淺談如何提高辦公室工作人員辦事效率

高合明

摘 要：辦公室是一個綜合性的機構(gòu)和部門，發(fā)揮的是服務(wù)性作用。主要負責(zé)協(xié)調(diào)部門間的合作、進行公司與外部的事務(wù)聯(lián)系，起到承前啟后的作用。其工作效率的高低直接決定單位的企業(yè)文化和管理水平。為了實現(xiàn)較高的辦公室工作效率，必須不斷探索實現(xiàn)高效運行的途徑和辦法。

關(guān)鍵詞：辦公室；工作人員；辦事效率；途徑

辦公室的工作看起來比較復(fù)雜和瑣碎，但是地位相當(dāng)重要，是整個單位工作中不可缺少的一部分。其工作效率的高低直接決定單位的企業(yè)文化和管理水平。只有保證高質(zhì)量、高效率的工作狀態(tài)才能體現(xiàn)單位良好的精神風(fēng)貌。為此，要不斷尋求提升辦公室人員工作效率的方式和模式，推進辦公室工作的發(fā)展和完善。

1.辦公室人員要做好工作計劃

1.1 辦公室人員的辦事效率在很到程度上取決于工作計劃的制定。所謂計劃，也就是要對自己接下來進行的工作做到心中有數(shù)，了解在什么時間具體做什么事情，防止臨時抱佛腳現(xiàn)象的發(fā)生。工作計劃既有文字性的，也有銘記于心的。具體工作內(nèi)容可能發(fā)生諸多變化，只有提前做好預(yù)測，才能應(yīng)對一些臨時發(fā)生的、極為被動的情況，收到意想不到的效果。從表面上看，計劃不可能盡善盡美，但是一個工作概要就可以使后續(xù)工作變得得心應(yīng)手。在現(xiàn)代的管理制度和模管理式中，計劃顯得極為重要，占據(jù)重要的地位。在不同的時間段制定不同的工作計劃，如日計劃、周計劃、月計劃、年計劃等。除了一個較為系統(tǒng)的、長遠的計劃外，還要近期的工作計劃及安排。計劃要按照事情的輕重緩急進行安排，將最重要的事情安置在最為關(guān)鍵的位置，將所有精力都分配到這項工作中，并從各方面的支持和協(xié)助。

1.2 辦公室的工作往往靈活多變，計劃要分清主次，同時主計劃和備份計劃也是必不可少的。在進行文件的草擬時，要注意準(zhǔn)備詳盡的資料，為實現(xiàn)高質(zhì)量的文案提供有力的支持。針對一項工作任務(wù)，多想幾個備選方案，這樣才能應(yīng)對各種不同的狀況的發(fā)生。辦公室人員辦事只有做好充分的計劃及準(zhǔn)備，才能應(yīng)付各種突發(fā)情況的發(fā)生。

2.營造有井然有序的辦公秩序

2.1 對于公文、文件、資料要放在合適的位置，要做到井然有序。這樣才能保持較為清晰舒適的辦公環(huán)境。辦公桌上的物品紛亂復(fù)雜，各種不同類型的文件堆積在一起，毫無章法可循；抽屜里文件不做規(guī)范管理，隨便擺放，亂作一團；有的辦公室里文件沒有進行系統(tǒng)的分類，也沒有根據(jù)特點而放置在不同的位置。此時如果想在文件堆里找某個文件，難度極大、費時多，需要極大的工作量來完成，耽擱了一些重要的事情。有時有可能將其當(dāng)垃圾處理了都有可能。其后果很嚴(yán)重。不但影響降低辦事效率，還有可能造成單位機密的泄漏。

2.2 文件的存放情況直接體現(xiàn)一個人的責(zé)任感和辦事態(tài)度，甚至反應(yīng)一個人的個性。文件的存放可以遵循下面幾個原則：以文件的來源為依據(jù)，進行不同層次的存放；按照文件的類型和性質(zhì)進行存放；按照文體進行分類存放。總之文件的存放要充分考慮以上幾個因素，易于查找。同時還要做定期整理。

3.從點滴做起，做到一絲不茍

辦公室的工作紛繁復(fù)雜，既有決策性的大事，也有細微的小事，都要做到認真負責(zé)，否則會影響整個團隊的工作效率。由于工作范疇廣，事情涉及方方面面，單憑腦子是記不住的。這時最原始的辦法就是用筆記錄。記錄的主要內(nèi)容包括：日常活動、單位重大事件、領(lǐng)導(dǎo)安排的事情、自己認為即將發(fā)生的事情。將近期的事情記錄下來以后，要定時翻看。先辦最急的事情，而后按照計劃逐一完成。對于上級交代的事情要標(biāo)注清楚，及時匯報完成。詳細記載事情發(fā)生的幾要素，辦完一件消除一件，爭取做到不掉事。為了防止忘記某些事情，要注意幾點：想起一件，立即執(zhí)行；能在短時間完成的事情要即時就辦，防止被其他事情干擾而忘記；當(dāng)日的事情盡量做到當(dāng)日畢，防止第二天忘記。

4.進行適度的思考

做任何事情都要掌握一個合適的度。只有這樣，才能將事情處理得恰如其分，在提高工作效率的同時，令各方都滿意。因此，辦公室人員一定要針對工作進行適度的思考。辦事情要果斷，不要舉棋不定，在經(jīng)過“適度思考”后，才能有效地提高辦事效率。辦事要公平與公正，做事要有章可循，以制度為依據(jù)，嚴(yán)謹(jǐn)混入個人方面的情感；做事靈活多變，防止本本主義，在遵循基本制度和規(guī)矩的同時，做到靈活多變。總之，適度的思考將事情處理得恰如其分，也就順勢提高了工作效率。

5.做事情要有始有終。

在辦公室的工作中，要堅持要有始有終的原則，防止一件事半途而廢，特別對于后期的工作，更要給以足夠的重視，滿懷信心、精力充沛地去完成。任何事件都分為開始階段、完成經(jīng)過、最后結(jié)束三個階段。缺少任何一個過程都不能稱之為完成。因此，為了保證一件事的善始善終，辦公人員應(yīng)該做到：對于一些重大、緊急、上級交代的任務(wù)要主動進行監(jiān)督及時催促；一項事情安排以后，要進行及時的跟蹤，做好落實工作；在一些單位內(nèi)，針對自身狀況制定一些規(guī)章制度和規(guī)范，應(yīng)該切實履行，否則將造成資源和時間的浪費；對于一人經(jīng)手的事情要辦到底，尤其是事件的后期，要頂住壓力和困難，精力充沛地投入其中，排除困難和阻力，進行最后一拼，防止前功盡棄，以達到提高了辦事效率。

6.善于總結(jié)，不斷積累經(jīng)驗。

人們認識事物的過程是從實踐到認識、再實踐、再認識的過程。一個人素質(zhì)和能力的提升也是這樣一個循環(huán)往復(fù)的過程，顯示的是一個漸進性的規(guī)律。在完成一項工作后，要進行階段性的概括，實現(xiàn)經(jīng)驗的積累和經(jīng)驗的總結(jié)。將低層面的感性思想轉(zhuǎn)化為深一層的理性思維，將一些瑣碎的東西系統(tǒng)化。這些總結(jié)工作對于辦公室人員素質(zhì)的提高和能力的增強有著顯著的作用。人的素質(zhì)提高了，辦事效率也就提升了。為此，辦公室人員要高度重視這項總結(jié)性工作。不能只顧埋頭干，不看前方的路。同時，辦公室人員要善于對有價值資料進行搜集和整理，養(yǎng)成記筆記的習(xí)慣。

7.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)與顧全大局相結(jié)合。

辦公室人員必須要具有全局思想，能夠顧全大局，要從單位的全局出發(fā)，進行工作的計劃和安排。只有站在全局的高度，才能較好地實現(xiàn)協(xié)調(diào)，促進各個部門進行意見的交流。在明確了各自的責(zé)任后，各部門的積極性就得到充分調(diào)動，形成了凝聚力。正確處理內(nèi)部和外部的關(guān)系，進行階段性部署，做到辦事縝密周到，盡量避免錯誤，減少矛盾的發(fā)生。辦公室人員將事情處理得井井有條，使內(nèi)部和外部實現(xiàn)了較為順暢的溝通，切實提高了辦事效率。

結(jié)束語：

辦公室是一個綜合性的職能部門，起到協(xié)調(diào)和監(jiān)督的作用。其工作質(zhì)量、面貌直接代表了一個單位的精神風(fēng)貌，體現(xiàn)了管理模式的正確性以及管理水平的高低。而作為主體的辦公室工作人員要勤于在日常的工作中進行思考，具備縝密和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，明確區(qū)分不同性質(zhì)、級別的工作任務(wù)，按照計劃逐一完成。總之，辦公室工作人員要想實現(xiàn)效率的提升，必須善于積累經(jīng)驗，發(fā)揮理性思維的作用，要有持之以恒的精神，對于工作要有始有終。辦公室工作人員只有抓細節(jié)，做到心細，認真對待工作中的每一件小事。不斷提升辦公室人員的管理素質(zhì)和管理能力，才能最終實現(xiàn)辦公室工作的高效率。

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