加強企業科研檔案管理之我見

孫麗云

摘 要：科研檔案是企業在科學技術研究活動中形成的，經過系統管理，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等原始記錄。隨著知識經濟的出現，科技手段對社會生產力發展和企業獲得市場競爭優勢越來越具有決定性作用，科學技術是第一生產力逐漸成為社會共識。企業科研檔案作為科學技術研究創新的載體，其對科學技術的傳承作用越來越被人們認同，加強科研檔案的管理，更好地發揮智慧結晶的作用，也越來越得到企業的重視。

關鍵詞：企業；科研檔案；管理與規范；人員素質

一是企業科研檔案與科研工作必須和諧發展

企業科研工作是完成科學研究工作計劃，實現研究成果預期的推廣目標，在研究過程中形成科研檔案。作為技術儲備的手段，科研檔案是轉化研究成果的原始材料。科研工作的目的是創造出最好的成果，并使其盡快轉化為生產力，取得最大化的效益。科研工作和科研檔案相互依存，為了共同的目標走到一起來了，和諧發展，相輔相成，彼此促進，可以創造出1+1大于2的管理效益，實現效益最大化的客觀發展要求。和諧發展要求在科研工作中放準科研檔案的位置，營造有利于科研檔案正常開展的氛圍；要求科研檔案發揮好完整記錄、真實描述和依據參考作用，為科學研究夯實基礎，兩者相得益彰，在和諧發展中有新的突破。

二是企業科研檔案管理必須加強過程控制

企業科研檔案的形成貫穿于科研工作的全過程，每一個工作階段之間的檔案互為依據和結果，因此，要加強對科研文件材料形成到歸檔全過程的跟蹤指導和檢查，進行過程控制。針對科研工作分階段進行，科研檔案階段性強的特點，對科研項目不同階段產生的文件材料，從形成到流向都要有清晰的了解，以掌握檔案的形成規律和科研活動之間的有機聯系，將科研檔案的收集和整理與科研工作的進展程度相結合。企業檔案人員要根據科研項目計劃，與科研管理部門密切配合，共同進行階段性檢查，及時掌握科研項目進度和文件材料形成情況，對合格的項目歸檔材料進行預驗收，不合格的及時提出整改要求，保證歸檔工作與科研項目活動緊密結合，環環相扣，掌控項目進行的全過程。科研工作的每一個環節既是下一個環節的基礎，又制約、控制前一個環節，產生的歸檔文件材料也是這樣，每個階段產生的文件材料與上下環節都有千絲萬縷的聯系，某一環節的疏忽，會帶來一系列的影響。因此，要做到歸檔工作層層有落實，環環不脫節，達到科研項目歸檔材料形成準確、收集完整、歸檔及時的預期目的。

三是企業科研檔案管理必須做到“四同步”

完善企業科研檔案的管理，必須實現科研和檔案同步發展，建立“四同步”的良好機制。一是企業下達科研項目任務要同時提出科研文件材料歸檔要求。明確歸檔范圍，落實相關人員責任，規定歸檔材料移交時限，奠定歸檔工作的基礎。二是檢查科研項目實施進度時，要同時檢查科研文件材料形成情況。重點關注原始記錄、實驗報告、計算材料、專利申請的形成積累，敦促技術圖紙、工藝文件及重要往來技術文件的收集，維護其完整、準確、系統。三是驗收、鑒定科研成果時，要先期驗收、鑒定該項目科研檔案。企業對批準結束的科研項目，要及時整理各種載體的歸檔文件材料，按照規定進行項目科研檔案的驗收鑒定，對不符合歸檔要求的，要及時整改。企業必須建立科研項目文件材料不歸檔或者檔案驗收鑒定不合格，不予進行項目鑒定和申報成果的制度。

四是科研檔案管理必須加快現代化步伐

社會進步和企業的發展，給管理工作帶來日新月異的面貌，由此產生的各種檔案材料也日益豐富。隨著企業的不斷發展，科研檔案日積月累，數量龐大，保管和提供利用的壓力也不斷增加，傳統的手工管理手段已不能適應信息社會對科研信息的利用需求，管理技術落后將直接影響工作的效率和質量。因此，科研檔案管理必須加快現代化建設的步伐，以適應不斷進步的現代化管理手段和日益增漲的利用科技信息的需求。科研檔案實現現代化管理，一要推行計算機整理檔案，改變手工整理繁瑣、低效的做法，通過文檔一體化和計算機輔助立卷，提高辦文及歸檔的質量和效率。二要提高科研檔案數字化比例，在辦公自動化陸續普及、電子文件日益增多的條件下，及時做好歸檔文件的傳遞、匯總和銜接轉換工作，對少量的紙質文本材料也盡量做好數字化處理。三要建立科研信息數字庫，在科研檔案數字化的基礎上，建立企業科研信息數據庫，既保存本企業的全部科研信息，同時也收集同行業其他相關的科研參考信息，通過計算機網絡提供利用，滿足企業生產和科研的需求。

五是企業科研檔案管理必須全面提高人員素質

科技創新在企業生產經營活動中的地位決定了科研檔案重要性，不斷加強的科研檔案管理對企業各類人員提出適應事業發展、技術進步對人員素質的要求。企業法人和各級領導干部，要有較強的科研檔案意識，把科研檔案工作放上正確的位置，給予必要的重視，提供必備的條件，敦促各項管理制度的實施，保證科研檔案管理正常開展。企業科研人員要增強歸檔意識，作為科研工作的主體，絕大部分科研文件材料產生于他們手中，必須嚴格按照歸檔范圍的規定，認真履行檔案法律法規規定的歸檔義務，杜絕擅自留存和拒絕歸檔的行為，把科研活動中應當歸檔的各種文件材料收集整理好，按時移交檔案部門。企業檔案管理人員要強化敬業意識，要有無私奉獻，甘為人梯的精神，忠于職守，以服務為己任，以高度的責任心，處理好科研活動中文件材料收集歸檔和保管利用的關系。特別要增強企業科研檔案管理人員的創新意識，以不斷創新的理念研究當前企業科研檔案的特點和規律，研究企業科研工作對檔案管理的新需求，在實踐中探索更好地發揮科研檔案價值的新方法、新機制，為企業發展做出應有的貢獻。endprint