檔案信息化管理中計算機技術的重要性

梁藝能　曾海森

摘 要 計算機當中的存儲器內存非常大，同時它還有著超級強大的記憶功能。存儲器足夠大的內存，是檔案信息化管理的有利條件。文章以檔案信息化管理中的計算機技術為研究對象，通過檔案信息化管理中使用計算機技術的優勢、在檔案信息化管理中使用計算機技術存在的問題以及在檔案信息化管理中使用計算機技術的重要性三個方面對研究對象進行探討和研究。

關鍵詞 檔案；信息化管理；計算機；技術

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1671-7597（2014）06-0153-01

檔案的管理方式有很多種。倘若只是限制在書簡類的一些存儲方法，不但要求要有很大的空間，同時還得明確的做好索引，盡管是這樣，我們要是想把一些檔案的材料調出來，還是要需要損耗很多的時間和精力。而計算機當中有很多個存儲的單元，作用是對信息進行記憶。計算機的內部記憶功能，是其與其它方面計算工具的主要區別。因為計算機有著對內部信息進行記憶的功能，在計算的時候就不需要經常從外面來對數據信息進行獲取，只是需要提前把數據信息輸進內部存儲的單元里面，計算的時候就可以從存儲的單元里面簡單便捷的得到數據信息，進而提高計算的效率。

1 檔案信息化管理中使用計算機技術的優勢

檔案信息化管理中使用計算機技術的優勢主要體現在以下幾點。

1）使用計算機來對檔案進行管理，是因為計算機的內存足夠大。隨著人類日常的活動項目逐漸的增加，會有很多行政方面的資料和文件在不斷的產生，之后檔案的管理數量也會不斷增加，而一般的光盤就能夠存上上億的信息數據，這就最大化的降低了檔案空間的利用，同時還可以減少對存儲成本的投入。

2）使用計算機來對檔案進行管理，可以讓檔案的查找更加的簡單、方便。因為近些年來檔案的使用率逐漸提高，各個企業管理部門急切的需要對各種信息做出決策，各個職能的部門也會經常使用一些檔案來作為借鑒，這些需求就要求企業檔案管理的部門要更加及時、高效的提供出相關檔案的資料。要是利用以前的方法來對檔案進行管理，檔案查找的過程中浪費更多的時間以及檔案查找的不準確等現象經常會發生。而在檔案信息化管理過程中使用計算機技術可以改善對檔案信息進行深入加工的功能，達到對檔案信息深入開發的目的。

3）使用計算機來對檔案做出管理，能夠讓檔案在進行修改，做出補充，復制以及傳輸等方面更加的方便。目前在檔案信息化管理過程中使用計算機技術的方法已經在社會的各個領域中廣泛的應用。檔案的儲存一般是由幾個部分組成，如設計圖紙，文字信息，照片以及錄像帶等等，而以往檔案管理方法的管理質量往往會受到很多因素的影響，如天氣情況、自然災害等，這些都給檔案的管理帶來很大的安全隱患。

2 在檔案信息化管理中使用計算機技術存在的問題

在檔案信息化管理中使用計算機技術存在的問題主要體現在以下幾個方面。

1）檔案在電子管理方面相對比較弱。其中主要體現兩大方面：軟件設施以及硬件設施。硬件是檔案在電子管理過程中要用的計算機設備。一般來說，對于硬件設備的投入相對來說比較大，這樣就造成了硬件設備不足。硬件設備不充足，會給紙質檔案在歸納分析，加工處理以及相互轉化等方面帶來很大的影響，從而造成簡單、快鍵以及高效率的電子化檔案管理工作沒有辦法進行下去。而軟件是對檔案管理過程中的每個環節所制定的一些規范和標準。如果標準的規范不能統一下來，就會加大檔案匯總和歸整的難度系數，對檔案的傳輸、查找和借鑒起到很大的限制作用。

2）一些檔案信息安全方面的問題逐漸的突出。伴隨世界信息化以及計算機網絡化的發展，讓電子檔案數據信息存在著很大的安全隱患。隨著網絡中很多病毒的不斷入侵，檔案數據信息被損壞、修改、泄密等現象經常會出現。

3）企業或單位相關檔案管理人員的綜合素質急需要提高。要想成為一名優秀的企業檔案管理人員，不但要對計算機的相關理論以及使用的技巧進行掌握，還要能夠熟練使用各種類型的辦公設備，同時還要有對檔案信息進行再加工以及提煉等方面的能力，把一些有價值的檔案資料及時、并且有效的交到檔案使用人員的手里。這些都要求檔案管理的相關工作人員要具備很高的綜合素質。

3 在檔案信息化管理中使用計算機技術的重要性

在檔案信息化管理中使用計算機技術的重要性主要體現在以下幾個方面。

1）它是世界經濟和社會發展的必要途徑。伴隨世界經濟一體化進程步伐的不斷加速，信息已經是影響經濟高速發展、社會不斷進步以及企業能否生存的主要因素。所以，我們必須要對計算機技術在檔案信息化管理中的使用給予高度的重視，提高檔案信息化管理的建設速度，同時還要加快完成檔案數據信息資源的共享。

2）它是企業檔案管理發展的一大趨勢。企業檔案的管理屬于是一種基礎性的工作，在現代化的建設當中有著極其重要的作用，同時它的地位也非常的高。在檔案信息化管理當中使用計算機技術，可以進一步提高檔案信息化管理的建設速度，是檔案管理未來發展的一大趨勢。

3）它能夠有效的對工作效率進行提高，同時還能對資源進行節約利用。在以往的檔案管理工作過程中，一般情況下都是用人工來進行資料收集、資料歸整、資料使用以及資料儲存等檔案管理工作，這個過程中會有大量人力、財力以及物力的損耗，而且工作的進展速度還很慢，已經沒用辦法與逐漸加快的工作以及生活節奏相適應，更沒有辦法跟上社會經濟發展的腳步。可是隨著計算機技術的加入，不但進一步提高了檔案的存儲數量以及檔案信息的使用效率，還能夠把檔案信息向實際的生產力方向來轉化，從而節約了很多資源。

4 結束語

綜上所述，在檔案信息化管理過程中使用計算機技術的方法已經在社會的很多領域中廣泛的使用，因為計算機的內存非常的大，不但能夠容納大批量的檔案信息，還能夠節約檔案查找的時間，節約人力、物力以及財力方面的過多損耗，保存的時間更長。目前該技術已經是未來檔案管理的一大趨勢，因此我們一定要對計算機技術在檔案管理中的實際應用給予高度的重視。

參考文獻

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