淺談施工企業(yè)采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制

郜飆 GAO Biao

（中鐵十七局集團第四工程有限公司，重慶 404100）

（China Railway 17th Bureau Group No.4 Engineering Co.，Ltd.，Chongqing 404100，China）

0 引言

建筑施工企業(yè)實行的是以項目施工為核心的企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理體制，項目是建筑企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的基本單位和成本核算基礎(chǔ)，因而加強項目成本管理，以最低的耗費取得最佳的工程投資效益，才能達到最終提高企業(yè)綜合經(jīng)濟效益的目的。而在項目工程總成本中，工程物資所占比例最大（約60-70%），是企業(yè)成本的主體、核心部分，因此，采購管理在企業(yè)管理中占有至關(guān)重要的地位，搞好采購管理、強化采購成本控制是企業(yè)在激烈的市場競爭中發(fā)展的基本條件。

1 施工企業(yè)必須建立一套有效的內(nèi)部控制制度，對采購業(yè)務(wù)加強控制和監(jiān)督

其設(shè)計原則包括兩方面：

1.1 采購業(yè)務(wù)本身應(yīng)遵循的原則 ①質(zhì)量第一的原則。企業(yè)所采購物資的質(zhì)量標準和技術(shù)性能必須要滿足工程的使用要求。②價格最優(yōu)的原則。在保證質(zhì)量的前提下，通過比價、限價、招標采購等方式確定價格最優(yōu)惠的供貨廠家。③服務(wù)最好的原則。供貨廠家要具備完善的售后服務(wù)體系，能提供方便、周到、快捷的服務(wù)，滿足施工企業(yè)的需要。④信譽最佳的原則。供方應(yīng)具備良好的企業(yè)信譽，企業(yè)與其建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，以達到節(jié)約采購前期費用的目的。

1.2 采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的設(shè)計原則 從設(shè)計角度來分析，采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制必須有一個基本目標，即基于經(jīng)濟效益最大化的前提促進企業(yè)內(nèi)部各項業(yè)務(wù)在有效的內(nèi)部控制體系下有序運行。①相互牽制原則。一項完整的采購業(yè)務(wù)，若經(jīng)過兩個以上相互制約的環(huán)節(jié)來監(jiān)督其業(yè)務(wù)活動，就能在一定程度上規(guī)避誤操作等各種風險。企業(yè)應(yīng)嚴格內(nèi)部監(jiān)督機制，根據(jù)采購制度流程，細化采購業(yè)務(wù)管理方案，從制度建設(shè)、責任落實、項目管理、規(guī)范運行、辦理質(zhì)量、辦結(jié)時限、定期檢查等方面嚴格考核。與此同時，紀檢監(jiān)察、財務(wù)審計等部門對物資采購工作程序?qū)嵭腥瘫O(jiān)督跟蹤檢查，使得各方工作相互牽制，嚴格工作紀律，對于不經(jīng)民主決策“個人說了算”的，擅自變更采購方式的，違反規(guī)定搞“虛假招標”、“明標暗定”、“圍標串標”等違紀違法問題，嚴格施行問責追究。②成本效益原則。深入開展物資采購價格對標分析。采購業(yè)務(wù)各崗位對所負責的采購物資進行對標分析，盯住同行業(yè)采購價格，了解同行業(yè)采購渠道，深入分析采購價格的影響因素，通過對標分析找出存在的差距，制定切實可行的措施，適時調(diào)整降低采購成本目標，做到“一同步、二瞄準、三參考”，即“要與相關(guān)產(chǎn)品的降幅同步、瞄準同行業(yè)的最低采購價格、參考相關(guān)產(chǎn)品盈虧平衡點的原料成本”。同時，向提高招標率要效益。強化采購過程中的受控管理。重點是集體選商和定價的受控管理。通過集體選商受控，引入競爭機制，打破壟斷，體現(xiàn)出采購業(yè)務(wù)的成本效益。③崗位責任原則。內(nèi)部控制制度與企業(yè)的經(jīng)營管理活動息息相關(guān)。企業(yè)基于各個業(yè)務(wù)流程設(shè)定了工作崗位，明確了崗位的權(quán)責義務(wù)以及操作規(guī)程、業(yè)務(wù)流程。崗位責任將不相容的職務(wù)分離開來，授權(quán)崗位、執(zhí)行崗位、審核崗位、保管崗位以及記賬崗位等職能分工不同，因而設(shè)立崗位時必須區(qū)別對待，要明確各個崗位的權(quán)責義務(wù)，使各個崗位之間以及各個業(yè)務(wù)人員之間形成相互促進、相互制衡的關(guān)系，防止一頭獨大，專制專權(quán)和舞弊行為產(chǎn)生。④協(xié)調(diào)配合原則。采購業(yè)務(wù)部內(nèi)部成員之間應(yīng)該保持融洽的業(yè)務(wù)關(guān)系，在工作上認真負責，相互之間協(xié)調(diào)配合，各成員要有大局意識，能夠看到各自的工作對于整體效率的影響，而不只是“自掃門前雪”，遇到問題就相互推諉、相互扯皮。“制衡”是內(nèi)部控制的一個重要力量，制衡是基礎(chǔ)，而協(xié)調(diào)配合則是業(yè)務(wù)精神的升華。協(xié)調(diào)配合要求各成員首先具備正確的采購業(yè)務(wù)工作觀念。內(nèi)部控制制度體系由人基于業(yè)務(wù)管理要求制定的，如果企業(yè)行使控制監(jiān)督職能的人員在思想道德上、心理素質(zhì)上、技能和行為方式上未能達到實施內(nèi)部控制的基本要求，那么，再談協(xié)調(diào)配合顯然已不能勝任。

2 根據(jù)施工企業(yè)采購業(yè)務(wù)的特點，其內(nèi)部控制具體內(nèi)容

2.1 完善物資采購管理及監(jiān)督制度，健全配套的授權(quán)審批體系和嚴格的規(guī)章制度。各項目經(jīng)理部應(yīng)該嚴格落實。《物資集中采購供應(yīng)管理辦法》和《物資集中采購供應(yīng)實施細則》，確保物資計劃、采購、供應(yīng)、結(jié)算、考核等環(huán)節(jié)處于公平、公正、公開狀態(tài)下，并制訂采購管理方案，明確整體規(guī)劃，避免物資采購中出現(xiàn)違規(guī)違紀行為。物資部門負責具體的集中采購、詢價采購工作，編寫招標文件，組織市場調(diào)查，評審?fù)稑宋募瓦M行招標效益評估，確保每個項目規(guī)范運行、陽光操作。

2.2 積極開展集中采購，發(fā)揮企業(yè)整體優(yōu)勢。集中采購不僅可以規(guī)范采購行為、防止腐敗現(xiàn)象，而且可以“以量換價”，實現(xiàn)明顯的規(guī)模采購效益。大宗物資必須采用集中采購模式，由企業(yè)統(tǒng)一監(jiān)督把控，有效堵塞管理漏洞，才能實現(xiàn)降本增效的目的。

2.3 加強采購預(yù)算控制，實行材料采購申請計劃制度。目前施工企業(yè)采購預(yù)算流于形式的較多，采購計劃經(jīng)常更改，應(yīng)采取一定的措施改善這一不良現(xiàn)象。應(yīng)該從制度的針對性、嚴肅性和可操作性出發(fā)，制定了《采購管理實施辦法》以及與之配套的物資采購規(guī)范性工作程序，并與《“三重一大”事項集體決策制度》、《領(lǐng)導(dǎo)干部責任追究制度》等一系列管理、考核、問責制度相結(jié)合，規(guī)范物資采購申請計劃。規(guī)范填寫物資采購申請表，申請表上須注明擬采購物資的名稱、數(shù)量、預(yù)算單價、規(guī)格等，后附供詳細技術(shù)方案和要求，以此形成一整套行之有效，全方位、多角度、立體化的規(guī)范管理體系，用制度來實現(xiàn)“行得通、做得到、管得住、用得好”的防控目的，進一步強化制度“管人、管事、管權(quán)”的工作格局。

2.4 業(yè)務(wù)流程控制。①簽訂合同。項目與供應(yīng)商簽訂物資購銷合同必須經(jīng)相關(guān)部門和紀工委評審，并由項目主管領(lǐng)導(dǎo)審批，保證合同符合法律要求，具有法定的約束力，同時必須做到內(nèi)容全面，條款清晰，雙方的權(quán)利和義務(wù)明確，維護企業(yè)的合法權(quán)益。②采購回來的物資在使用部門使用一段時間后，應(yīng)當執(zhí)行貨物驗收程序。由企業(yè)內(nèi)部采購承辦部門組織監(jiān)察審計部門、使用部門共同驗收，嚴禁不合格的物資進入現(xiàn)場。驗收合格的物資一律入庫保管。入庫后，由物資管理部門參考保管員開具的點驗單、試驗部出具的證明材料質(zhì)量合格的試驗報告單、供貨單位的銷售發(fā)票填寫付款審批單，并上報交財務(wù)部審核。③財務(wù)部門要認真審核所購物資的各種驗證手續(xù)是否齊全，在審核無誤的情況下，按照合同規(guī)定的付款條件和方式，或?qū)ζ涓犊罨蜻M行掛帳。若無法證明該貨物的質(zhì)量符合合同要求，則堅決不辦理付款手續(xù)，杜絕走“人情帳”而給企業(yè)造成經(jīng)濟損失的現(xiàn)象。通過各部門每個環(huán)節(jié)的嚴格把關(guān)，保證進購物資的質(zhì)量和價格均達到最優(yōu)，從而有效地降低企業(yè)采購成本。

3 結(jié)語

按照“規(guī)范權(quán)力運行，公開透明操作，確保監(jiān)管到位，打造陽光采購業(yè)務(wù)”的內(nèi)部控制要求，企業(yè)必須堅持公開、公平、公正的三公原則，在物資采購過程中，嚴格堅持物資采購方式合法、合規(guī)。實行程序化管理，嚴守“上一流程未完成，不能進入下一流程”的關(guān)口，對項目審批、實施、合同、付款四個關(guān)鍵環(huán)節(jié)的實施信息必須在信息系統(tǒng)模塊同步公示，確保采購業(yè)務(wù)陽光、透明，促進各項業(yè)務(wù)流程順利開展。

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[3]劉金鉅,崔樹永.應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)采購價格監(jiān)督促進采購節(jié)支[J].鐵道物資科學管理,2004(04).