談農機科研檔案的現代化管理

趙汀

[摘 要]農機科研檔案是現代科研管理工作的重要組成部分，做好農機科研檔案管理工作就要實現檔案管理現代化。本文闡述了現代農機科研檔案的內容和特點，以及管理農機科研檔案的內涵和作用，深入的研究了如何進行農機科研單位的現代化檔案建立、管理及應用，全面系統的總結了一套科學的、全面的、系統的、切實可行的農機科研檔案的現代化管理規程。

[關鍵詞]農機；科研檔案；現代化管理

[中圖分類號]G271[文獻標識碼] A [文章編號] 1009 — 2234（2014）06 — 0174 — 02

一、農機科研檔案的內容和特點

農機科研檔案是現代科研管理工作的重要組成部分，是科研活動的重要環節。科研課題管理、科研成果管理、科技人才管理、科研儀器管理、科研統計管理，都與檔案管理有著密不可分的聯系。建立完整的農機科研檔案是科研管理規范化、科學化、信息化的重要標志，而農機科研檔案的科學化、規范化管理直接影響農機科研管理工作效率的提高。

農機科研檔案是在農機科學研究管理和實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、計算機軟件數據、聲像等各種形式的文獻資料。農機科研檔案是開展農機科研活動的真實記錄，是科研人員知識與智慧的積累，是科研儲備的一種形式和重要的信息資源，其本身具有社會性、歷史性、確定性和原始記錄性等特點。農機科研檔案從內容上劃分，包括科研準備階段中科研課題申請書、項目立項文件、經費下達文件、項目合同書、審批文件、任務書、項目計劃書等文件；研究實驗階段中的項目實施方案、試驗設計書、試驗原始數據、實驗報告、項目進展報告、專利申請的有關文件材料；總結鑒定驗收階段中的試驗工作總結，科研報告、論文、專著、技術鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報資料及審批材料；科研成果推廣應用階段中的推廣應用方案，轉讓合同，科研成果中間試驗計劃；科研產品推廣應用的經濟效益和社會效益證明材料等。從載體材料上可分為：紙質檔案、照片檔案、錄音錄像檔案、計算機軟盤光盤檔案、實物檔案等不同形式。

二、農機科研檔案的內涵和作用

1.農機科研檔案是進行積累科研經驗的重要準備。

農機科研發展的延伸，要求有農機科研經驗的積累，而積累農機科研經驗的最重要形式，就是把農機科研活動經歷及其成果真實的記錄到農機科研檔案中，這就是說，農機科研檔案是記錄科研思維、科研成果的一種表達和存在形式，它對于促進農業機械現代化具有重要作用。

2.農機科研檔案是進行科學研究的佐證材料。

農機科研檔案是科學研究不可缺少的佐證和參考材料，農機科研人員在制定科研計劃、編寫課題任務書時，都必須要進行查新，對過去的農機科研檔案中的同類成果，要吸取精華剔除糟粕，借鑒已有的成果，為己所用。要想進行科學研究，就必須大量地閱讀和占有可靠的資料，這些都要以完整、準確的農機科研檔案作為依據，同時，它還是判定科研成果歸屬與解決知識產權糾紛的重要依據。因此，農機科研檔案不僅是進行農機科研活動的重要佐證材料，還是農機科研活動的必要依據，所以說，農機科研檔案同農機科研活動的關系密不可分。

3.農機科研檔案是進行學術交流的有力工具。

學術交流是農機科研活動的一項重要內容，農機科研檔案既是科研活動的真實記錄，又是學術交流的有力工具。隨著社會的發展，農村對高端農機產品需求不斷加大，產品更新換代不斷提速，這就促使農機科技人員要創新研發理念，不斷推出符合市場需求的新產品，農機科研人員之間的交流也在不斷擴大，國內外同行間的交往不斷增多，但即使是信息交流高度發達的今天，農機科研檔案作為學術交流工具的作用仍然不可代替。

三、農機科研檔案的現代化管理

農機科研檔案現代化管理是以系統論為基礎，以數學方法為工具，借助計算機、數字通信技術，組成最佳的結構體系，并充分發揮管理的系統化、定量化、智能化的需求，充分的調動人的主動性、積極性、和創造性〔1]。建立健全現代化農機科研檔案是為農機科研事業發展服務的，多年的實踐證明，我省農機科研檔案采取的多是傳統的手工管理方法或部分電子管理方法，在當今電子信息化形勢下產生了一系列問題，檔案管理上手段、上水平，實行現代化管理已成為一種必然趨勢。因此，實現農機科研檔案的現代化管理，才能適應農機科研事業發展的需要。

1.認真查閱各類農機科研檔案。

農機是農村發展經濟，農民增產增收的重要手段。在整個農業的生產經營、技術裝備、田間管理、種子包衣、種植收獲、畜牧養殖、土壤改良、農村能源再生利用、農產品加工、運輸、及農技推廣服務中，農機科研作為一個重要科技系統積累了許多有價值的技術資料， 這些資料是農機科研工作的直接記錄，也是重要的科技資源〔2]。

認真查閱各類農機科研檔案，是實現農機科研檔案分類管理的標準化、規范化的首要工作。黑龍江省畜牧機械化研究所自1961年建所以來，承擔國家、省市科研課題182項，獲國家專利57項（其中：發明專利8項），為我所科技人員尤其是青年科技人員留下了許多珍貴的農機科研成果和相關各類設計圖紙、光盤影像資料及樣機、實驗設備等物質資產，由于多年來未做全面的清查，未建立計算機管理的電子檔案，因而不可避免地存在許多重復或無查考價值的文件，所以首先要進行認真查閱，除去那些過時的無用的資料，保留適應現代農機發展趨勢的資料，才能保證今后在全所實行高效的計算機管理的電子檔案。

2.對農機科研資料進行規范化管理。

加強農機科研檔案管理的規范化和數字化建沒，應制定農機科研檔案管理的中長期規劃，這是轉變目前農機科研檔案管理薄弱狀況，不斷提高農機科研和科研管理水平的有效途徑。建立現代化農機科研檔案，用現代化手段保存檔案，目的就是更好地為社會為農機科技人員提供有效的利用空間。規范化的農機科研檔案，能夠推動農機科研事業為“三農”服務，為現代化大農業服務，在農機科研事業發展進程中，實現檔案管理工作的自身價值，也會實現對農機科研檔案管理工作的檢驗和推動，從而實現檔案管理工作助力農業生產機械化和社會主義新農村建設。把農機科研檔案這一信息資源變成活的物資財富，還要樹立農機科研檔案利用的創新意識，把檔案利用由靜態保管，變為動態利用〔3]。

3.真實錄入農機科研檔案數據。

農機科研檔案的數據錄入綜合性強，有科研課題立項申報檔案、科研課題執行計劃檔案、科研成果鑒定檔案、科研成果各類獎項申報檔案、科研成果國家專利申報檔案、各類科研成果圖紙、農機科研成果推廣、轉讓檔案、技術服務檔案、科技人員專用研究工具設備檔案、實驗室各類儀器設備檔案、農機科研成果中試加工設備檔案等等幾大門類。檔案管理人員要按照農機科研不同研究方向產生的各類檔案和各類技術資料檔案進行分類、整理、加工、鑒定、立卷，使之成為有參考利用價值的科技信息資源。檔案工作人員既要熟悉檔案業務又要熟悉農機科研專業知識，還要深刻領會和掌握農機科研行業標準，樹立高度的工作責任心，真實做好檔案數據的錄入工作，積極參與檔案學術研究，不斷提高理論研究水平。 農機科研檔案人員肩負著為“三農”服務，為現代化大農業助力的歷史職責，有義務將經手的所有檔案資料運用計算機進行管理，建立完善電子檔案，豐富科技信息資源，推動農機科研事業發展。

4.對農機科研成果進行規范化分類。

農機科研檔案管理應具有系統性、完整性、規范性、安全性、時效性和真實性。標準化、規范化既是對農機科研檔案科學管理的一種控制手段，又是管理的基礎，是提高農機科研檔案管理水平的必由之路，也是實現農機科研檔案管理現代化的前提。我們要在農機科研單位推行檔案標準化管理，就是要在搞好調查研究和科學分析的基礎上，建立起符合農機科研檔案工作規律和特點的檔案標準化管理制度，使檔案管理各項工作環節按一定的標準來進行。對農機科研檔案工作的技術、方法和設備在一定的原則下進行規范，對農機科研成果按照行業標準進行分類，共分大類、小類和品目三個層次。其中大類分以下十四種：耕整地機械、種植施肥機械、田間管理機械、收獲機械、農產品初加工機械、農用搬運機械、排灌機械、畜牧水產養殖機械、動力機械、農村可再生能源利用機械、農田基本建設機械、設施農業機械和其他機械。小類和品名在在大類的基礎上再進行細分。這樣分類進行計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要，從而達到標準化和規范化管理〔4〕。

5.對農機科研檔案進行科學整理和命名。

農機科研檔案必須經過科學的整理和編目，才能系統化、條理化，才能揭示農機科研檔案的內容，為提供利用創造條件。如果農機檔案整理得比較粗糙，沒有規范農機科研檔案的標題或命名不科學，組卷過大以及案卷題目不能揭示卷內文件內容，造成部分檔案有目難查，使不少有重要價值的檔案被埋沒，這就給農機科研檔案利用工作帶來極大的不便，檔案管理人員只能憑經驗擴大查檔范圍。其結果既加大了查閱者的工作量，又浪費了利用者的寶貴時間，更重要的是許多本該提供利用的檔案因此而未能被利用，體現不出科研為社會服務，為經濟建設服務的理念。傳統的農機科研檔案管理模式中，科研成果、檔案資料作為信息實體被單獨保存著，各個檔案信息資源都是相互獨立的，既沒有按照農機行業相關標準命名，也沒有體現出農機行業特點，不利于分析、使用。而建立農機科研資源信息庫，通過電子檔案數據中心把農機科研檔案資源整合起來，集中管理，形成一個統一的利用平臺，通過準確查詢農機科研成果分類號或者相關農業機械的全稱，進行檢索，從而保證了所查詢資料的準確率。

運用計算機對農機科研檔案進行現代化管理，不但具有快速進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄等優點，同時計算機還具有判別、診斷、篩選、鑒定等功能，關鍵是轉變了農機科研檔案工作人員以往的工作觀念。可以說，運用計算機進行檔案管理是農機科研檔案管理上的一大飛躍，實現農機科研檔案管理現代化，須加速實現科研單位檔案工作人員素質現代化，如果科研單位檔案人員沒有現代化意識，就會影響農機科研檔案管理現代化的進程。農機科研檔案工作的性質決定了檔案工作者既是專業型人才，又是管理型人才，只有擁有一批具有高素質的新型檔案人才隊伍，農機科研檔案事業才能不斷興旺發達。農機科研檔案管理在農業機械化和現代化大農業中起著提供信息、推動發展的作用。所以，農機科研檔案工作者要熟練運用計算機做好科研資料的收集、整理、鑒定、歸檔工作，提高農機科研檔案資源的開發利用效率，讓適應農村經濟發展的科研新成果盡快轉化為生產力，為農民增產增收做出更大的貢獻。

〔參 考 文 獻〕

〔1〕 張紅梅.淺談檔案現代化管理〔J〕.檔案管理.2011，（05）.

〔2〕 郝麗娟.淺述科技檔案在農機化工作中的作用〔J〕.農村牧區機械化.1996，（02）：35

〔3〕 蔡月仙，姚錫鎮.淺談科研檔案的管理創新〔J〕.科技管理研究.2003，（06）：104-105.

〔4〕 王心穎.韓雪.《農業機械分類》農業行業標準發布實施〔J〕.農業開發與裝備.2008，（08）.

〔責任編輯：譚 蕊〕