開一場(chǎng)高效的可視化會(huì)議

堀公俊

說(shuō)起“開會(huì)”，很多人聯(lián)想到的不是一些無(wú)用會(huì)議，就是某種形式化會(huì)議。一般來(lái)說(shuō)，當(dāng)我們開會(huì)或者討論進(jìn)行得不順利時(shí)，可能就會(huì)突然因找不到會(huì)議重點(diǎn)而失去方向。這時(shí)，變革傳統(tǒng)會(huì)議模式有助于你改變會(huì)議的整體情況，并能有效推進(jìn)會(huì)議進(jìn)程。

用圖形圈起關(guān)鍵詞

在傳統(tǒng)的會(huì)議模式中，大家都習(xí)慣于記錄與自己相關(guān)，或者對(duì)自己有利的會(huì)議內(nèi)容。所以，這就容易導(dǎo)致每個(gè)人記錄的討論重點(diǎn)，以及對(duì)結(jié)論的解釋可能完全不一致。一場(chǎng)可視化的會(huì)議，能幫助我們消除這些阻礙。

在整理會(huì)議內(nèi)容時(shí)，可視化工作法需要從發(fā)言中尋找關(guān)鍵詞，將發(fā)言概括成簡(jiǎn)短精煉的句子。因?yàn)楦爬ǖ暮脡闹苯記Q定著可視化工作法整體的質(zhì)量。所以，在概括的時(shí)候，既要盡可能地再現(xiàn)發(fā)言原本的意思，又不能過于冗長(zhǎng)，否則成員會(huì)不明白具體要表達(dá)的意思。

為了使討論的重點(diǎn)更為突出，應(yīng)該強(qiáng)調(diào)關(guān)鍵詞和概括內(nèi)容，并區(qū)分出輕重緩急。我們可以運(yùn)用一些呈現(xiàn)方法來(lái)突出重點(diǎn)，比如字體放大、加粗或變換顏色；在關(guān)鍵詞下面添加線條或方框；在文章的開頭畫上各種符號(hào)；將標(biāo)題用各種圖形圈起等。

但在這里必須注意的是：強(qiáng)調(diào)是為了區(qū)別于其他內(nèi)容，切記不要做過了頭。如果把全體內(nèi)容都強(qiáng)調(diào)一遍的話，那和什么都沒強(qiáng)調(diào)效果是一樣的，甚至可能會(huì)變得更加難以理解。但是如果重點(diǎn)只是一個(gè)個(gè)被單獨(dú)地記錄下來(lái)，它們之間的相互關(guān)系與定位并不明確。這個(gè)時(shí)候你需要的是結(jié)構(gòu)化。

結(jié)構(gòu)化分為“將相同的意見聚集在一起排列起來(lái)”和“分清聚集在一起的意見之間的相互關(guān)系”這兩個(gè)階段。前者可以使用各種圖形來(lái)表示聚集，后者一般使用箭頭符號(hào)來(lái)表示關(guān)系。

一般來(lái)說(shuō)，圖解工具大致分為四種類型，每一種又分為很多種不同的工具。

不遺漏不重復(fù)地歸納意見——“樹狀圖”。按照層次的不同將項(xiàng)目逐個(gè)按階段進(jìn)行歸納的圖解，邏輯樹狀圖等。

重疊產(chǎn)生新的構(gòu)思——“社團(tuán)型”。通過整理不同小組的相互重疊情況來(lái)尋找新的關(guān)系的圖解，圓形交錯(cuò)圖等。

按時(shí)間的變化進(jìn)行整理——“流程型”。沿著時(shí)間變化和因果關(guān)系等基礎(chǔ)軸來(lái)歸納意見的圖解，流程圖等。

當(dāng)機(jī)立斷地分割討論——“矩陣型”。繪制表格來(lái)歸納，以及按照切入點(diǎn)整理意見的圖解，T形圖表等。

為了達(dá)到最好的結(jié)構(gòu)調(diào)整，我們可以將討論的全部?jī)?nèi)容重新整合，也可以將難以理解的部分，單獨(dú)拿出來(lái)重新整理。

理清你的邏輯

在記錄發(fā)言的時(shí)候，我們不可能把所有的發(fā)言都記下來(lái)。準(zhǔn)確地選擇會(huì)談中的重要內(nèi)容進(jìn)行記錄顯得尤為重要。不善于取舍發(fā)言內(nèi)容，就找不到重點(diǎn)的話，從而會(huì)議變成了不得要領(lǐng)的記錄，無(wú)法進(jìn)行更深層次的討論。而可視化工作法的好與壞也取決于歸納能力是否得當(dāng)，這就要求記錄人能正確地理解發(fā)言的含義。

縱向邏輯抓住頭緒

一般大家交流的時(shí)候總是把精力集中到“我想……”或者“應(yīng)該……”這類結(jié)論上。因?yàn)榘l(fā)言人都自有他獨(dú)特的思考過程。大多數(shù)的情況是，從事實(shí)和經(jīng)驗(yàn)出發(fā)，憑借各種標(biāo)準(zhǔn)及原則進(jìn)行理解和判斷之后，最終得出結(jié)論（意見）。我們把這個(gè)過程稱之為推論，而這個(gè)思考的過程就是縱向邏輯。

橫向邏輯抓住定位

相對(duì)于縱向邏輯，橫向邏輯能表示“發(fā)言的定位”。一個(gè)題目（論點(diǎn)），可以有多個(gè)思考的切入點(diǎn)。例如，談起“我們公司應(yīng)該……才好”，是從客戶的立場(chǎng)來(lái)考慮，還是從公司的立場(chǎng)來(lái)考慮，角度不同，領(lǐng)會(huì)到的意思也不同。從競(jìng)爭(zhēng)的角度來(lái)看，“不是應(yīng)該這樣做嗎”，還有可能得出相反的結(jié)論。

現(xiàn)在正在談?wù)摰念}目，都有哪些切入點(diǎn)？每個(gè)發(fā)言內(nèi)容又有哪些主張？整理好這些，自然就弄清了各個(gè)發(fā)言在整個(gè)討論中的位置，這就是橫向邏輯。

沿著縱橫邏輯的方向傾聽別人的談話，比起只聽結(jié)論更容易深入理解談話的含義。在摸不清發(fā)言內(nèi)容頭緒的時(shí)候，可以提問“為什么那樣想”，以此理清意見的條理及定位。

大多數(shù)情況下發(fā)言可以分成幾個(gè)部分。有人按照“背景→判斷標(biāo)準(zhǔn)→結(jié)論”的順序說(shuō)明，也有人按照“假設(shè)→驗(yàn)證①→驗(yàn)證②→考察”的排列法進(jìn)行敘述。一旦找到發(fā)言的結(jié)構(gòu)，就容易判斷發(fā)言的重點(diǎn)在哪里了。

分組建立關(guān)系

人們通常不善于理解復(fù)雜的事物。比如說(shuō)，從口袋里取出硬幣全部倒在桌子上。只有幾枚硬幣的話，瞬間就能判斷出有多少錢。可是一旦超過五六枚，如果不先分清種類，一種一種數(shù)清楚，就無(wú)法知道是多少錢。

可視化工作法也是同樣，盡量把討論的內(nèi)容分成三部分，最多分成五六個(gè)項(xiàng)目，如若不然，成員們就不能同時(shí)把握全局。因此，分組化和建立關(guān)系是必要的。

分組化可大致分為“從樹枝到樹干”（歸納型）和“從樹干到樹枝”（推論型）兩種。

從樹枝到樹干（歸納型的分組化）

歸納型分組化就是將相似的內(nèi)容集合到一起建立一個(gè)小組，小組和小組再集合建立中型小組，按照這樣的步驟，最后建立大型小組的方法。

歸納型的方法，不需要特別的技巧，是全體成員都能參與完成的協(xié)作。但是，花費(fèi)的時(shí)間比推論型要長(zhǎng)，因?yàn)槭菑募?xì)小處著手不斷累積，所以難以掌控整體的平衡，并可能會(huì)遺漏某些內(nèi)容。

從樹干到樹枝（推論型的分組化）

從某個(gè)切入點(diǎn)出發(fā)將整體分為2～3個(gè)小組，并在已分出的小組中，再繼續(xù)分出小組的方法就是推論型的分組化。找準(zhǔn)切入點(diǎn)，內(nèi)容就能夠在短時(shí)間內(nèi)很好地進(jìn)行結(jié)構(gòu)化。如果找錯(cuò)了最初的切入點(diǎn)，最終將導(dǎo)致失敗。因此，不熟悉這個(gè)方法的人很難運(yùn)用好它。

不管使用哪種方法，用另一種方法進(jìn)行再度驗(yàn)證，是結(jié)構(gòu)調(diào)整的秘訣。比如說(shuō)，如果是從最小的小組開始，那么，就從宏觀的角度來(lái)檢查，看看已經(jīng)建立的小組間關(guān)系是否平衡。反之，就從微觀的角度來(lái)檢查，看看小組是不是已經(jīng)收集齊全。這樣做，利用了雙方的優(yōu)點(diǎn)，可以完成理想的結(jié)構(gòu)化。

但是，無(wú)論從哪種方法下手，都會(huì)為“切入點(diǎn)”而煩惱。比如，關(guān)于“我們組織的特征”的意見，可以大致分為“優(yōu)勢(shì)”和“弱點(diǎn)”兩個(gè)小組。或者從內(nèi)容著手，分為“人”、“物”、“資金”、“信息”等幾個(gè)小組。

框架結(jié)構(gòu)相當(dāng)于整理信息時(shí)的準(zhǔn)則。知道得越多，歸納總結(jié)時(shí)的視點(diǎn)就會(huì)越廣闊。當(dāng)討論陷入困境時(shí)，可以提議“是否能夠按照這樣的框架來(lái)討論呢”。只是，雖然被稱為準(zhǔn)則，但并不一定能確保只要掌握框架結(jié)構(gòu)，討論就會(huì)順利進(jìn)行。完全依靠它的話，不僅可視化工作法，討論本身也會(huì)變得普通而乏味。

可視化工作法不只是記錄，還是一種討論的工具。在意見匱乏的情況下，還可用于復(fù)習(xí)從開始到現(xiàn)在的經(jīng)過，明確論點(diǎn)的所在，引導(dǎo)成員提出新的見解。或者，當(dāng)討論陷入焦灼狀態(tài)時(shí)，還能夠防止會(huì)場(chǎng)氣氛過于激烈。在冷卻頭腦的同時(shí)，用全新的視點(diǎn)來(lái)重新審視會(huì)談本身，能夠發(fā)現(xiàn)意想不到的突破口。

可視化實(shí)戰(zhàn)場(chǎng)景

在我們周圍可以用到可視化工作法的場(chǎng)合有很多：正式會(huì)議，同事朋友在一起的非正式會(huì)議，與客戶的貿(mào)易談判和商洽，在自己的筆記本上整理討論記錄、采訪記錄等。但是，不同的會(huì)議場(chǎng)合，它所使用的可視化方法各有不同。

普通例會(huì)

這種會(huì)議時(shí)間短、周期固定、參與的人數(shù)較少，并且討論的內(nèi)容大體上已有所設(shè)定。這種會(huì)議可視化的內(nèi)容相對(duì)比較簡(jiǎn)單。

首先，在幫助大家重新認(rèn)識(shí)議題（討論事項(xiàng)）的同時(shí)，提醒大家認(rèn)清議題的分量。同時(shí)標(biāo)注上預(yù)定的結(jié)束時(shí)間，營(yíng)造出在時(shí)間內(nèi)必須完成討論的氣氛。

其次，依照決定了的議題按順序討論，分條羅列出大家提出的意見，并根據(jù)會(huì)議中所做出的決定，明確行動(dòng)方案。這里有一點(diǎn)需要注意，每一條決定都必須確定出由誰(shuí)來(lái)做，期限是多久等。

想法和問題意識(shí)相互磨合的場(chǎng)合

像這樣的會(huì)議，在讓成員們各抒己見的同時(shí)，還必須具備統(tǒng)一成員觀點(diǎn)的步驟。因?yàn)槭亲杂傻恼勗挘圆皇褂每梢暬ぷ鞣ㄋ坪跻部梢浴５侨绻腥颂岢隽伺c要點(diǎn)密切相關(guān)的意見，卻不能作為記錄保留下來(lái)。結(jié)果無(wú)法確認(rèn)大家有哪些共同的想法，會(huì)議將變成與會(huì)成員隨便發(fā)泄情緒的地方，最終不了了之。因此，即便是自由隨便的談話，也應(yīng)當(dāng)保留記錄。

首先，不停地記錄提出來(lái)的意見，開始可以進(jìn)行單純的地羅列，隨著會(huì)議的進(jìn)行漸漸弄清各個(gè)意見的定位以后，再擦掉瑣碎的信息，并將內(nèi)容分組化。這樣，即使在討論跑題或重復(fù)的時(shí)候，這樣的記錄也不會(huì)妨礙會(huì)議的進(jìn)程。

像這樣把可視化圖表展現(xiàn)在成員面前，成員能夠清晰地認(rèn)識(shí)到自己現(xiàn)在正在討論什么，以及到現(xiàn)在為止都談?wù)摰搅四男﹥?nèi)容。盡管出現(xiàn)了各種各樣的意見，但是大家基本上都抱有相同的認(rèn)識(shí)，同時(shí)，圖表還增強(qiáng)了成員的共同感，使討論向積極的一面發(fā)展。

在必要的場(chǎng)合進(jìn)行全面性的討論

這種類型的討論容易跑題，論點(diǎn)容易偏離，所以談話必須網(wǎng)羅所有需要討論的內(nèi)容，不能有所遺漏（例如，只討論到了組織的弱點(diǎn)）。為了解決這樣的問題，最適合使用能夠網(wǎng)羅必要論點(diǎn)的圖表。能夠提供合適的圖表當(dāng)然會(huì)起到很大作用，但我們需要把握好出示圖表給成員的時(shí)機(jī)和方法，不能給成員造成“仿佛被框架束縛著不舒服”的印象。而且，在按照討論內(nèi)容填充圖表的時(shí)候，是一格一格按順序往圖表里填寫內(nèi)容，還是想到哪里就把意見隨手寫到空格里，哪一種更合適應(yīng)該由成員來(lái)選擇。這樣有助于會(huì)議的推進(jìn)。

在各抒己見的研究會(huì)中

由于這類場(chǎng)面，出現(xiàn)的意見會(huì)很多，為了營(yíng)造出積極接受所有意見的氛圍，我們可以使用大量紙和卡片式圖表。

因?yàn)楹茈y想象出大家會(huì)提怎樣的意見，所以，比起將意見按順序依次排列的目錄型，我們更應(yīng)該選用可以從四面八方分散記錄的曼陀羅型圖表。先將題目寫在紙的中心（要大一些），然后開始在它的周圍記錄意見。

出現(xiàn)不同的意見時(shí)，可以將它和到現(xiàn)在為止出現(xiàn)的意見完全分開記錄。反之，當(dāng)出現(xiàn)了與前面發(fā)言有相似之處的意見時(shí)，可以記錄在已有的意見的周圍。這樣一來(lái)，內(nèi)容就自然而然被結(jié)構(gòu)化了。當(dāng)然，這樣的工作法，由于無(wú)法進(jìn)行修改，所以一開始就要設(shè)想好如何布局。標(biāo)準(zhǔn)的曼陀羅型布局通常分為4等分、6等分、9等分。

可視化工作法對(duì)于場(chǎng)面的氣氛有相當(dāng)大的影響。要想使研究會(huì)氣氛活躍，不但要選擇色彩鮮艷的筆來(lái)書寫，還要多使用流行的標(biāo)注和插畫。如果希望所有人都能參與的話，可以發(fā)給大家便簽或A4復(fù)寫紙。同樣將成員分組，然后把討論得出的結(jié)果記錄在紙上，提高成員的參與意識(shí)。