高等職業(yè)院校評建檔案建設(shè)探究

沈樹華+謝煒聰

摘 要 高等職業(yè)院校評建檔案建設(shè)是迎評促建工作的重要環(huán)節(jié)，也是評估專家對高職院校人才培養(yǎng)工作做出評價和判斷的重要依據(jù)。在評建檔案建設(shè)過程中，必須明確評建檔案建設(shè)的意義，正確把握評建檔案材料積累的原則、收集的范圍，認真遵循檔案建設(shè)要求和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)、規(guī)范地對評建檔案材料進行審定、立卷、整理、歸檔，才能使之在評估中真正起到積極的佐證效果、在學(xué)校規(guī)范管理中發(fā)揮促進作用。

關(guān)鍵詞 高等職業(yè)院校 人才培養(yǎng)工作評估 評建檔案建設(shè)

中圖分類號：G647 文獻標(biāo)識碼：A

Vocational Colleges Build Archives and Assessment Inquiry

——Take Guangdong Polytechnic Institute as an example

SHEN Shuhua[1][2]， XIE Weicong[1][2]

（[1] Guangdong Radio & TV University， Guangzhou， Guangdong 510091；

[2] Guangdong Polytechnic Institute， Guangzhou， Guangdong 510091）

Abstract Evaluation and construction files assessment and construction of higher vocational colleges are an important part of the work， but also make an important basis for assessing expert evaluation and judgment of personnel training in higher vocational colleges. In the assessment process of building construction file， the file must be clear evaluation and construction of meaning construction， correctly grasp the principles of evaluation and construction materials accumulated files， range collected carefully follow the requirements and specifications archives building standards， scientific， standardized file for evaluation and construction materials validation， Filing， organize， archive， in order to make a real assessment of the evidence has played a positive effect， play a catalytic role in the management of school norms.

Key words higher vocational college； talents training job evaluation； build archives and assessment

教育部對高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作評估的總方針是“以評促建，以評促改，以評促管，評建結(jié)合，重在建設(shè)”， ①根據(jù)評估的“二十字”方針，不難發(fā)現(xiàn)：高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作評估不僅是上級教育主管部門對學(xué)校人才培養(yǎng)工作質(zhì)量的一種外在干預(yù)行為，更是學(xué)校自我質(zhì)量保障的自覺行動。因此，學(xué)校自評自建工作勢必成為迎評促建過程中不可或缺的組成部分。在評建過程中，學(xué)校自覺對照評估文件相關(guān)要求，結(jié)合自身特點，認真貫徹評估方針，加大投入、加快改革、規(guī)范管理。其中，學(xué)校的檔案建設(shè)是規(guī)范管理的重要環(huán)節(jié)，也是反映學(xué)校管理和內(nèi)涵建設(shè)狀態(tài)的重要依據(jù)。因此，學(xué)校要以評估為契機，加強和規(guī)范學(xué)校檔案室、各職能部門、各教學(xué)機構(gòu)的檔案建設(shè)，使之制度化、規(guī)范化、常規(guī)化。

1 高職評建檔案建設(shè)的重要意義

1.1 評建檔案是學(xué)校接受評估的重要依據(jù)

廣東省教育廳高職院校人才培養(yǎng)工作評估專家組進校現(xiàn)場重點考察，一般歷時三天，考察方式包括：聽取匯報、查閱資料、深度訪談、專業(yè)剖析、座談會等。以筆者所在學(xué)校為例，專家組進校期間，在聽取學(xué)校自評情況匯報會之后，他們首先會帶著問題或奇異點有針對性地查閱學(xué)校提供的評建檔案材料或索要原始資料。從某種意義上講，高職院校人才培養(yǎng)工作評估離不開評建檔案的支撐，在一定程度上有賴于學(xué)校評建檔案建設(shè)水平，學(xué)校評建檔案的作用在人才培養(yǎng)工作評估中得以彰顯，往往將直接影響到評估的結(jié)果。從評建檔案本身來看，它原樣地保留著形成者當(dāng)時的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)簽署、機關(guān)和個人的印章、照片、錄像或原聲錄音，是形成者的原稿、原作、原貌，是知識和信息儲存的一種形式，同時也是學(xué)校自我認識、自我總結(jié)提高、自我發(fā)展和查考與處理問題的依據(jù)。所以說，評建檔案信息是高職院校接受評估考察的有力憑證，也是評估主體實施評估的重要依據(jù)。根據(jù)評建工作要求，學(xué)校主要依據(jù)評估指標(biāo)體系涉及到的7個評估指標(biāo)、22個關(guān)鍵評估要素，分層次、有條理得構(gòu)建評建檔案。確保專家組能夠快速、方便地獲取相關(guān)資料，為學(xué)校通過評估發(fā)揮一定作用。

1.2 評建檔案精煉地反映學(xué)校的整體面貌

高職院校評建檔案是從數(shù)量巨大的檔案中抽取出來、或經(jīng)梳理提煉的材料，這些材料基于高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作評估指標(biāo)體系的要求，既全面又精煉地反映了學(xué)校人才培養(yǎng)工作的基本狀態(tài)和效果。評建檔案不僅在學(xué)校接受評估時發(fā)揮重要作用，而且可以延伸到更廣的范圍內(nèi)使用，只要在一定時期內(nèi)涉及學(xué)校整體面貌展現(xiàn)的活動，都可以以此為藍本，進行適當(dāng)加工，加以利用。endprint

1.3 評建檔案為教學(xué)改革提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)

無論是迎評檔案還是評估過程檔案，都涵蓋了許多學(xué)校圍繞人才培養(yǎng)工作的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，如在校生數(shù)量、就業(yè)率、實訓(xùn)課開出率、生師比、教師學(xué)歷結(jié)構(gòu)、教學(xué)研究情況、教學(xué)管理隊伍結(jié)構(gòu)、學(xué)生參與創(chuàng)新活動的比例等。這些數(shù)據(jù)體現(xiàn)了人才培養(yǎng)工作的基本狀態(tài)與成效，是學(xué)校深化教學(xué)改革的參考資料和重要依據(jù)。

2 高職評建檔案材料的積累原則

2.1 時效性

高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作評估，主要考察學(xué)校近三年的發(fā)展?fàn)顩r。由此，學(xué)校評建檔案主要涵蓋學(xué)校近三年發(fā)展過程中自然形成的，能夠體現(xiàn)人才培養(yǎng)工作狀態(tài)的相關(guān)材料，這就體現(xiàn)了它的時效性原則。

2.2 真實性

高職評建檔案客觀地再現(xiàn)了高職院校的發(fā)展歷史，是高職院校發(fā)展的歷史憑證，這是檔案的原生特性，是其它形式不能夠代替的。檔案的憑證作用是檔案的基本屬性。高職評建檔案是隨著學(xué)校的發(fā)展而產(chǎn)生的，是在學(xué)校的實踐活動中自然形成的，是學(xué)校發(fā)展的真實記錄，是高職院校評估中最直接的資料。高職評建檔案不僅記錄了學(xué)校歷史活動的事實經(jīng)過，而且記錄了人們在各項活動中的思想發(fā)展、經(jīng)驗教訓(xùn)，以及創(chuàng)造性成果。比如評估中準(zhǔn)備的課程建設(shè)、實踐教學(xué)條件、管理規(guī)范等佐證材料中，教學(xué)檔案至關(guān)重要，它所提供的人才培養(yǎng)方案、課標(biāo)、教案、教學(xué)過程記錄等，都是學(xué)校師生員工智慧和經(jīng)驗的結(jié)晶，是學(xué)校教學(xué)工作的真實反映。對許多工作來說，它是一種寶貴的資料，對高職院校人才培養(yǎng)工作評估是不可缺少的參考依據(jù)。

2.3 原始性

高職評建檔案積累的原始性，主要體現(xiàn)在它主要來自檔案材料產(chǎn)生的源頭部門。比如師資隊伍建設(shè)材料中，教師業(yè)務(wù)檔案就是最原始的佐證材料。教師業(yè)務(wù)檔案是教師個人親自整理、不斷更新的檔案信息，涵蓋了教師基本信息、學(xué)歷學(xué)位證明、教師資格證明、職業(yè)資格證明、實踐進修情況、教學(xué)科研情況等。

3 高職評建檔案材料的收集范圍

對照《高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作評估指標(biāo)體系》和高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺，積極做好評建過程中形成的有價值的各種門類和載體的文件材料的收集歸檔工作，對高職院校的長遠發(fā)展關(guān)系密切。就收集范圍而言，具體應(yīng)包括以下幾大類：

3.1 撰寫性材料

包括省教育廳組織的評估專家組到校時的匯報材料，如學(xué)校自評情況匯報和宣傳材料；學(xué)院自評報告、人才培養(yǎng)工作狀態(tài)數(shù)據(jù)分析報告等。

3.2 提供性材料

包括專家工作手冊，學(xué)校機構(gòu)設(shè)置一覽表，學(xué)校建設(shè)發(fā)展規(guī)劃、各年級人才培養(yǎng)方案匯編、學(xué)校管理制度匯編，在校學(xué)生花名冊、學(xué)校教職工花名冊等。

3.3 支撐性材料

包括所有支撐學(xué)校自評報告、人才培養(yǎng)工作狀態(tài)數(shù)據(jù)分析報告的原始文件材料、數(shù)據(jù)、統(tǒng)計報表、賬目等。具體評估指標(biāo)體系所規(guī)定的內(nèi)涵進行收集，大體應(yīng)從以下7個方面來考慮：（1）領(lǐng)導(dǎo)作用：包括學(xué)校事業(yè)發(fā)展規(guī)劃、辦學(xué)目標(biāo)與定位、對人才培養(yǎng)重視程度、校園穩(wěn)定四個方面的佐證材料；（2）師資隊伍：包括專任教師和兼職教師基本情況相關(guān)的檔案材料；（3）課程建設(shè)：包括課程內(nèi)容、教學(xué)方法手段、主講教師、教學(xué)資料等有關(guān)內(nèi)容的檔案材料；（4）實踐教學(xué)：包括頂崗實習(xí)、實踐教學(xué)課程體系設(shè)計、教學(xué)管理、實踐教學(xué)條件、雙證書獲取等有關(guān)內(nèi)容的檔案材料；（5）特色專業(yè)建設(shè)：包括從建設(shè)目標(biāo)、培養(yǎng)模式、課程體系與教學(xué)內(nèi)容、實踐教學(xué)、教學(xué)設(shè)計與教學(xué)方法、師資隊伍、社會服務(wù)等方面體現(xiàn)出的特色的有關(guān)內(nèi)容的檔案材料；（6）教學(xué)管理：包括管理規(guī)范、學(xué)生管理、質(zhì)量監(jiān)控等相關(guān)內(nèi)容的檔案材料；（7）社會評價：包括體現(xiàn)生源、就業(yè)、社會服務(wù)等有關(guān)內(nèi)容的檔案材料。

4 高職評建檔案材料的時間范圍

高職評建檔案材料具有一定的時效性，因此，材料的收集必須符合所要求的時間段。其中，一般表格為近三學(xué)年度；經(jīng)費收入、經(jīng)費支出為近三個自然年度；標(biāo)注累計的信息為學(xué)校成立以來的所有材料。

5 高職評建檔案材料的整理規(guī)范

5.1 評建檔案材料制式要求

（1）各類材料（如管理文件、制度，會議記錄、紀(jì)要、歷年工作計劃、總結(jié)、影像、實物等）有原件的存放原件，沒有原件的存放復(fù)印件，要體現(xiàn)針對性、原始性和真實性。（2）總結(jié)材料一律用A4紙打印，統(tǒng)計材料、各類表格統(tǒng)一用Excel格式排版，A4紙打印，個別較大的表格可用A3紙打印。（3）照片資料裝盒后分類保存，并標(biāo)明內(nèi)容與數(shù)量。（4）實物材料（如獲獎作品、科技作品等）須拍制照片，列出清單。（5）各類獲獎證書、榮譽證書由各單位統(tǒng)計后列出清單，并用A4或A3紙復(fù)印。

5.2 評建材料目錄格式要求

主要包括對各級目錄的字號、字體和編號、頁邊距、行距、排版格式方面的具體要求，同時材料整理及審核人必須在材料目錄頁簽名。

5.3 評建文檔材料格式要求

（1）各級標(biāo)題的字號、字體和編號：文檔標(biāo)題：2號字，宋體加粗；一級標(biāo)題：3號字，仿宋_GB2312，加粗，編號為“一、”、“二、”等；二級標(biāo)題：3號字，仿宋_GB2312，編號為“（一）”、“（二）”等；三級標(biāo)題：3號字，仿宋_GB2312，編號為“1.”、“2.”等；四級標(biāo)題：3號字，仿宋_GB2312；編號為“（1）”、“（2）”等。（2）頁邊距：上、下邊距：2.54厘米，2.54厘米；左邊距：3.17厘米，右邊距：3.17厘米。（3）行距：1.5倍行間距。（4）排版格式：用Word格式。（5）正文字體：仿宋_GB2312，字體大小全部采用3號字。（6）附件：正文下一行左空2格用3號仿宋_GB2312標(biāo)識“附件”后標(biāo)半角冒號和名稱，序號用阿拉伯?dāng)?shù)字，附件名稱后不加標(biāo)點符號。（7）落款：材料正文右下方落款處寫成文單位全稱，在下行相應(yīng)處標(biāo)明成文日期（中文 年 月 日）。endprint

5.4 評建表格材料格式要求

（1）標(biāo)題、頁邊距與材料文檔格式的標(biāo)題和頁邊距一致。（2）文本對齊方式：水平對齊，居中；垂直對齊，居中；文本控制，自動換行。（3）紙張：A4打印紙（較大表格A3打印紙）。（4）正文字體：仿宋體字，字體大小全部采用四號字，標(biāo)題用2號字，宋體加粗。

5.5 評建材料歸檔要求

（1）各單位須對應(yīng)《高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作評估指標(biāo)體系任務(wù)分解一覽表》的目錄進行材料歸檔，層層深入細化。每一級目錄下的材料需按照統(tǒng)計表、登記表和原始佐證材料的層級分類整理；統(tǒng)計表、登記表可按全校、分校區(qū)、分系（部）、分專業(yè)、分班級、分學(xué)生自上而下逐層歸類。佐證材料的歸檔原則是按學(xué)生、班級、專業(yè)、系（部）、校區(qū)、學(xué)院自下而上構(gòu)建。（2）對于信息量較大的原始佐證材料，如學(xué)生畢業(yè)實習(xí)報告等，建議以電子文檔或光盤的形式保存，但必須打印目錄索引，并備注存放位置，以便迅速查找出相關(guān)材料。（3）評建材料歸檔必須采取審核負責(zé)制。首先，在每盒材料的目錄頁下方，材料整理人必須簽名確認；其次，部門負責(zé)人必須對本部門材料進行查閱審核，并簽名確認。

5.6 評建材料保存要求

（1）各單位須設(shè)置評建檔案材料專用文件柜，用于存放各類評建材料。并將材料參照評估指標(biāo)體系進行分類整理，裝入學(xué)校統(tǒng)一的文件盒（文件盒為裝A4紙的藍色資料盒），同時保存相應(yīng)的電子文檔。（2）根據(jù)評估指標(biāo)體系將材料分類并裝入文件盒，如果資料太多，可以分開裝入多個盒子，但需要標(biāo)注清楚。（3）每個文件盒側(cè)面和正面必須根據(jù)評估指標(biāo)體系中的指標(biāo)要素標(biāo)注清楚文件的類型以及文件內(nèi)容。具體格式參照評建辦提供的模板。（4）每個文件盒內(nèi)必須有打印的材料目錄，列出材料清單。具體格式參照評建辦提供的模板。（5）各單位材料管理人員應(yīng)對評估材料妥善保管，以防缺失，并要求材料管理人員必須十分熟悉材料的存放位置和內(nèi)容，在需要時能夠快速查找到相應(yīng)的材料。

6 未來工作建議

在檔案建設(shè)過程中，需要不斷探索創(chuàng)新，提高工作水平。目前，多數(shù)高職評建檔案建設(shè)主要基于紙質(zhì)文檔的收集歸檔。隨著數(shù)字信息化水平的不斷提高，無紙化辦公的普及程度越來越高，建立電子檔案的需求也日趨迫切。筆者所在學(xué)校，在建立完善紙質(zhì)檔案的同時，積極探索建立高職評建電子文檔。初步的實踐證明：電子檔案的建立，不僅便于評估專家組查閱相關(guān)資料；而且有利于學(xué)校檔案材料的共享、更新、保存和轉(zhuǎn)移；在一定程度上，更加方便相關(guān)人員的學(xué)習(xí)分享；從環(huán)保角度看，更是可持續(xù)發(fā)展的必然選擇。

基金項目：廣東省高職院校評估制度發(fā)展的軌跡分析與對策研究——基于規(guī)范性文件及其執(zhí)行機制的研究，編號：1331

注釋

① 教育部關(guān)于印發(fā)《高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作評估方案》的通知（教高[2008]5號）endprint