淺談高職院校辦公室協調工作問題

魏麗麗

摘 要：辦公室作為綜合性的辦事機構，是承上啟下、溝通內外、協調左右、聯系八方的重要樞紐。作為高職院校辦公室的工作人員，擁有協調服務意識，做好協調服務工作，是做好辦公室工作必備的職業技能。

關鍵詞：高職院校；辦公室；協調工作；途徑

高職院校辦公室作為高等學校的一個重要職能部門，在學校管理中具有不可替代的地位，發揮著重要作用。它既是為校領導決策服務和實施、監督決策的綜合職能部門，又是學校承上啟下、聯系內外、協調左右的中樞，具有參與政務、管理事務、綜合服務的重要職能。如何協調好各方面的關系，凝聚全校師生的力量，統一認識，實現學校的發展規劃和戰略目標，是高職院校辦公室需要解決的迫切問題。

一、當前辦公室協調工作概述

協調是一種行為過程，協調工作就是使協調者和被協調者之間或多個被協調者之間和諧統一，步調一致，去完成某項任務或達到某個目標的方式和方法。辦公室作為綜合辦事機構，是承上啟下、溝通內外、協調左右、聯系八方的樞紐，具體的工作總結起來就是大家通常所說的：“三服務”，即“為領導服務、為基層單位和其它部門服務、為群眾服務”。辦公室工作的作用：一是上情下達、下情上傳，發揮樞紐作用；二是協助領導處理日常事務，發揮助手作用；三是草擬文件、處理信息、搞好調查研究，使領導及時把握各種重要情況，發揮參謀作用。

二、高職院校辦公室協調工作的重要性

眾所周知，學校的發展需要和諧辦公環境下的和諧人際關系——既能讓個人自由發展自己的潛能，充分展現才華，創造性地工作，又能構建全體職員緊密配合，互守誠信、相互促進的團隊精神。要想實現和諧的人際關系就必須充分發揮協調的作用，所謂協調，就是利用協商、說服、調解、指示等多種方式或手段來調節上下、左右及內外的關系，使組織內部達成共識、相互配合、化解矛盾，形成良好和諧的工作環境，從而凝聚全校師生的力量，尤其是部門內部的力量，統一認識，實現學校的發展規劃和戰略目標。而辦公室是高校各種矛盾的匯集點，也是高校溝通上下、聯系左右的樞紐，一直以來辦公室都充當著協調者的角色，只有努力協調好各方面的關系，使各方的利益最大化，矛盾最小化，才能凝聚全體師生的力量實現學校的全面發展。

三、高職院校辦公室協調工作中應遵循的原則

1.統一領導，服從全局。辦公室的協調工作要保證校領導的有關決策能順利地貫徹到廣大師生員工中去，保證認識統一、行動一致和政令暢通。因此，辦公室要正確地領會領導的意圖和決策，堅持按政策、原則和程序進行協調；要緊緊圍繞學院的中心工作，從學院全局和長遠利益考慮問題，自覺維護大局、服從大局，妥善處理好各種關系，充分調動各部門的積極性，使各部門相互配合，統一認識，形成整體。

2.維護團結，做好服務辦公室要把增進團結、做好服務作為協調工作的出發點和落腳點。因此，辦公室要對全院各部門的工作性質和任務了如指掌，要經常深入到教育教學管理第一線去了解情況、調查研究、掌握信息，根據工作任務要求和各部門的特點做好協調工作；要在工作中樹立為師生服務的意識，熱情主動，認真負責，不講親疏，平等待人；要認真聽取不同的意見和建議，學會換位思考。通過多交流、多協調、多溝通，增進部門之間、人與人之間的團結，努力化解在工作中出現的矛盾和意見分歧，求得共識，營造和諧融洽的工作氛圍。

四、辦公室的協調工作的特性

1.原則性。辦公室工作的協調，并不是無原則的協調，而是要堅持原則，按黨的路線、方針、政策進行協調、解決矛盾，應掌握原則的堅定性和政策的靈活性。

2.協助性。辦公室直接受院（校）領導委托并按照領導指令出面組織實施協調工作，這種協調具有輔助性質。

3.綜合性。辦公室所涉及的工作，從管理角度來看內容多、協調面廣、工作綜合性強。因此，必須全面掌握并綜合分析來自各職能部門的信息，立足全院（校）工作，努力做到局部利益服從整體利益，進行綜合平衡和協調。

4.處理好主動性和被動性的關系。辦公室的工作多數直接為領導服務，是圍繞領導工作運轉的。除了事先安排的一些常規工作外，還要完成很多事先不能預料的、領導臨時交辦的工作任務，這樣就決定了協調工作具有很大被動性。作為領導的參謀和助手，辦公室還必須時刻協調一些臨時的，突發的急件事務。因此，辦公室工作人員應提高自己的綜合素質，對領導布置的工作，應主動、及時的了解和處理，改變被動的服務局面以減輕領導的工作壓力，提高工作效率，切實當好領導的助手和參謀。

五、加強高職院校辦公室協調工作的基本途徑

1.正確認識協調工作，以人為本，靈活機動

任何矛盾和問題最終都需要人去解決，因此，協調工作必須以人為本，尊重當事人的權益，聽取當事人的意見，不能見事不見人、漠視人的存在。所謂靈活性就是在堅持原則的前提下，靈活機動地運用處理問題的技巧和方法。原則問題不講靈活，更不能以原則為籌碼作交易、送人情，那樣只會適得其反，使矛盾、問題更加復雜甚至加劇。在具體協調工作中，辦公室工作人員要注意做到：第一，堅持原則與適度靈活相結合。根據不同時期的工作內容和不同的工作對象靈活反應，既要做到嚴格按規章制度辦事，又不生搬硬套制度條款，具體情況具體分析，善于抓有利時機，講究工作方法和處理技巧，注重協調藝術，在不損害整體利益的前提下盡量做到照顧多方利益，改善各方關系，提出合理方案，解決矛盾和沖突。不在細枝末節上、小事上斤斤計較，糾纏不清。對一些非原則性的問題要運用機動靈活的辦法來淡化彼此間的抵觸情緒，要主動營造和諧的協調氛圍，促使雙方做出適當的讓步或妥協，對一時想不通或有分歧的問題，協調人員要學會做細致的思想工作。第二，要善于尋找共同點。在協調過程中，由于雙方所處的位置不同，看問題的角度不一樣，經常會出現意見分歧，出現僵局。遇到這種情況，協調人員不要簡單地重復自己的意見，強行灌輸自己的思想，而要靜下心來，換位思考，積極采納對方的合理意見，主動幫助協調對象解決困難，幫助消除思想負擔。endprint

2.提高辦公室工作人員的素質

做好協調工作，提高辦公室工作人員的素質是關鍵。一般人們都認為協調工作是辦公室領導及成員的事，其實日常工作中的每個人都在各自的崗位上不同程度地起著溝通上下、協調左右、聯系內外的樞紐作用，只不過辦公室是協調的中心部門而已，辦公室的工作人員更是扮演著協調核心的角色。作為協調整體中的個體如何提高自身素質、發揮其協調職能，是做好協調工作的關鍵。在當今多校區、多館制模式下，對遇到的問題、出現的矛盾都需要深入研究，有很多經驗需要總結，有很多事物需要重新認識，這就需要相關的理論作指導。因此，辦公室人員必須提高自身的理論水平，努力學習馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論的基本原理，學會用辯證的觀點、方法來觀察和分析現實生活中的各種問題，實事求是地解決工作中發生的矛盾和問題。要注重在實際工作中不斷地磨煉自己、鍛煉自己，不斷提高自身的工作能力，主要是綜合分析能力、組織實施能力、機敏應變能力、語言表達能力和自我調控能力，以適應協調工作的需要。

3.要做好學院領導和學院各部門之間的溝通與協調工作

首先，通過協調工作，深刻領會領導的意圖，可以準確地將領導的有關決策傳達貫徹到廣大師生員工中去，保證學院整體工作運轉一致。其次，通過協調工作，站在全局的高度，分清工作的主次和輕重緩急，推動學院整體工作健康有序進行。再次，通過協調工作，從增進團結的角度出發，及時做好領導與中層干部、其他同志之間有意見分歧時的溝通和解釋工作，維護領導的威信，全面推進和諧校園建設。

4.合理發揮科學協調方式

做好協調溝通工作，需要有效的手段和方法。首先，語言溝通要有藝術。語言文字是溝通與協調的基本手段，是協調的重要媒介和基本載體。協調工作能否順利進行，語言溝通是關鍵。準確、熟練地使用語言文字，讓各種信息準確無誤地傳遞，才能增進人們的相互了解，保持信息通暢，保持人們思想、行動協調一致。在語言溝通中要堅持個性化、柔性化原則，注意根據協調對象的地位、職業、經歷、文化素養和性格特點等采取不同的表達方式，要慎用指令性語言，多用商量、征詢的口氣，注意語言平和、態度隨和。其次，要協調要注重靈活。在處理各項事務時，必須從全局出發，堅守原則和底線，但要注重在不失原則的前提因時因事下靈活運作。比如領導正在思考某個重要問題或某項重要工作該如何辦理，這時如果提出符合領導意圖的協調意見，就很容易被領導接受。再比如對大家普遍關心的問題，應公開處理，對協調人事關系等不宜公開的事情則要運用個別協調方式，范圍越小，效果越好。

5.以調查研究究為抓手，掌握協調和服務的方向

“調查研究是謀事之基、成事之道”。要做好高職院校辦公室的各項工作，尤其是在協調解決矛盾時形成準確的意見，重要的就是要把處理問題和調查研究結合起來。因此，深入的調查研究是合理解決問題所必需的，一切憑經驗的主觀臆斷都有可能產生不良后果。

總之，做好協調工作，是其他各項工作得以順利開展的基礎，但這并不是說做好了協調工作就做好了其他工作。社會在發展，時代在進步，要做好新形勢下高職學院辦公室工作，必須時刻注意提高自己的政治理論水平、文化水平和各項業務能力，必須認清形勢、把握大局、立足大局、服務大局，必須增強責任感、緊迫感、使命感，提高工作的自覺性、主動性，才能出色地履行各項職責，完成領導交辦的任務。

參考文獻：

[1]江風華，王琦，張祥.淺談辦公室的協調職能[J].百科論壇，2012

[2] 李欣. 談如何做好高校辦公室協調工作[J]. 現代交際. 2013endprint