談醫院檔案管理信息系統的建設

高穎

醫療機構的檔案管理對于醫院整體管理水平和服務質量的提高，具有重要的特殊的意義。檔案管理水平的高低，對醫療機構的服務質量和社會形象產生直接的影響。由于醫療機構的檔案信息量大、檔案種類繁雜。因此，電子信息化管理系統的建設對于提高醫院檔案管理水平具有關鍵的實際意義。

一、建立醫院檔案管理信息系統的意義

1、提供決策依據

醫院檔案管理信息系統不僅具備儲存信息的功能，更關鍵的是對于信息的有效分類、管理、以及檔案信息中相關數據進行科學的統計和分析。這些真實的檔案資料和數據的信息，對于醫療機構管理層和決策層在做出決策時，可以提供具有參考價值的數據和依據。對于醫療機構做出合理的、準確的決策起到重要的作用。

2、提高控制能力

醫療機構的管理其實質即為對各種信息的管理，醫院依據信息對其內外部進行協調、規劃、組控和指揮，以實現一定的目標。在醫療機構的管理系統中，檔案管理信息系統肩負著信息流子系統的功能，檔案管理信息系統將醫院在運營中所產生的信息加以匯集、處理，憑借數據傳輸平臺將處理后的信息反饋至醫院的管理中心，管理人員掌握了這些信息就相當于掌握了醫院運行決策和調控支持的信息，在這樣的情況下做出的決策，有益于醫院各部門的協調統一，有助于發揮醫院的組織功能、提高醫院決策和控制能力。

3、能夠實現資源信息的共享與利用

建設醫院檔案管理信息系統，其目的就是為了更好地為醫院工作服務，而這種服務主要是通過提供更完善的資料和信息來實現，因此在醫院實施檔案管理信息系統的搭建，能夠更好的實現醫院檔案等信息管理的科學化與標準化，實現各部門之間信息的實時共享與相互利用。

二、醫院檔案管理信息系統建設的對策和方法

1、醫院檔案管理信息系統建設的基本對策

（1）要把檔案管理信息系統的搭建規劃到醫院總體管理信息系統的建設中去。因為醫療機構的檔案管理是醫院管理的重要組成部分，同樣檔案管理信息系統也是醫院管理信息系統的一個組成部分，另外，檔案信息管理系統本身也含有大量有價值的內容，包括科研、教學、醫院的業務和基本建設等多個方面，換言之，醫院檔案管理信息系統本身就會對醫院管理系統的建設形成影響，并在其中起著連接上下的重要作用，也就是說，醫療機構檔案信息管理的過程也就是其實際管理的過程，在檔案管理信息系統的建設中我們需要做的就是要確保這種協調發展的關系，以實現信息最大化的共享。

（2）建設適用于醫院檔案管理的信息系統。近幾年伴隨信息化建設的不斷進步與完善，衛生系統的信息化在我國也日漸廣泛起來，全國已經有多家醫院都建立了相應的信息管理系統，搭載時下先進的網絡平臺，針對相應的需求進行二次開發，例如：專家咨詢系統、急診管理系統、藥品管理及病歷管理系統等。醫院在進行這些二次開發及系統建立時，應當充分發揮自身的長處及環境條件，并結合自身的規模及業務量來確定對管理系統的要求和需求狀況，使其不僅能很好的發揮應有的管理作用，又能符合醫院的實際需求。

（3）研究并開發輔助管理決策的工具。醫院檔案管理信息系統基本是通過對醫療機構內外部信息進行匯集、處理、存儲和檢索等科學現代的手段來實現對檔案資源的有效整理、加工和利用，這些方法與技術對提高醫院的管理水平有很大的裨益，對于醫院內部管理水平的提高很有幫助，對醫療機構管理人員的決策還能夠起到支持的作用，因此，在建設醫院檔案管理信息系統時，要重視對處理信息和輔助管理決策等功能的開發。

2、醫院檔案管理信息系統建設的基本方法

（1）信息采集功能：對信息資源能夠進行有效的采集和區分是醫院檔案管理信息系統最基礎的功能，檔案管理信息系統的采集功能要實現依據一定的要求對檔案信息資源進行鑒別、篩選和匯集的過程，并把其中有價值的檔案信息資源不斷的輸入至檔案管理信息系統中，經過長期的采集和累積，最終形成信息資源豐富且有效的信息系統。

（2）存儲和管理的功能：這是醫院檔案管理信息系統最核心也最關鍵的功能，是信息系統的價值所在，這是因為檔案管理信息系統的存儲和管理功能其宗旨就是要依據一定的方式方法對系統所采集的信息資源進行處理、展示和組織，并且以檔案目錄和機讀數據的形式展現出來。上述過程的實現需要對所收集的數據信息進行特征描述和儲存，即為我們所提到的存儲管理功能，它的最終目的是要讓整體的檔案資源擁有系統化和有序化等特點，并且以照片、文字、音像、多媒體數據庫等多樣式的形式方便醫院管理人員的檢索和利用。

（3）傳輸和利用的功能：醫院檔案管理信息系統的重要價值體現在對信息的高效傳輸和利用上，海量數據經過信息系統的處理形成被標注有特定屬性的信息，適用于多種檢索手段和方式，可以滿足不同用戶根據各自的檢索習慣獲取信息，用戶通過信息系統提供的全文數據傳輸功能，來快速定位獲取其所需的信息，實現信息的快捷傳輸和利用。

醫院檔案管理信息系統建設的主要意義，就是為了實現醫院檔案管理的規范化和科學化，檔案系統的建設和使用是醫院實現現代化管理、提高管理水平的必然途徑，所以，醫療機構在建設和發展檔案信息系統時要腳踏實地、切實按照適用的原則來進行，切忌好高騖遠，在建設和發展的過程中針對弊端要積極給予改進和完善，以實現醫院檔案管理的信息化、網絡化，為推動醫院信息化管理水平做出貢獻。

（作者單位：秦皇島市婦幼保健院）endprint