機關單位檔案工作開展中的老困難與新對策

蘇紅

[摘 要]檔案記載了歷史的發展過程，為時代進步提供了無可替代的財富價值。對于一個機關單位來說，檔案能夠發揮更加重要的作用，為其制度的改革和完善以及策略方針的優化做出重要貢獻。因此要深化檔案工作的改革，解決機關單位檔案管理工作中的老困難，加快發展步伐，適應機關單位的發展。但在實際操作中存在很多因素影響機關單位檔案工作進步，引起檔案收集不夠齊備、檔案保管不完整，機關單位的具體工作的記錄不夠全面等諸多問題的發生。

[關鍵詞]檔案；機關單位；老困難；策略

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1009 — 2234（2014）06 — 0170 — 02

引言：

機關事業單位開展檔案管理工作對其活動進行了實時的記錄，有利于工作場景的再現，也能為其以后的發展提供參考，是一筆無可替代的寶貴財富。作為國家檔案的主要來源，機關檔案存儲了大量的第一手材料和珍貴的工作經驗，要規范機關單位的管理，提高其工作效率，擴大經濟收益，加強機關事業單位的檔案管理工作勢在必行，是當下亟待解決的重要課題。但是隨著機關工作的不斷發展和深化，機關單位檔案管理工作中一些問題也慢慢暴露出來，這在一定程度上制約了機關單位的協調發展，本文就機關單位檔案管理工作中的老困難進行了分析匯總，并提出了相應的解決辦法。

一、 新時期機關單位檔案工作面臨的挑戰

在這個信息化的時代，信息技術得到迅速的發展，給機關單位檔案工作的開展帶來新的挑戰，同時對改善機關單位檔案工作的方式也帶來了機遇，因此機關單位要在這個挑戰與機遇并存的信息化世界里，抓住發展機遇，沉著面對挑戰，積極創新工作方式方法，為新時期完善機關單位檔案工作提供依據。雖然目前我國機關單位檔案工作的信息化程度與歐美發達國家相比還比較落后，但是我們要迎難而上，積極規范與完善機關單位檔案工作的制度，這樣才有可能趕上歐美發達國家。而且從事機關單位檔案工作的工作人員在實踐中要積極主動，認真負責，善于發現新的工作模式。機關單位也要為檔案工作人員提供良好的工作環境，同時積極在機關中宣傳檔案管理工作的規章制度等，提高機關單位工作人員的意識。另外由于很多機關單位的文件是涉密的，因此在日常的工作中要做好保密工作。

二、機關單位檔案工作開展中的老困難

2.1 機關單位工作人員檔案意識薄弱

隨著社會主義經濟的快速發展，我國的經濟體制進行了深入的改革，機關單位將直接面臨著經濟效益、辦事效率、生存發展等問題，而機關檔案工作是很基礎的信息記錄工作，不能直接解決工作人員面臨的困難，只有在某個特定的時期才能顯示出它的作用，因此很多機關單位的工作人員不重視檔案工作，缺乏檔案管理與工作流程的基本常識。

2.2 機關單位檔案工作人員缺乏

目前很多機關事業單位沒有設立專門工作人員從事檔案管理工作，檔案工作人員一般由其他的工作人員兼職。由于機關單位檔案管理的工作量很大，兼職檔案管理的工作人員不能及時處理檔案工作，這樣就影響了檔案工作的順利開展。有些機關單位的檔案管理工作人員經常更換，在工作交替時，不能按規定清楚地交代以前的工作流程以及近期要處理的檔案，甚至造成了重要檔案文件的丟失。這些因素都嚴重影響機關單位處理檔案的質量與效率。

2.3收集檔案材料難

在機關單位檔案工作中，最基礎的就是收集基層機關單位檔案材料，然后實行統一的檔案管理，順利收集基層機關檔案材料能促進機關檔案事業的順利發展與進步。而在實際工作中，很多檔案工作人員缺乏收集基層機關檔案材料的能力與力度，主要體現在歸檔工作制度的不健全，不嚴格按照規章制度執行收集工作。這也給將來的檔案資料查找工作帶來了很多困難。

2.4機關單位檔案工作人員的辦公條件簡陋

在社會主義市場經濟條件下，發展社會主義經濟越來越重要，如果基層機關單位要完成每年的年終目標考核，那么就得必須完成相應的經濟任務。這樣造成機關單位的工作重心嚴重偏向經濟發展，因此對機關檔案工作的重視程度嚴重下降，投入的資金也大幅度降低，造成很多機關單位沒有自己獨立的檔案室，更沒有相對應的檔案管理設施，因此機關單位的檔案管理工作僅僅處于能維持的水平。

2.5 機關單位的檔案管理制度不完善

很多機關單位沒有適應新時代發展要求的檔案管理系統，一直沿用過去的檔案管理的規章制度，而且檔案資料的覆蓋面也很窄。在實際工作中，有些機關單位雖然有著健全的檔案管理制度，但是在進行檔案管理時，檔案管理工作人員不能嚴格按照規章制度保存檔案，缺乏執行的力度，而且沒有執行的監督機構。由于沒有明確的責任劃分范圍，因此有的檔案工作人員在工作中三心二意，沒有責任意識。因此機關單位要制定適應社會發展需要的檔案管理制度以及監督制度。

2.6 機關單位的檔案信息化管理程度不高

隨著社會科學技術的發展進步，計算機技術得到快速的發展，在計算機技術的輔助下，出現了很多檔案信息化管理的方式方法。然而一方面有些機關單位不能跟隨時代發展的步伐，不能及時吸收利用新的科學技術與管理方法，這導致了機關單位的檔案管理效率與水平低下。另一方面有些機關單位對很多電子文件進行監管，造成涉密文件的泄密。因此在促進檔案工作信息化的同時，也要注重文件資料的信息安全。

三、機關單位檔案工作開展中的新對策

3.1 加大機關單位工作人員對檔案工作的學習與宣傳力度

只有在機關單位的每個工作人員都對檔案工作有清晰的認識，才能引起他們的重視，才能獲得機關單位領導干部的支持力度。在社會主義市場經濟快速發展變化中抓住檔案工作發展的機遇，要把基層機關單位的檔案工作統一納入到檔案管理系統中來，讓每個機關單位都重視檔案管理工作的建設。機關單位檔案部門以及工作人員要經常向領導干部匯報檔案工作，讓領導干部了解到檔案工作的重要性，在不同的會議中要經常講解檔案工作，這樣才能積極宣傳檔案工作，增強機關單位檔案的集中管理和歸檔保存意識。

3.2 要加強對檔案干部的管理

機關單位要積極對檔案干部進行教育培訓，強化他們的政治思想，使機關單位檔案干部能夠嚴格按照規章制度開展各種工作。還要加大對他們的業務培訓力度，提高他們的職業道德水平。各機關單位應當加大檔案干部教育培訓方面的投入力度，制定出具體的嚴格的教育培訓計劃，選派優秀的檔案管理干部到高等院校進行專業培訓與學習。同時，也應當努力引進一些專業素質較高的人才充實到機關單位檔案管理隊伍中來，提高機關單位檔案干部的綜合素質。機關單位一方面可以根據檔案干部管理檔案的工作量以及專業技能水平的高低給予一定的獎勵，從而使他們有時間從事檔案整理、分類工作。另一方面機關單位領導干部可以從思想上、政治上、生活上、待遇上關心檔案干部，多與他們進行溝通，經常聽取他們的意見，并且重視他們的建議。總之要提高機關單位檔案干部的工作熱情、創新意識以及責任感。

3.3 健全與完善機關單位的檔案管理制度

機關單位要積極建立與完善一系列的檔案資料的管理制度，這樣機關單位開展檔案管理工作就有章可循，有法可依，有利于檔案管理工作進入正規的發展渠道，也促進檔案管理工作的可持續發展。隨著社會的發展進步，過去的檔案管理工作的規章制度可能不再適應現在社會的需要，機關單位要及時改進工作制度，并且在實踐中逐漸完善檔案管理工作制度。在進行檔案管理時，機關單位的工作人員都要嚴格執行規章制度，保障檔案管理制度的執行力度，合理有效地利用、開發檔案資源，從根本上使檔案管理工作走上正軌。

3.4 加強機關單位的檔案管理信息化建設

機關單位的檔案管理工作也要跟隨信息化的潮流，增強機關檔案干部的信息化觀念與意識，在檔案管理工作中運用先進的科技手段與技術，提高檔案管理工作的效率與質量。機關單位檔案管理工作人員在計算機的輔助下，要及時更新檔案內容，準確保存各類檔案信息，充分利用計算機與掃描儀等現代化設備保存圖片以及聲像等檔案資料，不再簡單地只是保存文字，這樣也可以實現檔案資料保存的無紙化，節省保存檔案的資金與空間。同時檔案干部也要努力學習新的計算機網絡知識，熟練運用新的設備，這樣才能更好的促進機關單位檔案管理工作的信息化建設。

3.5 轉變機關單位檔案干部的觀念

在新的形勢下，很多過去的檔案工作方式已經不適應新時代的發展要求，因此機關單位檔案干部要及時轉變工作觀念與方式。基層機關單位檔案是對該單位工作的真實記錄，這也是機關單位的重要工作內容。因此機關單位一方面可以通過培訓檔案干部，讓他們接觸與學習新的檔案管理方式，開闊他們的眼界；另一方面可以讓經驗豐富的檔案干部向其他人介紹他在工作中的經驗與方法，這樣可以使新技術與傳統的方法相結合，使兩者相互得到發展。這樣可以很好地轉變檔案干部傳統的檔案管理觀念。

四、總結：

總之，在科學技術日新月異的時代，有些機關單位的檔案管理制度已經不適應社會的發展需求，因此要盡力改變這些規章制度，同時及時制定與更新適合時代發展要求的新的規章制度。在新的時期，機關單位檔案管理工作可能會遇到一些新問題與挑戰，面對新問題，只要能夠及時地找到解決這些問題的方案，那么就能促進機關單位的檔案管理工作的發展與進步。而且機關單位要注重這方面的人才培養，機關單位的檔案管理部門要培養一批具有高技術、高水準的檔案人才隊伍，不斷學習和創新，及時更新知識，以積極的態度應對新時期檔案事業發展。同時機關單位要充分利用新的科學技術，促進檔案管理工作向前發展，因為檔案管理的信息化符合時代發展潮流。

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