不待揚(yáng)鞭自?shī)^蹄——記常州市武進(jìn)區(qū)奔牛實(shí)驗(yàn)小學(xué)檔案管理員楊潤(rùn)人

解放英

（常州市武進(jìn)區(qū)奔牛實(shí)驗(yàn)小學(xué)，江蘇常州，213100）

中小學(xué)的檔案管理員大多是兼職，當(dāng)你到檔案室查找材料，檔案員說(shuō)“沒(méi)有”的時(shí)候，似乎感覺(jué)是稀疏平常的事。而常州市武進(jìn)區(qū)奔牛實(shí)驗(yàn)小學(xué)的檔案管理員楊潤(rùn)人，卻是一位從來(lái)不肯說(shuō)“沒(méi)”、堅(jiān)持說(shuō)“有”的人。

楊老師不光負(fù)責(zé)本校的檔案工作，還是區(qū)教育局所劃西片近20所學(xué)校的檔案工作聯(lián)絡(luò)員。50 多歲的他，學(xué)習(xí)鉆研的勁頭比年輕人還足。奔牛實(shí)小是全區(qū)最早實(shí)現(xiàn)檔案電子管理的學(xué)校，在片內(nèi)第一個(gè)爭(zhēng)創(chuàng)江蘇省一級(jí)檔案室。楊潤(rùn)人管理檔案的事跡，作為武進(jìn)區(qū)唯一的學(xué)校單位代表，在常州市展出；其自編的《檔案管理實(shí)務(wù)》手冊(cè)在全區(qū)推廣；他的學(xué)校檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，先后5次在江蘇省、常州市檔案學(xué)術(shù)會(huì)上交流。楊潤(rùn)人的事跡，在武進(jìn)區(qū)檔案局首場(chǎng)“檔案工作道德講堂”上宣講。在常州市檔案圈內(nèi)，大家都知道他——一位自加壓力、自討苦吃，不待揚(yáng)鞭自?shī)^蹄的人。

苦干

2002年，身患癌癥仍堅(jiān)持工作的原檔案員突然中風(fēng)，臥床不起，而且喪失語(yǔ)言功能。正當(dāng)校領(lǐng)導(dǎo)一籌莫展時(shí)，時(shí)任校長(zhǎng)辦公室主任的楊潤(rùn)人，毅然接受了兼管學(xué)校檔案工作的任務(wù)。

奔牛實(shí)驗(yàn)小學(xué)是個(gè)有著2500多名師生的百年老校，規(guī)模大，聲譽(yù)高，幾乎每天都有人要查閱利用檔案，也每天都有新的檔案材料形成，這對(duì)原來(lái)從未接觸過(guò)檔案工作的楊潤(rùn)人來(lái)說(shuō)，好比一團(tuán)霧水。起初，最頭疼的就是查找檔案，來(lái)人報(bào)上要查閱的檔案，老楊只能看著庫(kù)房幾十節(jié)檔案柜發(fā)呆，無(wú)從著手，心里甭提有多難過(guò)！

“把檔案目錄全部輸入電腦，我就不相信找不到檔案！”一向喜歡電腦辦公的老楊這樣想著。可是40 多年2000 多卷的檔案目錄全部輸電腦，那工作量是可想而知的。他動(dòng)員全體中層干部利用暑假幫忙。整整一個(gè)夏天，他帶著大家迎高溫，戰(zhàn)酷暑，午間實(shí)在累了就在辦公臺(tái)上小歇一會(huì)兒。案卷分到一個(gè)個(gè)辦公室，他穿梭于各個(gè)輸目錄的現(xiàn)場(chǎng)，只恨分身無(wú)術(shù)。就這樣，終于在暑假結(jié)束前，庫(kù)存檔案目錄全部都輸入了電腦。

打開(kāi)奔牛實(shí)小檔案管理系統(tǒng)，文件目錄的總數(shù)達(dá)26000條，約100萬(wàn)字。這“100 萬(wàn)”的背后，凝聚著老楊多少心血和汗水啊！因?yàn)榉止ぽ斎氲臋n案目錄需要整理、歸類(lèi)、校對(duì)、編碼，然后才能導(dǎo)入檔案軟件，這中間需要新的電腦技術(shù)、需要掌握檔案管理軟件的功能及其處理方法，甚至需要揣摩電腦出現(xiàn)英文（老楊不懂英語(yǔ)）時(shí)的意思，一不小心，就會(huì)前功盡棄。有時(shí)候誤操作一個(gè)鍵，發(fā)生了錯(cuò)誤，都不知道錯(cuò)在哪里。為此，楊老師不知請(qǐng)教過(guò)多少人，傷透過(guò)多少次腦筋，可他還是“白加黑”、“五加二”，默默地干著、干著……

功夫不負(fù)有心人，2006年底，楊潤(rùn)人管理的檔案室以最高分獲得了江蘇省一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)（省三星級(jí)），當(dāng)他在武進(jìn)區(qū)委、區(qū)政府召開(kāi)的全區(qū)檔案工作會(huì)議上，從副區(qū)長(zhǎng)手中接過(guò)金燦燦的星級(jí)牌子時(shí)，學(xué)校師生由衷地為楊潤(rùn)人祝賀：學(xué)校的檔案工作因?yàn)槟阌周S上了一個(gè)新的臺(tái)階，你成功了！

巧干

爭(zhēng)創(chuàng)了江蘇省一級(jí)檔案室后，楊潤(rùn)人不是躺在功勞簿上，而是以此為新的起點(diǎn)，更加努力了。2007年，老楊就在全區(qū)學(xué)校中首創(chuàng)了“平時(shí)輸入、期末上網(wǎng)、年末關(guān)檔”的新模式，改變了學(xué)校檔案隔年歸檔的傳統(tǒng)習(xí)慣，由一年歸檔提前到半年。這樣做的好處是，防止了檔案的散失，提高了檔案的真實(shí)性和利用率。這種新的歸檔模式，不僅受到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、老師等利用者的夸獎(jiǎng)，還受到省、市、區(qū)各級(jí)檔案專(zhuān)家的贊許。

楊老師打電腦勝過(guò)一般人，是檔案管理成就了他。檔案軟件中的“文書(shū)檔案”、“科技檔案、“特殊載體”、“全文顯示”等所有功能都被他開(kāi)發(fā)利用了。只要檔案室有的材料，打開(kāi)檔案軟件或網(wǎng)上查檔，不過(guò)幾秒鐘，就會(huì)跳出你要的目錄或全文，這功勞全來(lái)自于他反復(fù)的探索與創(chuàng)新。

說(shuō)起創(chuàng)新，在老楊那里，新奇的檔案術(shù)語(yǔ)及其方法很多：“把好源頭”、“四方并存”，“小件合并”、“寧詳不簡(jiǎn)”、“動(dòng)態(tài)管理”、“間接查閱”等等。老楊提出，檔案室所保存的材料既要體現(xiàn)學(xué)校工作的“全覆蓋”，又要反映學(xué)校的特色，這就要把好材料的收集這個(gè)源頭關(guān)。他平時(shí)很注意規(guī)范形成檔案材料的宣傳和指導(dǎo)，在每學(xué)期末，他都編輯好《歸檔目錄及收集人名單》，一式兩份，一份發(fā)給收集人，當(dāng)作上交材料清單，一份留在檔案室，以便校對(duì)和歸檔。他還利用學(xué)校網(wǎng)站的辦公平臺(tái)上繳檔案目錄，使檔案材料的收集更加便捷、省事。

能干

檔案的開(kāi)發(fā)與利用，是收集和整理檔案的成果體現(xiàn)，是檔案價(jià)值的呈現(xiàn)。楊潤(rùn)人這方面工作的典型事例舉不勝舉：

由于奔牛實(shí)驗(yàn)小學(xué)在周邊地區(qū)享有盛譽(yù)，要迎接的各類(lèi)學(xué)習(xí)參觀、大型評(píng)估驗(yàn)收也比一般學(xué)校多得多。他建立了“迎查閱檔”的五步工作法。即：鉆研評(píng)估要點(diǎn)——統(tǒng)攬檔案目錄——確定檔案材料——補(bǔ)充另見(jiàn)材料——編寫(xiě)檔案索引。這樣的迎查工作，就由以往的幾大堆材料濃縮成幾張紙的“檔案索引”，由以往的大會(huì)小會(huì)集中做材料改成網(wǎng)絡(luò)傳輸編索引，由以往的檢查人員流于形式看材料改成有重點(diǎn)地欣賞材料。在一次接受市里綜合督導(dǎo)評(píng)估時(shí)，擔(dān)任評(píng)估組組長(zhǎng)的一位資深校長(zhǎng)如是說(shuō)：奔牛實(shí)小檔案室提供的索引非常詳盡，我們想查什么就點(diǎn)什么，方便、快捷、高效，從檔案工作這一點(diǎn)，就可看出奔牛實(shí)小的各項(xiàng)工作都是卓著的。

在每年的職稱(chēng)申報(bào)期間，楊主任的檔案室，是大家去得最多的地方，也是使大家獲得希望的地方。公開(kāi)教學(xué)、課題研究、評(píng)先評(píng)優(yōu)等材料在他那里一拿就有。2010年，在常州市教育局首推網(wǎng)絡(luò)報(bào)送職稱(chēng)材料的要求下，老楊的檔案室更是有了用武之地。申報(bào)職稱(chēng)的老師只要提供檔號(hào)，老楊就可以向申報(bào)人傳輸檔案材料掃描件；遇上課題研究、考核評(píng)優(yōu)等大家都需要的材料，老楊便利用QQ 群發(fā)共享文件。這樣的做法，大家稱(chēng)它是“無(wú)紙化查檔，新綠色利用”。

為落實(shí)校領(lǐng)導(dǎo)提出的“檔案室要真正體現(xiàn)歷史性、服務(wù)性、發(fā)展性和教育性”的要求，早在7年前，老楊就建立了檔案管理專(zhuān)題網(wǎng)站，網(wǎng)站設(shè)的全宗指南、網(wǎng)上查檔、檔案編研、百年風(fēng)采、經(jīng)典檔案等十個(gè)欄目，其內(nèi)容涵蓋了檔案信息的方方面面，是學(xué)校大事、檔案管理、檔案利用的展示窗口和交流平臺(tái)。

打開(kāi)奔牛實(shí)小的檔案網(wǎng)，查檔利用的典型事例很多。有一篇《享受快捷方便的網(wǎng)上電子查檔》的文章這樣說(shuō)道：由于我校地處奔牛鎮(zhèn)偏遠(yuǎn)的農(nóng)村，交通極不方便，正在我們煩惱時(shí)，楊主任打來(lái)電話告訴我們，不用一趟趟往實(shí)驗(yàn)小學(xué)“跑”，可以利用網(wǎng)上查檔。于是我和同事立刻查到了所需材料并告知檔號(hào)于楊主任，楊主任在百忙之中把材料送到我們手里。在《嚴(yán)謹(jǐn)有序的檔案管理》文章中有這樣一段話：為找一個(gè)學(xué)生的獲獎(jiǎng)檔案，我急匆匆地打了一個(gè)電話給楊主任要求查找，我看到他打開(kāi)令人驚嘆的檔案資源庫(kù)，看著電腦屏幕上一行行跳躍的檢索信息，我自信滿(mǎn)滿(mǎn)，確信能找到。果然不出所料，楊主任在浩如煙海的檔案庫(kù)里檢索到了我需要的內(nèi)容。

在500多平方米的校史館內(nèi)，6個(gè)展廳及一個(gè)電子閱覽書(shū)，跨時(shí)60余年的700 多幅圖片資料、2000 多件實(shí)物，均來(lái)自老楊的檔案室。一流的校史館開(kāi)展以來(lái)，已經(jīng)接待省內(nèi)外參觀100多次。來(lái)自中央電教館及廣東中山、江蘇無(wú)錫、南通、鎮(zhèn)江、常州等地區(qū)的領(lǐng)導(dǎo)來(lái)賓看了都贊嘆不已，說(shuō)是至今看到的最好的校史館。

庫(kù)房?jī)?chǔ)存、電子檢索、專(zhuān)題網(wǎng)站、校史陳列，老楊開(kāi)創(chuàng)了檔案信息全方位多功能利用與展示的新模式，大大提高了檔案的開(kāi)發(fā)利用價(jià)值。

多年來(lái)，楊潤(rùn)人在檔案的資源、利用、安全三個(gè)體系管理中不斷創(chuàng)新和實(shí)踐，檔案管理水平不斷提高。根據(jù)多年的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，在有關(guān)專(zhuān)家領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)幫助下，他自編了《奔牛實(shí)驗(yàn)小學(xué)檔案管理實(shí)務(wù)手冊(cè)》。手冊(cè)48 頁(yè)，分檔案工作基礎(chǔ)、檔案的收集、檔案的整理、檔案的利用、檔案的編研，共5章13節(jié)，全面闡述、收集、記載了奔牛實(shí)小的檔案管理規(guī)范。這本冊(cè)子多次在武進(jìn)區(qū)學(xué)校檔案會(huì)議上作介紹，被多所學(xué)校借鑒和使用。

他還在百忙之中擠時(shí)間學(xué)習(xí)檔案的法規(guī)條例和前沿理論，善于積累檔案管理的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，多篇論文參加省市級(jí)交流。《充分發(fā)揮檔案在校園文化建設(shè)中的作用》《關(guān)于做好小學(xué)檔案工作的思考》《如何加強(qiáng)學(xué)校電子檔案的管理》刊登于江蘇省檔案學(xué)術(shù)論文集；在2010年召開(kāi)的常州市檔案學(xué)術(shù)研討會(huì)上，他圍繞“規(guī)范檔案管理，高效服務(wù)師生”這個(gè)主題作了經(jīng)驗(yàn)介紹；2011年的10月27日，他再次登上全市檔案學(xué)術(shù)研討會(huì)會(huì)場(chǎng)，以常州市在全省首推網(wǎng)絡(luò)報(bào)送職稱(chēng)材料為背景，作了題為“網(wǎng)絡(luò)報(bào)送材料引發(fā)檔案管理的幾點(diǎn)思考”的發(fā)言。常州市委辦公室副主任、市檔案局局長(zhǎng)李傳奇稱(chēng)奔牛實(shí)驗(yàn)小學(xué)的檔案管理有獨(dú)到的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，有實(shí)在的借鑒意義。

成績(jī)是干出來(lái)的，實(shí)力是拼出來(lái)的，榮譽(yù)是苦出來(lái)的。盤(pán)點(diǎn)奔牛實(shí)小的檔案室，從楊潤(rùn)人接管以來(lái)，連續(xù)7 次被評(píng)為武進(jìn)區(qū)的文書(shū)檔案工作先進(jìn)集體。區(qū)教育局先后兩次在奔牛實(shí)小舉行學(xué)校檔案管理現(xiàn)場(chǎng)會(huì)。他本人也受到江蘇省檔案局、常州市委市政府、武進(jìn)區(qū)政府、區(qū)委組織部、區(qū)人事局和教育局的表彰。

有老師在武進(jìn)教育信息網(wǎng)撰文寫(xiě)道：每次去問(wèn)楊潤(rùn)人老師借閱檔案，他總是熟練地先在電子檔案里找到你所需要的東西。我們年輕人看著他熟練地操作著那一套繁瑣的系統(tǒng)，心中感慨萬(wàn)分，一個(gè)近60歲的老同志，電腦學(xué)得比我們都精通，不得不對(duì)他佩服得五體投地。是呀，他酷愛(ài)學(xué)習(xí)、熱愛(ài)檔案事業(yè)，“不待揚(yáng)鞭自?shī)^蹄”這句名言，正是對(duì)他最好的寫(xiě)照。