初探高校學生事務流程管理模式的優(yōu)化

毛茂山

摘 要：隨著時代的變遷，高校學生事務的數(shù)量、類型、范圍都在發(fā)生深刻的變化，目前高校學生事務工作流程管理模式不斷顯現(xiàn)出工作矛盾難以消除、工作成效難以保證、培訓指導難以到位、優(yōu)良做法難以持續(xù)等缺陷，通過拓寬工作渠道、培養(yǎng)專業(yè)團隊、科學分工、健全工作機制、搭建鍛煉平臺等途徑，優(yōu)化高校學生事務工作流程管理模式，促進高校學生工作和諧開展。

關鍵詞：高校 學生事務 流程管理模式 優(yōu)化

高校學生事務涉及學生在校期間學習、生活等方面，隨著時代的變遷，國家從計劃經(jīng)濟向市場經(jīng)濟轉(zhuǎn)變，大學生就業(yè)從國家分配轉(zhuǎn)變?yōu)樽灾鲹駱I(yè)，人才培養(yǎng)從單一型向復合型轉(zhuǎn)變，高校學生事務的數(shù)量、類型、范圍都在發(fā)生深刻的變化，目前高校學生事務工作流程管理模式與時代發(fā)展要求逐漸不相適應，顯現(xiàn)的缺陷也不斷影響管理成效。通過優(yōu)化目前高校學生事務工作流程管理模式，有利于提高工作成效，促進高校學生工作和諧開展。

一、目前學生事務流程管理模式以及存在的缺陷

《我們是校園“夾心層”》（摘自《中國青年報》）中描述：輔導員=民工的體力+領袖的頭腦+文員的文筆+打字員的速度+偵探的洞察力+外交官的口才+教師的知識+醫(yī)生的常識+超級適應力+神經(jīng)病的忍耐，這篇報道引起高校輔導員的廣泛共鳴，也有許多輔導員認為輔導員是“高級保姆”，輔導員崗位是“110” +“114” +“119”+“120”+“12315”的結(jié)合體。輔導員隊伍有這樣的認識和感受，是目前高校學生事務流程管理模式存在缺陷的顯現(xiàn)。

目前高校學生事務流程管理模式（如下圖）主要是通過職能部門←→輔導員←→班級這種流程來完成學生事務的管理。輔導員是各職能部門與各班級之間聯(lián)系的唯一橋梁，成為學生事務工作流程管理中的“瓶頸”。

根據(jù)以上高校學生事務流程管理模式，可以發(fā)現(xiàn)存在以下方面的缺陷：

首先，工作矛盾難以消除。高校職能部門認為輔導員是學生、班級直接管理者理應承擔這些學生事務工作，并把許多學生事務工作直接安排給輔導員，通過其來完成。輔導員隊伍則認為輔導員主要的工作是從事學生思想政治工作，承擔諸多具體的學生事務工作，既容易出現(xiàn)失誤，又難以有足夠的時間和精力去思考并深入開展學生思想政治工作。這種矛盾最終導致職能部門認為輔導員隊伍工作效率低，工作效果不佳，輔導員隊伍則對諸多職能部門直接給輔導員安排事務工作感到不適，產(chǎn)生消極應對的情緒，并對自身是否還是思想政治輔導員感到困惑。

其次，工作成效難以保證。目前的學生事務工作流程管理模式是各職能部門以輔導員為直接橋梁，所有的工作任務均需通過輔導員安排處理，這樣就導致輔導員成為學生事務流程管理中的“瓶頸”。因為同一時段輔導員可能同時接到不同職能部門安排的工作任務，由于輔導員本身需開展常規(guī)學生思政和管理工作，因此受時間和精力的影響，難以專注做好每項工作，只能把職能部門安排的工作任務再次“轉(zhuǎn)包”給班級幾個主要學生干部，在“轉(zhuǎn)包”過程中，又因為受到輔導員沒有及時或遺忘安排任務、職能部門對工作任務要求不夠明確、輔導員指導不夠到位、學生干部不夠認真細心等因素影響，最終導致工作成效難以保證。

再次，培訓指導難以到位。主要體現(xiàn)在兩個方面：其一，職能部門對要求輔導員完成的工作任務的培訓指導難以到位。由于受輔導員崗位特殊性的影響，輔導員難以有專門時間參加不同職能部門不同工作任務的培訓，而且即使輔導員都參加不同職能部門不同工作任務的培訓，也可能因為培訓次數(shù)多或不同部門交叉培訓而產(chǎn)生遺忘，導致培訓效果不佳。其二，輔導員對要求班級主要學生干部完成的工作任務的培訓指導難以到位。由于輔導員本身對不同職能部門不同工作任務的要求理解不夠到位，對班級主要學生干部的培訓指導的效果顯然是難以到位的。

最后，優(yōu)良做法難以持續(xù)。按目前的學生事務流程管理模式，職能部門缺乏與班級學生干部之間的交流與溝通。不同班級學生干部在完成職能部門的工作任務時可能會產(chǎn)生一些優(yōu)良的做法，總結(jié)出一些好的工作經(jīng)驗，但由于職能部門缺乏與班級學生干部之間的交流與溝通，沒有及時發(fā)現(xiàn)這些優(yōu)良的做法和好的工作經(jīng)驗，而且輔導員也忽略及時總結(jié)并向有關職能部門反饋，這些優(yōu)良的做法和好的工作經(jīng)驗將隨著學生干部的畢業(yè)而流失，難以持續(xù)。

二、優(yōu)化高校學生事務流程管理模式的途徑

第一、通過拓寬工作渠道，消除工作流程中的瓶頸。通過設置由學生干部組成的學生事務專員隊伍，給每個職能部門，甚至每個職能部門每項工作配備一支專門的學生事務團隊，依托他們開展具體學生事務工作，改變現(xiàn)有的單純依靠輔導員安排處理工作任務的局面，消除了工作流程中的瓶頸，拓寬職能部門的工作渠道。

第二、通過培養(yǎng)專業(yè)團隊，促進工作的可持續(xù)發(fā)展。職能部門組織服務于本部門的院（系）學生事務團隊和班級學生事務專員，就所要開展的工作以及工作的難易程度有針對性地進行專門的培訓、指導，并把他們培養(yǎng)成為一支專業(yè)化的團隊。在實際工作中，對于程序簡單的工作任務，職能部門可組織院（系）學生事務團隊進行專門培訓，培訓后，由該團隊負責培訓、指導班級學生事務專員開展工作，并在工作過程中提供咨詢，實施過程管理和結(jié)果審核，確保工作有序、有效開展。對于程序復雜的工作任務，職能部門可組織院（系）學生事務團隊和班級學生事務專員同時進行專門培訓，院（系）學生事務團隊實施過程管理并負責收集、及時向職能部門反饋工作實施過程中班級學生事務專員遇到的共性難題，同時協(xié)助職能部門進行再次指導、培訓。通過這個途徑，首先，密切了職能部門與院（系）學生事務團隊和班級學生事務專員的交流與溝通，一些好的經(jīng)驗、做法職能部門可以及時發(fā)現(xiàn)、及時總結(jié)，不斷傳承；其次，職能部門只要指導、培訓一期專業(yè)化程度較高的學生事務團隊，之后，就可以安排第一期的學生事務團隊指導、培訓第二期學生事務專員團隊，并以此類推；最后，由于受到專門的培訓、指導，并積累了一定的工作經(jīng)驗，院（系）學生事務團隊可以在縱向和班級學生事務專員之間進行經(jīng)驗交流，班級學生事務專員在橫向也可以進行經(jīng)驗交流，取長補短，提高工作專業(yè)化水平。因此，優(yōu)化后的學生事務工作流程管理模式可促進工作的可持續(xù)發(fā)展。

第三、通過科學分工，促進學生工作和諧開展。具體分工體現(xiàn)在三個方面：第一，輔導員根據(jù)不同職能部門工作任務的特點，建立班級學生事務專員隊伍，督促他們及時、認真完成職能部門安排的工作任務，同時為他們在班級中營造良好的工作氛圍，并協(xié)助他們向上級反饋他們不方便反饋的困難和意見。第二，院（系）根據(jù)不同職能部門工作任務的特點，挑選優(yōu)秀大學生，建立精干的學生事務團隊，充分發(fā)揮他們的橋梁作用，督促他們認真學習、領會職能部門安排的工作任務，及時、有效地指導班級學生事務專員完成職能部門安排的工作任務，同時協(xié)助他們和輔導員向職能部門反饋他們不方便反饋的困難和意見。第三，職能部門負責培訓、指導學生事務專員隊伍，并通過他們促進工作任務地落實，提高了工作的成效。優(yōu)化后的學生事務工作流程管理通過科學地分工，輔導員節(jié)約了從事具體學生事務工作時間和精力，有利于深入開展學生思政工作；職能部門因為有一支學生事務專員隊伍協(xié)助落實工作，工作有抓手，效率有保障，改變了把許多工作直接安排給輔導員并通過其來完成的狀況，減少了對輔導員工作的誤解和埋怨，職能部門和輔導員之間存在的工作矛盾得到有效緩解，促進了學生工作和諧開展。

第四、通過健全工作機制，推動工作的規(guī)范化建設。職能部門通過不斷健全工作機制，制定科學的辦事流程、學生事務專員培訓機制、培訓方案、意見反饋溝通機制、學生事務專員隊伍考核辦法、激勵機制等，不斷推動工作的規(guī)范化建設。

第五、通過搭建鍛煉平臺，充分發(fā)揮大學生的才干。通過設置學生事務專員崗位，不僅讓在崗的大學生在實際工作中學會多向思維，培養(yǎng)組織協(xié)調(diào)能力、溝通表達能力，養(yǎng)成務實、嚴謹、認真的工作作風，增強公文寫作能力，提高創(chuàng)新能力等，而且可以充分發(fā)揮大學生自我管理、自我服務、自我教育的作用，推動學生事務工作的開展，并使大學生在工作鍛煉中充分感受工作的艱辛，從而認同高校教職員工的教育管理工作。

三、實施優(yōu)化后的學生事務流程管理應注意的事項

職能部門應注意的事項：第一，職能部門需明確梳理并制定各項工作任務的辦事流程；第二，認真做好院（系）學生事務團隊和班級學生事務專員的培訓、指導工作；第三，引導院（系）學生事務團隊和班級學生事務專員之間進行縱向與橫向的經(jīng)驗交流，及時總結(jié)、反饋工作經(jīng)驗；第四，及時做好與院（系）、輔導員的溝通、協(xié)調(diào)工作，特別是院（系）學生事務團隊和班級學生事務專員在人員配備、工作態(tài)度等方面出現(xiàn)問題時，要及時與院（系）、輔導員進行溝通、協(xié)調(diào)。

院（系） 應注意的事項：第一，院（系）要積極支持職能部門開展工作；第二，院（系）根據(jù)不同職能部門工作任務的特點，挑選優(yōu)秀大學生，建立精干的學生事務團隊；第三，院（系）要注重隊伍建設，制定并完善激勵機制，鼓勵學生事務團隊認真、及時完成職能部門安排的工作任務；第四，發(fā)揮好橋梁作用，及時做好職能部門、輔導員和院（系）學生事務團隊之間的溝通、協(xié)調(diào)工作，減少和緩解因信息不對稱而造成職能部門與輔導員之間的誤解和矛盾。

輔導員應注意的事項：第一，輔導員要積極支持職能部門開展工作，優(yōu)化學生事務流程管理并不代表輔導員與學生事務工作的絕對切割，而是對學生事務進行科學、合理分工，輔導員仍然需要關注、支持職能部門安排的學生事務工作；第二，輔導員應根據(jù)不同職能部門工作任務的特點，安排相應的班干部擔任班級學生事務專員并督促他們認真參加培訓，積極落實工作；第三，輔導員要高度重視班級學生事務專員隊伍建設，積極幫助他們在班級樹立威信，及時解決在班級開展工作遇到困難，制定并完善激勵機制；第四，及時做好與院（系）、職能部門的溝通、協(xié)調(diào)工作，促進各項工作任務的圓滿完成。

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