辦公室后勤管理淺析

王明全

[摘要]近年來，由于機關職能的優化重組，管理模式不斷發展與工作中的實際需要，辦公室分工管理越來越細。辦公室不僅是領導者的助手，更是上下溝通的橋梁與樞紐，同時也是一個部門的門面、窗口和后勤部。所以辦公室要有服務大局的觀念，制定正確可行的制度，依靠監督和考核機制。全面做好協調工作，不斷提高工作中的科學性與后勤管理水平，為機關各項事務的發展建設服務。

[關鍵詞]辦公室后勤；協調；管理

辦公室工作因其特殊性，責任重大。辦公室協調工作涉及面廣，比較繁瑣，很多工作都有滯后性和被動性。自然，辦公室的重要地位舉足輕重，其質量的好壞與否，將直接影響到全局的整體形象和工作績效。

一、機關后勤管理特性及存在問題

（一）機關后勤管理的特性。辦公室作為機關的直接辦事機構，承擔著連接上下、溝通內外、協調四方的作用，要傳達貫徹上級的指示部署，要反映基層的情況和群眾的反映，要承辦具體的文、會、事工作任務十分繁重。

1、服務性。辦公室后勤管理的目的是為了實現機關工作的總體目標而提供服務和保障，也是為一級領導和領導工作辦文、辦公、辦事的，是 辦公室工作的輔助性，從本質上講是被動的。以輔助性和服務性為特點的服務部門

2、規劃性。機關后勤管理項目繁雜、涉及廣泛、隨機變動性大，但又必須做到保障有力的要求，后勤工作具備了預測性與計劃性的特點。

3、經濟性。辦公室后勤是管理機關房產、物資、車輛、飲食、接待服務、單位采購等事務的職能部門，辦公室后勤經濟管理的好與差能直接影響到單位的工作風氣。

（二）存在的問題。

近幾年來，機關辦公室工作經過不斷探索、整頓和改革，實行建立了一些必要的規章制度，取得了一些成功的管理經驗。但是，也因為辦公室攤子龐大、管理理念落后、管理結構不合理、管理體制不健全、等而引起眾多問題。這些問題主要表現在：

（1）工作目標不明確。辦公室整體工作缺乏總體目標和規劃，不明白辦公室工作應該做到什么程度，什么樣子，朝著什么方向發展。辦公室人員個人對自己的本質工作崗位也缺乏正確確定，上級安排一件事就做一件事，缺乏對自己工作目標的周期性規劃，缺乏主觀上對今后工作上的的構想與規劃。

（2）本職崗位定不準。辦公室人員沒有認清辦公室工作的基本職責就是服務，認為辦公室就是機關的大腦中樞神經，是整個機關的指揮機構，能夠直接作出但反面的決策，而不是向廣大的干部職工征求合理的建議和意見，造成制定的許多舉措，大多得不到領導的認可和職工的肯定，導致執行力下降。

（3）工作措施創新不夠。當前，辦公室的工作措施基本上是延續以前年度的工作措施，循規蹈矩，生搬硬套，其管理方式也基本是按照本職崗位職責上面規定的主要事項而進行。辦公室沒有統一的統籌規劃，沒有根據實際情況與工作要求和社會形勢等客觀因素的改變而完善相關措施，沒有創新工作方法意識。

（4）人員缺乏激情與執行力。平時對待工作，總是不緊不慢，不講效率，精神面貌萎靡不振，沒有上進心，沒有主動承擔工作的積極性。對待來人來客態度不熱情，協助工作不上心。沒有積極主動為領導建言獻策的意識，思想認識不到位，遇事扯皮，辦事推諉。

二、形成問題根源的剖析

以上存在的問題，形成了當前辦公室工作按部就班的工作模式與執行力低下的后果，直接影響到了工作的完成質量與完成效率，其根源主要有五點。

（一）思想認識不到位。辦公室人員對自己工作的重要性認識不清，很多人沒有意識到辦公室不僅是一個科室，更是一個指揮中樞。作為指揮機關，它需要統籌規劃全局。協調全局和前瞻性工作的思想意識和工作舉措。更沒有意識到辦公室工作效率的高低，直接影響到了整個單位的運轉。

（二）規章制度不健全。規章制度健全，導致了規章制度執行不嚴也是造成辦公室工作執行率低下的重要原因。工作中出現諸多違規、違紀問題，由于過多地考慮到人情世故、礙于情面，大多都沒有嚴格按照規章制度進行責任追究，如此一來就失去了制度本身的作用。

（三）領導重視關心不夠。上級領導在會議上不斷強調，各級機關領導要多關心辦公室工作，理解支持辦公室工作。可是，在實際工作當中卻是雷聲大，雨點小，或是個別領導提出，而其他領導、科室不重視，往往都是大事化小，小事化了。辦公室人員看不到實際的舉措，感受不到實際行動，他們會認為領導說的話就是演講稿。事已至此，工作積極性也就慢慢泯滅了。

三、抓住重點做好后勤服務工作

辦公室后勤工作的職能涉及方方面面，上至“吃喝住行”，下至“生老病退”，不僅是“兵來將擋，水來土掩”的被動式服務，更要不斷創新工作方式，轉變觀念，緊緊圍繞重心工作，利用現有條件，積極、主動、創造性的看展服務工作。

（一）完善后勤管理制度，增強服務的規范性。辦公室后勤管理是綜合管理職能部門，其對象包括了物資、辦公設備、基本建設和后勤服務自身，種類多、攤子大、范圍廣。如果沒有完善的制度，科學管理將是空中樓閣。為此，完善工作制度是辦公室后勤保障處于良好運行狀態的基本保證。依據其特點，要制定訂完善的各項工作制度、崗位職責，明確分工職責，強化責任心，建立一個高質量、高效率的后勤服務團隊。

（二）征求意見建議，增強服務手段多樣性。可以廣開言路，讓大家建言獻策，開展征求意見活動。在本單位范圍內召開辦公室后勤服務工作征求意見改進會，根據大家提出的科學化、合理化的意見建議改進工作方法，完善工作機制。許多事例證明，這種形式對推促工作開展具有重要意義。為此，進一步擴展征求意見的形式，擴寬言路渠道是很有必要的，如采取問卷調查、互聯網征求意見等形式，海納百川式的搜集服務對象的意見建議，并把這些意見建議作為提高工作服務質量的原動力。

（三）突出協調能力，強化人員思想。一是辦公室的協調工作按協調涉及的關系可分為領導成員之間的協調、上下關系的協調、左右關系的協調和人際關系的協調。協調時，既要堅持原則、實事求是，又要溝通信息、清除隔閡，努力設法促使他們相互了解、彼此信任，以達到融洽共事、團結一致的目的。二是辦公室后勤服務工作與政務處室工作相比，好比一個是“樹根”，一個是“樹干”，要想真正做好，就要讓大家甘于默默奉獻，有大局意識，甘于做幕后英雄，不計得失的投入到服務工作當中去。要經常培養人員的求實精神、奉獻精神和創新精神，展現出辦公室后勤人員的自身素質和全心全意為大家服務的精神風貌。