件二次開發(fā)的綜合成本可能遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過有償軟件維護(hù)升級(jí)服務(wù)的成本，選擇具有持續(xù)開發(fā)升級(jí)能力的開發(fā)商是保證ERP系統(tǒng)成功的重要措施。

6 結(jié) 論

任何一個(gè)ERP系統(tǒng)的成功，從來不是開發(fā)方單方面所能控制的。特別是針對(duì)中小型企業(yè)的定制ERP系統(tǒng)，其前期業(yè)務(wù)調(diào)研、業(yè)務(wù)流程重新規(guī)劃、客戶培訓(xùn)、以及系統(tǒng)維護(hù)升級(jí)都是保證系統(tǒng)實(shí)施成功的重要因素。在系統(tǒng)設(shè)計(jì)開發(fā)中，賦予系統(tǒng)以適當(dāng)?shù)目蓴U(kuò)展性和靈活性至關(guān)重要，是保證ERP系統(tǒng)能夠適應(yīng)企業(yè)管理變化的重要措施。

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