論計算機軟件在檔案管理中的應用

王憲

[摘 要]計算機在檔案管理中的應用將一改傳統管理的種種弊端，延長了檔案管理的年限，大大提高了檔案管理水平及工作效率，并能充分挖掘檔案的潛在價值，使檔案信息資源能盡快地，最大限度地轉化為生產力，創造出更大的社會效益和經濟效益。

[關鍵詞]計算機；檔案工作；檔案管理

[中圖分類號]G269 [文獻標識碼] A [文章編號] 1009 — 2234（2014）07 — 封三 — 01

伴隨著計算機在各領域的廣泛應用，人們日益感到計算機的重要性，各項工作的開展也大部分依賴計算機的操作，各項產品的設計和包裝也大大依賴于計算機，人們感覺著計算機帶來的便捷性。而檔案管理是一項重復較大，且工作繁重的工作，每個單位、每個部門、每個企業都要有檔案，如何管理好這些檔案，讓這些檔案發揮出作用，計算機軟件的應用在檔案管理上起著至關重要的作用，在一些單位和部門正在應用，但沒有在所有的單位上進行推廣和使用，一些單位和部門仍然習慣于手工管理，隨著檔案存放時間的增長，單位人員的變動，使檔案管理變得混亂。

一、管理軟件的設計應可以采取B/S結構

采取面向客戶的設計，建立在廣域網之上，客戶的界面要求操作簡單、方便，統一客戶端，將系統功能實現的核心部分集中到服務器上。為什么考慮這樣的結構？就是為使檔案管理統一化，每個單位、部門不是根據各自己的想法來規范，而是采取統一的標準，統一模式，統一的軟件進行錄入和整理，這樣有上級對下級檔案的統一管理，也便于本部門、單位統一管理，單從B/S 構件組成上看，方便構件個別的更換，實現系統的無縫升級，系統維護開銷減到最小，用戶從網上自己下載安裝就可以實現升級。

二、全部以電子檔案的形式進行錄入保存

采取多種媒體錄入，文檔、照片、音像格式錄入，盡可能地將實際情況進行記錄。電子檔案管理必須設定專人，由懂計算機操作，明晰檔案管理要求的人員，配齊相關的電子設備，確定好錄入程序。按照檔案管理要求，先期整理好材料，在保證完整，齊全的要求下，對檔案進行整理歸類。按照歸檔時限及時歸檔，嚴格分類標準，嚴格分類要求，及時完成歸檔任務，及時錄入系統，進入大庫。要準確上傳文件，電子檔案要及時上傳，紙質檔案要掃描后上傳，多媒體檔案要直接上傳。

三、 要實現便捷的查詢界面設計

方便快捷的查詢界，便于檔案管理人員進行管理?？梢怨_的檔案，在查詢人出示規定要求的合法證件后，具體管理人員要快速查詢出相關的檔案信息。這就要求查詢系統方便、快捷，如可以用姓名進行查詢，可以用身份號進行查詢，可以用檔案編號進行查詢；要設計更加廣義范圍的查詢，始設定單位進行查詢，設定時間段時行查詢等；要更加注重智能模糊查詢，要更加注重離散運算，精心研究好算法，無論采用低級或高級語言，都要設定好編譯器，用WINDOW最大化的兼容。

四、 要按實物檔案要求統一規劃設計。

根據實際要求和管理的方便，軟件設計要與實物檔案的生成、裝訂、保存過程保持相一致。微機室盡量與檔案室相連，這樣可以在在計算機上查詢后，直接找到實物檔案；也可以找到實物檔案后，直接查詢出相關信息；要按實物檔案的要求，進行設計，如檔案的年份、檔案號、排序……等等都有嚴格的要求，使軟件的設計符合檔案實物的要求；軟件設計起點要高，標準要高，按國家示范級（特一級）的要求，按照相關的法律、法規、規章進行設計，實現軟件管理的規范化、標準化。

五、要保證計算機軟件系統的安全。

當前大多數計算機采取的是WINDOWXP和WIN7系統，這兩種系統對軟件均采取了最大的兼容，允許絕大多數的應用軟件安裝和使用，同時計算機廣泛地接入互聯網系統，這些都會帶來一些潛在的計算機安全問題。這就要求，一是檔案室計算機要專人專用，系統要保持“干凈”，不能什么軟件都安裝，必須設定安全進入運行密碼。二是計算機使用要由專人負責，配備計算機水平較高的操作人員，進行維護，進行錄入。三是安裝防計算機病毒和殺計算機病毒系統，定期快速和全盤掃描計算機，保證系統的“無毒”。四是定期清理計算機系統產生的垃圾，增加其運行速度，保證軟件系統不被其它程序更改和注冊。

六、要及時更新檔案業務軟件系統。

隨著檔案管理日益精細化，日益嚴格化，軟件系統也隨之不斷升級和更新，所以要及時對檔案管理軟件進行更新，在升級之前，要先做好備份，有條件的地方，要有專門的數據備份計算機，在保證數據安全萬無一失的情況下，可以自行依照流程要求，逐步進行操作升級，也可以請檔案部門專業人員進行操作。

〔責任編輯：譚 蕊〕