執法檔案信息化建設管理的研究

蔡鳳山

摘 要：傳統的執法檔案管理存在一些弊端，通過運用信息化技術可以有效改善這種狀況。本文就傳統執法檔案管理的弊端、如何構建和應用執法檔案信息化系統進行闡述分析，以探討提高執法檔案管理水平的方法。

關鍵詞：執法檔案；檔案信息化；建設管理

執法檔案是衡量城市管理水平的重要標準，傳統的執法檔案管理難以滿足當下對檔案應用的需求。現在計算機技術發展迅速，運用計算機技術對執法檔案實施信息化建設管理，或可提高執法檔案的管理水平，滿足應用需求。

1.傳統執法檔案管理存在的弊端

行政執法檔案，是指行政執法工作中形成的具有保存、參考和利用價值的各種文字、照片、錄音錄像等不同形式的資料，它是城管行政執法活動的真實記錄和歷史憑證。傳統的行政執法檔案管理主要是把這些檔案整理歸檔保存，這樣無法發揮檔案應有的價值。

1.1現有執法檔案較為零散。在實際工作中，一線執法人員常常發現許多違法事實，因為難以找不到其多次違法的事實證據而無法給與相對的處罰。這種情況責任當然不能歸于行政人員，行政人員每天都在忙忙碌碌的處理著行政處罰、改正違法行為決定書、督查舉報。雖然這些檔案隨著被整理、歸檔，但由于零散沒有形成系統，檔案間沒有建立相關聯系，才讓本該發揮巨大作用的檔案沒有被應用[1]。

1.2執法檔案更新和完善程度較低。由于執法檔案散落在各個部門，又缺乏必要的管理，必然導致其更新和丟失問題嚴重。由于檔案更新和完善程度較低，沒有標準齊全的檔案信息，一旦出現人員更替，大量的基礎檔案信息需要執法人員重新進行收集。

1.3執法檔案缺乏交流機制。由于執法中隊之間缺乏必要的檔案交流機制，在實際工作中只能根據各個中隊內部的檔案信息進行行政處罰和日常教育管理，無法準確實施自由裁量和更好的打擊違法行為。

2.構建執法檔案信息化管理系統

2.1基礎設施建設。主要指檔案信息網絡系統和檔案數字化設備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件，只有建設先進的檔案信息網絡，才能充分發揮檔案信息化的整體效益。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工作。因此首先要從硬件上配備電子計算機，提高企業檔案室計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建立和完善局域網。使各項工作網絡化，加強檔案的利用，以達到資源共享的目的。

2.2應用系統建設。應用系統建設主要內容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關系到檔案信息化建設的速度與質量、集中體現了檔案信息化建設的效益和檔案信息服務的效果。應開發一套以一戶一檔為載體的多功能擴展的城管執法檔案管理系統。該系統以數據庫和客戶端的形式，能夠實現局域網內的數據共享，通過條形碼和掃描槍等工具，實現執法檔案的歸檔、整理、使用。

2.3執法檔案信息資源建設。檔案信息資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心，是一項長期的工作。做好城管執法檔案材料的收集，確保執法檔案材料齊全，是檔案管理工作中尤為重要的一個環節，也是反映城管執法檔案管理工作成效的一個重要標志。要按照“真實、全面、準確”的原則，及時收集有關證據材料，不斷充實執法檔案內容；要堅持檔案審核和材料收集同步進行，收集材料應采取定人、定時、定責的方法，做到及時、準確和全面收集；要采取多種途徑解決檔案缺失材料追補較慢的瓶頸現象[2]。這些檔案運用計算機設備和技術進行分類整理，建成執法檔案信息庫。

2.4人才隊伍建設。檔案信息化建設，人才是關鍵。由于電子檔案信息內容的數字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術化，開發利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質檔案的管理有著截然不同的方法，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。負責執法檔案信息化建設的人員不僅需懂檔案業務，還需要熟悉信息技術[3]。做執法檔案的信息化建設首先需要有既懂檔案管理又懂信息技術的復合型人才。

3.執法檔案信息化管理的應用

3.1執法檔案管理。執法檔案作為一種執法憑證和參考證據，在整個行政執法過程中有著舉足輕重的作用。運用檔案信息化管理系統后，執法人員可以方便的使用如下功能：快速查詢、直觀顯示興隆縣內各執法相對人的常用信息；對重點行業，重點問題進行歸類，無需額外現場統計；對沿街商戶進行全方位監管，適時可以引入考核機制[4]；紙質和電子文檔同步保存，防止檔案丟失。

運用檔案管理信息系統，除了能在檔案庫中建立常規的基礎信息外，還能根據各檔案間的特殊性，形成多角度的數據分析。比如建立行業區分可以快速梳理轄區內的五小行業，建立管轄級別可以對重點違法對象進行監管，建立常見問題可以及時開展越門經營等專項整治等等。建立以日常管理、行政處罰、舉報督查為基礎的行為數據庫模塊。系統針對日常管理、行政處罰、舉報督查實現了模塊化開發，各個模塊互不干擾，但又都同執法對象數據庫有機結合起來，形成一個完整的檔案資料[5]。建立用戶角色權限模塊，使系統管理更加規范、安全。通過控制當前用戶的操作權限，一方面有利于數據的穩定，減少誤刪操作，另一方也對檔案管理的特殊功能實行專人管理，避免丟失。

3.2執法檔案查詢。通過電腦、手機瀏覽器獲取執法對象相關信息，實現現場執法動態化。執法人員在日常管理和執法中，只要輸入關鍵信息即可查找到該執法對象的全部信息，包括聯系方式、行業、行政處罰、教育記錄、舉報督查信息等，并可以同步打印到紙質文檔。立體化的檔案管理，使應用人員的查詢結果從點變為面，能獲得更多有效信息。執法檔案信息化管理的精髓在于利用，只有不斷的利用才能體現其真實的價值，也只有在不斷的利用中才能進一步完善檔案本身。

參考文獻：

[1]趙艷紅；我國檔案數字化存在的問題與對策研究[J]；企業技術開發（下旬刊），2014，3：58-59.

[2]陳治蓮；淺談對城管執法錄像資料的收集與管理[J]；城建監察，2004，3：39.

[3]謝紅賓；試析檔案數字化建設的應用[J]；蘭臺內外，2014，2：34.

[4]許雯；檔案數字化建設信息安全保障策略研究[J]；卷宗，2014，4：72-73.

[5]張琳；強化檔案信息化建設提升檔案工作服務水平[J]；科技視界，2014，7：192.