新建高職院校系級行政秘書職業(yè)倦怠現(xiàn)象探析

黃加敏

[摘 要]當(dāng)前，高職院校普遍推行二級管理，向二級系部下放事權(quán)，并配置了行政秘書以實現(xiàn)工作對接。隨之而來的巨大工作量和壓力，加上自身區(qū)別于一般行政人員的工作特點使得其成為職業(yè)倦怠的高發(fā)群體之一。本文試著對新建高職院校系級行政秘書職業(yè)倦怠現(xiàn)象產(chǎn)生原因進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)對策。

[關(guān)鍵詞]新建高職院校；系級行政秘書；職業(yè)倦怠

[中圖分類號]G717.2 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1009 — 2234（2014）06 — 0155 — 02

職業(yè)倦怠，首先由美國著名心理學(xué)家弗普頓伯格于1974年在《職業(yè)心理學(xué)》雜志上提出，其具體含義為“一種人們在過長的工作時間、過大的工作量、過高的工作強(qiáng)度的情形下產(chǎn)生的一種疲憊不堪的生理和心理狀態(tài)”。職業(yè)倦怠是各種社會因素綜合作用下的產(chǎn)物，隨著社會急速發(fā)展，競爭不斷加劇，職業(yè)倦怠在助人型行業(yè)中普遍存在。有研究表明，職業(yè)倦怠的高發(fā)人群主要為：公務(wù)員、心理咨詢師、教師、新聞工作者、警察、醫(yī)務(wù)人員等。

新建高職院校由于成立時間不長，缺乏時間的沉淀，內(nèi)部組織架構(gòu)、管理制度并不十分完善，事、權(quán)、責(zé)的厘定還不夠清晰。在完成一個人才培養(yǎng)周期后，從規(guī)模擴(kuò)張轉(zhuǎn)向內(nèi)涵發(fā)展的跨越式發(fā)展時，學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)層發(fā)展目光逐漸瞄準(zhǔn)到如何提高教育教學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)效益上，在制度建構(gòu)方面，積極推進(jìn)二級管理，下移管理重心，調(diào)動以系部為單位的二級部門辦學(xué)的積極性。為了實現(xiàn)學(xué)院層面和二級部門管理工作的順利銜接，幾乎所有二級部門都設(shè)置了行政秘書這一崗位。院系二級管理模式的推行，事權(quán)的下放，不僅意味著行政秘書的工作量和壓力的大幅增加，而行政秘書自身區(qū)別于一般行政管理人員的工作特點使得行政秘書也成為職業(yè)倦怠高發(fā)的群體之一。本文試就新建高職院校系級行政秘書職業(yè)倦怠的產(chǎn)生誘因和消除對策進(jìn)行探析。

一、新建高職院校系級行政秘書職業(yè)倦怠產(chǎn)生誘因

1.基于角色定位產(chǎn)生的職業(yè)倦怠

行政秘書處在系級管理鏈條中的中間節(jié)點，對上既是系領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，向下又是聯(lián)系師生、服務(wù)師生的橋梁，是保證系級行政工作正常運行的基礎(chǔ)。同時系級行政秘書作為高校行政管理體系的一個關(guān)鍵節(jié)點，處于學(xué)院整個行政管理體系最基層的位置，向上還要與學(xué)院眾多行政部門進(jìn)行工作對接。正因為如此角色定位，系級行政秘書往往是一個人對應(yīng)眾多服務(wù)對象，壓力之大可想而知。

2.基于工作性質(zhì)產(chǎn)生的職業(yè)倦怠

行政秘書是典型的助人型職業(yè)，對內(nèi)不僅要為本系眾多師生服務(wù)，對外還要與學(xué)院眾多行政部門對接，這樣必然要求行政秘書日常需要花費大量的時間和精力用于各種人際關(guān)系的溝通交流。和教師、學(xué)生打交道，每個人性格要求都不一樣，人際關(guān)系非常復(fù)雜。既要服務(wù)好每一個服務(wù)對象，又要保質(zhì)保量地完成系領(lǐng)導(dǎo)的工作安排，保證各項工作有條不紊進(jìn)行，難度很大，相應(yīng)地工作壓力也很大。

3.基于工作內(nèi)容產(chǎn)生的職業(yè)倦怠

行政管理工作大多屬于單調(diào)、瑣碎的事務(wù)性工作，而且程序化、重復(fù)化程度較高，從業(yè)人員往往很快就會失去對工作的新鮮感和熱忱。基本所有系級行政秘書均負(fù)責(zé)除教學(xué)外的一切事務(wù)，從起草文件到下達(dá)通知，從收發(fā)文件到歸檔資料，從采購申報到資產(chǎn)管理，從財務(wù)報銷到申請預(yù)算，從溝通上下到對外聯(lián)系，事無巨細(xì)都需要行政秘書一一認(rèn)真辦理，稍有處理不當(dāng)甚至影響到系部日常事務(wù)工作的順利開展。

4.基于考核機(jī)制產(chǎn)生的職業(yè)倦怠

新建地方公辦高職院校對教職工的考核仍遵照事業(yè)單位工作人員考核機(jī)制，并根據(jù)自身實際，將全體教職工分為教學(xué)和行政兩大類，按照不同的工作性質(zhì)和內(nèi)容對德、能、勤、績四個標(biāo)準(zhǔn)劃定了細(xì)則來進(jìn)行實際操作。考核中采取打分制評定等次，主要由部門人員互評、部門領(lǐng)導(dǎo)評分兩部分組成，其中互評占70%，領(lǐng)導(dǎo)評分占30%。這樣的做法看似公平，實則不然。互評部門雖占70%，但部門中每個人對其他人打分后（包括給自己打分），該部分分?jǐn)?shù)還需經(jīng)過加權(quán)平均才能最終算出來，對優(yōu)秀等次的影響不超過0.5～1分的誤差。領(lǐng)導(dǎo)評分則不同，許多新建高職院校的二級系部通常只設(shè)一到兩個負(fù)責(zé)人，領(lǐng)導(dǎo)的是否重視，是否準(zhǔn)確區(qū)分并科學(xué)地對不同人員工作實績進(jìn)行評定對最終考核結(jié)果影響具有決定性的影響。如果系級行政秘書工作得不到部門領(lǐng)導(dǎo)的重視和合理評價，必然對其工作熱情產(chǎn)生消極影響，干不干一個樣，干得好或不好差不多，長此以往自然會挫傷個人的積極性，進(jìn)而對本職工作產(chǎn)生厭倦感。

5.基于管理層意識產(chǎn)生的職業(yè)倦怠

在很長一段時間內(nèi)，“重科教、輕管理”一直是眾多高校盛行的管理思路。對于大部分新建高職院校來說，如何在同類高職院校中沖出重圍，在激烈的競爭中突出自己的特色，走出自己的發(fā)展道路顯得尤其迫切。所以他們不惜花大力氣，下重血本加強(qiáng)硬件建設(shè)，引進(jìn)大量先進(jìn)設(shè)備，建設(shè)先進(jìn)的實驗實訓(xùn)室；引入一批高學(xué)歷、高素質(zhì)的名師，積極提升自身科研實力；與專業(yè)相關(guān)的企業(yè)行業(yè)龍頭實行校企合作，想方設(shè)法提升本校畢業(yè)生就業(yè)率等等。正是在這種管理思路的指導(dǎo)下，高職院校在政策扶持、資源配置、職務(wù)評聘、薪酬分配、進(jìn)修深造、激勵機(jī)制等方面不約而同地向教學(xué)和科研傾斜，向?qū)Ｈ谓處焹A斜。行政人員尤其是系級行政秘書進(jìn)修深造機(jī)會少，職稱評定難，專業(yè)技能難以得到提升。這種低人一等的狀態(tài)極大地挫傷了行政秘書的積極性和追求平等的愿望，使得他們對自己的職業(yè)喪失認(rèn)同感，亦難以取得工作成就感，時間一長，職業(yè)倦怠油然而生。

6.基于個體差異產(chǎn)生的職業(yè)倦怠

由于個人性格、閱歷、能力、心理承受能力的不同，即便是同一崗位，產(chǎn)生的職業(yè)倦怠的嚴(yán)重程度都存在著差異。性格外向、閱歷豐富、能力較強(qiáng)、挫折承受能力強(qiáng)的人在面對單一、枯燥的工作內(nèi)容及復(fù)雜的人際關(guān)系時總能較好的調(diào)整自身心態(tài)，轉(zhuǎn)換思維，運用個人能力解決問題，消除倦怠感。相反，缺乏自信、性格內(nèi)向、怯懦、抗壓能力弱的人在繁亂的工作狀態(tài)和工作環(huán)境下更容易受到職業(yè)倦怠的影響。

二、 新建高職院校系級行政秘書職業(yè)倦怠的消除對策

從上文的分析可知，職業(yè)倦怠的產(chǎn)生既與客觀因素有關(guān)，同時又與個人主觀條件有著密不可分的關(guān)系。筆者根據(jù)上文分析的職業(yè)倦怠產(chǎn)生的原因有針對性的提出幾點消除職業(yè)倦怠的對策：

1.轉(zhuǎn)變管理觀念。教學(xué)、科研、行政是驅(qū)動高職院校發(fā)展的三匹馬車，缺一不可。高職院校，尤其是新建高職院校更應(yīng)在深化本校內(nèi)涵發(fā)展的高度上改變長期以來形成的重教學(xué)科研、輕管理的觀念，承認(rèn)行政管理工作的重要地位，肯定處于行政管理最基層的系級行政秘書的工作，在職稱評聘、薪酬待遇、進(jìn)修培訓(xùn)、激勵機(jī)制等方面給予一定的扶持，增強(qiáng)系級行政秘書對本職工作的認(rèn)同感。

2.創(chuàng)造和諧氛圍。由于工作崗位的特點，系級行政秘書需要跟各式各樣的部門和人員打交道，人際關(guān)系較為復(fù)雜。能否建立一個和諧的人際關(guān)系網(wǎng)絡(luò)對于系級行政管理工作的暢順開展具有十分重要的意義，新建高職院校應(yīng)創(chuàng)造有利條件，通過親身體驗、座談會、網(wǎng)路論壇等多種方式增進(jìn)教學(xué)、科研人員和行政人員的溝通流通，讓其他人員能夠明白行政人員，尤其是基層行政秘書工作的種種難處，并給予充分的理解和認(rèn)同，創(chuàng)造和諧的工作氛圍，避免職業(yè)倦怠的情形產(chǎn)生。

3.加強(qiáng)人文關(guān)懷。新建高職學(xué)院的管理層應(yīng)從預(yù)防和疏導(dǎo)職業(yè)倦怠的高度出發(fā)，加強(qiáng)對包括系級行政秘書在內(nèi)的全體教職工的人文關(guān)懷，如通過定期舉辦相關(guān)講座，普及職業(yè)倦怠的相關(guān)知識和解決辦法，鼓勵教職工根據(jù)自身實際情況參加并從中獲益；舉辦各種團(tuán)體活動，創(chuàng)造一個相互交流的機(jī)會，幫助教職工釋放內(nèi)心負(fù)面情緒，從而以更飽滿的精神狀態(tài)投入到繁重的工作中；還可以以學(xué)院工會為牽頭成立預(yù)防職業(yè)倦怠工作委員會，配置心理健康專業(yè)指導(dǎo)人員，對已產(chǎn)生職業(yè)倦怠的教職工進(jìn)行心理疏導(dǎo)。

4.建立科學(xué)考核機(jī)制。科學(xué)的考核機(jī)制不僅僅是便于操作的，更應(yīng)該是合理的、準(zhǔn)確地反映相同崗位的每個人的工作實績。以時下盛行的年度考核為例，可以在原來的基礎(chǔ)上加以改進(jìn)：一是對不同部門、不同崗位進(jìn)行科學(xué)的考察和詳盡的分析，分門別類地給每一個類別的崗位確定一套考核評價指標(biāo)；二是多運用定量化的考核辦法，在德、能、勤、績等大指標(biāo)下根據(jù)崗位內(nèi)容設(shè)置更細(xì)化的考核指標(biāo)，并組織相關(guān)專家和領(lǐng)導(dǎo)考核小組確定各級指標(biāo)的分值和權(quán)重；三是參與評分的對象盡可能囊括工作崗位涉及的對象或人員，并且盡量避免同一類別人員打分出現(xiàn)“一人獨大”的現(xiàn)象；四是加大考核結(jié)果的區(qū)分度，在“優(yōu)秀、合格、基本合格、不合格”每個考核檔次內(nèi)部增設(shè)“甲乙丙丁”或“ABCD”四個層次，表示同一檔次內(nèi)工作狀態(tài)與效果的依次遞減。

5.創(chuàng)新職業(yè)發(fā)展機(jī)制。當(dāng)前高職院校系級行政秘書的職業(yè)發(fā)展機(jī)制相當(dāng)不健全，在職稱評定方面只能走高教研究員系列，對轉(zhuǎn)教師系列的限制相當(dāng)嚴(yán)格；在職務(wù)評聘方面更是缺少像學(xué)院其他行政部門人員那樣的向上流動渠道。一眼望到頭的職業(yè)發(fā)展道路最終只會加劇職業(yè)倦怠的嚴(yán)重程度。為了解決該問題，創(chuàng)新行政秘書的職業(yè)發(fā)展機(jī)制，可以將行政秘書和其他行政部門人員放在同等高度，建立完善的輪崗與升遷制度，研究開辟除行政管理系列外的技術(shù)職務(wù)系列或?qū)嵚氼I(lǐng)導(dǎo)崗位等的職業(yè)發(fā)展機(jī)制，鼓勵和指導(dǎo)系級行政秘書設(shè)計個人的職業(yè)生涯。

6.提高個人承受能力。一是加強(qiáng)行政秘書崗位技能培訓(xùn)，定期安排業(yè)務(wù)進(jìn)修或鼓勵個人自行參與培訓(xùn)，給予一定的政策和經(jīng)費支持，提高專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力，更好地解決工作中遇到的問題；二是增強(qiáng)個體自身的心理調(diào)適能力，嘗試培養(yǎng)廣泛的興趣愛好，以此緩解工作的單調(diào)和枯燥；三是多與同事、朋友進(jìn)行交往，加強(qiáng)互信，建立良好的人際關(guān)系，釋放工作壓力。

三、 結(jié)束語

作為二級院系與學(xué)院行政管理工作的交接點和二級院系行政管理工作的具體執(zhí)行者，二級行政秘書是實現(xiàn)系級行政管理功能的重要保障，其精神狀態(tài)及工作水平如何將在一定程度上影響系級行政管理工作的實施質(zhì)量。因此，我們要轉(zhuǎn)變觀念，承認(rèn)和肯定二級行政秘書工作的重要性，關(guān)注他們的心理狀態(tài)和發(fā)展渴求，幫助他們消除職業(yè)倦怠，增強(qiáng)職業(yè)認(rèn)同感。

〔參 考 文 獻(xiàn)〕

〔1〕王娓娓. 高職院校行政管理人員職業(yè)倦怠的成因分析及消除對策 〔J〕 . 文教資料，2009，（09）：237～239.

〔2〕黃劍青. 高校行政管理人員激勵探析：困境與出路 〔J〕 . 當(dāng)代教育論壇，2007，（06）：24～26.

〔3〕劉敏. 高校行政管理人員職業(yè)倦怠現(xiàn)象探析 〔J〕 . 甘肅高師學(xué)報，2010，（05）：106～108.

〔4〕周萍. 高職院校行政人員職業(yè)倦怠的誘因及緩解對策 〔J〕 . 無錫商業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2010，（12）：49～50.

〔責(zé)任編輯：侯慶海〕